Wilhelmsen skaliert globale Personalbeschaffung: Von Excel-Komplexität zu Manatal-Klarheit

Einführung

Wilhelmsen ist ein führendes Unternehmen in der globalen maritimen Industrie, das sich auf die Rekrutierung von hochqualifizierten Seeleuten für verschiedene Flotten spezialisiert hat. Marte Fredriksen ist Marine HR Specialist bei Wilhelmsen, wo sie auch als Manatal-Superuser fungiert, ein Team von 23 bezahlten Nutzern unterstützt und die Einführung der Plattform in den weltweiten Niederlassungen des Unternehmens überwacht.

Herausforderungen

Als Wilhelmsen sich auf eine beträchtliche Flottenerweiterung vorbereitete, erkannte das Führungsteam die Möglichkeit, sein Einstellungsverfahren zu verbessern. Der bestehende Prozess des Unternehmens war dezentralisiert, wobei die regionalen Teams Tabellenkalkulationen und E-Mails zur Verwaltung der Einstellungen verwendeten. Dieses System war zwar für die bisherige Größenordnung effektiv, stellte aber für die zukünftigen Ambitionen des Unternehmens eine Herausforderung dar.

Um sich auf ein höheres Einstellungsvolumen vorzubereiten, wollte das Team eine kohärentere, globale Struktur aufbauen. Es wurden drei Hauptziele festgelegt:

1. Schaffung eines zentralen Überblicks: Das Team benötigte eine einzige Plattform, um einen ganzheitlichen Überblick über die gesamte Talent-Pipeline zu erhalten, weg von Daten, die in verstreuten Tabellenkalkulationen an mehreren Standorten gespeichert waren.
2. Verbessern Sie das Erlebnis für die Bewerber: Als erstklassiger Arbeitgeber wollte Wilhelmsen sicherstellen, dass jede Interaktion mit den Bewerbern perfekt koordiniert und professionell ist und die starke Marke des Unternehmens widerspiegelt.
3. Rationalisierung des Compliance-Managements: Das Team wollte die Verwaltung von Bewerberdaten und Einwilligungen proaktiv rationalisieren, um seine hohen Standards für die Einhaltung der DSGVO auf globaler Ebene aufrechtzuerhalten.

Lösung

Wilhelmsen machte sich auf die Suche nach einer robusten Plattform, die seinen Talentpool vereinheitlichen konnte. Die Hauptkriterien waren klar: Transparenz in der Pipeline, ein zentraler Knotenpunkt für die globale Zusammenarbeit und starke Unterstützung für die Einhaltung der GDPR. Manatal erwies sich als die ideale Lösung.

Die Plattform entsprach direkt den Zielen von Wilhelmsen, da sie eine einzige, gemeinsame Datenbank für alle Bewerber bietet. Dies ermöglichte es Personalverantwortlichen in verschiedenen Ländern, Talentpools einfach zu verwalten und gemeinsam zu nutzen. So konnte beispielsweise ein vielversprechender Kandidat aus Norwegen mit einem einzigen Klick zu einer entsprechenden Stellenausschreibung in Indien hinzugefügt werden.

Während der Implementierung entdeckte das Team die starke Wirkung der E-Mail-Automatisierungsfunktionen von Manatal. Sie erkannten schnell, dass diese Funktionalität für die Stärkung ihrer Arbeitgebermarke unerlässlich war. Durch die Einrichtung einer automatisierten Kommunikation konnte sichergestellt werden, dass jeder Bewerber eine zeitnahe Bestätigung seiner Bewerbung und eine respektvolle Benachrichtigung erhielt, wenn er nicht für eine Stelle ausgewählt wurde. Dies sorgte für ein durchweg professionelles und positives Bewerbererlebnis.

Die benutzerfreundliche Schnittstelle ermöglichte eine schnelle und nahtlose Einführung. Neue Teammitglieder konnten sich fast sofort an das System gewöhnen und fanden den Arbeitsablauf intuitiv und bequem.

Ergebnisse: Neue Weichenstellung für Wachstum und Effizienz

Mit der Einführung von Manatal hat Wilhelmsen seine Personalbeschaffungsaktivitäten erfolgreich zu einem Modell globaler Effizienz weiterentwickelt. Die Plattform bietet eine skalierbare Struktur, die notwendig ist, um die weitere Expansion des Unternehmens zu bewältigen.

Die Umstrukturierung hat wichtige geschäftliche Vorteile gebracht:

• Eine einheitliche globale Operation: Mit Manatal als einziger Quelle der Wahrheit arbeitet Wilhelmsens Team von mehr als 20 Personalvermittlern nun als eine zusammenhängende Einheit in 15 Ländern und arbeitet effektiv in einem System zusammen.
• Gestärkte Arbeitgebermarke: Durch den Einsatz automatisierter E-Mail-Workflows wird sichergestellt, dass alle Bewerber eine prompte und professionelle Kommunikation erhalten. Dieses konsequente Engagement hat die Erfahrung der Bewerber deutlich verbessert und den Ruf von Wilhelmsen als bevorzugter Arbeitgeber gestärkt.
• Gesteigerte Effizienz: Die integrierte Karriereseite hat die Datenerfassung rationalisiert und die Anzahl der Bewerbungen, die in den Posteingängen der einzelnen Mitarbeiter eingehen, drastisch reduziert. Dadurch kann sich das Rekrutierungsteam auf höherwertige Aktivitäten konzentrieren, anstatt Daten manuell einzugeben.
• Zuverlässige Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften: Durch die Zentralisierung aller Bewerberinformationen und die Automatisierung des Einwilligungsmanagements bietet Manatal die Werkzeuge, mit denen Wilhelmsen seine globalen GDPR-Compliance-Anforderungen sicher erfüllen kann.

Zukunft

Mit Manatals Rahmenwerk ist Wilhelmsen für ein nachhaltiges Wachstum gut positioniert. Das Team erforscht kontinuierlich Möglichkeiten, die Plattform noch weiter zu nutzen. Als nächster Schritt ist geplant, neue Funktionen wie Manatals Massen-E-Mails zu testen, um die Kommunikation mit dem umfangreichen Talentpool zu verbessern. Dieser vorausschauende Ansatz stellt sicher, dass sich ihr Rekrutierungsprozess mit ihrem Unternehmen weiterentwickelt.