Die Wahl eines ATS: Wichtige Kriterien und zu berücksichtigende Faktoren

Die Wahl des richtigen ATS (Application Tracking System) kann darüber entscheiden, ob Ihr Recruiting-Team effizient arbeitet oder mit administrativen Verzögerungen zu kämpfen hat. Die Auswahl der richtigen Plattform kann kostspielige Softwareprobleme reduzieren, verhindern, dass Spitzenkandidaten aus Ihrer Pipeline ausscheiden, und Ihre Kosten pro Einstellung direkt senken. Erfahren Sie, worauf Sie bei der Auswahl eines ATS achten sollten. Entdecken Sie wichtige Bewertungskriterien, wesentliche unternehmensbezogene Überlegungen und unsere Checkliste zur Anbieterbewertung, um eine datengestützte Kaufentscheidung zu treffen.

Worauf sollte ich bei der Auswahl eines ATS achten?

Bei der Auswahl eines ATS sollten Sie vier Hauptkriterien Vorrang vor den bloßen Funktionslisten der Anbieter einräumen, da diese Listen nicht unbedingt die operative Effizienz widerspiegeln. Wenn Sie sich auf diese wesentlichen Säulen konzentrieren, stellen Sie sicher, dass die Software die Akzeptanz bei den Personalverantwortlichen fördert und einen echten ROI im Recruiting erzielt, anstatt zu einer ungenutzten Ausgabe zu werden.

1. Ihr Budget: Berücksichtigen Sie Ihr Budget und lassen Sie sich eine umfassende Kostenaufstellung vorlegen, die das Basisabonnement, die Einrichtungsgebühren sowie etwaige Zusatzkosten, wie z. B. Premium-Funktionen, enthält. Berechnen Sie die jährlichen Gesamtkosten für das ATS anhand der angegebenen Formel.

Gesamtkosten für ATS pro Jahr = (monatliche Gebühr pro Benutzer × Anzahl der Personalvermittler × 12) + Einrichtungsgebühr + Kosten für Zusatzmodule

1. Datenmigration und Implementierung: Die Datenmigration und Implementierung in einem ATS kann problematisch sein, häufig aufgrund unklarer Prozesse und unzureichender Schulungen. Wichtige Fragen sind unter anderem, wie Bewerberdaten importiert werden, wie mit historischen Daten umgegangen wird und ob ein spezieller Support zur Verfügung steht.
2. Der tatsächliche Personalbedarf Ihres Unternehmens: Bei der Auswahl eines ATS sollten Unternehmen ihren spezifischen Personalbedarf ermitteln, indem sie Fragen zum Umfang der offenen Stellen, zu den geografischen Standorten der Stellenausschreibungen, zum Einsatz externer Personalagenturen, zu den technischen Kenntnissen der Personalverantwortlichen und zur Integration in bestehende HR-Systeme beantworten. Diese Antworten helfen dabei, die Auswahl geeigneter ATS-Anbieter einzugrenzen, da verschiedene Unternehmen je nach Umfang und Komplexität ihrer Personalbeschaffung unterschiedliche Anforderungen haben.
3. Kernfunktionen für die Personalbeschaffung: Das System sollte Ihre sich wiederholenden manuellen Aufgaben automatisieren. Achten Sie auf folgende spezifische Funktionen:

• KI-basierte Kandidatenauswahl: Die Plattform sollte Lebensläufe automatisch auswerten und die Kandidaten anhand Ihrer Stellenbeschreibung bewerten.
• Zentralisiert Rekrutierungspipeline: Ihr Team benötigt ein visuelles Kanban-Board mit Drag-and-Drop-Funktion, um den Fortschritt der Kandidaten zu verfolgen.
• Automatisierte Kommunikation: Die Software sollte personalisierte E-Mail-Sequenzen für Bewerber unterstützen, die diese im Verlauf der einzelnen Phasen erhalten.
• Kandidatensuche Erweiterungen: Eine spezielle Browser-Erweiterung sollte es Personalvermittlern ermöglichen, Profile mit einem Klick direkt aus LinkedIn in den Talentpool zu importieren.

Manatal ATS integriert genau diese Tools direkt in die Plattform, um Ihren manuellen Aufwand zu reduzieren. Das System indexiert automatisch Ihren gesamten Kandidatenpool, sodass frühere Bewerber mithilfe von erweiterten Filtern und KI-gestützten Empfehlungen sofort auffindbar sind.

Wichtige Kriterien für die Bewertung von ATS-Plattformen

Die Bewertung von Bewerbermanagementsystemen (ATS) erfordert einen objektiven Rahmen, der über die Marketingaussagen der Anbieter hinausgeht. Unabhängige Bewertungsplattformen (wie G2, Capterra, Forbes Advisor und GetApp) nutzen strukturierte Bewertungsmethoden, die auf verifizierten Nutzerbewertungen in acht Kernbereichen basieren:

• Benutzerfreundlichkeit: Beurteilt die Intuitivität der Benutzeroberfläche, die Navigation und die Einarbeitungszeit. Eine geringe Benutzerfreundlichkeit kann zu einer geringen Akzeptanz führen.
• Funktionsumfang und Funktionalität: Hier werden die Tiefe und Qualität der beworbenen Tools wie Lebenslauf-Parsing, Anpassung der Pipeline und Zeitplanung bewertet, anstatt nur eine lange Liste von Funktionen aufzulisten.
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Hier wird geprüft, ob der erzielte Nutzen die Kosten rechtfertigt, wobei der Fokus eher auf dem Gesamtumfang der im Grundpreis enthaltenen Funktionen liegt als auf dem reinen Grundpreis des Abonnements.
• Supportqualität: Bewertung der Reaktionsgeschwindigkeit, der Lösungsquote und der Verfügbarkeit der Supportkanäle. Entscheidend für Unternehmenskunden, die operative Risiken in großem Maßstab managen.
• Einfache Implementierung: Bezieht sich auf die Geschwindigkeit der Bereitstellung, den IT-Aufwand und den Zeitrahmen für die Datenmigration.
• Integration Funktionen: Prüft die Anbindung an externe Tools (HRIS, Lohnabrechnung, Hintergrundüberprüfungen) sowie die Verfügbarkeit einer offenen API für benutzerdefinierte Konfigurationen.
• Berichterstattung und Analyse: Bewertet die Datentiefe, von grundlegenden Kennzahlen bis hin zu erweiterten Dashboards für Einstellungsquellen, Pipeline-Konversion und Rekrutierungs-ROI.
• Datensicherheit & Compliance: Überprüft wichtige Zertifizierungen (SOC II Typ 2, ISO 27001) und die Einhaltung internationaler Datenschutzbestimmungen (DSGVO, CCPA, PDPA).

Manatal wurde auf jeder dieser Plattformen unabhängig bewertet und ausgezeichnet. Verifizierte Bewertungen sind auf Capterra, G2, Forbes Advisor und Software Advice verfügbar .

Enterprise-ATS-Tarife im Vergleich zu Standard-ATS-Tarifen

Der Unterschied zwischen einem Standard- und einem Enterprise-ATS liegt in ihrer Fähigkeit, organisatorische Komplexität zu bewältigen. Standard-ATS-Lösungen eignen sich in der Regel für kleinere Unternehmen mit begrenztem Personalbedarf, während Enterprise-ATS-Plattformen auf größere Organisationen mit komplexeren Anforderungen zugeschnitten sind. Wenn Unternehmen wachsen, stoßen Standard-ATS an ihre Grenzen, beispielsweise durch Begrenzungen bei der Anzahl der Stellenangebote, Datensilos aufgrund fehlender offener APIs und unzureichende Berichtsfunktionen.

Hier ist ein praktischer Vergleich, der die Preisstruktur von Manatal als Bezugspunkt nimmt:

ATS-Preismodelle und Kostenaspekte

Zu verstehen, wie Anbieter ihre Preise gestalten, ist ebenso wichtig wie die Kenntnis der Gesamtkosten. Das Preismodell bestimmt, wie sich die Kosten mit dem Wachstum des Teams entwickeln, und manche Modelle führen zu erheblichen Schwankungen im Budget, die schwer vorherzusagen sind.

Bei der Bewertung eines Anbieters sollten Unternehmen direkt fragen: „Wie hoch wären die Vertragskosten, wenn sich die Teamgröße innerhalb von 12 Monaten verdoppeln würde?“ Wenn die Antwort eine Neufestsetzung der Preise für den gesamten Vertrag erfordert, sollte diese Variable in der Finanzanalyse berücksichtigt werden.

So erstellen Sie einen Business Case und ein Budget

Die Genehmigung eines neuen ATS ist nicht allein eine Entscheidung der Personalabteilung. In der Regel ist die Zustimmung der Finanzabteilung, der IT-Abteilung und der Geschäftsleitung erforderlich. Ein gut durchdachter Business Case geht auf die folgenden drei Fragen ein, noch bevor die Beteiligten sie aufwerfen.

1. Wie hoch sind die Kosten des derzeitigen Prozesses? Berechnen Sie den Zeitaufwand der Personalvermittler für manuelle Aufgaben wie das Sortieren von Lebensläufen, die Terminierung von Vorstellungsgesprächen und Statusaktualisierungen. Multiplizieren Sie diesen Wert mit den durchschnittlichen Stundenkosten pro Personalvermittler. Addieren Sie die Daten zu den Kosten pro Einstellung und die aktuellen Durchschnittswerte für die Zeit bis zur Besetzung der Stelle. Diese Zahl bildet die Basis für die Kosten der Untätigkeit, an der die Investition in das ATS gemessen wird.
2. Welche konkreten Probleme wird dieses ATS lösen? Konkrete Angaben sind unerlässlich. Eine Aussage wie „die Personalbeschaffung verbessern“ stellt noch keinen Business Case dar. Eine Aussage wie „die durchschnittliche Zeit bis zur Besetzung einer Stelle durch die Automatisierung der Lebenslaufprüfung und der Terminplanung für Vorstellungsgespräche von 34 auf 22 Tage verkürzen“ ist hingegen ein Business Case, da sie ein messbares Ergebnis festlegt, anhand dessen der Erfolg bewertet werden kann.
3. Wie hoch ist die prognostizierte Kapitalrendite innerhalb von 12 Monaten? Ein realistisches ROI-Modell berücksichtigt folgende Faktoren: Eine schnellere Besetzungszeit verringert den Produktivitätsverlust, der mit unbesetzten Stellen einhergeht; eine verbesserte Kandidatenerfahrung erhöht die Annahmequote von Stellenangeboten; und der geringere manuelle Verwaltungsaufwand ermöglicht es den Personalvermittlern, ihre Zeit für wertschöpfendere Tätigkeiten wie die Kandidatenakquise und die Einbindung von Stakeholdern zu nutzen. Personalvermittler sollten in den Bewertungsprozess einbezogen werden. Sie sind die Hauptnutzer der Plattform, und ein System, dessen Nutzung das Recruiting-Team ablehnt, wird unabhängig von seinen technischen Fähigkeiten keinen messbaren Ertrag bringen.

Schlussfolgerung

Unternehmen sollten bei der Bewertung eines Bewerbermanagementsystems (ATS) wie Manatal einen strukturierten Test mit mehreren Teammitgliedern durchführen. Indem Personalvermittler und Personalverantwortliche das System eine Woche lang testen, können Unternehmen feststellen, ob es ihren Einstellungsprozess verbessert. Dieser Ansatz trägt dazu bei, sicherzustellen, dass das ATS langfristig von Nutzen ist, da es sich auf jede Einstellung auswirkt und zu einer schnelleren Personalbeschaffung sowie zu qualitativ hochwertigeren Bewerbern führen kann, was einen höheren ROI bietet als übereilte Entscheidungen.

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Häufig gestellte Fragen

F: Auf welche versteckten Kosten sollten wir bei der Auswahl eines ATS achten?
‍A: Achten Sie genau auf Einführungsgebühren, Mehrkosten bei der Datenmigration und obligatorische Schulungspakete. Viele Anbieter werben mit einem niedrigen Grundpreis für das Abonnement, berechnen jedoch zusätzliche Kosten für wichtige Module wie erweiterte Berichterstellung, benutzerdefinierte API-Integrationen oder die Kommunikation mit Bewerbern per SMS. Fordern Sie immer eine vollständige Kostenaufstellung an, um Ihre tatsächlichen Gesamtbetriebskosten zu berechnen. Transparente Plattformen wie Manatal beseitigen dieses Risiko, indem sie diese Kernfunktionen in einer klaren, vorhersehbaren Preisgestaltung pro Arbeitsplatz bündeln.

F: Was sind die wichtigsten Faktoren, die bei der Auswahl eines ATS für die Personalbeschaffung an mehreren Standorten zu berücksichtigen sind?
‍A: Sie müssen sicherstellen, dass das System die Veröffentlichung von Stellenanzeigen in verschiedenen Sprachen, Preise in mehreren Währungen sowie unterschiedliche regionale Datenschutzgesetze unterstützt. Die Plattform muss separate, anpassbare Pipeline-Workflows für verschiedene Niederlassungen ermöglichen – etwas, das Manatal durch flexible Workflow-Strukturen über verschiedene Teamberechtigungen hinweg bietet.

F: Was sind die wichtigsten Kriterien für die Entscheidung für ein ATS für Großunternehmen anstelle eines Standardtarifs für kleine und mittlere Unternehmen?

A: Der Einsatz im Unternehmensbereich erfordert eine ausgefeilte Datenverwaltung, komplexe Berechtigungsstufen für Benutzer sowie eine hohe Flexibilität der Infrastruktur. Achten Sie auf spezielle Single-Sign-On-Funktionen (SSO), uneingeschränkten API-Zugriff für die Konfiguration benutzerdefinierter interner Tools sowie isolierte Cloud-Datenspeicher – Funktionen, die explizit in erweiterte Tarife unterteilt sind, wie beispielsweise die Unternehmenspakete von Manatal.

F: Welche Datensicherheitsstandards sind wichtige Faktoren bei der Auswahl eines ATS für Unternehmen?

A: Eine Unternehmensplattform muss ihr operatives Risikomanagement durch nachgewiesene Compliance-Zertifizierungen belegen. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter strenge Anforderungen an die Datenverwaltung erfüllt und die lokalen Datenschutzvorschriften vollständig einhält. So hält sich beispielsweise Manatal an globale Standards wie SOC 2 Typ 2, DSGVO und CCPA, um große Mengen sensibler Hintergrunddaten von Bewerbern zu schützen.