Einführung neuer Mitarbeiter: Ein Leitfaden für die Personalabteilung und Personalvermittler

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Das sogenannte „Ghosting“ von Bewerbern – also wenn ein neuer Mitarbeiter vor seinem ersten Arbeitstag absagt oder nicht mehr reagiert – betrifft 28 % der angenommenen Stellenangebote [1]. Die Ursache ist fast immer dieselbe: eine Kommunikationslücke zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem Arbeitsbeginn. Das Pre-Boarding ist die strukturierte Einarbeitungsphase zwischen der Annahme des Angebots und dem ersten Arbeitstag – und genau damit schließen Sie diese Lücke. Dieser Leitfaden definiert, was Pre-Boarding ist, erklärt, warum es sich direkt auf Mitarbeiterbindung und Produktivität auswirkt, zeigt Ihnen, wie Sie den gesamten Prozess mit einem Applicant Tracking System (ATS) automatisieren können, und bietet eine zeitplanbasierte Pre-Boarding-Checkliste.

Was ist Pre-Boarding?

Unter „Pre-Onboarding“ versteht man die Gesamtheit der Maßnahmen, die zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Bewerber Ihr Angebot annimmt, und seinem ersten Arbeitstag stattfinden. Es unterscheidet sich vom Onboarding, das am ersten Arbeitstag beginnt.

• Im Mittelpunkt des Pre-Boardings stehen Logistik, die Einhaltung von Vorschriften, die Einbindung der neuen Mitarbeiter und der Abbau von Ängsten. Sie kümmern sich um die administrativen Vorbereitungen, versenden Willkommensnachrichten, richten den IT-Zugang ein und halten regelmäßigen Kontakt, damit sich der neue Mitarbeiter bereits vor seinem offiziellen Arbeitsbeginn eingebunden fühlt.
• Das Onboarding beginnt am ersten Tag und konzentriert sich auf rollenspezifische Schulungen, ein intensives Eintauchen in die Unternehmenskultur, die Festlegung von Leistungszielen und regelmäßige Gespräche mit dem Vorgesetzten.

Warum das Pre-Boarding für neue Mitarbeiter so wichtig ist

Eine Kommunikationslücke zwischen der Annahme des Stellenangebots und dem Arbeitsbeginn gefährdet jede Neueinstellung. Hier sind die geschäftlichen Argumente für einen strukturierten Pre-Boarding-Prozess.

• Verringern Sie das „Ghosting“ durch Bewerber und den Rückzug von Zusagen: Wenn Wochen ohne Kontakt vergehen, beginnen Bewerber, ihre Entscheidung zu hinterfragen, und sind weiterhin offen für Gegenangebote. Eine konsequente Kommunikation im Vorfeld des Eintritts signalisiert, dass Ihr Unternehmen die Bewerber schätzt und auf ihren Eintritt vorbereitet ist.
• Schnellere Produktivität: Wenn Steuerformulare, die I-9-Überprüfung, die Unterzeichnung von Dokumenten und die IT-Einrichtung bereits vor dem ersten Arbeitstag erledigt sind, kann sich Ihr neuer Mitarbeiter am ersten Tag ganz auf die Einarbeitung und das Kennenlernen des Teams konzentrieren – statt auf Papierkram. So ist er schneller produktiv.
• Weniger Nervosität am ersten Arbeitstag: 80 % der Berufstätigen geben an, vor dem Antritt einer neuen Stelle nervös zu sein [2]. Eine Willkommens-E-Mail, ein klarer Zeitplan für den ersten Arbeitstag und eine Vorstellung des Teams vor dem Arbeitsbeginn verringern die Unsicherheit. Neue Mitarbeiter, die wissen, was sie erwartet, zeigen in ihrer ersten Woche bessere Leistungen.
• Verbesserung der Mitarbeiterbindung in der Einarbeitungsphase: Neue Mitarbeiter, die im Vorfeld ihres Eintritts regelmäßig Informationen erhalten, bleiben in der Einarbeitungsphase eher im Unternehmen. Das Pre-Boarding bietet Ihnen die erste Gelegenheit zu zeigen, dass die Erfahrungen der Bewerber mit den im Bewerbungsprozess gemachten Versprechungen übereinstimmen.

So automatisieren Sie das Pre-Boarding mit einem ATS

Ein ATS mit Workflow-Automatisierung macht das Pre-Boarding zu einem standardisierten, fünfstufigen Prozess. Befolgen Sie diese Schritte, um manuelle Nachverfolgung zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder neue Mitarbeiter eine einheitliche Erfahrung erhält.

Schritt 1: Automatische E-Mail-Auslöser einrichten

• Öffnen Sie Ihr ATS und navigieren Sie zu den Einstellungen für die Workflow-Automatisierung. Gehen Sie in Manatal zum Menü „Einstellungen“, wählen Sie „Automatisierung“ aus und erstellen Sie einen neuen Auslöser.
• Stellen Sie die Auslösebedingung auf „Der Status des Bewerbers ändert sich zu ‚Eingestellt‘“ ein.
• Definieren Sie die Maßnahme: Senden Sie dem neuen Mitarbeiter eine vorformulierte Willkommens-E-Mail. Geben Sie darin das Eintrittsdatum, eine Begrüßungsnachricht des Personalverantwortlichen sowie einen Link zu etwaigen Unterlagen für die Vorbereitung auf den Arbeitsantritt an.

• Fügen Sie einen zweiten Auslöser für eine Folge-Erinnerungs-E-Mail drei Tage nach der ersten hinzu, in der bestätigt wird, dass der neue Mitarbeiter alles erhalten hat, was er benötigt.
• Sobald ein Bewerber gespeichert ist und den Status „Eingestellt“ erhält, wird ihm diese Sequenz automatisch zugesandt, ohne dass eine manuelle Nachverfolgung erforderlich ist.

Schritt 2: Legen Sie die Phasen Ihrer Pipeline nach der Angebotsabgabe fest

• Nachdem Sie Ihre E-Mail-Trigger eingerichtet haben, richten Sie in Ihrer Rekrutierungspipeline spezielle Phasen für die Vorbereitung auf den Arbeitsantritt ein. Öffnen Sie in Manatal die Pipeline-Ansicht und fügen Sie nach der Phase „Eingestellt“ neue Phasen hinzu, beispielsweise „Willkommensnachricht gesendet“, „IT-Zugang eingerichtet“ und „Unterlagen vollständig“.
• Weisen Sie jeder Phase einen Standardverantwortlichen zu. Weisen Sie beispielsweise Ihrem IT-Leiter die Phase „IT-Bereitstellung“ zu, damit er eine Benachrichtigung erhält, sobald ein Bewerber diese Phase erreicht.
• Ziehen Sie die Karte jedes neuen Mitarbeiters durch die einzelnen Phasen, sobald die jeweiligen Aufgaben erledigt sind. So erhält Ihr gesamtes Team einen visuellen Überblick darüber, wo sich jeder neue Mitarbeiter gerade befindet.

Schritt 3: Dokumente zur elektronischen Unterzeichnung weiterleiten

• Verbinden Sie Ihr E-Signatur-Tool mit Ihrem ATS. Manatal lässt sich mit Adobe Sign integrieren, sodass Sie Angebotsschreiben, Geheimhaltungsvereinbarungen, Steuerformulare und Unterlagen zur Anmeldung für Sozialleistungen direkt aus dem Kandidatenprofil versenden können.
• Wählen Sie die Dokumente aus, legen Sie den Unterzeichner fest und senden Sie die Dokumente ab. Der Bewerber erhält per E-Mail eine Unterzeichnungsanfrage, füllt diese auf einem beliebigen Gerät aus, und Manatal speichert die unterzeichnete Kopie automatisch im Profil des Bewerbers.

Schritt 4: Daten mit Ihrem HRIS- und Lohnabrechnungssystem synchronisieren

• Verbinden Sie abschließend Ihr ATS mit Ihrem HR-System oder Ihrer Lohnabrechnungsplattform. Dank der Open-API-Integrationen von Manatal können Sie Daten zu neuen Mitarbeitern – darunter persönliche Angaben, Notfallkontakte und Steuerinformationen – direkt mit Ihrem HR-System synchronisieren.
• Dadurch wird eine doppelte Dateneingabe vermieden. Sobald die Daten des neuen Mitarbeiters in Ihrem ATS vollständig erfasst sind, werden diese Daten ohne weitere manuelle Eingaben an die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Personalabteilung weitergeleitet.

Sobald alle vier Schritte konfiguriert sind, läuft Ihr Pre-Boarding-Programm mit minimalem manuellem Aufwand. Jeder neue Mitarbeiter erhält die gleiche, einheitliche Erfahrung, und die Arbeitsbelastung Ihres HR-Teams bleibt unabhängig vom Einstellungsvolumen konstant.

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Die vier Dimensionen einer erfolgreichen Pre-Boarding-Strategie

Jedes effektive Einarbeitungsprogramm deckt vier operative Bereiche ab. Bauen Sie Ihr Programm so auf, dass es alle vier Bereiche abdeckt, damit nichts übersehen wird.

Logistik und IT

Versenden Sie Hardware an Mitarbeiter im Homeoffice oder überprüfen Sie die Einrichtung der Arbeitsplätze für Mitarbeiter im Büro. Richten Sie E-Mail-Konten, Softwarezugänge und VPN-Zugangsdaten ein. Teilen Sie den Zeitplan für den ersten Arbeitstag mit, einschließlich Ankunftszeit, Kleiderordnung, Parkmöglichkeiten oder Anweisungen für die Fernanmeldung.

Compliance und Verwaltung

Senden Sie die I-9-Bestätigungsformulare, Steuerunterlagen und Unterlagen zur Anmeldung für die Gehaltsabrechnung vor dem ersten Arbeitstag zur Bearbeitung. Klären Sie alle noch ausstehenden Hintergrundüberprüfungen. Leiten Sie Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und andere Vertraulichkeitsdokumente zur elektronischen Unterzeichnung weiter. Verfolgen Sie den Bearbeitungsstatus jedes einzelnen Punktes.

Kultur und Verbundenheit

Versenden Sie eine persönliche Willkommens-E-Mail vom Personalverantwortlichen oder dem direkten Team. Schicken Sie ein Willkommenspaket mit Firmengeschenken und dem Mitarbeiterhandbuch. Laden Sie den neuen Mitarbeiter in einen Slack-Kanal des Teams, einen Gruppenchat oder eine interne soziale Plattform ein. Diese Art der Einbindung von Bewerbern kann dazu beitragen, das Risiko des „Ghostings“ zu verringern.

Strategie und Kommunikation

Legen Sie einen regelmäßigen Kontakt mit dem neuen Mitarbeiter fest: ein kurzes Telefonat oder eine E-Mail einmal pro Woche zwischen der Annahme des Angebots und dem Arbeitsbeginn. Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Onboarding-Begleiter oder Mentor zu. Legen Sie klare Erwartungen für die erste Woche fest, einschließlich geplanter Besprechungen, Schulungen und Leistungsmeilensteine. Wenden Sie dieselben Prinzipien an, mit denen Sie die Kandidaten während des Einstellungsprozesses motiviert haben, um die Dynamik bis zum ersten Arbeitstag aufrechtzuerhalten.

Die ultimative Checkliste für die Personalabteilung vor der Einstellung

Nutzen Sie diese zeitachsenbasierte Checkliste, um die personellen und kulturellen Aspekte der Vorbereitung auf den Arbeitsantritt zu verwalten – als perfekte Ergänzung zu Ihren automatisierten ATS-Workflows.

Unmittelbar nach der Annahme des Angebots

• Sprechen Sie dem Bewerber persönlich Ihre Glückwünsche aus: Rufen Sie ihn kurz an oder senden Sie ihm eine persönliche Videobotschaft, um seine Zulassung zu feiern, noch bevor die automatischen E-Mails versendet werden.
• Die Zuweisung der Onboarding-Begleitperson abschließen: Den neuen Mitarbeiter einem Mentor oder einer Begleitperson zuweisen, damit er vom ersten Tag an einen festen Ansprechpartner unter den Kollegen hat.
• Informieren Sie den Personalverantwortlichen: Stellen Sie sicher, dass der Personalverantwortliche weiß, dass das Angebot angenommen wurde, und erinnern Sie ihn daran, bereits Zeit für Einzelgespräche in der ersten Woche und die Vorstellung im Team einzuplanen.

Ein bis zwei Wochen vor dem Starttermin

• Versenden Sie das Willkommenspaket: Schicken Sie Werbegeschenke des Unternehmens, ein gedrucktes Exemplar des Mitarbeiterhandbuchs und eine herzliche Willkommensnachricht, um die Vorfreude auf den ersten Arbeitstag zu wecken.
• Koordinieren Sie das Programm für die erste Woche: Erstellen Sie gemeinsam mit dem Personalverantwortlichen einen strukturierten, ausgewogenen Zeitplan für die erste Woche des neuen Mitarbeiters (einschließlich Schulungen, Kennenlernrunden und Pausen).
• Erleichtern Sie die Vorstellung des Mentors: Bitten Sie den zugewiesenen Onboarding-Mentor, sich informell vorzustellen und anzubieten, eventuelle Fragen zu beantworten.
• Überwachen Sie den Bearbeitungsfortschritt der ATS-Unterlagen: Überprüfen Sie Ihr Pipeline-Dashboard, um sicherzustellen, dass die Compliance-Formulare unterzeichnet werden, und führen Sie nur dann manuelle Nachverfolgungsmaßnahmen durch, wenn es zu einem Engpass kommt.

Einen Tag vor dem Starttermin

• Logistik für Tag 1: Senden Sie per E-Mail die wichtigsten Informationen, wie z. B. Ankunftszeit, Kleiderordnung, Parkhinweise, Anweisungen für den Fernzugriff und den Namen der Ansprechpartnerin an der Rezeption.
• Überprüfung der technischen Bereitschaft vor Ort: Klären Sie mit der IT-Abteilung ab, ob der Laptop und die Peripheriegeräte konfiguriert, getestet und am Arbeitsplatz einsatzbereit sind (bzw. ob sie an die Adresse des Remote-Mitarbeiters geliefert wurden).
• Das interne Team vorbereiten: Senden Sie eine kurze Erinnerung an das unmittelbare Team, in der Sie die Ankunft des neuen Mitarbeiters morgen begrüßen und an eventuell geplante Begrüßungsessen oder Besprechungen erinnern.
• Überprüfen Sie den Zeitplan für den ersten Tag: Vergewissern Sie sich noch einmal, dass alle am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters beteiligten Personen (Vorgesetzte, Referenten, Personalverantwortliche) bereit sind und die Kalendereinladungen erhalten haben.

Schlussfolgerung

Das Pre-Boarding bildet die operative Brücke zwischen der Annahme des Angebots und dem ersten Arbeitstag. Ein strukturiertes Programm, das die Bereiche Logistik, Compliance, Unternehmenskultur und Kommunikation abdeckt, verringert das „Ghosting“ von Bewerbern und verkürzt die Zeit bis zur Produktivität. Teams, die im Rahmen des Pre-Boardings eine konsequente Kommunikation pflegen, verzeichnen zudem eine höhere Mitarbeiterbindung nach 90 Tagen.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie können Unternehmen Störungen beim Remote-Pre-Onboarding, die durch Verzögerungen bei der Hardware-Lieferung verursacht werden, abmildern?

A: Um zu verhindern, dass logistische Verzögerungen den ersten Arbeitstag beeinträchtigen, sollten Unternehmen ein Bewerbermanagementsystem wie Manatal so konfigurieren, dass der Versand der Hardware 10 bis 14 Tage vor dem Starttermin ausgelöst wird. Sollte es zu Verzögerungen beim Versand der Geräte kommen, sollte der Zeitplan für den ersten Tag auf mobilfreundliche oder über den Browser zugängliche Aufgaben umgestellt werden. Neue Mitarbeiter können ihre privaten Geräte nutzen, um Compliance-Unterlagen auszufüllen, Unternehmensunterlagen durchzusehen oder an Einführungsvideokonferenzen teilzunehmen, wodurch sichergestellt wird, dass der Starttermin unverändert bleibt.

F: Wie können Arbeitgeber während des Pre-Boardings im Homeoffice ein authentisches Engagement aufbauen?

A: Während Unternehmensartikel einen physischen Kontaktpunkt bieten, ist die digitale Einbindung unerlässlich, um das Risiko einer Abwanderung bei Remote-Mitarbeitern zu verringern. Unternehmen sollten automatisierte Arbeitsabläufe durch persönliche Gesten ergänzen, wie beispielsweise eine kurze Videobotschaft des Personalverantwortlichen. Darüber hinaus ermöglicht die Gewährung eines frühzeitigen, eingeschränkten Zugangs zu Kommunikationsplattformen wie Slack oder Microsoft Teams der Abteilung, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen und bereits vor dem ersten Arbeitstag eine starke berufliche Bindung aufzubauen.

F: Wie sollte ein Unternehmen mit dem Widerruf eines Stellenangebots in der Phase vor dem Arbeitsantritt umgehen?

A: Muss ein Unternehmen ein Stellenangebot aufgrund einer negativen Hintergrundüberprüfung oder sich ändernder geschäftlicher Prioritäten während der Vorbereitungsphase vor dem Arbeitsantritt widerrufen, muss die Personalabteilung in Abstimmung mit der Rechtsabteilung eine formelle, schriftliche Widerrufsmitteilung ausstellen. Gleichzeitig muss der Status des Bewerbers unverzüglich im ATS aktualisiert werden, um alle automatisierten E-Mail-Workflows und Aufgabenbenachrichtigungen zu deaktivieren. Dadurch werden unbefugte automatisierte Mitteilungen verhindert und etwaige ausstehende Zugriffsrechte auf interne Systeme gesperrt.

F: Inwiefern wirken sich grenzüberschreitende Einstellungen auf die Compliance-Anforderungen im Rahmen einer Pre-Boarding-Strategie aus?

A: Bei der internationalen Einarbeitung müssen die lokalen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Datenschutzbestimmungen (wie beispielsweise die DSGVO) strikt eingehalten werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen und Compliance-Unterlagen in der jeweiligen Rechtsordnung des Bewerbers rechtsverbindlich sind. Durch die Integration einer Employer-of-Record-Plattform (EOR) in Ihr ATS lassen sich die Überprüfung und Lokalisierung dieser Dokumente bereits vor dem ersten Arbeitstag automatisieren.

F: Sollte der Prozess vor dem Onboarding für Führungskräfte anders gestaltet werden?

A: Während die grundlegenden administrativen und Compliance-Aspekte unverändert bleiben, erfordert die Vorbereitung von Führungskräften vor ihrem Amtsantritt einen maßgeschneiderten Kommunikationsrhythmus mit intensiver Betreuung. Der Schwerpunkt verlagert sich von der grundlegenden taktischen Vorbereitung hin zur strategischen Abstimmung. Der Ablauf sollte vertrauliche Besprechungen mit wichtigen Vorstandsmitgliedern, den frühzeitigen Zugang zu hochrangigen Unternehmensleistungsdaten sowie geplante Einführungsveranstaltungen mit verschiedenen Interessengruppen umfassen, um eine sofortige Wirkung der Führungskräfte zu ermöglichen.

Zitate

1. Robert Half
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