Analyse von Qualifikationslücken: Wie man Lücken in der Belegschaft identifiziert und schließt

Aktuelle Studien von SHRM und AIHR zeigen, dass sich die Anforderungen an die Fähigkeiten schneller entwickeln, als Stellen besetzt werden können. Die meisten Arbeitgeber gehen davon aus, dass sich die Kernkompetenzen für bestimmte Berufe erheblich verändern und dass Qualifikationslücken bereits jetzt die Produktivität und Leistungsfähigkeit beeinträchtigen. [1][2] Eine strukturierte Analyse der Qualifikationslücken setzt diese Vermutungen in konkrete Maßnahmen um, indem sie klärt, welche Kompetenzen das Unternehmen benötigt, wo derzeit Lücken bestehen und wie diese durch gezielte Einstellungen und Weiterbildungen geschlossen werden können. Dieser Leitfaden konzentriert sich darauf, wie Personalverantwortliche eine Analyse der Qualifikationslücken auf praktische und messbare Weise durchführen können.

Was ist eine Kompetenzlückenanalyse? (Und warum ist sie wichtig?)

Im Kern hilft Ihnen eine Kompetenzlückenanalyse dabei, eine Frage zu beantworten: „Können wir unsere Ziele mit den Mitarbeitern, die wir derzeit haben, tatsächlich erreichen?“

Es funktioniert auf zwei Ebenen:

• Individuelle Ebene: Verfügt dieser bestimmte Mitarbeiter über die Fähigkeiten, um seine derzeitige Position auszuüben oder in eine höhere Position aufzusteigen?
• Organisatorische Ebene: Verfügt das Unternehmen über das erforderliche kollektive Fachwissen (z. B. Kenntnisse im Bereich KI, regulatorisches Wissen), um seinen Fünfjahresplan umzusetzen?

Fünf Schritte zur Durchführung einer Kompetenzlückenanalyse

Irgendwann fragt sich jeder Führungskraft: „Haben wir tatsächlich das Talent, um das zu schaffen?“ Ganz gleich, ob Sie einen Fünfjahres-Wachstumsplan oder eine sich wandelnde Regulierungslandschaft vor sich haben, eine Kompetenzlückenanalyse ist der Weg, um von „Bauchgefühlen“ zu einer datengestützten Strategie zu gelangen. Betrachten Sie es als einen wiederholbaren Prozess, der die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter mit den ehrgeizigsten Zielen Ihres Unternehmens in Einklang bringt.

Schritt 1: Strategie in umsetzbare Schlüsselwörter übersetzen

Die erste Hürde besteht oft darin, ein vages Geschäftsziel in eine Liste von Fähigkeiten zu übersetzen. Dazu verwenden wir eine „Aktivitätsbrücke“, um Ziele in menschliche Verhaltensweisen zurückzuverfolgen.

A. Der 12-Monats-Ausführungssatz: Anstelle einer allgemeinen Vision formulieren Sie einen Satz, der den Erfolg für das nächste Jahr definiert. Eine hilfreiche Formulierung hierfür lautet: „In den nächsten 6 bis 12 Monaten müssen wir [Maßnahme] durchführen, damit sich [Geschäftsergebnis] verbessert.“

Beispiel: „In den nächsten 12 Monaten müssen wir die Kundenaufnahme automatisieren, damit unser Kundenerfolgsteam 30 % mehr Konten bearbeiten kann.“

B. Aktivitäten mit Schlüsselwörtern verknüpfen: Unterteilen Sie dieses Ziel in 3–5 wiederholbare tägliche Aktivitäten. Konzentrieren Sie sich auf wiederholbare Handlungen und stellen Sie sicher, dass Sie die für langfristigen Erfolg erforderlichen Fähigkeiten identifizieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche technischen Fähigkeiten zu diesen Aktivitäten passen, können Sie ein KI-Tool (wie Gemini) mit einer bestimmten Eingabeaufforderung verwenden, um sie zu kategorisieren.

Versuchen Sie diese Aufforderung: „Agieren Sie als Berater für Organisationsentwicklung. Nehmen Sie mein Geschäftsziel: [ZIEL EINFÜGEN]. Unterteilen Sie es in 3–5 tägliche Aktivitäten. Listen Sie für jede Aktivität die erforderlichen Hard und Soft Skills unter Verwendung der ONET/SFIA-Terminologie auf.Geben Sie für jede Fähigkeit in einer Tabelle ein angestrebtes Kompetenzniveau (1–5) an.“*

Zwar führen viele Unternehmen im Rahmen der jährlichen Leistungsbeurteilung eine Analyse der Qualifikationslücken durch, doch kann die ausschließliche Verwendung eines jährlichen Zyklus zu einer „Datenstagnation” führen, bei der Ihre Aufzeichnungen bereits zum Zeitpunkt ihrer Speicherung veraltet sind.

• Die jährliche Basis: Nutzen Sie die jährliche Überprüfung, um Ihre grundlegenden Daten festzulegen und langfristige Karriereziele abzustimmen.
• Triggerbasierte Audits: Die branchenübliche Vorgehensweise empfiehlt eine Erhöhung der Häufigkeit bei bedeutenden Veränderungen, wie beispielsweise Unternehmensumstrukturierungen, der Einführung neuer Projekte oder bei der Tätigkeit in sich schnell verändernden Technologiebranchen.
• Kontinuierliches Feedback: Behandeln Sie die Kompetenzmatrix als „lebendigen Datensatz“, der jedes Mal aktualisiert wird, wenn ein Mitarbeiter eine Zertifizierung abschließt oder zu einem neuen Projekt wechselt.

Schritt 2: Überprüfung der aktuellen Kenntnisse

Um eine genaue Bewertung der „aktuellen Kompetenz“ (1–5) zu erhalten, sollten Sie sich nicht auf eine einzige Perspektive verlassen. Die meisten Organisationen verwenden einen triangulierten Ansatz:

• Selbstbewertung: Die Mitarbeiter bewerten ihr eigenes Wohlbefinden anhand bestimmter Schlüsselwörter/Aufgaben.
• Manager-Bewertung: Um „Spekulationen seitens der Mitarbeiter“ zu vermeiden, liefern Manager Informationen darüber, wie der Mitarbeiter unter Druck oder in komplexen Sonderfällen arbeitet.
• Objektive Tests: Dies ist der wichtigste „Produktaspekt“. Verwenden Sie integrierte Bewertungsinstrumente (wie die in Manatal), um harte Daten zu technischen Fähigkeiten wie Programmierung oder Datenanalyse zu erhalten. Dadurch verschiebt sich die Bewertung von „Ich denke, ich bin eine 4“ zu „Der Test beweist, dass ich eine 3 bin“.

Schritt 3: Quantifizieren Sie die Lücke

Sobald Sie Ihre „aktuelle Kompetenz“ und Ihre „Zielkompetenz“ ermittelt haben, ziehen Sie beide Zahlen voneinander ab, um Ihre Lücke zu ermitteln.

Schritt 4: Die „4 Bs“-Umsetzungsstrategie

Sobald die Lücken quantifiziert sind, müssen Sie entscheiden, wie Sie diese schließen möchten. Die Wahl des richtigen „B“ hängt von der Dringlichkeit der Lücke ab.

• Aufbau (Weiterbildung): Einsatz bei überschaubaren Lücken (-1) und langfristiger Entwicklung über interne Akademien oder Mentoring.
• Kaufen (mieten): Verwenden Sie diese für tiefe Lücken (-2 oder -3), bei denen interne Fundamente fehlen.
• Ausleihen (Vertrag): Für dringende, kurzfristige Projektanforderungen (z. B. eine 6-monatige Migration).
• Bot (Automatisierung): Setzen Sie KI-Agenten oder RPA für repetitive, geringwertige Aufgaben ein, um Ihr Team für komplexere Arbeiten zu entlasten.

Schritt 5: Nutzung von Technologie für die Umsetzung

Manuell erstellte Tabellen sind oft schon veraltet, wenn sie fertig sind. Moderne Talentteams nutzen ihre Technologie, um diesen Prozess kontinuierlich zu gestalten:

Überprüfung der Fähigkeiten durch Integration: Anstatt sich auf die Selbsteinschätzung eines Bewerbers zu verlassen, verwenden Sie ein ATS wie Manatal, das direkt mit Anbietern von Assessment-Tools integriert ist. So können Sie objektive Testergebnisse direkt mit Ihrer Kompetenzmatrix synchronisieren.

Intelligente Erkennung: Wenn Ihre Analyse einen Bedarf für „React Native“ identifiziert, nutzen Sie KI-Empfehlungsmaschinen, um Ihre bestehende Datenbank und externe Quellen zu scannen.

Verborgene Talente aufdecken: Die Funktionen von Manatal zur Kandidatenanreicherung können Fähigkeiten aufdecken (wie sie beispielsweise auf GitHub oder LinkedIn zu finden sind), die ein Kandidat möglicherweise in seinem Lebenslauf ausgelassen hat, und Ihnen so helfen, Lücken bei Personen zu schließen, die sich bereits in Ihrer Pipeline befinden.

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Weitere Tools zur Unterstützung der Analyse von Qualifikationslücken

Um von manuellen Tabellenkalkulationen zu einem kontinuierlichen Prozess überzugehen, nutzen die meisten modernen TA-Teams einen Tech-Stack, der drei Hauptkategorien umfasst:

1. HRIS (Personalinformationssystem): Speichert grundlegende Mitarbeiterdaten und historische Leistungsbewertungen.
2. LMS (Learning Management Systems): Liefert die Schulungsinhalte, die zum Schließen der „Build“-Lücken erforderlich sind.
3. ATS (Applicant Tracking Systems): Unverzichtbar, um die „Kauf“-Lücken zu schließen. Ein KI-gestütztes ATS ermöglicht es Ihnen, die in Ihre Pipeline eingehenden Fähigkeiten zu visualisieren und sie direkt mit den in Ihrer Analyse identifizierten offenen Stellen abzugleichen.
4. Bewertungsplattformen: Diese bieten datengestützte Einblicke in die tatsächlichen Kompetenzniveaus von Bewerbern und aktuellen Mitarbeitern. Integrieren Sie diese in Ihr Bewerbermanagementsystem, um angegebene Fähigkeiten durch technische Tests, kognitive Bewertungen und Videointerviews zu validieren und sicherzustellen, dass „Qualifikationslücken” auf der Grundlage nachgewiesener Fähigkeiten und nicht nur anhand von Stichwörtern im Lebenslauf identifiziert werden.

Zu den gängigen Bewertungsintegrationen gehören:

• Technische Tests und Codierungstests: Tools wie Codility und Xobin zur Bewertung von Hard Skills und Programmierkenntnissen.
• Kompetenz- und psychometrische Tests: Plattformen wie Testlify, TestTrick und Screenify bieten umfassende Bibliotheken mit Einstellungsprüfungen.
• Video-Interviews und KI-Screening: Tools wie Jobma, Hireflix, Hirevire und Alpharun, mit denen Kommunikationsfähigkeiten und Soft Skills bereits früh im Prozess bewertet werden können.
• KI-gestützte Bewertung: Spezialisierte Tools wie Alex, die Automatisierung nutzen, um die Überprüfung von Talenten anhand spezifischer Kompetenzbenchmarks zu optimieren.

Schlussfolgerung

Eine Analyse der Qualifikationslücken ist nur dann sinnvoll, wenn sie zu einem wiederholbaren Betriebsprozess wird und nicht nur eine einmalige Übung bleibt. Behandeln Sie die Qualifikationsmatrix wie einen lebendigen Datensatz. Standardisieren Sie die Definitionen der Qualifikationen, aktualisieren Sie die Eingaben regelmäßig und verknüpfen Sie jede Lücke mit einer klaren Entscheidung zum Aufbau oder Kauf, einschließlich Verantwortlichkeiten und Zeitplänen. Wenn HRIS-, LMS- und ATS-Daten aufeinander abgestimmt sind, können Unternehmen nicht mehr nur auf den Fachkräftemangel reagieren, sondern die Fähigkeiten ihrer Belegschaft proaktiv planen, und zwar mit derselben Sorgfalt, die sie auch bei ihren Umsatz- und Wachstumszielen an den Tag legen.

Häufig gestellte Fragen

F: Was sind die fünf größten Qualifikationslücken?

A: Die moderne Belegschaft sieht sich mit einer Qualifikationslücke in Bereichen wie digitaler Kompetenz, Datenanalyse, komplexer Problemlösung, kritischem Denken und emotionaler Intelligenz konfrontiert.[3] Diese Fähigkeiten sind unerlässlich, um sich an technologische Fortschritte anzupassen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, komplexe Probleme zu lösen, logisch zu denken und in unterschiedlichen Umgebungen effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

F: Ist eine SWOT-Analyse eine Analyse der Qualifikationslücken?

A: Eine SWOT-Analyse untersucht die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines Unternehmens und liefert einen umfassenden Überblick über dessen Marktposition. Im Gegensatz dazu ermittelt eine Kompetenzlückenanalyse die Diskrepanz zwischen den derzeitigen Kompetenzen einer Organisation und den benötigten Kompetenzen, wobei der Schwerpunkt auf den Humanressourcen liegt, um die Fähigkeiten der Belegschaft an den Zielen der Organisation auszurichten. Beide sind wertvolle strategische Instrumente, dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken in der Unternehmensplanung.

F: Wie oft sollte ein Unternehmen eine Analyse der Qualifikationslücken durchführen?

A: Unternehmen sollten regelmäßig, in der Regel jährlich, Analysen zu Qualifikationslücken durchführen, um mit ihren strategischen Zielen und den Marktanforderungen Schritt zu halten. In sich schnell verändernden Branchen oder bei bedeutenden Veränderungen wie Umstrukturierungen oder neuen Projekten sollte die Häufigkeit erhöht werden. Regelmäßige Bewertungen helfen dabei, Qualifikationslücken aufzudecken, sich an neue Trends anzupassen und Wettbewerbsvorteile zu sichern.

F: Wie soll man mit Mitarbeitern umgehen, die bei einer Kompetenzlückenanalyse schlecht abschneiden?

A: Um Mitarbeiter anzusprechen, die bei einer Kompetenzlückenanalyse schlecht abgeschnitten haben, sollten Sie konstruktiv mit ihnen über ihre Entwicklungsmöglichkeiten sprechen. Führen Sie Gespräche, um ihre Herausforderungen zu verstehen, und erstellen Sie einen personalisierten Verbesserungsplan, der Schulungen, Mentoring und Coaching umfasst. Überwachen Sie regelmäßig die Fortschritte und geben Sie Feedback, um sie zu motivieren. Fördern Sie eine Kultur des Lernens, von der sowohl der Einzelne als auch die Leistung und Moral des Teams profitieren.

Zitate

1. SHRM
2. AIHR
3. JobsPikr