Applicant Tracking System für kleine Unternehmen einfach gemacht

Die Einstellung von Mitarbeitern kann für kleine Unternehmen eine besondere Herausforderung darstellen. Begrenzte Ressourcen, harter Wettbewerb mit größeren Unternehmen und das Fehlen eines engagierten HR-Teams können die Gewinnung und das Management von Spitzentalenten erschweren. Ohne einen standardisierten Einstellungsprozess kann die Rekrutierung zeitaufwändig, uneinheitlich und ineffektiv werden.

An dieser Stelle kommt ein Applicant Tracking System (ATS) ins Spiel. Ein ATS kann Ihre Einstellungsbemühungen rationalisieren, die Organisation verbessern und Ihnen helfen, effektiver um gute Bewerber zu konkurrieren. Aber woher wissen Sie, ob Ihr Unternehmen bereit für ein solches System ist? Was sind die wichtigsten Vorteile, und welche Funktionen sollten Sie vorrangig nutzen?

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Anzeichen dafür sprechen, dass Ihr kleines Unternehmen ein ATS benötigt, welche Vorteile der Einsatz eines ATS mit sich bringt und wie Sie das richtige System für Ihre Einstellungsanforderungen auswählen.

Was ist ein Applicant Tracking System?

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist eine Softwareanwendung, die von Unternehmen zur Rationalisierung ihres Einstellungsverfahrens eingesetzt wird. Es automatisiert die Verwaltung von Bewerbungen und ermöglicht es Personalverantwortlichen, Bewerberdaten effektiv zu verfolgen und zu organisieren. Der Hauptzweck eines ATS besteht darin, den Einstellungsprozess zu vereinfachen, den Unternehmen Zeit und Mühe zu ersparen und gleichzeitig die Qualität ihrer Einstellungsentscheidungen insgesamt zu verbessern.

Auswahl eines ATS für kleine Unternehmen

1. Konzentrieren Sie sich auf Ihre wichtigsten Herausforderungen bei der Einstellung

Kleine Unternehmen müssen oft die Einstellung von Mitarbeitern mit anderen Aufgaben vereinbaren. Entscheiden Sie sich für ein ATS, das Ihre wichtigsten Probleme direkt löst - wie die Verfolgung von Bewerbern an einem Ort, die einfache Veröffentlichung von Stellenangeboten oder die Vermeidung von E-Mail-Wirrwarr - und nicht für ein System, das mit Funktionen auf Unternehmensebene aufgebläht ist, die Sie nicht nutzen werden.

2. Stellen Sie sicher, dass es für alle einfach ist

Sie verfügen wahrscheinlich nicht über eine eigene Personalabteilung. Das System sollte so einfach sein, dass es von Managern, Gründern oder Teamleitern ohne Schulung verwendet werden kann. Achten Sie auf saubere Schnittstellen und minimale Einrichtungszeit.

3. Prüfen Sie die Erfahrung der Kandidaten

Kleine Unternehmen sind auf einen guten ersten Eindruck angewiesen. Stellen Sie sicher, dass der Bewerbungsprozess schnell und mobilfreundlich ist und dass die Bewerber keine Konten anlegen oder langwierige Formulare ausfüllen müssen.

4. Wählen Sie einen Anbieter, der regelmäßig aktualisiert

Sie haben weder die Zeit noch das Budget, um Geräte häufig zu ersetzen. Wählen Sie einen Anbieter, der nachweislich regelmäßig Verbesserungen vornimmt, damit Ihr System modern und nützlich bleibt.

5. Suchen Sie nach Plug-and-Play-Integrationen

Das ATS sollte reibungslos mit den von Ihnen bereits verwendeten Tools wie Google Workspace, Slack oder der Gehaltsabrechnungssoftware zusammenarbeiten. Nahtlose Verbindungen reduzieren manuelle Aufgaben und erleichtern das Onboarding.

6. Integrierte Stellenausschreibung und Beschaffung priorisieren

Ohne einen speziellen Personalvermittler ist es wichtig, dass Ihr ATS Ihnen hilft, Bewerber zu erreichen. Achten Sie auf die Möglichkeit, Stellen mit einem Klick in Jobbörsen zu veröffentlichen und auf Ihrer Website oder in sozialen Medien zu veröffentlichen.

7. Daten nutzen, um intelligenter einzustellen

Für ein kleines Team muss jede Einstellung zählen. Entscheiden Sie sich für ein ATS mit klaren Berichten darüber, was funktioniert, z. B. welche Stellenbörsen am besten abschneiden, damit Sie Ihre Bemühungen effizient konzentrieren können.

8. Lesen Sie Bewertungen von ähnlichen Unternehmen

Fallstudien von Unternehmen werden Ihren Bedürfnissen nicht gerecht. Suchen Sie nach Feedback von anderen kleinen Unternehmen, idealerweise aus Ihrer Branche, um zu sehen, wie das Tool unter realen Bedingungen funktioniert.

9. Verstehen Sie den Einrichtungsprozess

Kleine Unternehmen können sich keine langen Einführungszeiten leisten. Erkundigen Sie sich, wie lange es dauert, bis das System in Betrieb geht, wie einfach die Einrichtung ist und ob der Support inbegriffen ist oder extra kostet.

10. Plan für bescheidenes Wachstum

Wählen Sie eine Plattform, die mit Ihnen wächst. Sie brauchen jetzt keine Enterprise-Preise oder -Kapazitäten, aber Ihr ATS sollte mehr Benutzer oder Funktionen unterstützen, wenn Sie wachsen - ohne eine vollständige Migration zu erzwingen.

Wesentliche Funktionen für ATS für kleine Unternehmen

• Einfache, intuitiv bedienbare Schnittstelle
• Es ist keine IT-Hilfe oder -Administration erforderlich - jeder in Ihrem Team kann es sicher bedienen und nutzen.
• Einfache Stellenausschreibung & Karriereseite mit Markenzeichen
• Veröffentlichen Sie in Minutenschnelle auf Jobbörsen und Ihrer Website und sorgen Sie auch ohne Marketingteam für ein professionelles Erscheinungsbild.
• Benutzerdefinierte Antragsformulare
• Passen Sie die Fragen auf die jeweilige Rolle an, um irrelevante Lebensläufe zu vermeiden und Zeit bei der Überprüfung zu sparen.
• Zentrales Dashboard
• Verfolgen Sie Bewerber, Stellenstatus und nächste Schritte auf einen Blick - ohne Tabellenkalkulationen.
• Tools zur Einhaltung der Vorschriften
• Stellen Sie sicher, dass Sie Bewerberdaten auch ohne ein Rechtsteam rechtmäßig behandeln (z. B. gemäß GDPR oder lokalen Gesetzen).
• Starke Sicherheit
• Schützen Sie sensible Bewerberdaten mit Verschlüsselung und Zugangskontrollen, ohne dass Sie eine eigene IT-Abteilung benötigen.
• Erschwingliche, transparente Preisgestaltung
• Wählen Sie einen Tarif, der zu Ihrer Größe und Ihrem Budget passt, ohne überraschende Gebühren oder Funktionen, die Sie nicht benötigen.
• Tools zum Filtern und Überprüfen von Lebensläufen
• Automatische Hervorhebung von Spitzenkandidaten auf der Grundlage von Fähigkeiten oder Schlüsselwörtern, um manuelles Sortieren zu vermeiden.
• Mobilfreundlichkeit für Antragsteller
• Ziehen Sie mehr Bewerber an, indem Sie einen schnellen und einfachen mobilen Bewerbungsprozess anbieten.
• Automatisierte Terminierung von Interviews
• Synchronisieren Sie sich mit den Kalendern Ihres Teams, um Interviews zu buchen, ohne dass E-Mails hin- und hergeschickt werden müssen.
• Wesentliche Integrationen
• Verbinden Sie sich mit E-Mail, Kalendern, Hintergrundprüfungen oder Onboarding-Tools, die Sie bereits verwenden.

Sie können diese wichtigen Funktionen auch mit einer einfachen Vergleichstabelle visualisieren, indem Sie die Infografik- oder Diagrammtools von Venngage verwenden. So können Sie ATS-Plattformen schnell vergleichen und die richtige Lösung für Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.

Manatals ATS: Speziell für den Erfolg kleiner Unternehmen entwickelt

Manatal wurde speziell für kleine Unternehmen entwickelt und bietet transparente Preise pro Benutzer ab nur 15 US-Dollar/Monat - ideal für Teams ohne eigenes HR-Budget. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es Gründern, Managern und kleinen HR-Teams, innerhalb von Minuten loszulegen, ohne dass eine steile Lernkurve oder zusätzlicher Verwaltungsaufwand erforderlich ist. Sie profitieren von einem KI-gesteuerten Kandidatenabgleich, der Bewerber nach Fähigkeiten, Standort und Erfahrung einstuft und Ihnen hilft, schnell die besten Talente zu finden. Die automatische Anreicherung von Bewerbern bezieht Daten von LinkedIn und mehr als 20 sozialen Plattformen, um Ihnen aussagekräftigere Profile ohne manuelle Recherche zu liefern. Und da sich kleine Teams keine Ausfallzeiten leisten können, lässt sich die cloudbasierte Lösung von Manatal nahtlos in Tools wie Google Workspace integrieren, sodass Ihr Workflow nicht unterbrochen wird.

• Budget-freundliche Pläne: Professional-Tarif für 15 $/Benutzer/Monat für bis zu 15 Jobs und 10.000 Bewerber; bei Wachstum auf Enterprise-Tarif für 35 $/Benutzer/Monat skalieren.
• KI-gestützte Personalbeschaffung: Die proprietäre Engine gleicht die Kandidaten automatisch mit Ihren Stellenkriterien ab und bewertet sie, wodurch stundenlanges manuelles Screening entfällt.
• Umfangreiche Kandidatenprofile: Die Anreicherung von 20+ sozialen/öffentlichen Plattformen mit einem Klick stellt sicher, dass Sie ein vollständiges Bild von jedem Bewerber erhalten.
• Kollaborative Arbeitsabläufe: Laden Sie eine unbegrenzte Anzahl von Personalverantwortlichen ohne zusätzliche Kosten ein, mit gemeinsamen Notizen, Aktivitätsfeeds, Kalendersynchronisierung und Posteingangsintegration.
• Anpassbare Dashboards und Berichte: Verfolgen Sie Ihre Pipeline in Echtzeit und erstellen Sie Berichte über Beschaffungskanäle, Time-to-Hire und mehr, um datengestützte Entscheidungen zu treffen.
• Karriereseite mit Markenzeichen: Erstellen Sie eine übersichtliche, mobilfähige Karriereseite, die Ihre Kultur widerspiegelt - ganz ohne Entwickler.
• 24/5 Support & kostenlose Testversion: Während der 14-tägigen kostenlosen Testphase erhalten Sie Unterstützung per Live-Chat und E-Mail sowie eine verständliche Dokumentation, die Sie anleitet.
• Robuste Sicherheit und Compliance: SOC II Typ 2 Sicherheitsprotokolle und GDPR-Tools schützen Bewerberdaten, so dass Sie auch ohne interne Rechtsteams abgesichert sind.

{{cta}}

Schlussfolgerung

Ein Bewerbermanagementsystem für kleine Unternehmen sollte einfach und kostengünstig sein. Konzentrieren Sie sich auf Ihre spezifischen Bedürfnisse und wählen Sie eine Plattform mit geeigneten Funktionen, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und den Einstellungsprozess rationalisieren kann. Es wird Ihnen helfen, das für den Erfolg notwendige Team aufzubauen. Ganz gleich, ob Sie die erste oder die fünfzigste Stelle besetzen, die Implementierung eines geeigneten Bewerbermanagementsystems ist eine kluge Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie kann ein ATS kleinen Unternehmen helfen, die Kommunikation mit den Bewerbern zu optimieren?

A: Ein Applicant Tracking System (ATS) kann für kleine Unternehmen von Vorteil sein, da es die Kommunikation mit den Bewerbern vereinfacht. Es zentralisiert und automatisiert verschiedene Aufgaben der Personalbeschaffung. Ein ATS ermöglicht die Organisation von Bewerberinformationen und die Verfolgung des Bewerbungsstatus. Die rechtzeitige Kommunikation wird durch eine einzige Plattform erleichtert. Zu den Funktionen gehören automatische E-Mail-Antworten, Planungstools und anpassbare Vorlagen. Diese Tools sorgen für eine prompte und konsistente Kommunikation und verbessern die Erfahrung der Bewerber. Darüber hinaus trägt ein ATS dazu bei, einen professionellen Eindruck zu vermitteln, indem es Kommunikationsfehler und Verzögerungen minimiert. Dies trägt zu einem effizienteren Einstellungsprozess bei. Letztlich hilft es dabei, Spitzenkräfte zu gewinnen und zu halten.

F: Welche Rolle spielt ein ATS, um kleinen Unternehmen dabei zu helfen, die Beziehungen zu den Bewerbern für künftige Aufgaben zu erhalten?

A: Ein Applicant Tracking System (ATS) ist für kleine Unternehmen unerlässlich, um die Beziehungen zu den Bewerbern für künftige Stellen zu pflegen. Es dient als zentraler Speicher für Bewerberinformationen und Interaktionen. Ein ATS ermöglicht es kleinen Unternehmen, Daten effizient zu organisieren und zu verwalten. Dazu gehören Lebensläufe, Gesprächsnotizen und der Kommunikationsverlauf. Unternehmen können kontinuierlich mit Bewerbern in Kontakt treten und einen Pool von Talenten für künftige Möglichkeiten aufrechterhalten. Ein ATS kann auch die Kommunikation automatisieren. Es versendet personalisierte Updates und Newsletter, um potenzielle Kandidaten auch ohne unmittelbare Stellenangebote auf dem Laufenden zu halten. Auf diese Weise bleibt das Unternehmen im Gedächtnis der Bewerber. Es stellt sicher, dass die Verbindung zu qualifizierten Personen schnell wiederhergestellt werden kann, wenn sich neue Aufgaben ergeben. Letztlich ermöglicht ein ATS einen effizienteren und kostengünstigeren Einstellungsprozess.

F: Wie hilft ein ATS kleinen Unternehmen bei der Verwaltung von Absagen und Rückmeldungen an Bewerber?

A: Ein Applicant Tracking System (ATS) hilft kleinen Unternehmen bei der effizienten Verwaltung von Bewerberabsagen und Feedback. Es strafft die Kommunikation und sorgt für ein einheitliches Bewerbererlebnis. Automatisierte Nachrichtenfunktionen ermöglichen es Unternehmen, rechtzeitig personalisierte Ablehnungs-E-Mails zu versenden. So bleiben die Bewerber auf dem Laufenden und der positive Ruf des Unternehmens bleibt erhalten. Ein ATS kann auch Rückmeldungen aus verschiedenen Einstellungsphasen sammeln und organisieren. So können Personalverantwortliche den Bewerbern konstruktive Einblicke gewähren. Der strukturierte Ansatz sorgt für Ordnung im Unternehmen und spart Zeit.

F: Wie kann ein ATS kleine Unternehmen bei Remote- oder Hybrid-Einstellungsprozessen unterstützen?

A: Ein Applicant Tracking System (ATS) ist ein unverzichtbares Instrument für kleine Unternehmen, die Personal aus der Ferne oder in Mischformen einstellen. Es rationalisiert und automatisiert verschiedene Einstellungsaufgaben auf effiziente Weise. Ein ATS verwaltet Stellenausschreibungen auf mehreren Online-Plattformen. Dadurch wird die Reichweite vergrößert und ein vielfältiger Kandidatenpool angezogen. Es erleichtert das Analysieren von Lebensläufen und filtert Bewerber anhand vordefinierter Kriterien. Das spart Zeit für kleine HR-Teams. Bei entfernten oder gemischten Stellen verbessert ein ATS die Kommunikation mit den Bewerbern durch automatische E-Mails und die Planung von Vorstellungsgesprächen. Es gewährleistet einen nahtlosen Prozess trotz geografischer Barrieren. Darüber hinaus lässt es sich mit Tools für Videointerviews integrieren und ermöglicht so reibungslose virtuelle Interviews. Robuste Analyse- und Berichtsfunktionen, die von einem ATS bereitgestellt werden, verfeinern die Einstellungsstrategien. Auf diese Weise können kleine Unternehmen schnell und effektiv die besten Talente gewinnen und an Bord holen.

F: Wie hilft ein ATS kleinen Unternehmen dabei, die Erwartungen der Bewerber während der Einstellung zu erfüllen?

A: Ein Applicant Tracking System (ATS) hilft kleinen Unternehmen dabei, die Erwartungen der Bewerber während der Einstellung zu erfüllen. Es rationalisiert und automatisiert die Kommunikation. Mit einem ATS können Unternehmen in jeder Phase der Personalbeschaffung zeitnahe Updates bereitstellen. Dadurch wird die Transparenz aufrechterhalten und die Erfahrung der Bewerber verbessert. Die Technologie ermöglicht eine personalisierte Kommunikation. Automatisierte E-Mails können den Eingang von Bewerbungen bestätigen, Vorstellungsgespräche ansetzen oder Kandidaten über ihren Bewerbungsstatus informieren. Durch die effektive Verwaltung dieser Interaktionen wird die Unsicherheit der Bewerber minimiert. Dies verbessert ihre Wahrnehmung des Unternehmens. Dies trägt letztendlich dazu bei, Spitzenkräfte anzuziehen und zu halten. Die Zentralisierung von Daten in einem ATS ermöglicht eine bessere Organisation. So können kleine Unternehmen Anfragen von Bewerbern verfolgen und zeitnah beantworten.