Software zur Personalarbeitsautomatisierung: Tools und deren Implementierung

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Die meisten HR-Teams sind durch Umsetzungsengpässe bei der Personalbeschaffung, der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und dem Personalmanagement eingeschränkt. HR-Automatisierung löst dieses Problem, indem sie fragmentierte Aufgaben in vernetzte, regelbasierte Arbeitsabläufe umwandelt, die ohne manuelles Eingreifen konsistent ablaufen. In diesem Leitfaden erläutern wir, was HR-Automatisierung ist, stellen Tools vor, die zentrale HR-Prozesse abdecken, und erklären Schritt für Schritt, wie Sie die Automatisierung so implementieren, dass sie vom ersten Tag an die Geschwindigkeit, die Datenqualität und die operative Kontrolle verbessert.

Was sind Software-Tools zur Personalautomatisierung?

HR-Automatisierungssoftware ist eine Plattform, die HR-Prozesse mithilfe vordefinierter Regeln, Auslöser und Workflows optimiert und automatisiert. Sie reduziert den manuellen Koordinationsaufwand über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg, vom Onboarding bis zum Offboarding.

Gängige Tools zur Automatisierung von HR-Prozessen werden eingesetzt, um:

• Onboarding-Workflows auslösen, einschließlich der Erfassung von Dokumenten und der Bestätigung von Richtlinien
• Synchronisieren Sie Mitarbeiterdaten zwischen HRIS-, Abrechnungs-, Sozialleistungs- und Urlaubsverwaltungssystemen
• Genehmigungswege für Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen und interne Personalmaßnahmen
• Automatisieren Sie die Nachverfolgung der Compliance, Erinnerungen und Audit-Protokolle
• Leistungsbeurteilungen, Feedback-Runden und Schulungsmaßnahmen planen

Kurz gesagt: Die Automatisierung von HR-Prozessen bildet das operative Herzstück der Personalarbeit, verbindet Systeme miteinander und reduziert den Verwaltungsaufwand nach der Einstellung eines Bewerbers.

Tools zur Personalautomatisierung und Preise

Sie können spezielle Plattformen nutzen, um administrative HR-Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Compliance und das Management des Mitarbeiterlebenszyklus zu automatisieren. Im Folgenden finden Sie einige Tools, die sich auf die Abläufe nach der Einstellung konzentrieren, sowie die damit verbundenen Kosten.

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Die Verbindung zwischen Personalbeschaffung und Personalmanagement

Bei der HR-Automatisierung geht es nicht nur darum, die Einstellungsprozesse zu beschleunigen. Es geht darum, was passiert, sobald man sich für die Einstellung einer Person entschieden hat. Genau hier verlieren die meisten Teams nach wie vor Zeit.

Die HRMS-Integrationen von Manatal schließen diese Lücke, indem sie den Übergang vom Bewerber zum Mitarbeiter automatisieren. Anstatt Personalbeschaffung und Personalwesen als getrennte Systeme zu behandeln, verbindet Manatal diese miteinander, sodass zugelassene Bewerber mit minimalem Aufwand direkt in Ihre HR-Plattform übernommen werden können.

Wenn ein Bewerber für die Einstellung bereit ist, können Personalvermittler sein Profil aus Manatal an Systeme wie BambooHR . Wichtige Informationen wie persönliche Angaben und Beschäftigungsdaten werden automatisch übernommen, wodurch doppelte Dateneingaben entfallen und das Fehlerrisiko sinkt.

Das bedeutet im Grunde genommen:

• Schnellere Übergabe an die Personalabteilung: Sobald eine Einstellungsentscheidung getroffen wurde, werden die Bewerberdaten sofort vom ATS in Ihr HR-System übertragen
• Weniger manueller Verwaltungsaufwand: Kein Kopieren und Einfügen von Bewerberdaten mehr zwischen verschiedenen Plattformen
• Bessere Datenkonsistenz: Die Informationen stimmen zwischen den Rekrutierungs- und den Personalakten überein
• Umfassendere Automatisierung: Der Einstellungsprozess endet nicht mit der Annahme des Angebots – er geht nahtlos in die Einarbeitung und das Mitarbeitermanagement über

Durch die Anbindung von Manatal an Ihr HRMS wird die Automatisierung auf den gesamten Talent-Lebenszyklus ausgeweitet, wobei die Bewerberdaten vom ersten Kontakt bis hin zum vollständig eingearbeiteten Mitarbeiter erfasst werden.

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HR-Automatisierung über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg

HR-Automatisierung entfaltet ihren wahren Nutzen erst dann, wenn sie über die reine Personalbeschaffung hinausgeht. Das Ziel ist einfach: Sobald ein Bewerber eingestellt wurde, sollten seine Daten ohne doppelten Aufwand oder manuelle Eingriffe in die Bereiche Onboarding, Zugriffsverwaltung, Weiterbildung, Compliance und Offboarding übertragen werden. Die HRMS-Integrationen von Manatal fungieren als Übergabepunkt von der Personalbeschaffung zum HR-Betrieb, während Tools wie Microsoft Entra, Docusign und Docebo die nachfolgenden Arbeitsabläufe abwickeln.

1) Onboarding: Einmal auslösen, alles Weitere automatisieren

Beginnen Sie mit einem einzigen Ereignis: „Angebot angenommen“. Dieses Ereignis sollte alle Onboarding-Maßnahmen in den Bereichen Personalwesen, IT und beim einstellenden Vorgesetzten auslösen. Anstatt Aufgaben manuell zuzuweisen, definieren Sie einen Workflow, der automatisch Dokumente erstellt, Zugriffe einrichtet und Onboarding-Schritte zuweist.

Verwenden Sie diese HR-Automatisierungskonfiguration:

• Erstellen Sie Verträge und Onboarding-Dokumente mithilfe von Docusign-Vorlagen.
• Erstellen Sie mithilfe von SHRM- oder Asana -Vorlagen eine strukturierte Checkliste für die Einarbeitung (Personalabteilung, IT, Vorgesetzter).
• Konten automatisch über Tools wie Microsoft Entra mithilfe einer HR-gesteuerten Bereitstellung einrichten.[1]

Sie vermeiden den ständigen Hin- und Her-Austausch zwischen der Personalabteilung und der IT-Abteilung. Das System legt die Mitarbeiterdaten an, weist Arbeitsmittel zu und sorgt dafür, dass der neue Mitarbeiter vom ersten Tag an produktiv arbeiten kann.

2) Mitarbeiterengagement und -entwicklung: Automatisierung wiederkehrender Signale

Kundenbindung scheitert, wenn sie vom Gedächtnis abhängt. Sie benötigen wiederkehrende, systemgesteuerte Kontaktpunkte, die Feedback sammeln, Bewertungen auslösen und automatisch Entwicklungswege zuweisen.

Richten Sie Ihren Workflow für die Personalautomatisierung wie folgt ein:

• Planen Sie mithilfe von Culture Amp oder Microsoft Forms regelmäßige Umfragen nach Team oder Dienstalter
• Lösen Sie Leistungsbeurteilungszyklen mithilfe von Aufgabenverwaltungssystemen wie Microsoft Planner oder Teams aus
• Lernpfade automatisch auf der Grundlage von Rollenänderungen über LMS-Tools wie Docebo zuweisen
• Automatisieren Sie die Anerkennung von Meilensteinen (Jubiläen, Beförderungen) in Verbindung mit Ereignissen in den Personaldaten

Das Engagement wird messbar und kontinuierlich, statt nur vereinzelt oder reaktiv.

3) Compliance und Verwaltung: Ersetzen Sie die manuelle Nachverfolgung durch regelbasierte Arbeitsabläufe

Die Einhaltung von Vorschriften gerät ins Stocken, wenn sie in Tabellenkalkulationen verwaltet wird. Behandeln Sie stattdessen jede Anforderung als strukturierte Daten mit Fristen, Verantwortlichen und automatisierten Nachverfolgungsmaßnahmen.

So geht’s:

• Standardisieren Sie die Bestätigung von Richtlinien mithilfe von SHRM-Vorlagen und Docusign-Workflows
• Verfolgen Sie Zertifizierungen und Schulungen mit Ablaufdaten und automatischen Erinnerungen
• Verwenden Sie Microsoft Forms zur strukturierten Datenerfassung, nicht zur Datenspeicherung
• Automatisieren Sie Zugriffsänderungen über Microsoft Entra, wenn sich Rollen ändern

Dadurch muss die Personalabteilung die Mitarbeiter nicht mehr manuell daran erinnern, und das Compliance-Risiko aufgrund versäumter Fristen wird verringert.

4. Offboarding: Automatisieren Sie den Prozess vor dem letzten Arbeitstag, nicht danach

Beim Offboarding verlieren die meisten Unternehmen die Kontrolle. Zugriffsrechte bleiben bestehen, Ressourcen werden nicht nachverfolgt und die Austrittsdaten sind uneinheitlich. Beheben Sie dieses Problem, indem Sie Offboarding-Workflows auslösen, sobald ein Austritt bestätigt ist.

Führe es wie folgt aus:

• Lösen Sie Workflows vor dem Ausscheiden mithilfe von Microsoft Entra-Lebenszyklusvorlagen aus
• Mitarbeiteraustrittsgespräche mithilfe strukturierter Vorlagen zuweisen
• Zugriff automatisch am letzten Tag widerrufen und Lizenzen entfernen
• Verfolgen Sie die Rückgewinnung von Vermögenswerten, den Abschluss der Lohnabrechnung und die Dokumentation mithilfe eines Checklisten-Workflows

Dies gewährleistet Sicherheit, die Einhaltung von Vorschriften und saubere Daten, ohne dass man sich auf eine Koordination in letzter Minute verlassen muss.

5. Wo soll man anfangen: Priorisieren Sie Übergaben mit hohem Reibungsverlust

Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu automatisieren. Konzentrieren Sie sich auf die Übergänge, an denen es zu Arbeitsunterbrechungen oder Verzögerungen kommt.

Hier geht’s los:

• Angebot angenommen → Onboarding-Prozess ausgelöst
• Mitarbeiter angelegt → Zugriffsbereitstellung automatisiert
• Rollenwechsel → Lerninhalte und Berechtigungen aktualisiert
• Austritt bestätigt → Offboarding-Prozess ausgelöst

Manatal kümmert sich um die Personalbeschaffung und speist strukturierte Daten in die HR-Systeme ein. Von dort aus übernehmen Tools wie Microsoft Entra, Docusign, Docebo und Asana den weiteren Lebenszyklus.

Das bedeutet im Grunde genommen, dass die Personalabteilung nicht mehr als Aufgabenmanager fungiert, sondern als Systemgestalter auftritt.

Checkliste zur Vorbereitung auf die Automatisierung im Personalwesen

Bevor Sie eine HR-Automatisierung aktivieren, sollten Sie Ihren Arbeitsablauf anhand dieser Checkliste überprüfen. Automatisierung wirkt wie ein Beschleuniger: Sie macht einen guten Prozess schneller, lässt aber einen fehlerhaften Prozess in großem Maßstab scheitern.

Entscheidungsregel:

• 5/5 = Los → Kann sicher automatisiert werden
• 3–4/5 = Zuerst beheben → Lücken beseitigen, bevor die Automatisierung erfolgt
• ≤2/5 = No-Go → Du wirst Probleme skalieren, nicht die Effizienz

Messung des ROI von HR-Automatisierung und Erfassung von Erfolgskennzahlen

Ein praktischer Richtwert, an dem sich viele Teams für HR-Automatisierung orientieren, ist ein ROI von 200 % bis 400 % im ersten Jahr bei der Automatisierung von Workflows mit hohem Durchsatz. Dadurch lässt sich der ROI der HR-Automatisierung anhand realer betrieblicher Ausgangswerte messen. Die Studie der Everest Group zur intelligenten Automatisierung zeigt, dass führende Unternehmen einen ROI von 200 % oder mehr erzielen können – eine nützliche Realitätsprüfung, wenn Sie Ihr eigenes Modell entwickeln.[2]

1) Erfassen Sie Ihren Ausgangswert, bevor Sie die Automatisierung vornehmen

Beginnen Sie mit einem Basiszeitraum von 2 bis 4 Wochen. Rufen Sie die Zahlen aus Ihrem aktuellen ATS, Kalender, E-Mail-System und Ihren Tabellenkalkulationen ab, bevor Sie Änderungen vornehmen, damit Sie einen Vergleich mit der tatsächlichen Leistung und nicht mit Ihren Erinnerungen anstellen.

Erfassen Sie folgende Basisdaten:

• Zeit bis zum ersten Kontakt
• Kosten pro Anstellung
• Konversionsrate in den einzelnen Phasen des Trichters
• Die Kapazität der Personalvermittler, gemessen an der Anzahl der aktiven Stellenangebote oder der pro Personalvermittler betreuten Kandidaten
• Fehlerquote, z. B. doppelte Datensätze, versäumte Nachverfolgungen oder manuelle Korrekturen
• Mitarbeiterzufriedenheit anhand des eNPS oder einer kurzen Pulsbefragung nach der Einarbeitung

Nutzen Sie die erweiterten Berichte von Manatal, um die Aktivitäten der Personalvermittler, den Fortschritt der Arbeitsabläufe und die Entwicklung der Pipeline zu erfassen. Für die teamweite Nachverfolgung außerhalb des ATS verwenden Sie Google Sheets oder Excel als zentrale Datenquelle und fügen Sie die Rohdaten-Exporte zur Nachvollziehbarkeit als Anhang bei.

2) Erstellen Sie die ROI-Formel in einem Arbeitsblatt

Erstellen Sie eine einfache Tabelle mit einer Zeile pro Anwendungsfall für die Automatisierung. Berechnen Sie für jede Zeile den monatlichen Mehrwert, der durch Zeitersparnis und Fehlerreduzierung entsteht, und ziehen Sie dann die Kosten für Software und Implementierung ab.

Verwende diese Formel:

ROI (%) = [(Eingesparte Stunden × Stundensatz mit Vollkosten) + Einsparungen durch Fehlerreduzierung − (Toolkosten + Implementierungskosten)] / (Toolkosten + Implementierungskosten) × 100

Verwende diese Struktur in deinem Tracker:

Wenn Sie eine funktionsfähige Vorlage benötigen, erstellen Sie diese zunächst in Google Tabellen und veröffentlichen Sie sie dann als internen ROI-Tracker. Fügen Sie Formeln für die monatlichen Einsparungen, die jährlichen Einsparungen und die Amortisationszeit hinzu, damit sich die Tabelle automatisch aktualisiert.

3) Erfassen Sie die Kennzahlen, auf die sich die Automatisierung auswirken soll

Achten Sie bei der Bewertung von HR-Automatisierung nicht auf oberflächliche Kennzahlen. Beobachten Sie nur jene Kennzahlen, die sich ändern, wenn Arbeitsabläufe strukturierter werden.

Verwenden Sie diesen Metrik-Satz:

• Zeit bis zur ersten Kontaktaufnahme: Messen Sie die Zeit in Stunden vom Eingang der Anfrage bis zur ersten Antwort. Diese Zeit sollte sich sofort verkürzen, sobald die Empfangsbestätigung und die Weiterleitung automatisiert sind.
• Kosten pro Einstellung: Teilen Sie die gesamten Personalbeschaffungskosten durch die Anzahl der eingestellten Mitarbeiter. Durch Automatisierung sollten die Verwaltungskosten gesenkt und Zeitverschwendung bei den Personalvermittlern reduziert werden.
• Konversionsraten in den einzelnen Phasen: Verfolgen Sie die Konversionsraten von der Bewerbung zum Vorstellungsgespräch, vom Vorstellungsgespräch zum Stellenangebot und vom Stellenangebot zur Einstellung. Durch Automatisierung sollten Ausfälle aufgrund langsamer Nachverfolgung reduziert werden.
• Kapazität der Personalvermittler: Ermitteln Sie die Anzahl der offenen Stellen, qualifizierten Bewerber oder Neueinstellungen, die jeder Personalvermittler bewältigen kann, ohne dass Überstunden anfallen.
• Fehlerquote: Zählen Sie doppelte Datensätze, versäumte Nachfassaktionen, fehlerhafte Statusaktualisierungen und unvollständige Onboarding-Aufgaben. Hier macht sich die Automatisierung im Personalwesen oft am schnellsten bezahlt.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Führen Sie nach der Einarbeitung, bei einem Wechsel der Position oder beim Ausscheiden eine einfache eNPS- oder Pulsumfrage durch. Ein fehlerhafter Automatisierungsablauf macht sich hier meist zuerst bemerkbar, bevor er in den Berichten der Führungskräfte auftaucht.

4) Richten Sie den Datenfluss so ein, dass Sie Tabellen nicht manuell bereinigen müssen

Platzieren Sie die Auswertungslogik dort, wo die Daten bereits erstellt werden. Nutzen Sie in Manatal die Berichte zur Einstellungsleistung, um den manuellen Aufwand für Auswertungen zu reduzieren. Verbinden Sie dann fehlende Daten über Zapier, Google Forms oder Microsoft Forms, damit diese automatisch an einem zentralen Ort zusammenlaufen.

Eine saubere Konfiguration sieht so aus:

• Manatal für Daten zur Rekrutierungspipeline und zur Aktivität der Personalvermittler.
• Google Tabellen für ROI-Berechnungen und Vergleiche im Monatsvergleich.
• Looker Studio oder Power BI für die Visualisierung von Dashboards.
• Clockify oder ein ähnlicher Zeiterfasser zur Erfassung des Verwaltungsaufwands vor und nach der Automatisierung.
• Google Forms oder Microsoft Forms für schnelle Umfragen unter den Mitarbeitern.

Halten Sie das Schema straff. Jeder Datensatz sollte jedes Mal dieselben Felder enthalten:

• Name des Workflows
• Eigentümer
• Stichtag
• Fertigstellungstermin
• Ausnahmeflag
• Zeitersparnis
• Anzahl der Fehler
• Auswirkungen auf die Kosten

5) Überprüfen Sie die Zahlen in regelmäßigen Abständen und stoppen Sie schwache Automatisierungen umgehend

Überprüfen Sie die Leistung im ersten Monat wöchentlich und danach monatlich. Ein Arbeitsablauf, der zwar Zeit spart, aber Ausnahmen schafft, ist nicht erfolgreich. Er verlagert die Arbeit lediglich an eine andere Stelle.

Befolge eine einfache Regel für die Überprüfung:

• Grün: Es wird Zeit gespart, die Fehlerquote ist gesunken, und das Team nutzt den Arbeitsablauf ohne manuelle Eingriffe.
• Amber: Der Arbeitsablauf funktioniert, aber Ausnahmen oder Verzögerungen kommen nach wie vor häufig vor.
• Rot: Der Prozess verursacht Nacharbeit, verlangsamt die Reaktionszeiten oder erfordert zu viel manuelle Überwachung.

Verbinden Sie jede Bewertung mit einer konkreten Maßnahme:

• Zieh den Abzug fest.
• Eine manuelle Genehmigung aufheben.
• Ein fehlerhaftes Datenfeld reparieren.
• Den Verantwortlichen für den Workflow aktualisieren.
• Verzichten Sie auf Ihre HR-Automatisierung, wenn sie keinen messbaren Mehrwert bringt.

Fallstudien zur HR-Automatisierung aus der Praxis

1) Automatisierung der Personalbeschaffung im Mittelstand: JB Hired und Manatal

JB Hired, eine Personalvermittlungsagentur, die Stellen im Digital- und Technologiebereich in Asien und der MENA-Region vermittelt, vermeldete nach der Umstellung auf Manatal eine Verkürzung der Rekrutierungszeit um 50 %. Die Umsetzung war praxisorientiert und nicht theoretisch: Das Team migrierte Kandidaten- und Kundendaten per CSV, verband G Suite-Kalender und E-Mail und integrierte eine Karriereseite, um Bewerbungen in ein einziges System zu leiten.[3]

Der Schlüssel zum Erfolg war die Konsolidierung. Anstatt zwischen Excel, E-Mail-Verläufen und einem separaten CRM hin- und herzuwechseln, arbeiteten die Personalvermittler anhand einer einzigen Pipeline mit KI-Empfehlungen und zentralisierter Kommunikation. Das Ergebnis waren eine schnellere Kandidatenakquise, eine reibungslosere Zusammenarbeit und weniger Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben.[3]

2) Automatisierung der Lohnabrechnung und der Mitarbeiter-Onboarding-Prozesse: Double Good und Rippling

Double Good berichtete, dass die Lohnabrechnung und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch manuelle Dateneingaben, Synchronisationsprobleme und umständliche Austrittsabwicklungen behindert wurden. Nach der Umstellung auf Rippling gab das Unternehmen an, monatlich 30 Verwaltungsstunden eingespart, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter um das Zehnfache beschleunigt und die Betriebskosten um 50.000 Dollar pro Jahr gesenkt zu haben.[4]

Die wichtige Erkenntnis ist, dass der Erfolg darauf zurückzuführen war, dass Arbeitsabläufe miteinander verknüpft wurden – und nicht nur darauf, dass Formulare digitalisiert wurden. Sobald Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung und Onboarding in ein und demselben System vereint waren, musste das Team keine Informationen mehr doppelt eingeben und musste nicht mehr in verschiedenen Tools nach Fehlern suchen. Genau solche Ergebnisse sollte man anstreben, wenn man zunächst einen Arbeitsschritt mit hohem Datenaufkommen automatisiert.[4]

3) Synchronisierung von Gehaltsabrechnung, Compliance und HRIS: Aptera und Rippling

Aptera vermeldete jährliche Einsparungen in Höhe von 225.000 US-Dollar, nachdem das Unternehmen seine fragmentierte HR-Struktur durch Rippling ersetzt hatte; darin enthalten sind Einsparungen bei Sozialleistungen, der Gehaltsabrechnung und externer rechtlicher Unterstützung. Das Unternehmen gab außerdem an, dass die Gehaltsabrechnung nun nur noch ein bis fünf Minuten pro Durchlauf dauert – statt wie zuvor mehrere Stunden – und dass Gehaltsänderungen im HRIS die Gehaltsdaten automatisch aktualisieren.[5]

Dies ist der eindeutigste Beweis dafür, dass es bei der HR-Automatisierung nicht nur um Geschwindigkeit geht. Sie verringert auch Compliance-Risiken, indem sie doppelte Dateneingaben vermeidet und die Mitarbeiterdaten systemübergreifend synchronisiert. Wenn das HRIS und die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufeinander abgestimmt sind, wird der Prüfpfad übersichtlicher, und das Team muss weniger Zeit damit verbringen, vermeidbare Fehler zu beheben.[5]

Ähnliche Ergebnisse lassen sich mit den nativen Workflows, Berichten und Analysen von Manatal sowie den Zapier-Integrationen erzielen, mit denen Sie triggerbasierte Rekrutierungsschritte automatisieren und Aktivitäten nachverfolgen können, ohne manuell Tabellenkalkulationen bearbeiten zu müssen.

Schlussfolgerung

Die HR-Automatisierung ersetzt fragmentierte manuelle Prozesse durch strukturierte, regelbasierte Systeme, die die Konsistenz, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg verbessern. Angesichts zunehmenden Wettbewerbs und strengerer Datenschutzvorschriften führt die Abhängigkeit von manuellen Arbeitsabläufen zu längeren Reaktionszeiten, inkonsistenten Datensätzen und einem höheren Compliance-Risiko, während die HR-Automatisierung standardisierte Daten, klare Prüfpfade und eine vorhersehbare Ausführung gewährleistet. Teams, die frühzeitig auf HR-Automatisierung setzen, reduzieren den Betriebsaufwand, sorgen für sauberere Daten über alle Systeme hinweg und können die Personalbeschaffung und das Personalmanagement skalieren, ohne dass dabei Fehler oder Verzögerungen entstehen.

Häufig gestellte Fragen

F: Führt die Automatisierung der Lebenslaufprüfung zu Verzerrungen?

A: Die Automatisierung im Personalwesen kann zu Verzerrungen führen, wenn das Bewertungsmodell auf Kriterien ausgerichtet ist, die mit geschützten Merkmalen korrelieren. Dieses Risiko besteht nicht nur bei der Automatisierung; auch die manuelle Vorauswahl führt zu denselben Verzerrungen, wenn auch mit geringerer Konsistenz. Zur Risikominderung sollten zunächst Bewertungskriterien festgelegt werden, die sich streng auf berufsrelevante Qualifikationen beziehen, diese Kriterien mit der Personalabteilung oder der Rechtsabteilung abgestimmt und die Verteilung der Bewertungen über verschiedene Bewerbergruppen hinweg im Zeitverlauf überprüft werden. In Manatal können KI-Bewertungskriterien konfiguriert und angepasst werden, und die Bewerberprofile bleiben vollständig sichtbar, sodass Personalverantwortliche automatisierte Ranglisten bei Bedarf überprüfen und überschreiben können.

F: Wie sieht die minimal funktionsfähige Automatisierungslösung für ein Team aus zwei bis fünf Personalvermittlern aus?

A: Beginnen Sie mit drei Workflows zur Automatisierung der Personalarbeit: Lebenslauf-Analyse und KI-Bewertung eingehender Bewerbungen, eine automatische Bestätigungs-E-Mail, die bei der Einreichung versendet wird, sowie phasenbasierte Aufgabenzuweisungen, die den zuständigen Personalverantwortlichen benachrichtigen, wenn Maßnahmen erforderlich sind. In Manatal lässt sich dies mithilfe von Lebenslauf-Analyse, KI-Bewertung von Bewerbern, automatisierten E-Mail-Workflows und Auslösern für Pipeline-Phasen umsetzen. Diese Konfiguration eliminiert die manuell aufwendigsten Aufgaben, ohne dass komplexe Integrationen erforderlich sind.

F: Wie lässt sich messen, ob die Automatisierung funktioniert?

A: Um die Automatisierung im Personalwesen zu messen, sollten Sie vor und nach der Implementierung vier Kennzahlen verfolgen: Zeit bis zum ersten Kontakt, Screening-Zeit pro Stellenausschreibung, Konversionsraten in den einzelnen Phasen und die Kapazität der Personalvermittler. Verbesserungen bei der Zeit bis zum ersten Kontakt und der Screening-Zeit sollten innerhalb von zwei bis vier Wochen sichtbar werden, während sich die Konversionsraten und die Kapazität verbessern, sobald sich die Arbeitsabläufe stabilisieren. Mit den Berichts- und Analyse-Dashboards von Manatal können Sie diese Kennzahlen auf Pipeline- und Recruiter-Ebene überwachen, wobei Aktivitätsprotokolle Einblick in die Ausführung der Arbeitsabläufe bieten.

F: Welche Prozesse sollten niemals automatisiert werden?

A: Jeder Schritt, der die Beurteilung der individuellen Situation eines Bewerbers, Verhandlungen oder Gehaltsgespräche, die Übermittlung von Absagen in der Endphase des Auswahlverfahrens oder die Beurteilung der kulturellen Eignung erfordert. Diese Schritte erfordern Urteilsvermögen und die Berücksichtigung menschlicher Aspekte. Die Workflow-Automatisierung von Manatal ist darauf ausgelegt, strukturierte, wiederholbare Schritte zu übernehmen, während die Personalverantwortlichen weiterhin die Kontrolle über Entscheidungspunkte, die Kommunikation und das Bewerberbeziehungsmanagement behalten.

Zitate

1. Microsoft
2. Automation Atlas
3. Manatal
4. Rippling
5. Rippling