Die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle stieg innerhalb von drei Jahren von 33 auf 44 Tage. Das entspricht einem Anstieg um 33 %, und dieser Trend hält unvermindert an. [1] Das Candidate Relationship Management (CRM) geht dieses Problem direkt an, da es bereits vorgewärmte Pipelines mit interessierten Talenten aufbaut, sodass Personalvermittler nie wieder bei Null anfangen müssen. Dieser Leitfaden zeigt Talentakquise-Teams genau, wie sie proaktive Sourcing-Strategien umsetzen, die richtige Software auswählen und ihre Zeit bis zur Besetzung drastisch verkürzen können.
Was ist Kandidatenbeziehungsmanagement?
Das Candidate Relationship Management (CRM) ist ein strategischer Ansatz, der darauf abzielt, potenzielle Kandidaten proaktiv anzusprechen, um bereits vor dem Entstehen einer konkreten Stellenausschreibung einen soliden Talentpool aufzubauen und zu pflegen. Im Bereich der Personalbeschaffung hat der Begriff „CRM“ zwei unterschiedliche Bedeutungen.
- Kundenbeziehungsmanagement (Kunden-CRM): dient der Verwaltung der Geschäftsentwicklung, der Kundenkonten und der Vertriebspipelines.
- Kandidatenbeziehungsmanagement: Der Schwerpunkt liegt auf der Einbindung von Kandidaten, vorab qualifizierten früheren Bewerbern und passiven Interessenten.
Während spezielle CRM-Software das Kundenmanagement häufig auf der Ebene der Produktfunktionen anspricht, schließen moderne Applicant-Tracking-Systeme (ATS) diese Lücke mittlerweile. Über die Nachverfolgung aktiver Bewerber hinaus verfügt ein leistungsfähiges ATS über integrierte CRM-Funktionen, die es Personalverantwortlichen ermöglichen, nahtlos auf einer einzigen Plattform Beziehungen zu Kandidaten aufzubauen, zu pflegen und langfristig zu sichern.
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Auswahl einer Software für das Bewerberbeziehungsmanagement
Die Wahl des falschen Tools verursacht administrativen Aufwand. Bewerten Sie Lösungen für das Bewerberbeziehungsmanagement anhand spezifischer funktionaler Kriterien.
- Unverzichtbare Funktionen: Achten Sie auf Tools, die Funktionen für das Talentpool-Management, die Erstellung von E-Mail- und SMS-Kampagnen sowie Pipeline-Analysen bieten.
- Wünschenswerte Funktionen: Fortschrittliche Plattformen bieten eine KI-gestützte Kandidatenauswahl, die die Relevanz von Profilen automatisch bewertet, sowie eine automatische Anreicherung von Social-Media-Profilen.
- Integration Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass die Software nahtlos mit Ihren zentralen HRIS-Systemen und externen Jobbörsen synchronisiert wird.
Einführung eines Bewerberbeziehungsmanagementsystems
Die Einführung eines Systems zum Kandidatenbeziehungsmanagement erfordert sofortige operative Anpassungen. Führen Sie diese vier konkreten Schritte durch, um Ihre Strategie mit einem bereinigten Datensatz und einem klaren Messplan auf den Weg zu bringen.
1. Segmentieren Sie Ihre bestehende Datenbank
Entfernen Sie veraltete Kontakte, unzustellbare E-Mails und unvollständige Profile aus Ihren Datensätzen, um die Datenqualität zu gewährleisten. Unterteilen Sie Ihren verbleibenden Talentpool mithilfe der „Candidate Tags“-Funktion von Manatal in verschiedene operative Segmente, um die Kandidaten zu kategorisieren und zu organisieren.
Anschließend können Sie die erweiterte Suchfunktion nutzen, um bestimmte Gruppen – wie beispielsweise die besten Kandidaten aus früheren Vorstellungsgesprächen – sofort herauszufiltern, wodurch Ihre Datenbank äußerst praxisnah wird.
2. Bauen Sie Ihre Kommunikationsinfrastruktur auf
Erstellen Siespezifische, personalisierte Kommunikationsvorlagen für jedes Talentsegment. Nutzen Sie die integrierten E-Mail-Vorlagen von Manatal, um Ihre Kontaktaufnahme zu standardisieren.
Anschließend können Sie die Funktion „Massen-E-Mails“ nutzen, um unterschiedliche Drip-Sequenzen für passive Führungskräfte, automatisierte Einladungen für Entwickler-Communities und separate Maßnahmen zur Wiedergewinnung ehemaliger Bewerber in großem Umfang einzusetzen.
3. Schulen Sie Ihr Beschaffungsteam im Bereich Arbeitsabläufe
Legen Sieklare Richtlinien für Ihre Personalvermittler fest. Definieren Sie, wie die Teams Interaktionen mit Bewerbern protokollieren und zusammenarbeiten sollen, indem Sie die Funktion „Notizen“ im Bereich „Zusammenarbeit und Teammanagement“ nutzen, um sicherzustellen, dass jeder Kontaktpunkt erfasst wird. Legen Sie klar fest, wann ein Kontakt zwischen den Talentpools verschoben werden soll, und schulen Sie das Team hinsichtlich des genauen Vorgehens, um einen vielversprechenden Lead nahtlos in die aktive Rekrutierungspipeline zu überführen.
Schlussfolgerung
In den meisten Branchenleitfäden wird die Kandidatenpflege wie eine isolierte Marketingmaßnahme behandelt. Dieser Ansatz scheitert in der Praxis. CRM-Strategien führen nur dann zum Erfolg, wenn sie in demselben System integriert sind, in dem Personalvermittler täglich arbeiten. Getrennte Datenbestände verbergen wichtige Erkenntnisse. Personalvermittler übersehen bei der Besetzung einer Stelle die bisherige Interaktion mit Kandidaten, und Marketingteams können nicht nachverfolgen, welche konkreten Kampagnen tatsächlich zu Neueinstellungen führen. Die besten Talentteams vereinen diese Arbeitsabläufe, anstatt separate Systeme dazu zu zwingen, miteinander zu kommunizieren.
Häufig gestellte Fragen
F: Was versteht man unter Partner-Beziehungsmanagement (PRM) und Kandidaten-Beziehungsmanagement?
A: CRM und PRM zielen bei der Personalbeschaffung auf unterschiedliche Talentkanäle ab. Das Candidate Relationship Management (CRM) dient dazu, passive Kandidaten direkt zu erfassen, anzusprechen und zu betreuen, um bereits vor der Ausschreibung von Stellen interne Talentpipelines aufzubauen. Das Partner Relationship Management (PRM) dient der Verwaltung externer Talentanbieter wie Headhunter, RPO-Anbieter und Personalvermittlungsagenturen, indem Verträge, Leistungskennzahlen und von den Anbietern vorgeschlagene Kandidaten in einem System organisiert werden.
F: Was sind Beispiele für das Kandidatenbeziehungsmanagement?
A: Plattformen für das Kandidatenbeziehungsmanagement unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße und den spezifischen Sourcing-Abläufen. Beamery bietet Funktionen für das Talent-Sourcing auf Unternehmensebene, die Nachverfolgung des Kandidatenlebenszyklus sowie die Personalplanung. Avature Tools für das Kandidatenmarketing, Landingpages für Veranstaltungen und das Talentpool-Management Avature . Plattformen wie Gem konzentrieren sich auf die Automatisierung von E-Mail-Kampagnen, die Nachverfolgung der Aktivitäten von Sourcern und die Pipeline-Analyse für Recruiting-Teams.
F: Welche vier Arten von Candidate-Relationship-Management-Systemen gibt es im Bereich der Personalbeschaffung?
A: Operative CRMs automatisieren die tägliche Kontaktaufnahme, die Aktualisierung von Kandidatenprofilen und E-Mail-Drip-Sequenzen für Sourcing-Spezialisten. Analytische CRMs erfassen Datenbankkennzahlen, um aufzuzeigen, welche Sourcing-Kanäle zu Einstellungen mit hoher Konversionsrate führen. Kollaborative CRMs protokollieren Notizen, E-Mails und den Interaktionsverlauf, sodass Sourcing-Spezialisten, Personalvermittler und Einstellungsmanager über den vollständigen Kontext informiert sind. Strategische CRMs konzentrieren sich auf langfristiges Employer Branding und mehrjährige Beziehungen zu Führungskräften, die als Zielpersonen im Fokus stehen.
F: Was sind die fünf Komponenten des Bewerberbeziehungsmanagements im Bereich Personalbeschaffung?
A: Durch die Segmentierung werden Kandidaten nach ihren Kompetenzen, ihrem Standort und ihren bisherigen Leistungen in Vorstellungsgesprächen kategorisiert, um die Daten verwertbar zu halten. Die Automatisierung plant gezielte E-Mail- und SMS-Sequenzen, um passive Talente ohne manuellen Aufwand zu binden. Die zentralisierte Protokollierung erfasst jede Interaktion, jede E-Mail-Antwort und jede Notiz in einem einzigen Kandidatenprofil. Die Datenanreicherung aktualisiert die Profile automatisch mit aktuellen Social-Media-Profilen und Kompetenzen, während die Pipeline-Analytik Kennzahlen wie das Kampagnenengagement und die Zeit bis zur Besetzung der Stelle erfasst.
Zitate:
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