Die tatsächlichen Kosten für die Neubesetzung einer Stelle

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Ein ausscheidender Mitarbeiter hinterlässt eine Gehaltsposition, die jeder versteht, doch die tatsächlichen Kosten für die Neubesetzung einer Stelle werden selten in gleicher Weise im Budget berücksichtigt. Gallup beziffert diese Kosten auf das Eineinhalb- bis Zweifache des Jahresgehalts der betreffenden Person.[1] SHRM stellt fest, dass die Kosten für die Neubesetzung einer Stelle je nach Position üblicherweise auf 50 % bis 200 % des Jahresgehalts geschätzt werden.[2] Bei einer Stelle mit einem Jahresgehalt von 60.000 US-Dollar bedeutet diese Spanne, dass für die Neubesetzung einer Stelle zwischen 30.000 und 120.000 US-Dollar aufgewendet werden.[1]

Dieser Artikel gibt einen Überblick darüber, wohin das Geld fließt, vergleicht die Zahlen mit den jeweiligen Funktionsebenen und erläutert eine Formel, mit der Sie anhand Ihrer eigenen Gehaltsabrechnung einen für Ihr Unternehmen spezifischen Dollarbetrag ermitteln können.

Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten für die Neubesetzung einer Stelle?

Mehrere häufig zitierte Quellen kommen zu ähnlichen Schlussfolgerungen, obwohl sie sich auf unterschiedliche Methoden stützen. Gallup beziffert die Kosten für die Neubesetzung einer Stelle auf das Eineinhalb- bis Zweifache des Jahresgehalts.

Rechnet man den Prozentsatz in Dollar um, steigen die Zahlen schnell an. Die Neubesetzung einer Stelle mit einem Gehalt von 60.000 Dollar kostet zwischen 30.000 und 120.000 Dollar. Je größer die Gehaltsspanne, desto größer die Differenz in Dollar – und diese Differenz selbst sagt etwas aus: Die Ersatzkosten steigen proportional dazu, wie spezialisiert und hochrangig eine Position ist. Eine Stelle im Einzelhandel zum Mindestlohn liegt am unteren Ende der Spanne. Die Einstellung einer Führungskraft auf Direktorenebene mit langjähriger Unternehmenserfahrung liegt oft am oberen Ende der Spanne oder sogar darüber hinaus.

Im nächsten Abschnitt wird genau aufgeführt, wohin das Geld fließt.

Berechnung der Kosten für die Neubesetzung einer Stelle

Die Wiederbeschaffungskosten lassen sich in drei Kategorien unterteilen.[3] Jede davon umfasst sowohl konkrete Ausgaben als auch indirekte Kosten, die auf keiner Rechnung ausgewiesen sind.

Trennungskosten

• Letzter Gehaltsscheck und Auszahlung des angesammelten Urlaubsguthabens
• Abwicklungs- und Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters
• Austrittsgespräche und Zeitaufwand des Personalwesens
• Arbeitslosenversicherung oder Weiterzahlung von Leistungen
• Sicherheits- und IT-Deaktivierung, einschließlich der Aufhebung des Kontozugriffs und der Rückgabe von Geräten

Kosten für die Suche nach Ersatzkräften und die Einstellung neuer Mitarbeiter

• Ausgaben für Stellenanzeigen über alle Kanäle und Plattformen hinweg
• Vermittlungsgebühren oder Empfehlungsprämien
• Zeitaufwand der Personalvermittler für die Kandidatenakquise und -auswahl
• Von Personalverantwortlichen für Vorstellungsgespräche aufgewendete Zeit
• Beurteilungen und Hintergrundüberprüfungen

Leerstands-, Rampen- und Produktivitätskosten

• Einnahmeausfälle, solange der Sitz unbesetzt bleibt
• Überstundenvergütung oder Zeitarbeitskräfte zur Überbrückung der Lücke
• Die Einarbeitungsphase, bis ein neuer Mitarbeiter seine volle Leistungsfähigkeit erreicht hat; diese erstreckt sich von einigen Wochen bei Einstiegspositionen bis zu mehreren Monaten bei technischen oder Führungspositionen

Die öffentliche Diskussion über die Wiederbeschaffungskosten beschränkt sich meist auf die zweite Kategorie, nämlich die Rekrutierungskosten, da sich diese Zahl am einfachsten in einer Tabellenkalkulation nachverfolgen lässt. Die Kosten der ersten und dritten Kategorie können die Rekrutierungskosten übersteigen.[3]

Unternehmen, die datengestützte Rekrutierungsverfahren einführen, können Einstellungsentscheidungen, die auf Intuition basieren, reduzieren und bereits vor der Unterbreitung eines Angebots besser geeignete Kandidaten für eine langfristige Zusammenarbeit identifizieren. Um dies zu ermöglichen, analysieren die KI-Empfehlungen von Manatal Stellenbeschreibungen, um Anforderungen zu extrahieren und Bewerber anhand eines Bewertungssystems auf Anforderungsniveau einzustufen. Personalverantwortliche können die Gewichtung von Fähigkeiten, Erfahrung und Ausbildung entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Position anpassen. Eine höhere Genauigkeit bei der Erstbesetzung senkt direkt das Risiko, doppelte Kosten durch Personalfluktuation zu verursachen.

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Benchmarks zur Fluktuation auf Funktionsebene

Ein einziger Durchschnittswert verbirgt mehr, als die Zahl vermuten lässt. Die Wiederbeschaffungskosten variieren je nach Dienstalter und Fachspezialisierung, und die Unterschiede zwischen den verschiedenen Funktionsstufen sind groß.[5]

Eine Studie des Center for American Progress liefert einen umfassenderen Überblick über die Extreme: Die Fluktuationskosten belaufen sich bei Stellen mit einem Jahresgehalt unter 30.000 Dollar auf etwa 16 % des Jahresgehalts und steigen bei Führungspositionen oder hochspezialisierten Tätigkeiten auf bis zu 213 % des Gehalts.[3]

Das Fazit: Berechnen Sie Ihre Zahlen anhand Ihrer tatsächlichen Stellenzusammensetzung und nicht anhand eines einzigen unternehmensweiten Durchschnitts. Eine Einzelhandelskette, deren Belegschaft überwiegend aus Einsteigern besteht, weist ein anderes Profil bei den Ersatzkosten auf als ein Softwareunternehmen, das auf erfahrenen Ingenieuren basiert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsatzberechnung

Nutzen Sie diese Formel als Ausgangspunkt.

Gesamtkosten für die Neubesetzung = Kosten für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses + Kosten für die Personalbeschaffung und -einstellung + Kosten für unbesetzte Stellen und Produktivitätsverluste während der Einarbeitungsphase

• Schritt 1: Addieren Sie die Kosten für die Trennung. Berücksichtigen Sie dabei das letzte Gehalt des ausscheidenden Mitarbeiters, die Auszahlung des angesammelten Urlaubs, den Zeitaufwand für die Abwicklung des Ausscheidens (bewertet zum Stundensatz) sowie etwaige Kosten für Arbeitslosenunterstützung oder die Fortzahlung von Sozialleistungen. Nehmen wir an, diese Kosten belaufen sich für eine Position im mittleren Management im Marketingbereich auf 2.500 $.
• Schritt 2: Addieren Sie die Kosten für die Personalbeschaffung und -einstellung. Berücksichtigen Sie dabei die Ausgaben für Stellenanzeigen, Vermittlungs- oder Empfehlungsgebühren, die Arbeitsstunden von Personalvermittlern und Personalverantwortlichen (bewertet zum Stundensatz) sowie Gebühren für Eignungstests oder Hintergrundüberprüfungen. Nehmen wir für dieselbe Stelle an, dass die Kosten für die Anwerbung 1.200 $ für Anzeigen, 20 Stunden Personalvermittlerzeit zu 40 $/Stunde (800 $), 10 Stunden Zeit des Einstellungsmanagers zu 60 $/Stunde (600 $) und 150 $ für Hintergrundüberprüfungen betragen. Gesamtkosten für die Personalbeschaffung: 2.750 $.
• Schritt 3: Addieren Sie die Kosten für die unbesetzte Stelle und die Einarbeitungsphase. Schätzen Sie den Produktionsausfall für jede Woche, in der die Stelle unbesetzt bleibt, wobei Sie den Umsatz- oder Produktionsbeitrag der Position als Anhaltspunkt heranziehen. Rechnen Sie Überstunden oder Kosten für Zeitarbeitskräfte hinzu, die dem Team während dieser Lücke gezahlt wurden. Addieren Sie anschließend die Produktivitätslücke während der Einarbeitungsphase, berechnet als (Anzahl der Wochen bis zur vollen Produktivität) multipliziert mit (durchschnittlichem wöchentlichen Produktionswert) multipliziert mit (Prozentsatz der während dieses Zeitraums noch fehlenden Produktivität). Bei einer Marketing-Stelle mit einem Gehalt von 70.000 $, einer sechswöchigen Vakanz und einer weiteren achtwöchigen Einarbeitungsphase bis zur vollen Leistung beläuft sich dieser Posten auf etwa 14.000 $.
• Schritt 4: Addieren Sie die drei Beträge. 2.500 Dollar plus 2.750 Dollar plus 14.000 Dollar ergeben 19.250 Dollar, was etwa 27 % des Gehalts dieses Mitarbeiters in Höhe von 70.000 Dollar entspricht – ein Wert, der sich speziell auf diese Position bezieht und kein allgemeiner Branchenprozentsatz ist.

Wenden Sie dieselbe Berechnung auf drei oder vier Positionen in Ihrem Unternehmen an, und Sie erhalten ein Profil der Wiederbeschaffungskosten, das Ihren tatsächlichen Personalbestand widerspiegelt – und nicht einen fremden Referenzwert.

Wenn Sie eine vorgefertigte Tabelle verwenden möchten, anstatt selbst eine zu erstellen, kopieren Sie einfach unsere Tabellenvorlage zur Umsatzkostenberechnung und passen Sie sie an – dort können Sie Ihre eigenen Zahlen direkt eingeben.

Die verborgenen Aspekte der Fluktuationskosten

Die drei oben genannten Kategorien fassen zusammen, was auf einer Rechnung oder einem Arbeitszeitnachweis aufgeführt wird. Einige Kosten lassen sich nicht in einzelnen Posten ausweisen, belasten die Organisation aber dennoch erheblich.

• Verlust von institutionellem Wissen: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, gehen wichtige, nicht dokumentierte Arbeitsabläufe, historische Kundenkontexte und spezielle Verfahren zur Effizienzsteigerung mit ihm verloren. Diese nuancenreichen Erkenntnisse werden bei üblichen Übergabephasen nur selten erfasst.
• Risiken einer Kettenreaktion bei Personalfluktuation: Eine einzige Kündigung beeinträchtigt häufig die Arbeitsmoral im Team und löst einen Dominoeffekt aus, wodurch die statistische Wahrscheinlichkeit deutlich steigt, dass auch die verbleibenden Teammitglieder sich auf Stellensuche begeben.
• Unterbrechung der Kundenbeziehung: Ein Ausscheiden während des Projekts untergräbt die Stabilität der Kundenbeziehung und zwingt das Unternehmen dazu, wertvolle Zeit darauf zu verwenden, das Vertrauen des Kunden wieder aufzubauen und ihn an einen neuen Ansprechpartner heranzuführen.
• Die „Compound Mis-Hire Premium“: Das höchste finanzielle Risiko entsteht, wenn ein Nachrücker bereits innerhalb des ersten Jahres das Unternehmen verlässt. Dies löst einen zweiten Kreislauf aus, der mit Kosten für Kündigung, Personalbeschaffung und unbesetzte Stellen verbunden ist, wodurch sich die ursprüngliche Kapitalbindung effektiv mit einer doppelten Nachbesetzungsstrafe summiert.

Senkung Ihrer Wiederbeschaffungskosten

Drei Hebel reduzieren die Zahl, wobei jeder einzelne auf einen bestimmten Bereich abzielt.

Verbessern Sie zunächst die Qualität der Kandidatenauswahl. Dies ist der lever , denn eine bessere Auswahl verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie innerhalb von zwölf Monaten zweimal die gesamten Wiederbeschaffungskosten tragen müssen. Bewerten Sie die Kandidaten anhand der tatsächlichen Anforderungen der Stelle, anstatt nur einen flüchtigen Blick auf den Lebenslauf zu werfen, und gewichten Sie fachliche Kompetenzen, Erfahrung und kulturelle Eignung entsprechend den Anforderungen der Stelle.

Optimieren und beschleunigen Sie als Nächstes Ihren Einstellungsprozess. Jede Woche, in der eine Stelle unbesetzt bleibt, vergrößert sich der Pool an offenen Stellen. Streichen Sie Interviewschritte, die nichts mit der Arbeitsleistung zu tun haben, gehen Sie bei Kandidaten, von denen Sie bereits überzeugt sind, zügiger vor, und halten Sie die Gremien klein genug, um Termine schnell vereinbaren zu können.

Legen Sie den Schwerpunkt auf das Onboarding und betrachten Sie dies nicht als bloße Höflichkeitsgeste der Personalabteilung. Die Brandon Hall Group hat herausgefunden, dass Unternehmen mit einem soliden Onboarding-Prozess die Bindung neuer Mitarbeiter um 82 % und die Produktivität um über 70 % steigern.[6] Eine strukturierte Einarbeitungsphase in den ersten neunzig Tagen schützt die Investition, die Sie bereits in die Personalbeschaffung getätigt haben, und verringert direkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie innerhalb eines Jahres erneut vor dieser Entscheidung stehen.

Schlussfolgerung

Die Neubesetzung einer Stelle kostet bares Geld, und die Höhe dieser Kosten hängt von der Betriebszugehörigkeit ab – nicht von sentimentalen Erwägungen. Wenden Sie die Formel auf Ihre eigenen Stellen an, anstatt einen pauschalen Branchenprozentsatz zu übernehmen, und die Budgetdiskussion wird schnell konkreter. Unternehmen, die in eine langfristige Rekrutierungsstrategie investieren, geben in der Regel später weniger Geld aus, um Fehlentscheidungen bei der Personalauswahl zu korrigieren. Wenn die richtige Besetzung auf Anhieb gefunden wird, entfällt der Großteil dieser Kosten gänzlich.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie viel kostet es, einen Mitarbeiter zu ersetzen?

A: Laut Gallup und SHRM zwischen der Hälfte und dem Doppelten des Jahresgehalts des Mitarbeiters. Die Neubesetzung einer Stelle mit einem Jahresgehalt von 60.000 US-Dollar kostet in der Regel zwischen 30.000 und 120.000 US-Dollar, wobei der genaue Betrag von der Dienstzeit, der Komplexität der Position und der Dauer der Vakanz abhängt.

F: Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten für die Neubesetzung einer Stelle nach Funktionsstufe?

A: Bei Einstiegs- und unqualifizierten Tätigkeiten liegen die Werte bei 30 % bis 50 % des Gehalts. Bei qualifizierten und akademischen Tätigkeiten liegen sie bei 75 % bis 125 %. Bei technischen und leitenden Tätigkeiten liegen sie bei 100 % bis 150 %. An den Extremen liegen Stellen mit einem Gehalt unter 30.000 Dollar im Durchschnitt bei etwa 16 % des Gehalts, während Führungs- und hochspezialisierte Tätigkeiten bis zu 213 % erreichen.

F: Welche Kosten fallen beim Austausch eines Mitarbeiters an?

A: Drei Bereiche: Kosten für die Personalabgänge (Abfindung, Offboarding, administrative Abwicklung), Kosten für die Personalbeschaffung und -einstellung (Stellenanzeigen, Vermittlungsgebühren, Zeitaufwand von Personalvermittlern und Personalverantwortlichen) sowie Kosten für unbesetzte Stellen und die Einarbeitungsphase (Produktionsausfall während der Vakanz sowie Produktivitätslücke während der Einarbeitungsphase). Personalvermittler können Tools wie Manatal nutzen, um den Verwaltungsaufwand im Bereich der Personalbeschaffung zu reduzieren, indem sie Stellenanzeigen zentralisieren und die Kommunikation mit Bewerbern bündeln.

F: Wie berechnet man die Kosten für die Neubesetzung einer Stelle?

A: Addieren Sie die Kosten für die Personalfreisetzung, die Kosten für die Personalbeschaffung und -einstellung sowie die Kosten für unbesetzte Stellen und den Personalaufbau. Führen Sie die einzelnen Posten mit Ihren tatsächlichen Zahlen auf – Gehalt, Stundensätze, Werbeausgaben, Wochen der Unbesetztheit –, anstatt einen pauschalen Branchenprozentsatz anzuwenden.

Frage: Ist es günstiger, einen Mitarbeiter zu halten, als ihn zu ersetzen?

A: Mitarbeiterbindung zahlt sich in fast allen Fällen aus. Selbst eine nennenswerte Gehaltserhöhung oder eine Investition in die Mitarbeiterbindung kostet in der Regel weniger als 50 % bis 200 % des Gehalts desselben Mitarbeiters – was in etwa den Kosten für die Neubesetzung der Stelle entspricht.

F: Warum kostet die Neubesetzung einer Stelle so viel mehr als das Gehalt des Mitarbeiters?

A: Das Gehalt deckt lediglich die Vergütung ab. Die Ersatzkosten umfassen zusätzlich den Verwaltungsaufwand bei der Personalfluktuation, die Kosten für die Personalbeschaffung, den Produktionsausfall während der Vakanz, die Einarbeitungszeit bis zur vollen Produktivität sowie indirekte Kosten wie Wissensverlust und gestörte Kundenbeziehungen – all dies kommt zu den Kosten für die Suche selbst hinzu. Unternehmen können die KI-Empfehlungsfunktion von Manatal nutzen, um Bewerberprofile direkt mit spezifischen Stellenkriterien abzugleichen, um so die Genauigkeit der Personalvermittlung zu verbessern.

Zitate

1. Gallup
2. Gallup
3. Center for American Progress
4. SHRM
5. G&A Partners
6. SHRM