Proceso de incorporación: 6 maneras de facilitarlo

El proceso de incorporación de candidatos es vital para cualquier empresa que busque el éxito en la retención de los nuevos empleados: un proceso más fluido con atención al detalle produce resultados a largo plazo con bajas tasas de rotación.

‍Glassdoor informó de que cuando las organizaciones llevan a cabo una incorporación fluida y eficaz, los índices de retención mejoran en un 80% y la productividad en más de un 70%.

Por otra parte, cuando el proceso no se establece de forma eficaz para los nuevos empleados, se produce una alta tasa de rotación, y algunas organizaciones registran hasta un 20 por ciento de rotación en los primeros 45 días de empleo.

A la hora de crear un proceso fluido, es fundamental comprender que los tipos y el número de tareas que debe realizar un nuevo contratado -y el tiempo que se le concede para completar todo el proceso- pueden variar en función de la estructura y la naturaleza de un organización.

Veamos cómo hacer que el proceso sea más fluido, cómo establecer objetivos e hitos, qué errores hay que evitar y cómo el uso de la tecnología de RR.HH. puede aliviar algunos de los largos e interminables procedimientos.

Incorporación: Breve introducción

La incorporación, en general, puede percibirse como un actividad que todos los empleadores bienintencionados emprenden como una forma de dar la bienvenida a los nuevos contratados. Para algunos, esto significa hacer que los nuevos empleados realicen una serie de tareas a lo largo de un mes, mientras que para otros, a lo largo de varios meses.

La mayoría de las empresas tienden a ser creativas -o a no serlo en absoluto- cuando se trata de la incorporación, pero la esencia general del proceso sigue siendo relativamente la misma. Para cualquier empresa que desee retener el talento y crear un vínculo sólido, merece la pena familiarizarse con las distintas fases.

Preembarque

Cuando se busca prosperar para alcanzar el éxito, es esencial comprender cómo aliviar la carga de trabajo de las nuevas contrataciones. Una de esas maneras sería optar por un proceso de preembarque una vez que el candidato haya aceptado la oferta de empleo. 

Durante el preembarque, el trabajo administrativo como la asignación del personal con su empresa cuentas y cualquier otro documentación puede completarse antes del comienzo del primer día de trabajo. Si organización utiliza aplicaciones de comunicación específicas, también deben configurarse para el nuevo empleado durante el proceso de preembarque. 

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Orientación

A menudo se confunden los procesos de incorporación y orientación, pero ambos son completamente diferentes. La incorporación puede durar varios meses, mientras que la orientación suele durar un día. La orientación sigue siendo una parte importante del proceso global de incorporación porque, como empresa, quieres demostrar a los nuevos empleados que son bienvenidos.

La orientación permite a las empresas mostrar su valor a los nuevos empleados. También es el momento de presentar a los trabajadores a sus compañeros y jefes. Algunos procesos de orientación incluyen visitas a las instalaciones de organización.

Formación

Algunos recién contratados proceden de un amplio entorno con años de experiencia laboral, pero aun así se espera que reciban formación, ya que no todas las organizaciones tienen el mismo entorno de trabajo, la misma cultura y el mismo número de empleados. 

Por ejemplo, un recién contratado puede haber trabajado en una empresa con 50 empleados. En cambio, la nueva empresa tiene 100, lo que significa que tendrían que someterse a sesiones de formación específicas para sumergirse y comprender plenamente la cultura de la nueva empresa. 

Las empresas que no cuentan con un proceso de incorporación completo pueden limitarse a organizar sesiones de formación técnica separadas para los distintos departamentos. Algunas sesiones de formación incluyen asegurarse de que el nuevo personal comprende la infraestructura y los procesos tecnológicos de la empresa. Si la especificación del puesto requiere tecnología y equipos especializados, esto también se trataría en la formación. 

La formación puede ser independiente de la incorporación, pero para cualquier empresa que busque el éxito, la formación de los empleados debe convertirse en parte integrante de todo el proceso. Ambas van de la mano: los empleados aprenden a adaptarse a un nuevo entorno y cultura de trabajo y adquieren conocimientos técnicos que les ayudarán a alcanzar sus objetivos personales y los de la empresa en general. 

Incorporación: Errores a evitar

A primera vista, la incorporación puede parecer una tarea fácil. Al fin y al cabo, se trata de alinear a los nuevos empleados con los objetivos, la visión y la misión de organización. Más que eso, se trata de facilitar una transición fluida de un entorno de trabajo anterior a uno nuevo.

Sin embargo, muchas empresas no lo hacen. ¿Cómo puede esperar que los nuevos empleados se alineen con sus objetivos y visiones si no son conscientes de ellos? Como organización, debe establecer expectativas claras con los nuevos empleados. Sin clarificación, ¿cómo puede asegurarse de que puede comunicar esto a través del proceso de incorporación?

Según un informe de Harvard Business Review, el 60% de las empresas no establecen objetivos o metas claras para los nuevos empleados, lo que hace que los trabajadores se sientan desorientados sobre lo que deben conseguir durante el proceso de incorporación.

Otro error común es no saber dónde invertir el dinero para la incorporación. Muchas empresas gastan más en los nuevos empleados, pero no en ofrecerles las experiencias deseadas. Por desgracia, estas organizaciones no ven el onboarding como una inversión.

Básicamente, el proceso de incorporación debe considerarse una inversión, ya que se está invirtiendo en un nuevo empleado que se incorporará a organización y trabajará para garantizar el éxito de la empresa a largo plazo. 

Algunas empresas tratan el proceso de incorporación como una inversión, pero no consiguen resultados satisfactorios porque el proceso es demasiado corto y simplista.

Se podría pensar que un proceso de incorporación corto significa que el recién contratado está contento y no se siente agobiado por las numerosas tareas que tiene que realizar. Pero es todo lo contrario.

Una incorporación más breve, de entre una semana y un mes, no es suficiente, sobre todo en el caso de organización , donde las especificaciones del puesto son muy detalladas o cuando hay que realizar tareas complejas.

SHRM reportes que el proceso de incorporación debería llevarse a cabo al menos durante un año. No obstante, el proceso debe trazarse cuidadosamente y deben aplicarse estrategias para lograr la máxima eficacia y obtener resultados.

Saber lo que no hay que hacer creará un camino claro sobre lo que debe hacer y lo que debe incorporar a su proceso de incorporación para lograr mayores tasas de retención y eficiencia general. Veamos algunas sugerencias y consejos para crear y elaborar un proceso de incorporación estratégico.

Incorporación: Facilitar la incorporación

He aquí seis maneras de cambiar y adaptar su proceso de incorporación para que sea más fluido, fiable y menos tedioso. 

1. Preembarque

Para empezar, debes centrarte en el proceso de preincorporación, que implica avanzar en la cumplimentación de toda la documentación necesaria y la configuración del empleado cuentas. No todas las organizaciones llevan esto a la práctica, por lo que cuando los recién contratados empiezan el primer día, a menudo se sienten abrumados por la cantidad de tareas que tienen que completar. 

Para que el proceso de pre-internado no suponga ningún esfuerzo, se debería invertir en cualquier tipo de aplicación o software, como un portal en línea, ya que permitiría a los recién contratados comprobar rápidamente las tareas, los protocolos de la empresa, documentación, y otra información mientras se preparan para empezar a trabajar en un nuevo entorno y cultura. 

2. 2. El tiempo es oro

Como dice el refrán, el tiempo es oro. Si el proceso de incorporación es demasiado corto, corre el riesgo de enfrentarse a un alto índice de rotación, lo que puede resultar costoso. Las tasas de rotación de empleados a veces ponen a organización en apuros, ya que el coste puede ser sustancialmente alto. Según Netsuite, el coste de sustitución de un empleado puede ser a veces superior al salario real que se le paga. En algunos casos, el coste es el doble del salario del empleado. 

Por lo tanto, es de suma importancia que todo el proceso de incorporación se espacie durante al menos un año, o si no un año, más de un mes. Contar con un proceso más largo significa que un recién contratado puede tomarse el tiempo necesario para evaluar todos los aspectos de la empresa en su totalidad, albergar cualquier duda y aprender a alinear sus propios objetivos, misiones y valores con los de organización, y dedicar tiempo a establecer conexiones duraderas. 

Un consejo sería espaciar las tareas en lugar de asignar todas las funciones de una sola vez. Por ejemplo, todas las tareas administrativas deben realizarse antes del primer día de trabajo o en las primeras semanas. Al mismo tiempo, las tareas más específicas del puesto pueden realizarse a lo largo de semanas y meses. De este modo, el recién contratado no se sentirá tan abrumado y podrá aprender poco a poco sobre la marcha. 

3. Hacer que se sientan valorados

Puede ser duro adaptarse cuando empezamos en un nuevo lugar de trabajo. Sentir que tus compañeros de equipo y la organización no te valoran es aún más difícil. Para cualquier empresa es pertinente hacer que los nuevos empleados se sientan valorados y atendidos. Es uno de los componentes más críticos para retener a los nuevos empleados.

¿No sabe muy bien cómo hacer que los nuevos trabajadores se sientan valorados? Empiece incorporándolos poco a poco. No les asigne demasiadas tareas el primer día o las primeras semanas. En lugar de eso, haz que los recién contratados se sientan parte integrante de organización.

Si un solo miembro del consejo de administración se toma la molestia de saludar, pronunciar unas cálidas palabras de bienvenida y repasar rápidamente las misiones, estrategias y objetivos de la empresa, puede contribuir en gran medida a proporcionar a los nuevos trabajadores una experiencia inestimable. Además, esto les reafirmará en su pertenencia a esta organización, motivándoles así a mantenerse fieles y a esforzarse más en su trabajo.

4. Tratar la incorporación como una inversión

Aunque muchas empresas gastan en el proceso de incorporación, no lo ven como una inversión que pueda beneficiar a la empresa a largo plazo. El proceso de incorporación debe tratarse como una experiencia para el nuevo empleado y no solo como un proceso obligatorio para que se adapte a un entorno de trabajo único.

Invertir en las herramientas adecuadas, como aplicaciones y software, y dedicar más tiempo a llevar a cabo cuidadosamente cada tarea de forma eficiente y eficaz puede evitar que la empresa tenga que hacer frente a elevados índices de rotación y a percepciones/reseñas negativas de los nuevos empleados. 

5. Tener un sistema de compañeros/mentores

Dado que el proceso de incorporación y retención de empleados gira en torno a la creación de conexiones nuevas y duraderas, las nuevas organizaciones deben ser conscientes de ello e implantar un sistema de compañeros o mentores.

Para los recién contratados puede resultar abrumador entrar en un nuevo entorno de trabajo, sobre todo si se trasladan desde otro país. Por eso, tener un compañero que actúe como mentor puede ayudar a aliviar parte de la presión y el estrés.

Un mentor puede actuar como un guía que ayudará a facilitar todas las tareas y garantizar que el nuevo empleado pueda progresar sin problemas a lo largo del proceso de incorporación. La retención puede mantenerse mediante la creación de conexiones en un sistema de compañeros/mentores. Los nuevos empleados pueden hacer preguntas y obtener rápidamente las respuestas adecuadas en lugar de depender únicamente de un portal en línea o del manual del empleado. 

Como afirma la SHRM en su informe sobre cómo entender la incorporación de los empleados, un sistema informal o formal de mentores/amigos puede ser de gran ayuda para apoyar al nuevo trabajador durante todo el proceso. Si la web organización es amplia y contiene muchos departamentos diferentes, sería aconsejable contar con un compañero/mentor del mismo departamento de trabajo en lugar de alguien que trabaje en un departamento totalmente distinto al del recién contratado. 

Además, la SHRM afirma que una forma de hacer que los recién contratados se sientan bien conectados en un sistema de compañeros sería asignar al recién contratado a alguien que haya sido contratado recientemente y que acabe de completar el proceso de incorporación. De este modo, el recién contratado puede facilitar cualquier pregunta y proporcionar conocimientos más actualizados que alguien que completó el proceso muchos años antes. 

También haría que el recién contratado se sintiera más cómodo sabiendo que otra persona ha superado el proceso y ya está bien aclimatada a la empresa. De este modo, se motiva al nuevo trabajador para que se esfuerce más y se dedique más a un nuevo entorno de trabajo. 

6. Proporcionar retroalimentación sistemáticamente

El candidato ha superado las fases iniciales del proceso de incorporación, lo que significa que espera algún tipo de feedback. ¿Qué ocurre si no se le proporciona ese feedback? El resultado es que el recién contratado no se siente valorado y se pierde en lo que tiene que mejorar o en lo que ha estado haciendo bien.

Es crucial asegurarse de que el proceso en el que se proporciona feedback se lleva a cabo como si fuera una calle de doble sentido. El nuevo empleado debe dar su opinión sobre el proceso en general, lo que le ha resultado difícil, lo que ha disfrutado, cómo han sido sus mentores/compañeros y sus sentimientos en general. Al mismo tiempo, hay que asegurarse de que el nuevo empleado reciba información actualizada del director o jefe de departamento.

El feedback constante permite a organización evaluar lo que funciona y lo que no y utilizarlo como control para mejorar de cara a futuras contrataciones, ya que el objetivo final es retener a los empleados y crear una red sólida.

En el caso de los recién contratados, los jefes o mentores deben estar atentos para proporcionar feedback a lo largo de todo el proceso, no sólo de una sola vez. Si las tareas se van a llevar a cabo a lo largo de una serie de meses, también deberían realizarse comprobaciones periódicas entre los incrementos de treinta, sesenta y noventa días.

Para facilitar un sistema bidireccional de aportación de opiniones, el uso de un portal o aplicación en línea que permita la creación personalizada de cuestionarios y encuestas puede eliminar la entrega de papeleo y las largas horas de revisión de cada nueva contratación. También aliviaría parte de la presión a la que podrían verse sometidos los nuevos empleados, que no se sentirían obligados a proporcionar comentarios negativos.

Pero a través de un cuestionario o un portal en línea, pueden proporcionar con confianza una opinión sincera. La empresa puede utilizar esto como referencia futura para medir lo que funciona y lo que no. A su vez, puede establecer objetivos y metas para futuros procesos de incorporación.

Una vez que conozca los consejos adecuados y las mejores estrategias para crear un proceso de incorporación sólido, debería plantearse utilizar un software de RRHH para que el proceso sea más fluido y menos agitado/estresante.

Utilizar el software de RRHH para un proceso de incorporación más fluido

Una de las formas más sencillas de facilitar el proceso de incorporación para todos los implicados es utilizar herramientas y aplicaciones potentes. Disponer de una herramienta fiable puede ser lo que le haga ir por delante de la competencia y le ayude a retener una plantilla sólida de nuevos empleados.

Los procesos previos a la incorporación, como proporcionar documentación y hacer que los nuevos empleados comprendan la cultura, la marca y la visión de la empresa, pueden realizarse desde el momento en que se busca a estos candidatos utilizando una página de empleo.

Además, cuando el nuevo empleado haya aceptado la carta de oferta, puede utilizar el software de RRHH a través de una herramienta de colaboración y actividades función en un sistema de seguimiento de candidatos para asignar a los nuevos empleados a un equipo e incluso delegar tareas. Los nuevos trabajadores pueden utilizar los portales incorporados para realizar cualquier consulta que deseen. También ofrece a los directivos, responsables de contratación y otros empleados de ese equipo específico la posibilidad de supervisar el progreso del nuevo empleado.

Como se menciona en una de las seis cosas que debe hacer a lo largo de su proceso de incorporación, que es que la retroalimentación es esencial, puede utilizar el portal en línea de una herramienta de RR.HH. como un informe y análisis función para recopilar datos de retroalimentación. En primer lugar, el nuevo empleado tendría que rellenar algunos formularios en línea, como un cuestionario o una encuesta, y la información se puede mostrar como datos o métricas que se pueden utilizar para futuras mejoras o como herramienta de evaluación.

Algunos programas permiten incluso el envío automático de correos electrónicos, lo que también puede ser una buena forma de proporcionar feedback. Por ejemplo, si una persona recién contratada ha marcado una tarea en su página de equipo o portal, un gestor o jefe de departamento puede configurar el envío de correos electrónicos automáticos después de cada tarea, garantizando así que la retroalimentación se proporciona de forma coherente.

Cuando el software de RR.HH. se utiliza junto con las seis formas de facilitar el proceso de incorporación de candidatos, se dispone de un proceso sólido que garantiza que los índices de retención sigan siendo altos y que los índices generales de rotación se mantengan bajos. Es otra forma segura de conducir a su empresa por la senda del éxito y de cumplir todos sus objetivos, misiones y visiones como una unidad colectiva.

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