Was ist ATS? Wie funktionieren Bewerbermanagementsysteme?

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Ohne ein Bewerbermanagementsystem (ATS) verbringen Personalvermittler Stunden damit, zwischen Tabellenkalkulationen, E-Mails und nicht miteinander vernetzten Dashboards von Jobbörsen hin und her zu wechseln, nur um den Überblick darüber zu behalten, wer sich beworben hat und wo jeder Kandidat im Prozess steht. Das verlangsamt den Einstellungsprozess, führt zu Unstimmigkeiten und erschwert die Einhaltung von Vorschriften wie EEO und DSGVO. Dieser Leitfaden erklärt, was ATS-Screening ist, wie es funktioniert, was die ATS-Bewertung aus Sicht des Personalverantwortlichen bedeutet, welche Funktionen tatsächlich wichtig sind und wie Sie ATS-Recruiting-Software für Ihre spezifischen Anforderungen bewerten können.

Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)?

Ein ATS ist eine Rekrutierungssoftware, die wichtige Schritte des Einstellungsprozesses auf einer einzigen Plattform bündelt. Im Jahr 2026 berichtete eine Branchenübersicht, dass 93 % der Personalverantwortlichen ein ATS nutzen [2], und der weltweite ATS-Markt soll von 18,57 Milliarden US-Dollar im Jahr 2026 auf 34,83 Milliarden US-Dollar bis zum Jahr 2034 wachsen [13]. Im Folgenden wird die Funktionsweise eines ATS im Überblick beschrieben:

• Führt Bewerbungen aus Jobbörsen, Karriereseiten und sozialen Netzwerken in einer einzigen Datenbank zusammen
• Organisiert Bewerberdaten mithilfe automatisierter Lebenslauf-Analyse in durchsuchbare, strukturierte Profile
• Automatisiert die Vorauswahl und Kommunikation mithilfe konfigurierbarer Filter, Vorlagen und Workflow-Auslöser
• Verfolgt den Fortschritt jedes Bewerbers in Ihrer Pipeline, vom ersten Kontakt bis zum unterzeichneten Angebot

ATS für Personalabteilungen in Unternehmen im Vergleich zu Personalvermittlungsagenturen

Personalabteilungen in Unternehmen nutzen ein ATS in erster Linie für die interne Personalbeschaffung. Zu ihren Prioritäten gehören:

• Integration von HRIS und Onboarding: Die Daten der Bewerber müssen ohne manuelle Neueingabe in die Systeme für Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Mitarbeiterverwaltung übertragen werden.
• Nachverfolgung der Compliance: Je nach Rechtsraum und Arbeitsabläufen müssen möglicherweise in jeder Phase des Einstellungsprozesses Unterlagen zu EEO, OFCCP und DSGVO erfasst und nachverfolgt werden.
• Zusammenarbeit der Personalverantwortlichen: Mithilfe von Scorecards, Feedback zu Vorstellungsgesprächen und Genehmigungsabläufen bleiben die Einstellungsgremien auf dem Laufenden, ohne dass endlose E-Mail-Verläufe entstehen.
• Standardisierte Bewertung: Einheitliche Auswahlkriterien und strukturierte Befragungen verringern Verzerrungen und schützen vor Prüfungsrisiken.

Personalvermittlungsagenturen betreuen mehrere Kunden, von denen jeder individuelle Stellenanforderungen, Gebührenstrukturen und Anforderungen an die Einreichung von Bewerbungen hat. Zu den agenturspezifischen Anforderungen an ein ATS gehören:

• Pipeline-Management für mehrere Kunden: Separate Pipelines pro Kunde mit unterschiedlichen Phasen, Corporate Design und Bewerberpools.
• Nachverfolgung der Kandidatenzuordnung: Eindeutige Aufzeichnungen darüber, welcher Personalvermittler welchen Kandidaten vermittelt hat – entscheidend für die Provisionsabrechnung und die Rechnungsstellung an den Kunden.
• Individuelle Berechtigungsverwaltung: Dank der individuellen Berechtigungen von Manatal können Administratoren genau festlegen, welche Aktionen die einzelnen Benutzerrollen bei bestimmten Aufträgen und Organisationen ausführen dürfen. So wird die Datenverwaltung gewährleistet, ohne den täglichen Betrieb zu beeinträchtigen.

• Kombinierte ATS- und CRM-Funktionalität: Personalagenturen müssen gleichzeitig aktive Bewerber verwalten und passive Kandidaten für zukünftige Vermittlungen pflegen. Plattformen wie Manatal vereinen sowohl ein Applicant Tracking System als auch ein Recruitment-CRM in einem einzigen System, wodurch der Bedarf an separaten Tools reduziert werden kann.
• Portale für die Zusammenarbeit mit Kunden: Eine direkte Einbindung beschleunigt den Prozess von der Bewerbung bis zur Einstellung. Über das Gästeportal von Manatal können Personalagenturen ihre Kunden sicher einladen, den Fortschritt des Rekrutierungsprozesses zu verfolgen, Kandidatenprofile einzusehen und direkt innerhalb der Plattform Feedback zu geben. Diese Erfahrung lässt sich über das Premium-Gästeportal zusätzlich mit dem Logo, den Farben und einer benutzerdefinierten Domain der Agentur als White-Label-Lösung gestalten.
• Kundenberichterstattung: Zusammenfassungen der Bewerbungen, Kennzahlen zur Besetzungszeit und Analysen zur Vermittlung werden direkt an die Kunden übermittelt.

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Wie funktioniert eine ATS-Rekrutierungssoftware?

Ein ATS folgt demselben Einstellungsablauf, den Sie bereits nutzen. Der Unterschied besteht darin, dass jeder Schritt innerhalb eines einzigen Systems stattfindet und nicht über fünf voneinander getrennte Tools verteilt ist.

Hier ist der typische ATS-Arbeitsablauf aus Sicht des Personalvermittlers:

1. Erstellen Sie eine Stellenausschreibung: Legen Sie die Rolle, die Anforderungen, die Gehaltsspanne und die Genehmigungskette fest. Das ATS speichert diese Angaben als strukturierten Datensatz, der mit Ihrer Einstellungspipeline verknüpft ist.
2. Auf Jobbörsen veröffentlichen: Veröffentlichen Sie die Stellenanzeige mit einem einzigen Klick auf mehreren Jobbörsen, Ihrer firmeneigenen Karriereseite und in sozialen Netzwerken, anstatt sich bei jeder Plattform einzeln anmelden zu müssen.
3. Bewerbungen erfassen: Lebensläufe und Bewerbungsformulare werden aus allen Quellen automatisch in das ATS übertragen. Für jeden Bewerber wird ein einheitliches Profil angelegt.
4. Lebensläufe auswerten: Das ATS extrahiert Kontaktdaten, den beruflichen Werdegang, Fähigkeiten, den Bildungsweg und Zertifikate aus unstrukturierten Dokumenten und wandelt diese in durchsuchbare, strukturierte Datenfelder um.
5. Vorauswahl und Filterung: Automatisierte Vorauswahlregeln prüfen jede Bewerbung anhand Ihrer vordefinierten Kriterien. Bewerber, die die Mindestanforderungen erfüllen, kommen in die nächste Runde. Diejenigen, die diese nicht erfüllen, werden markiert oder aussortiert.
6. Kandidaten bewerten: Das System vergibt Relevanzwerte je nachdem, wie gut die einzelnen Kandidaten den Stellenanforderungen entsprechen, und zeigt Ihnen die besten Bewerber zuerst an.
7. Vorstellungsgespräche planen: Dank Kalenderintegrationen können Sie die Verfügbarkeit der Interviewer koordinieren, Bestätigungs-E-Mails versenden und den Abschluss der Vorstellungsgespräche nachverfolgen – ganz ohne langwierigen Hin und Her.
8. Angebote unterbreiten: Erstellen Sie Angebotsschreiben, leiten Sie diese zur Genehmigung weiter und verfolgen Sie die Annahme innerhalb desselben Systems, in dem die gesamte Historie des Bewerbers dokumentiert ist.

Viele ATS-Plattformen zentralisieren die Kommunikation mit Bewerbern und erfassen E-Mails, Notizen zu Vorstellungsgesprächen, Bewertungsbögen und Statusänderungen. Laut dem Bericht von LinkedIn aus dem Jahr 2025 sparen Personalvermittler, die mit generativer KI experimentieren oder diese integrieren, etwa 20 % ihrer Arbeitswoche ein, was ungefähr einem Tag entspricht [10], und die Automatisierung durch ATS kann diese Einsparungen noch verstärken, indem sie die manuelle Dateneingabe, Statusaktualisierungen und Erinnerungen an Nachfassaktionen reduziert.

So funktionieren die Analyse von Lebensläufen und die Datenextraktion

Die Lebenslauf-Analyse ist das Herzstück der Datenorganisation im ATS. Wenn ein Bewerber einen Lebenslauf als PDF, Word-Dokument oder reine Textdatei einreicht, zerlegt der ATS-Parser das Dokument in einzelne Felder.

Der Parser identifiziert und extrahiert:

• Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Standort)
• Berufserfahrung (Berufsbezeichnungen, Arbeitgeber, Zeiträume, Aufgabenbereiche)
• Fähigkeiten (fachliche Kompetenzen, Soft Skills, Zertifizierungen)
• Ausbildung (Abschlüsse, Bildungseinrichtungen, Abschlussdaten)

Moderne Parser nutzen Techniken der natürlichen Sprachverarbeitung, um Formatierungsabweichungen, nicht standardmäßige Layouts und mehrsprachige Dokumente zu verarbeiten. Die Qualität der Parsing-Ergebnisse wirkt sich direkt auf Ihre Suchergebnisse aus, daher lohnt es sich, diese Funktion bei jeder ATS-Evaluierung zu testen.

Was ist ein ATS-Screening?

Das ATS-Screening ist ein automatisierter Filterprozess, bei dem das System eingehende Bewerbungen anhand von Kriterien auswertet, die Sie festlegen. Anstatt jeden Lebenslauf manuell zu prüfen, um die grundlegende Eignung zu ermitteln, wendet das ATS Ihre Regeln in großem Maßstab an und zeigt nur die Kandidaten an, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Zu den gängigen Screening-Mechanismen gehören:

• Stichwortabgleich. Das ATS vergleicht den Inhalt der Lebensläufe mit den in Ihrer Stellenbeschreibung aufgeführten Fähigkeiten, Werkzeugen und Qualifikationen. Bewerber mit einer hohen Übereinstimmung bei den Stichwörtern erzielen eine höhere Punktzahl.
• Qualifikationshürden. Strenge Filter auf der Grundlage unverhandelbarer Anforderungen: Mindestbildungsniveau, erforderliche Zertifizierungen, Berufserfahrung. Bewerber, die diese Hürden nicht erfüllen, werden automatisch markiert.
• Ausschlussfragen. Individuell angepasste Bewerbungsfragen, die Bewerber aufgrund bestimmter Antworten ausschließen. Beispiele: „Sind Sie berechtigt, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten?“ oder „Verfügen Sie über eine gültige PMP-Zertifizierung?“
• Benutzerdefinierte Kriterien. Rollenspezifische Filter, die Sie pro Stellenausschreibung konfigurieren, wie z. B. Branchenerfahrung, Sprachkenntnisse, Umzugsbereitschaft und Gehaltsvorstellungen.

Der Vorauswahlschritt ist oft der Bereich, in dem ein ATS den größten Nutzen bringt. Ohne dieses System benötigt ein Personalverantwortlicher, der 250 Bewerbungen manuell durchsieht, durchschnittlich 30 Sekunden pro Lebenslauf. Das sind allein für die Vorauswahl einer einzigen Stelle mehr als zwei Stunden. Durch die automatisierte Vorauswahl lässt sich dieser Zeitaufwand auf wenige Minuten reduzieren.

Festlegung wirksamer Auswahlkriterien

Der häufigste Fehler bei der Vorauswahl ist die zu strenge Einstellung der Filter. Zu strenge Kriterien führen dazu, dass qualifizierte Bewerber ausgeschlossen werden, die eine andere Terminologie verwenden oder ihre Berufserfahrung anders darstellen, als es in Ihrer Stellenbeschreibung erwartet wird.

Ein Gleichgewicht zwischen Strenge und Reichweite finden:

• Setzen Sie die erforderlichen Kriterien sparsam ein. Reservieren Sie strenge Ausschlusskriterien für echte unverzichtbare Voraussetzungen: Berufszulassung, Sicherheitsüberprüfung, gesetzliche Arbeitserlaubnis. Alles andere sollte die Rangfolge beeinflussen, nicht zum Ausschluss führen.
• Testen Sie Ihre Filter. Führen Sie nach der Konfiguration der Auswahlkriterien einen Testlauf durch, um zu sehen, wie viele Bewerber die Auswahl bestehen. Wenn nur sehr wenige Bewerber die Auswahl bestehen, sind Ihre Kriterien wahrscheinlich zu eng gefasst.
• Aktualisieren Sie die Kriterien für die jeweilige Stelle. Das Kopieren und Einfügen von Auswahlkriterien von einer Stellenausschreibung in eine andere führt zu nicht übereinstimmenden Filtern. Passen Sie Schlüsselwörter, Erfahrungsstufen und Qualifikationsanforderungen an die jeweilige Stelle an.
• Überprüfen Sie regelmäßig die aussortierten Bewerber. Sehen Sie sich eine Stichprobe der aussortierten Bewerbungen an, um sicherzustellen, dass Ihre Filter wie vorgesehen funktionieren. Dass gute Bewerber durch die Maschen schlüpfen, ist ein Problem, das sich beheben lässt – aber nur, wenn Sie es bemerken.

Plattformen wie Manatal kombinieren automatisiertes Screening mit KI-gestütztem Kandidaten-Matching, sodass Sie sowohl von einer regelbasierten Filterung als auch von einer intelligenten Relevanzbewertung profitieren, die über exakte Stichwortübereinstimmungen hinaus auch den Kontext berücksichtigt.

Was ist ein ATS-Score und wie funktioniert die Rangfolge der Bewerber?

Ein ATS-Wert ist eine Relevanzbewertung, die angibt, wie gut das Profil eines Bewerbers zu Ihren Stellenanforderungen passt. Es gibt keinen einheitlichen Standard für ATS-Werte; jede Plattform verwendet ihren eigenen Bewertungsalgorithmus, eigene Gewichtungsfaktoren und eine eigene Skala (prozentuale Übereinstimmung, gestaffelte Kategorien oder benutzerdefinierte Ranglisten). Der Zweck ist jedoch derselbe: Bewerber nach Priorität zu ordnen, damit Sie Ihre Zeit darauf verwenden können, zunächst die vielversprechendsten Bewerber zu prüfen.

Als Personalvermittler haben Sie in der Regel die Kontrolle über die Bewertungskriterien:

• Gewichtung der Kompetenzen: Weisen Sie entscheidenden technischen Kompetenzen oder Zertifizierungen eine höhere Bedeutung zu.
• Erfahrungsgrad: Legen Sie fest, inwieweit die Anzahl der Erfahrungsjahre die Bewertung beeinflusst.
• Ausbildung: Entscheiden Sie, ob die Anforderungen an den Abschluss die Rangfolge der Bewerber verbessern oder beeinträchtigen.
• Benutzerdefinierte Faktoren: Fügen Sie rollenspezifische Kriterien wie Branchenerfahrung, Sprachkenntnisse und räumliche Nähe hinzu, die die Rangfolge der Kandidaten beeinflussen.

Die Auswirkungen auf das Geschäft sind unmittelbar: 86 % der Personalverantwortlichen geben an, dass ihr ATS die Gesamtdauer des Einstellungsprozesses verkürzt hat [4]. Das Scoring beschleunigt diesen Prozess zusätzlich, da es den manuellen Abgleich jedes Bewerbers mit den Stellenanforderungen überflüssig macht. Sie konzentrieren sich zunächst auf Ihre bestbewerteten Kandidaten und arbeiten die Liste nur bei Bedarf weiter ab.

Wichtige Merkmale, die ein ATS aufweisen sollte

Nicht jedes ATS ist gleich aufgebaut. Achten Sie bei der Bewertung von ATS-Recruiting-Software vor allem auf die Funktionen, die sich direkt auf Ihre Einstellungsgeschwindigkeit, die Qualität der Bewerber und die Effizienz Ihres Teams auswirken. Hier sind die wichtigsten Funktionen:

• Stellenanzeigen veröffentlichen und verbreiten: Veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeigen mit einem einzigen Klick auf mehreren Jobbörsen, in sozialen Netzwerken und auf Ihrer firmeneigenen Karriereseite. Das manuelle Veröffentlichen auf jeder einzelnen Plattform kostet Zeit, die Sie nie wieder zurückbekommen.
• Auswertung von Lebensläufen und Bewerberprofilen: Automatische Extraktion von Lebenslaufdaten in strukturierte, durchsuchbare Profile. Achten Sie auf Parser, die verschiedene Dateiformate, Sprachen und nicht standardmäßige Layouts verarbeiten können.
• Automatisierung der Vorauswahl und Filterung: Konfigurierbare Regeln, die Bewerbungen anhand von Stichwörtern, Qualifikationen, Ausschlussfragen und benutzerdefinierten Kriterien filtern und so die manuelle Prüfung von Lebensläufen auf wenige Minuten verkürzen.
• Terminplanung für Interviews und Kalenderintegration: Synchronisierung mit Gmail, Outlook oder Office 365, um die Verfügbarkeit der Interviewer abzustimmen, Bestätigungen zu versenden und abgeschlossene Interviews automatisch zu protokollieren.
• Berichterstattung und Analysen: Dashboards zur Erfassung der Zeit bis zur Besetzung, der Kosten pro Einstellung, der Effektivität der Rekrutierungsquellen, der Pipeline-Geschwindigkeit und weiterer Kennzahlen, die Ihre Führungskräfte zur Bewertung der Rekrutierungsleistung benötigen.
• Tools für die Zusammenarbeit: Scorecards, strukturierte Feedback-Formulare und Genehmigungsworkflows, die dafür sorgen, dass Personalverantwortliche und Interviewer auf dem gleichen Stand bleiben, ohne dass langwierige E-Mail-Korrespondenz erforderlich ist.
• Compliance-Management: Integrierte EEO-/OFCCP-Berichterstellung, DSGVO-konformer Umgang mit Daten und Prüfpfade, die Sie bei behördlichen Überprüfungen absichern.
• Integrationen: Anbindungen an Ihr HRIS, Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung, E-Mail, Kalender, Assessment-Tools und Anbieter von Hintergrundüberprüfungen. Ein ATS, das isoliert betrieben wird, schafft mehr Datensilos, als es löst. Manatal bietet beispielsweise Integrationen über Zapier und eine API für benutzerdefinierte Anbindungen an HRIS- und Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme an.

Der Trend zur Einführung ist eindeutig: 79 % der Unternehmen haben KI oder Automatisierung bereits in ihr ATS integriert [8]. Wenn Ihr aktuelles System nicht über diese Funktionen verfügt, sind Sie gegenüber Wettbewerbern, die aus demselben Talentpool rekrutieren, im Nachteil.

KI-gestützte Funktionen, die wirklich wichtig sind

KI im Bereich der Personalbeschaffung liefert zunehmend messbare Ergebnisse. Zu den Funktionen, die messbare Ergebnisse liefern, gehören:

• Intelligente Kandidatenauswahl: Die KI analysiert Bewerberprofile anhand semantischer Erkenntnisse im Hinblick auf die Stellenanforderungen und beschränkt sich nicht nur auf den Abgleich von Schlüsselwörtern. Das bedeutet, dass ein Bewerber, der „Finanzmodellierung“ angibt, auch dann für eine Stelle geeignet ist, die „Finanzanalyse“ erfordert, selbst wenn sich die Schlüsselwörter nicht exakt decken.
• Ergänzung von Lebensläufen: Mithilfe von KI werden öffentlich zugängliche Informationen aus sozialen Profilen und beruflichen Netzwerken abgerufen, um Lücken in den Bewerberdaten zu schließen, sodass Sie bereits vor dem ersten Gespräch ein umfassenderes Bild erhalten.
• Automatisierte Terminplanung für Vorstellungsgespräche: KI-gestützte Planungstools ermitteln optimale Termine über mehrere Kalender hinweg und reduzieren so den Koordinationsaufwand, der den Einstellungsprozess verlangsamt.
• Predictive Analytics: Datengestützte Prognosen zum Zustand der Pipeline, zur voraussichtlichen Zeit bis zur Besetzung sowie zum Risiko, dass Kandidaten abspringen, damit Sie Engpässe beheben können, bevor sie Ihre Pipeline zum Stillstand bringen.

Die erweiterte KI-Suche von Manatal nutzt semantische und boolesche Filter in Verbindung mit einer Relevanzbewertung, um die am besten geeigneten Kandidaten aus Ihrer Datenbank zu ermitteln. In Kombination mit der Kandidatenanreicherung, KI-Empfehlungen und dem KI-Interviewer erhalten Sie eine integrierte KI-Ebene, die den gesamten Einstellungsworkflow abdeckt – und nicht nur isolierte Einzelfunktionen, die an ein Altsystem angehängt wurden. Hier können Sie die Vorteile eines KI-gestützten ATS im Detail erkunden.

So bewerten Sie ein ATS für Ihre Einstellungsanforderungen

Die Auswahl des richtigen ATS beginnt damit, dass Sie Ihre eigenen Anforderungen verstehen – und nicht mit der Funktionsliste eines Anbieters. Nutzen Sie dieses Rahmenkonzept, um ATS-Recruiting-Software systematisch zu bewerten.

Gehen Sie von Ihrer tatsächlichen Einstellungssituation aus:

• Umfang: Wie viele Stellen besetzen Sie pro Monat? Ein Team, das vierteljährlich fünf Mitarbeiter einstellt, hat andere Anforderungen als eine Agentur, die monatlich 50 Kandidaten vermittelt.
• Komplexität: Stellen Sie Mitarbeiter für einen Standort oder weltweit ein? Für eine Abteilung oder für 20? Für einen einzelnen Kunden oder für mehrere Kunden? Die Komplexität bestimmt, in welchem Umfang Sie eine Anpassung der Pipeline und eine Berechtigungsverwaltung benötigen.
• Teamgröße: Wie viele Personalvermittler, Sourcer und Personalverantwortliche werden das System nutzen? Je größer das Team ist, desto wichtiger sind Funktionen zur Zusammenarbeit.
• Integrationsanforderungen: Mit welchen Systemen muss Ihr ATS verbunden sein: HRIS, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Assessment-Tools, Hintergrundüberprüfungen, E-Mail? Listen Sie Ihre unverzichtbaren Integrationen vor der ersten Demo auf.

Achten Sie auf Warnsignale:

• Keine kostenlose Testversion: Wenn ein Anbieter Ihnen nicht erlaubt, das Produkt vor dem Kauf mit echten Daten zu testen, ist das ein Warnsignal. Manatal bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion mit vollem Funktionsumfang an, für die keine Kreditkarte erforderlich ist.
• Eingeschränkte Berichterstellung: Wenn das ATS die Kennzahlen nicht generieren kann, die Ihre Führungskräfte benötigen (Zeit bis zur Besetzung, Effektivität der Rekrutierungsquellen, Konversionsraten der Pipeline), müssen Sie die Berichte manuell erstellen.
• Schlechte mobile Nutzererfahrung: Personalvermittler arbeiten über ihr Smartphone. Wenn die mobile Benutzeroberfläche nur als Nebensache betrachtet wird, leidet die Akzeptanz darunter.
• Anbieterabhängigkeit: Erkundigen Sie sich nach der Möglichkeit des Datenexports. Wenn Sie Ihre Bewerberdaten bei einem Wechsel nicht mitnehmen können, mieten Sie lediglich den Zugriff auf Ihre eigenen Daten.

Laut „Select Software Review“ geben 79 % an, dass sich die Qualität der Neueinstellungen nach der Einführung eines ATS verbessert hat [5]. Das bedeutet, dass sich das richtige System durch Zeitersparnis und bessere Neueinstellungen bezahlt macht.

Fragen, die Sie bei einer ATS-Vorführung stellen sollten

Gehen Sie über die übliche Führung hinaus. Diese Fragen decken auf, was Marketingmaterialien nicht verraten:

1. Wie geht Ihr System mit der Analyse von Lebensläufen in nicht standardmäßigen Formaten um? Bitten Sie die Anbieter, während der Demo einen echten Lebenslauf mit ungewöhnlicher Formatierung zu analysieren. Beobachten Sie, wie genau die Daten extrahiert werden.
2. Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige? Informieren Sie sich über das Exportformat, den Zeitplan und eventuelle Gebühren für die Datenmigration.
3. Wie lange dauert die Umsetzung bei einem Team meiner Größe? Ich möchte einen konkreten Zeitplan mit Meilensteinen, keine ungefähre Spanne.
4. Was leistet Ihre KI tatsächlich und was muss manuell konfiguriert werden? Unterscheiden Sie echte Automatisierung von Funktionen, die nach wie vor einen hohen Aufwand seitens der Personalvermittler erfordern, um zu funktionieren.
5. Kann ich mir Ihre Verfügbarkeits- und Störungshistorie ansehen? Zuverlässigkeit ist wichtig. Fragen Sie nach den SLA-Bedingungen und den historischen Leistungsdaten.
6. Wie gehen Sie mit der Einhaltung der DSGVO und der Aufbewahrungspflichten um? Dies ist besonders wichtig, wenn Sie international Personal einstellen. Lassen Sie sich den Compliance-Workflow zeigen – nicht nur ein Häkchen auf einer Liste von Funktionen.
7. Wie sieht Ihre Preisgestaltung aus, wenn mein Einstellungsvolumen sich verdoppelt oder verfünffacht? Überraschungen bei der Skalierbarkeit der Preise kommen häufig vor. Machen Sie sich ein Bild von der Kostenentwicklung, bevor Sie sich festlegen.

Schlussfolgerung

Ein ATS ist das operative Rückgrat der modernen Personalbeschaffung – 93 % der Personalverantwortlichen nutzen ein solches System [2]. Das richtige System filtert automatisch Ihre besten Kandidaten heraus, sodass Sie weniger Zeit mit der manuellen Prüfung verbringen und mehr Zeit für Einstellungsentscheidungen haben. Beurteilen Sie die Systeme anhand Ihrer konkreten Situation (Agentur vs. Unternehmen, Einstellungsvolumen, Integrationsanforderungen, KI-Fähigkeiten) und nicht anhand von Vergleichstabellen mit Funktionen.

Häufig gestellte Fragen

F: Ist ein ATS für kleine Unternehmen geeignet?

A: Ja. Ein ATS ist nicht nur für große Unternehmen gedacht. Auch kleine Unternehmen, die pro Jahr nur eine Handvoll Mitarbeiter einstellen, profitieren von einer zentralisierten Bewerberverwaltung, automatisierten Stellenausschreibungen und einem strukturierten Auswahlverfahren. Cloud-basierte Plattformen ermöglichen eine schnelle und kostengünstige Einrichtung. Das ATS von Manatal vereint die Bewerberverwaltung mit einem Recruitment-CRM auf einer einzigen Plattform, und Teams können mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion beginnen, um die Eignung zu prüfen, bevor sie sich festlegen.

F: Was passiert, nachdem sich ein Bewerber über ein ATS beworben hat?

A: Sobald ein Bewerber eine Bewerbung einreicht, wandelt das ATS den Lebenslauf in strukturierte Daten um, gleicht ihn mit Ihren Auswahlkriterien ab und weist ihm eine Relevanzbewertung zu. Qualifizierte Bewerber erscheinen in Ihrer Prüfungswarteschlange mit ihrem Profil, den erfassten Kompetenzen und Übereinstimmungsindikatoren, bereit zur Bewertung. Manatal automatisiert diesen gesamten Erfassungsprozess, sodass Bewerber ohne manuelle Dateneingabe von der Bewerbung auf Ihre Auswahlliste gelangen.

F: Brauche ich ein ATS für mein Unternehmen?

A: Wenn Sie pro Jahr mehr als nur ein paar Mitarbeiter einstellen, spart Ihnen ein ATS Zeit und sorgt für mehr Einheitlichkeit. Es macht die Nachverfolgung in Tabellenkalkulationen überflüssig, reduziert die manuelle Prüfung von Lebensläufen und hilft Ihnen, die Vorschriften für die Personalbeschaffung einzuhalten. Selbst kleine Teams profitieren von einer zentralisierten Bewerberverwaltung und der automatisierten Stellenausschreibung. Manatal bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase an, damit Sie die Plattform mit Ihrem tatsächlichen Einstellungsprozess testen können, bevor Sie sich festlegen.

F: Können mehrere Teammitglieder innerhalb eines ATS zusammenarbeiten?

A: Ja. Die meisten ATS-Plattformen unterstützen die Zusammenarbeit mehrerer Benutzer mit rollenbasierten Berechtigungen, gemeinsamen Bewertungsbögen und strukturiertem Feedback zu Vorstellungsgesprächen. Personalverantwortliche können Bewerber prüfen und Bewertungen hinterlassen, ohne ein separates Tool zu benötigen. Manatal verfügt über integrierte Funktionen für die Zusammenarbeit wie gemeinsame Pipelines, Aktivitäts-Feeds für Teams und konfigurierbare Genehmigungsworkflows, damit Ihr gesamtes Einstellungsgremium stets auf dem gleichen Stand bleibt.

F: Wie lange dauert die Einführung eines ATS?

A: Die Umsetzungsdauer hängt von der Teamgröße und der Komplexität ab. Kleine Teams können innerhalb weniger Tage einsatzbereit sein. Größere Unternehmen mit maßgeschneiderten Integrationen und Compliance-Anforderungen benötigen möglicherweise zwei bis vier Wochen.

F: Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einem CRM?

A: Ein ATS verwaltet aktive Bewerber während des gesamten Einstellungsprozesses. Ein Recruitment-CRM (Candidate Relationship Management) baut Beziehungen zu passiven Kandidaten auf und pflegt diese, noch bevor diese sich bewerben. Viele moderne Plattformen vereinen beide Funktionen. Manatal integriert sein Applicant Tracking System und sein Recruitment-CRM in einer einzigen Plattform und bietet Ihnen damit ein System, das sowohl die aktive Personalbeschaffung als auch das langfristige Pipeline-Management abdeckt.

F: Was ist die beste ATS-Software?

A: Welches ATS am besten geeignet ist, hängt von Ihren Einstellungsanforderungen ab. Personalabteilungen in Unternehmen legen den Schwerpunkt auf Compliance und die Integration in das HRIS. Personalvermittlungsagenturen benötigen Funktionen zur Verwaltung mehrerer Kunden und zur Nachverfolgung von Bewerbern. Treffen Sie Ihre Entscheidung anhand Ihres Einstellungsvolumens, der erforderlichen Integrationen, der KI-Funktionen und Ihres Budgets. Manatal bietet KI-gestütztes Bewerbermanagement, ein integriertes Recruitment-CRM, über 3.000 Integrationen und eine 14-tägige kostenlose Testphase, sodass Sie ganz einfach prüfen können, ob die Plattform zu Ihren Arbeitsabläufen passt.

Zitate

[1] Jobscan

[2] Ausgewählte Software-Rezensionen

[4] Ausgewählte Software-Rezensionen

[5] Ausgewählte Software-Rezensionen

[7] SHRM

[8] Ausgewählte Software-Rezensionen

[9] SHRM

[10] LinkedIn

[13] Fortune Business Insights

[14] LinkedIn