Die meisten Sourcing-Teams verfolgen die falschen Kennzahlen. Sie berichten über die Gesamtzahl der hinzugefügten Kandidaten, versendeten InMails und Ausgaben für Jobbörsen und fragen sich dann, warum Personalverantwortliche die Bewerbungen immer wieder ablehnen. Das liegt daran, dass es bei Sourcing-Kennzahlen um Konversion, Qualität und die Effizienz Ihrer Arbeit am Anfang des Rekrutierungsprozesses geht.
Dieser Leitfaden behandelt die für das Jahr 2026 relevanten Beschaffungskennzahlen, erklärt, wie man sie berechnet, zeigt auf, wie ein guter Richtwert aussieht, und gibt Tipps, wie man auf der Grundlage dieser Daten handeln kann.
Was sind Beschaffungskennzahlen?
Sourcing-Kennzahlen messen, wie gut Ihr Team potenzielle Kandidaten identifiziert und anspricht, bevor diese in den formellen Einstellungsprozess eintreten. Sie unterscheiden sich von Recruiting-Kennzahlen, da sie sich auf Aktivitäten am Anfang des Trichters und die Entwicklung in der Frühphase konzentrieren und nicht auf die Ergebnisse der Stellenangebote.
Wesentliche Unterschiede:
- Was diese Sourcing-Kennzahlen messen: Geschwindigkeit der Kandidatenfindung, Effektivität der Kontaktaufnahme und wie viele der angeworbenen Kandidaten die Vorauswahl durchlaufen und zur Einstellung vorgeschlagen werden.
- Was Rekrutierungskennzahlen messen: Ergebnisse in späteren Phasen wie die Zeit bis zur Besetzung der Stelle, die Annahme von Stellenangeboten und den Abschluss der Einarbeitung.
- Verantwortlichkeiten des Personalvermittlers: Schnelle Suche nach qualifizierten Kandidaten, Verfassen von Kontaktanfragen, die zu Antworten führen, Vorschlag von Kandidaten, die den Anforderungen entsprechen, sowie Nutzung der effizientesten Kanäle.
Wenn Teams Kennzahlen aus den Bereichen Sourcing und Recruiting vermischen, verschwimmen die Verantwortlichkeiten, und echte Probleme beim Sourcing bleiben verborgen.
Wie sich Kennzahlen zur Personalbeschaffung auf die Ergebnisse der Personalauswahl auswirken
Die Kandidatenakquise steht am Anfang des Einstellungsprozesses. Wenn die Kandidatenakquise ins Stocken gerät, gerät der gesamte Prozess ins Trudeln. Personalverantwortliche lehnen mehr Bewerber ab, Stellen bleiben länger unbesetzt und die Rekrutierungskosten steigen.
Sourcing-Kennzahlen decken Probleme frühzeitig auf, sodass Sie handeln können, bevor eine Stelle unbesetzt bleibt. Sie zeigen, ob die Kontaktaufnahme zu Ergebnissen führt, ob die Bewerbungen den Anforderungen entsprechen und welche Kanäle es wert sind, ausgebaut zu werden.
Zum Beispiel:
- Eine niedrige Quote von Bewerbungen zu Vorstellungsgesprächen deutet in der Regel darauf hin, dass der Personalbeschaffer und der Personalverantwortliche sich hinsichtlich des Kandidatenprofils nicht einig sind.
- Niedrige Rücklaufquoten deuten in der Regel darauf hin, dass die Ansprache unzureichend oder schlecht ausgerichtet ist.
- Steigende Kosten pro vermitteltem Bewerber deuten in der Regel auf eine Sättigung des Kanals oder eine Abweichung von der Zielgruppe hin.
Anhand dieser Signale können Personalverantwortliche Stellenbeschreibungen optimieren, verschiedene Ansprachevarianten testen, Personalvermittler schulen oder Zeit und Budget für die Personalbeschaffung neu verteilen.
Wichtige Kennzahlen zur Beschaffung, die es zu beobachten gilt
Die Leistung im Bereich Sourcing wird in der Regel anhand von drei Kriterien bewertet: Effizienz, Qualität der Kandidaten und Vielfalt. Jede Kategorie beleuchtet einen anderen Aspekt des Sourcing-Prozesses, angefangen bei der Geschwindigkeit, mit der Kandidaten identifiziert werden, bis hin zur Frage, ob die richtigen Kandidaten den Einstellungsprozess erfolgreich durchlaufen.
Effizienzkennzahlen
Diese Kennzahlen konzentrieren sich auf die Geschwindigkeit. Sie zeigen, wie schnell Personalvermittler qualifizierte Kandidaten identifizieren, ansprechen und in den Einstellungsprozess einbinden.
Qualitätskennzahlen
Diese Kennzahlen zeigen, ob die angeworbenen Kandidaten den Anforderungen der Stelle und den Erwartungen der Personalverantwortlichen entsprechen. Sie geben Aufschluss darüber, ob die Kandidaten, die in den Rekrutierungsprozess aufgenommen werden, über die erforderlichen Qualifikationen verfügen, um im weiteren Verlauf des Prozesses berücksichtigt zu werden. Durch die kontinuierliche Beobachtung dieser Kennzahlen können Teams Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen und die Abstimmung mit den Personalverantwortlichen verbessern.
Hinweise zur Implementierung und Produktberichterstattung
Die Datenqualität ist entscheidend. Hier erfahren Sie, wie sich die oben genannten Kennzahlen auf die Berichtsfunktionen in Manatal übertragen lassen.
Sehen Sie sich an und analysieren Sie, über welche Kanäle qualifizierte Bewerber gewonnen werden.
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Quellenkennzeichnung und -nachverfolgung: Bewerber werden über Integrationen (Jobbörsen), Bewerbungen über die Karriereseite oder von Personalvermittlern gesetzte Quellenkennzeichnungen erfasst. In Manatal zeigen Bewerberberichte das Bewerberaufkommen und die Ergebnisse nach Quelle an, sodass Teams analysieren können, welche Kanäle qualifizierte Bewerber liefern.
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Berichterstattung zur Phasenumwandlung: Die Weiterleitungsquoten und das Verhältnis von Bewerbungen zu Vorstellungsgesprächen hängen von einer konsistenten Nachverfolgung der Pipeline ab. Stellenberichte und Berichte zur Einstellungsleistung zeigen, wie sich Kandidaten durch die einzelnen Phasen der Pipeline für bestimmte Stellen und durch die gesamte Einstellungs-Pipeline bewegen, sodass sich feststellen lässt, an welchen Stellen es zu Abgängen kommt.
Berichterstattung zur Rekrutierungsleistung: Berichte zur Rekrutierungsleistung fassen die Rekrutierungsergebnisse und Daten zu den Rekrutierungsquellen zusammen. In Verbindung mit den Ausgaben für die Personalbeschaffung können diese Daten zur Berechnung von Kanalkennzahlen wie den Kosten pro Einstellung oder der Anzahl der Einstellungen pro Dollar herangezogen werden.
Verbinden Sie diese Berichte mit Kostendaten wie Werkzeugabonnements, Recruiter-Lizenzen, Guthaben für Jobbörsen und anteilig berechneten Sourcing-Zeitaufwänden, um den ROI des Sourcings zu bewerten.
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Erweiterte Kennzahlen: Vielfalt und ROI
Sobald Ihre Kernpipeline stabil läuft, können Sie sich auf die Kennzahlen konzentrieren, die für die langfristige Nachhaltigkeit und die Gesundheit Ihrer Marke entscheidend sind.
Kennzahlen zur Vielfalt
Kennzahlen zur Diversität bei der Kandidatengewinnung geben Aufschluss darüber, wie effektiv Ihr Rekrutierungsprozess Kandidaten aus unterrepräsentierten Gruppen erreicht. Zu erfassende Kennzahlen sind: der prozentuale Anteil der gewonnenen Kandidaten aus unterrepräsentierten Gruppen, die Weiterleitungsquote dieser Kandidaten von der Kandidatengewinnung bis zum Vorstellungsgespräch sowie die Aufschlüsselung der Einstellungsquellen nach demografischen Merkmalen, sofern Ihr rechtlicher Rahmen die Erhebung dieser Daten zulässt.
Hinweis zur Umsetzung: Stellen Sie sicher, dass Ihr ATS die Erfassung demografischer Daten unterstützt, sofern dies gesetzlich zulässig ist, und sorgen Sie für einheitliche Berichtsdefinitionen in allen Teams.
Kosten- und ROI-Kennzahlen
Diese Faktoren verbinden die Beschaffungsleistung mit den Ausgaben und den Ergebnissen der Personalbeschaffung sowie mit Effizienz und Qualität, da sie darüber entscheiden, was Sie skalieren können.
Ihre wöchentliche Checkliste für Beschaffungsdaten
Dies sind die Kennzahlen, die Ihr Beschaffungsteam jede Woche erfassen und überprüfen sollte.
Die Durchsicht dieser wöchentlichen Berichte dauert weniger als 30 Minuten und deckt Probleme in der Pipeline auf, bevor ein Personalverantwortlicher darauf aufmerksam wird.
So verwenden Sie diese Kennzahlen
Verwenden Sie die Zeit von der Kontaktaufnahme bis zur Bewerbung sowie das Verhältnis von Bewerbungen zu Vorstellungsgesprächen als primäre Indikatoren für die Geschwindigkeit der Kandidatenakquise und die Qualität der Kandidaten. Nutzen Sie die Rücklaufquote der Kandidaten, um die Effektivität Ihrer Kontaktaufnahme zu bewerten, und die Herkunft der eingestellten Mitarbeiter oder die Effizienz der Kanäle, um Entscheidungen bezüglich des Budgets und der Akquisekanäle zu treffen. Wenn diese Kennzahlen in Tabellenkalkulationen erfasst werden, ist die Berichterstattung wahrscheinlich unvollständig, da bei der manuellen Erfassung Datenlücken entstehen. Prüfen Sie, welche Daten Ihr ATS automatisch erfasst und welche die Personalvermittler manuell eingeben müssen, da diese Lücken in der Regel der Grund dafür sind, dass die Berichterstattung zur Kandidatenakquise versagt.
Schlussfolgerung
Sourcing-Kennzahlen machen Rekrutierungsaktivitäten in der Anfangsphase zu messbaren Leistungsindikatoren. Die Verfolgung von Geschwindigkeitskennzahlen wie der Zeit bis zur Einreichung, Qualitätsindikatoren wie dem Verhältnis von Einreichungen zu Vorstellungsgesprächen und Effizienzkennzahlen wie der Kanalleistung zeigt auf, wo das Sourcing funktioniert und wo es versagt. Wenn diese Zahlen regelmäßig überprüft werden, können Teams Diskrepanzen mit den Personalverantwortlichen erkennen, die Effektivität der Kontaktaufnahme verbessern und Sourcing-Zeit und -Budget den Kanälen zuweisen, die zu Einstellungen führen. Ohne diese Transparenz bleibt das Sourcing eher aktivitätsbasiert als ergebnisorientiert.
Häufig gestellte Fragen
F: Was ist der Unterschied zwischen Kennzahlen zur Kandidatenakquise und Kennzahlen zur Personalbeschaffung?
A: Sourcing-Kennzahlen messen die Aktivitäten am Anfang des Rekrutierungsprozesses: wie schnell Sie Kandidaten finden, wie erfolgreich Ihre Kontaktaufnahme ist und welche Kanäle qualitativ hochwertige Bewerbungen liefern. Rekrutierungskennzahlen messen, was geschieht, nachdem ein Kandidat in einen formellen Bewertungsprozess eingetreten ist. Ein Sourcer ist nicht für die Annahme von Stellenangeboten verantwortlich. Er ist für die Qualität der eingereichten Bewerbungen verantwortlich.
F: Was ist ein gutes Verhältnis zwischen Bewerbungen und Vorstellungsgesprächen?
A: Ein Wert über 70 % deutet auf eine gute Abstimmung zwischen Personalvermittler und Personalverantwortlichem hin. Ein Wert unter 30 % weist auf eine mangelnde Abstimmung hin, bei der der Personalvermittler Kandidaten vorschlägt, die nicht den tatsächlichen Anforderungen der Stelle entsprechen.
F: Wie kann ich die Herkunft der Bewerber genau nachverfolgen?
A: Weisen Sie einem Bewerber bei seinem ersten Eintritt in Ihre Pipeline ein Quell-Tag zu und verfolgen Sie dieses Tag bis zur Einstellung oder Ablehnung. Angaben der Bewerber selbst sind durchweg ungenau. Ein ATS mit automatischer Quell-Tagging-Funktion liefert sauberere Daten und entlastet Ihr Team von der Protokollierung.
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