DSGVO-konformes Bewerbermanagementsystem: Was Personalvermittler wissen müssen

Personalvermittler sind nicht mehr nur Personalverantwortliche, sondern auch Datenverantwortliche. Unabhängig davon, ob Sie in der EU oder anderswo ansässig sind, bestimmt die Art und Weise, wie Sie mit personenbezogenen Daten umgehen, Ihren Ruf. Ein GDPR-konformes Tracking-System dient Ihnen als Sicherheitsnetz. Moderne Rekrutierungsplattformen integrieren Compliance-Funktionen in jeden Workflow, sodass Sie sich auf die Suche nach talentierten Mitarbeitern konzentrieren können, anstatt sich um behördliche Audits zu sorgen. In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, was GDPR-Konformität für Ihren Rekrutierungsprozess bedeutet und wie das richtige ATS Sie durch sein Design schützt.

Was ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das umfassende Datenschutz-Rahmenwerk der Europäischen Union, das am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist. Im Kern gewährt sie Einzelpersonen die Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten und stellt strenge Anforderungen an die Art und Weise, wie Organisationen diese Informationen erfassen, speichern, verarbeiten und löschen. [1]

Für Personalvermittler umfasst die DSGVO alles vom Namen und der E-Mail-Adresse eines Bewerbers bis hin zu seinem Lebenslauf, Interviewnotizen, Bewertungsergebnissen und allen anderen identifizierenden Informationen. Die Verordnung legt mehrere Grundrechte fest:

• Recht auf Zugang: Bewerber können eine Kopie aller personenbezogenen Daten anfordern, die Sie über sie gespeichert haben.
• Recht auf Berichtigung: Bewerber können die Berichtigung unrichtiger Angaben verlangen.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Bewerber können die Löschung ihrer Daten beantragen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Bewerber können ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.

Da Sie den Datenschutz für Bewerber als eine Ihrer Kernaufgaben betrachten, müssen Sie die DSGVO-Konformität nicht von Grund auf neu aufbauen. Plattformen wie Manatal verfügen über integrierte Compliance-Tools, die viele technische und verfahrenstechnische Anforderungen automatisieren.

Manatals Garantie zur Einhaltung der DSGVO:

• Tools zur Unterstützung der Einhaltung der DSGVO.
• Verschlüsselt und schützt alle Ihre Daten.
• Ermöglicht Ihnen den einfachen Zugriff, die Änderung und das Löschen Ihrer Daten.

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Wann gilt die DSGVO für US-Unternehmen?

Die DSGVO gilt für alle Organisationen, unabhängig von ihrem Standort, die personenbezogene Daten von Personen mit Wohnsitz in der Europäischen Union verarbeiten. Das bedeutet:

• Ein in den USA ansässiges Unternehmen, das Bewerber aus Frankreich, Deutschland oder einem anderen EU-Mitgliedstaat rekrutiert, muss die DSGVO einhalten.
• Ein kanadisches Unternehmen mit einem einzigen Bewerber aus der EU muss die DSGVO-Vorschriften für die Daten dieses Bewerbers befolgen.
• Ein australisches Unternehmen, das Remote-Mitarbeiter in der EU beschäftigt, unterliegt der DSGVO-Gerichtsbarkeit.

Es sind keine EU-Niederlassungen, Mitarbeiter oder Kunden erforderlich; wenn Sie Daten von Personen mit Wohnsitz in der EU verarbeiten, gilt die DSGVO. Die Durchsetzung ist streng: Seit 2018 haben die Behörden Bußgelder in Höhe von über 5,88 Milliarden Euro verhängt. [2] Die Höchststrafe beträgt 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes (je nachdem, welcher Betrag höher ist). [3] Die Aufsichtsbehörden verhängen regelmäßig erhebliche Bußgelder für fahrlässige Praktiken.

Wichtige Rechte und Pflichten gemäß DSGVO für Personalvermittler, die ein ATS verwenden

Um einen DSGVO-konformen Einstellungsprozess zu gewährleisten, müssen Sie vier wichtige Säulen der Rechte von Bewerbern beachten. So hilft Ihnen ein robustes ATS dabei, diese einzuhalten:

• Einwilligung des Bewerbers (Rechtsgrundlage) Sie dürfen einen Lebenslauf nicht einfach speichern, nur weil Sie ihn gefunden haben. Sie benötigen eine Rechtsgrundlage, in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung. Das Einwilligungsanforderungstool von Manatal automatisiert diesen Vorgang, indem es E-Mails an Bewerber sendet, in denen um die Erlaubnis zur Speicherung ihrer Daten gebeten wird, und nachverfolgt, wer zugestimmt hat.

• Recht auf Zugang (Datenübertragbarkeit) Bewerber haben das Recht, eine Kopie ihrer Daten anzufordern. Anstatt Dateien manuell zusammenzustellen, ermöglicht Manatal den sofortigen Datenexport, wodurch eine komplexe Anfrage mit wenigen Klicks erledigt werden kann.
• Recht auf Vergessenwerden (Löschung) Wenn ein Bewerber darum bittet, gelöscht zu werden, müssen Sie ihn aus allen Systemen entfernen. Ein DSGVO-konformes System stellt sicher, dass die Daten beim Löschen wirklich gelöscht und nicht nur in einem Archiv versteckt werden.

• Transparenz (Datenschutzerklärung) Sie müssen klar darlegen, wie Sie Daten verwenden. Ihre DSGVO-konforme Datenschutzerklärung sollte leicht zugänglich sein. Mit dem Career Page Editor von Manatal können Sie Ihre Datenschutzerklärung direkt mit dem Bewerbungsformular verlinken und so schon vor der Übermittlung der Daten für vollständige Transparenz sorgen.

Warum ein Standard-ATS möglicherweise nicht ausreicht

Viele Agenturen verlassen sich auf Standardtools, veraltete ATS-Plattformen, generische CRMs oder Excel-Tabellen. Diese können zwar Daten organisieren, bieten jedoch oft nicht die gemäß DSGVO erforderliche Sicherheit. Die Wahl eines generischen Tools anstelle eines speziellen DSGVO-konformen Systems ist vergleichbar mit dem Verzicht auf eine 24/7-Sicherheitsdienstleistung zugunsten einer unverschlossenen Tür.

Ist Ihr derzeitiges System ein Risiko für Sie?

• Backups: Löscht Ihr System Daten dauerhaft aus Backups, wenn Sie ein Kandidatenprofil löschen? (Die meisten Tabellenkalkulationsprogramme tun dies nicht).
• Zugriffskontrolle: Können Sie einschränken, welche Teammitglieder sensible Daten sehen können?
• Verschlüsselung: Werden die Daten während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt?

Manatal übertrifft die Grundfunktionalität mit SOC 2 Typ II-Konformität und stellt sicher, dass Datenübertragungen und -speicherung den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Lassen Sie sich bei einem Audit nicht überraschen, weil Ihre Software nicht für die Anforderungen des modernen Datenschutzes ausgelegt ist.

Praktische Schritte für Personalvermittler zur Gewährleistung der DSGVO-Konformität heute

Die Einhaltung von Vorschriften klingt entmutigend, lässt sich jedoch in umsetzbare Schritte unterteilen. Hier ist eine Checkliste, die Ihnen helfen wird, nachts besser zu schlafen:

1. Überprüfen Sie Ihre Daten: Erstellen Sie eine Übersicht darüber, wo Sie derzeit Bewerberdaten speichern (E-Mail, Desktop, ATS).
2. Aktualisieren Sie Ihre Richtlinien: Stellen Sie sicher, dass Sie auf Ihrer Karriereseite über klare, DSGVO-konforme Datenschutzrichtlinien verfügen.
3. Einverständniserklärung: Nutzen Sie Ihr ATS, um Einverständnisanfragen für alte Bewerber in Ihrer Datenbank zu automatisieren. Die Automatisierungstools von Manatal können dies in großen Mengen bewältigen.
4. Lösch-Workflows einrichten: Richten Sie Erinnerungen ein, um Bewerberdaten nach einer bestimmten Aufbewahrungsfrist (z. B. 6 oder 12 Monate) zu löschen, wenn sie nicht eingestellt wurden.
5. Sichern Sie Ihren Speicherplatz: Migrieren Sie Daten von lokalen Laufwerken auf eine sichere, DSGVO-konforme Cloud-Plattform wie Manatal.

Was passiert, wenn Sie sich nicht daran halten: Risiken für Personalvermittler

Die Kosten der Nichteinhaltung sind zweierlei: finanzieller und reputationsbezogener Natur. Finanziell können die Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen. Für Personalvermittler ist jedoch der Reputationsschaden oft schlimmer. Vertrauen ist Ihre Währung. Wenn bekannt wird, dass Sie die Gehälter, Kontaktdaten oder Lebenslaufdaten von Bewerbern preisgegeben haben, wird Ihre Pipeline versiegen. Stellen Sie sich den Stress vor, wenn ein Bewerber seine Daten anfordert und Sie diese nicht finden können oder, schlimmer noch, nachweisen müssen, dass Sie sie gelöscht haben. Ein DSGVO-konformes Tracking-System dient als Ihre Versicherung. Manatal wurde entwickelt, um diese Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass Sie jede Datenanfrage schnell und sicher beantworten können.

Warum Personalvermittler Manatal wählen sollten, um ihre DSGVO-Konformität zu unterstützen

Manatal ist nicht nur ein ATS, sondern ein Partner für Ihre Compliance-Strategie. Wir verstehen, dass Sie sich auf die Personalbeschaffung konzentrieren möchten und nicht auf rechtliche Formalitäten.

Wenn Sie sich für Manatal als Ihr DSGVO-konformes Tracking-System entscheiden, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Automatisierte Compliance: Tools zur mühelosen Verwaltung von Einwilligungs-, Änderungs- und Löschungsanfragen.
• Sicherheit auf Weltklasseniveau: SOC 2 Typ II-Zertifizierung und fortschrittliche Verschlüsselung zum Schutz Ihrer Daten.
• Effizienz: Die Fähigkeit, leistungsstarke KI-Rekrutierungsfunktionen mit strengen, DSGVO-konformen Protokollen zu kombinieren.

Sie profitieren von der vollen Leistungsfähigkeit eines modernen ATS, ohne sich ständig Sorgen um Datenmissbrauch machen zu müssen.

Schlussfolgerung

Datenschutz ist ein Dauerbrenner. Als Personalvermittler ist Ihre Verpflichtung zum Schutz der Daten von Bewerbern genauso wichtig wie Ihre Fähigkeit, Talente zu erkennen. Die Verwendung eines DSGVO-konformen Systems dient nicht nur der Einhaltung von Vorschriften, sondern zeugt auch von Professionalität und Respekt.

Warten Sie nicht auf eine Beschwerde, um Ihren Prozess zu überprüfen. Wechseln Sie zu einem DSGVO-konformen Tracking-System, das genauso hart arbeitet wie Sie. Sind Sie bereit, Ihren Rekrutierungsprozess zu sichern? Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion mit Manatal und sehen Sie, wie einfach Compliance sein kann.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

F: Was macht ein Bewerbermanagementsystem (ATS) DSGVO-konform?

A: Ein DSGVO-konformes Tracking-System verfügt über Funktionen, die Ihnen helfen, Datenschutzgesetze automatisch einzuhalten. Dazu gehören Tools zum Einholen der Einwilligung von Bewerbern, zum Verschlüsseln von Daten, zum Verwalten von Zugriffsanfragen und zum dauerhaften Löschen von Bewerberdaten, wenn dies erforderlich ist. Im Gegensatz zu Standardsoftware gewährleistet es Datenschutz durch Design und nicht erst im Nachhinein.

F: Kann ich die Lebensläufe der Bewerber unbegrenzt aufbewahren?

A: Nein, Sie können Daten nicht ohne triftigen Grund unbegrenzt speichern. Die DSGVO schreibt eine „Speicherbegrenzung“ vor, d. h. Sie dürfen Daten nur so lange speichern, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist. Ein DSGVO-konformes ATS ermöglicht es Ihnen, automatische Aufbewahrungsfristen festzulegen (z. B. Löschung der Daten nach 12 Monaten), um sicherzustellen, dass Sie nicht versehentlich sensible Informationen horten.

F: Benötige ich die ausdrückliche Zustimmung jedes Kandidaten, den ich rekrutiere?

A: Ja, wenn Sie sich auf die Einwilligung als rechtliche Grundlage für die Verarbeitung stützen. Wenn Sie einen Kandidaten finden (z. B. über LinkedIn) und ihn in Ihre Datenbank aufnehmen, müssen Sie ihn in der Regel darüber informieren und um seine Zustimmung zur Speicherung seiner Daten bitten. Die Tools von Manatal können diese E-Mails zur Einholung der Einwilligung automatisieren, damit Sie auf der sicheren Seite sind.

F: Was ist das „Recht auf Vergessenwerden“?

A: Das „Recht auf Vergessenwerden“ (oder Recht auf Löschung) ermöglicht es Bewerbern, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten aus Ihren Systemen zu beantragen. Wenn ein Bewerber dieses Recht geltend macht, müssen Sie ihn aus Ihrer aktiven Datenbank, Ihren Backups und Archiven entfernen. Ein ATS wie Manatal macht dies sofort möglich, während es bei manuellen Systemen fast unmöglich ist, eine vollständige Löschung zu garantieren.

F: Was soll ich tun, wenn ein Bewerber Einsicht in seine Daten verlangt?

A: Sie müssen diese Informationen in der Regel innerhalb eines Monats bereitstellen. Dies wird als „Subject Access Request“ (SAR) bezeichnet. Sie müssen alle personenbezogenen Daten, die Sie über diese Personen gespeichert haben, in einem lesbaren Format exportieren. Manatal vereinfacht dies mit einer „Datenexport“-Funktion, mit der Sie die erforderliche Datei in Sekundenschnelle statt in mehreren Tagen erstellen und versenden können.

Zitat:

1. GDPR
2. Dlapiper
3. Cerrix