Kosten pro Anstellung verstehen: Ein vollständiger Leitfaden für 2025

Die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung in der US-Personalbeschaffungsbranche liegen bei ca. 4.700 $, wobei Führungspositionen oft mehr als 28.000 $ und stark nachgefragte Positionen mehr als 6.000 - 12.000 $ kosten. [1] Um fundierte Einstellungsentscheidungen zu treffen und Ihr Personalbudget zu optimieren, ist es wichtig, Ihre Einstellungskosten zu verstehen. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die Berechnung, Analyse und Optimierung Ihrer Personalkosten für das Jahr 2025 wissen müssen.

Was sind die Kosten pro Einstellung?

Die Kosten pro Einstellung sind eine wichtige Kennzahl im Personalwesen, die die durchschnittlichen Ausgaben für die Besetzung einer einzelnen offenen Stelle misst, einschließlich aller Ausgaben von der ersten Stellenausschreibung bis zur erfolgreichen Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters. Die Kosten pro Einstellung bieten wertvolle Einblicke in die Effizienz des Einstellungsprozesses. Sie helfen auch dabei, Wege zur Optimierung der Einstellungsausgaben zu finden.

Warum sind die Kosten pro Einstellung wichtig?

Die Kennzahl "Kosten pro Einstellung" dient als Benchmark für den Vergleich der Effizienz der Personalbeschaffung über verschiedene Abteilungen, Positionen und Zeiträume hinweg. Durch die konsequente Verfolgung dieser Kennzahl können Unternehmen datengestützte Entscheidungen über ihre Rekrutierungsstrategien und die Budgetverteilung treffen. Die Kosten pro Einstellung zu verstehen, ist aus mehreren Gründen wichtig:

• Budgetierung: Sie hilft den Personalabteilungen und Personalleitern, die Ressourcen für den künftigen Einstellungsbedarf effizient zuzuweisen.
• Bewertung der Effizienz: Die Verfolgung der Kosten pro Einstellung ermöglicht es den Unternehmen, die Effizienz ihrer Rekrutierungsprozesse zu bewerten und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.
• Benchmarking: Unternehmen können ihre Kosten pro Einstellung mit dem Branchendurchschnitt vergleichen, um festzustellen, ob sie zu viel oder zu wenig für Einstellungen ausgeben.
• Strategische Planung: Die Kenntnis der Kosten pro Mitarbeiter hilft dabei, fundierte Entscheidungen über den Ausbau des Personalbestands und Strategien zur Talentgewinnung zu treffen.
• Kostenkontrolle: Die Identifizierung von Bereichen mit hohen Kosten im Einstellungsprozess ermöglicht gezielte Kostensenkungsmaßnahmen, ohne die Qualität der Einstellungen zu beeinträchtigen.

Im Jahr 2025, mit der potenziellen Zunahme der Automatisierung und den Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt, wird die Überwachung der Kosten pro Einstellung entscheidend sein, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Verwendung eines Bewerber-Tracking-System (ATS) hilft effektiv, die Kosten pro Einstellung zu senken, indem es direkt die Kosten senkt, Zeit spart und gleichzeitig die Qualität des Rekrutierungsprozesses auf verschiedene Weise verbessert:

• Reduzieren Sie die Kosten für die Stellenausschreibung: ATS ermöglicht die gleichzeitige Veröffentlichung von Stellenangeboten auf mehreren Kanälen, z. B. auf verschiedenen Stellenbörsen und Social-Media-Plattformen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, für separate Stellenausschreibungen auf den einzelnen Kanälen zu zahlen, und Sie können analysieren, welche Kanäle die beste Kapitalrendite bieten.
• Zeitersparnis für Personalverantwortliche und Manager: Die automatisierte Prüfung von Lebensläufen reduziert den Zeitaufwand für die Durchsicht ungeeigneter Bewerbungen. Tools zur Verwaltung von Vorstellungsgesprächen erleichtern die Koordination, und automatisierte Berichte verringern den Zeitaufwand für die Dokumentation.
• Verbesserte Effizienz bei der Beschaffung: Das System hilft bei der besseren Verfolgung und Verwaltung von Talentpoolsund ermöglicht es, bereits geeignete Kandidaten für neue Positionen erneut in Betracht zu ziehen, und bietet eine leicht durchsuchbare Lebenslaufdatenbank.
• Verbessern Sie die Entscheidungsfindung: Berichte und Analysen von ATS helfen dabei, zu ermitteln, welche Rekrutierungskanäle das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, den durchschnittlichen Zeitrahmen für die Rekrutierung zu bestimmen und die Kosten für jede Phase des Prozesses zu analysieren.

Manatal ermöglicht es Personalvermittlern, ihre Kosten pro Einstellung mit seinen umfassenden erweiterten Berichtsfunktionen zu verwalten. Personalvermittler können benutzerdefinierte Berichte einrichten, um ihre Leistung und die Kosten pro Einstellung zu überwachen und sie in Echtzeit mit Manatals Berichts-Dashboards zu verfolgen. 

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Formel für die Kosten pro Anstellung

Mit dieser Formel werden die durchschnittlichen Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters berechnet, indem alle internen und externen Kosten im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess addiert und durch die Gesamtzahl der Einstellungen in einem bestimmten Zeitraum geteilt werden. Dies ist eine einfache und leicht anzuwendende Formel, aber sie erfasst möglicherweise nicht alle Nuancen und Variationen des Einstellungsprozesses, wie z. B. die Qualität, die Zeit und die Quelle der Einstellung. Die Standardformel für die Kosten pro Einstellung lautet:

Interne Kosten 

Interne Kosten sind alle Ausgaben, die innerhalb Ihrer Organisation während des Einstellungsprozesses entstehen. 

• Gehälter der an der Einstellung beteiligten HR-Mitarbeiter
• Zeitaufwand von Managern und Teammitgliedern für Gespräche und Bewertungen
• Verwaltungskosten im Zusammenhang mit der Einstellung von Personal
• Kosten für Schulung und Einarbeitung

Externe Kosten

Zu den externen Kosten gehören alle Ausgaben Dritter, die während des Einstellungsverfahrens anfallen. 

• Gebühren für Werbung und Stellenanzeigen
• Gebühren für Personalvermittler
• Kosten für Hintergrundüberprüfung und Bewertung
• Reisekosten für Bewerber oder Einstellungsteams
• Technologie und Software für die Personalbeschaffung

Gesamtzahl der Einstellungen

Dies ist die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum, z. B. einem Monat, einem Quartal oder einem Jahr, eingestellten Mitarbeiter.

Die spezifischen Kosten können von Unternehmen zu Unternehmen variieren, so dass die Unternehmen auf der Grundlage ihrer individuellen Einstellungsprozesse festlegen sollten, welche Kosten einbezogen werden sollen.

Durchschnittliche Kosten pro Anstellung nach Branche 

Die Kosten pro Einstellung variieren je nach Branche erheblich, da die Qualifikationsanforderungen, das Wettbewerbsniveau und die Komplexität der Personalbeschaffung unterschiedlich sind. Ein Verständnis der Branchen-Benchmarks hilft Ihnen zu beurteilen, ob die Kosten pro Einstellung in Ihrem Unternehmen wettbewerbsfähig sind, und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Schauen wir uns die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung an, die auf Daten von Wellhub basieren, die im Januar 2025 aktualisiert wurden [2], und die zeigen:

• Technik: Die Technologie- und Innovationsbranche erfordert hochqualifizierte und spezialisierte Fachkräfte mit Fachkenntnissen in den Bereichen Softwaretechnik, Data Science und Produktentwicklung. Die hohen Qualifikationsanforderungen stellen Personalverantwortliche in diesem Bereich vor große Herausforderungen, was sich auch auf die Kosten pro Einstellung auswirkt.‍
• Gesundheitswesen und Medizin: Die strengen Anforderungen und die Einhaltung von Vorschriften in diesem Bereich führen häufig zu höheren durchschnittlichen Kosten pro Einstellung. Die Kosten umfassen Ausgaben für Hintergrundüberprüfungen, die Überprüfung von Zeugnissen, Drogentests und andere Compliance-Maßnahmen. Organisationen des Gesundheitswesens müssen außerdem häufig in spezielle Rekrutierungskanäle, ausführliche Gespräche und gründliche Referenzprüfungen investieren, um sicherzustellen, dass sie kompetente und ethisch einwandfreie Fachkräfte einstellen, die den Patienten die bestmögliche Pflege bieten können.‍
• Einzelhandel und Gastgewerbe: In diesen Branchen ist die Fluktuationsrate in der Regel hoch, so dass ein ständiger Bedarf an Neueinstellungen besteht. Die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung sind in diesem Sektor im Vergleich zu anderen relativ niedrig. Das liegt vor allem an dem großen Pool verfügbarer Bewerber und der hohen Zahl der eingehenden Bewerbungen. Zu den Einstellungskosten gehören jedoch immer noch Kosten für Stellenanzeigen, Hintergrundüberprüfungen, Schulungen und Einarbeitungskosten. Unternehmen des Einzelhandels und des Gastgewerbes nutzen häufig Stellenbörsen, Online-Bewerbungen und Empfehlungsprogramme, um eine große Zahl potenzieller Mitarbeiter zu geringeren Kosten zu gewinnen.‍
• Finanz- und Bankwesen: Die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung in dieser Branche werden von mehreren Faktoren beeinflusst, darunter die Notwendigkeit strenger Hintergrundüberprüfungen, gründlicher Screening-Verfahren und ausführlicher Gespräche, um Kompetenz und Integrität sicherzustellen. Finanzinstitute nutzen ihre Netzwerke, Berufsverbände und Personalvermittlungsagenturen, um Spitzenkräfte zu gewinnen.

Wie berechnen Sie die Kosten pro Einstellung?

Die Berechnung der Kosten pro Einstellung erfordert eine systematische Verfolgung aller einstellungsbezogenen Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum. Legen Sie zunächst einen klaren Zeitrahmen für Ihre Analyse fest, z. B. vierteljährlich oder jährlich, und stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Kosten während dieses Zeitraums erfassen. Die Berechnung der Kosten pro Einstellung umfasst die folgenden Schritte:

1. Identifizieren Sie interne Kosten: Stellen Sie alle internen Ausgaben zusammen, z. B. Gehälter der Personalabteilung, Personalzeit und Einarbeitungskosten.
2. Identifizieren Sie externe Kosten: Erfassen Sie alle externen Ausgaben, einschließlich Werbung, Agenturgebühren und Technologiekosten.
3. Addieren Sie die Kosten: Addieren Sie die internen und externen Kosten, um die Gesamtkosten für die Einstellung zu ermitteln.
4. Bestimmen Sie die Anzahl der Einstellungen: Zählen Sie die Gesamtzahl der während des Zeitraums eingestellten Mitarbeiter.
5. Wenden Sie die Formel an: Teilen Sie die gesamten Einstellungskosten durch die Anzahl der Einstellungen.

Beispiel

Angenommen, ein Unternehmen hat diese Kosten über ein Quartal hinweg:

• Interne Kosten: $15,000
• Externe Kosten: $10,000
• Einstellungen insgesamt: 10

Das Unternehmen gab durchschnittlich 2.500 Dollar pro neuem Mitarbeiter aus.

Welche Faktoren wirken sich auf die Kosten pro Einstellung aus? 

Mehrere Schlüsselfaktoren wirken sich erheblich auf die Personalkosten Ihres Unternehmens aus, und die Kenntnis dieser Variablen hilft Ihnen, strategische Entscheidungen über Investitionen in die Personalbeschaffung und Prozessverbesserungen zu treffen.

Industrie

Ihre Branche spielt eine wesentliche Rolle bei der Bestimmung der Kosten pro Einstellung. In stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und den Finanzdienstleistungen fallen aufgrund umfangreicher Hintergrundüberprüfungen, der Überprüfung von Lizenzen und der Einhaltung von Vorschriften häufig höhere Kosten an. Technologieunternehmen sind in der Regel mit höheren Kosten konfrontiert, da ein intensiver Wettbewerb um qualifizierte Talente herrscht und spezielle technische Beurteilungen erforderlich sind. In wettbewerbsintensiven Sektoren wie der Technologiebranche und dem Gesundheitswesen sind die Kosten aufgrund von Talentknappheit und speziellen Anforderungen höher. Beispielsweise gaben Technologieunternehmen im Jahr 2023 zwischen 6.000 und 8.000 US-Dollar pro Einstellung aus, und Stellen im Gesundheitswesen können zwischen 9.000 und 12.000 US-Dollar kosten.

Personalstärke

Die Größe des Unternehmens wirkt sich aufgrund von Skaleneffekten und Ressourcenverteilung erheblich auf die Kosten pro Mitarbeiter aus. Ressourcenzuweisung Effizienzsteigerungen. Große Unternehmen profitieren oft von speziellen Rekrutierungsteams, etablierten Prozessen und Mengenrabatten mit Anbietern von Rekrutierungsdienstleistungen, was die Kosten pro Einstellung senken kann.

Standort

Der geografische Standort hat aufgrund unterschiedlicher Gehaltserwartungen, des lokalen Wettbewerbs und der unterschiedlichen Lebenshaltungskosten einen erheblichen Einfluss auf die Kosten pro Einstellung. Unternehmen in großen Ballungsräumen haben in der Regel höhere Einstellungskosten, da der Wettbewerb um Talente größer ist und die Gehaltsvorstellungen höher sind.

Positionsebene und Arten

Das Niveau und die Art der zu besetzenden Stelle wirken sich stark auf die Kosten pro Einstellung aus. Positionen auf Führungsebene verursachen in der Regel die höchsten Einstellungskosten, da sie umfangreiche Suchprozesse, Honorare für Personalberatungsfirmen und umfassende Bewertungsverfahren erfordern. Diese Positionen können monatelange Suchprozesse und erhebliche Investitionen in die Beurteilung und Bewertung von Kandidaten erfordern. Führungspositionen und leitende Positionen, die umfangreiche Rekrutierungsbemühungen erfordern, können erheblich mehr kosten, mit Beispielen wie $28.329 für Führungskräfte. Die Kosten für Positionen auf Einstiegsebene sind dagegen in der Regel niedriger und liegen bei etwa 2.000 bis 3.000 $.

Schlussfolgerung

Die Kosten pro Einstellung sind eine wichtige Kennzahl für Unternehmen, die ihre Einstellungsprozesse optimieren und datengestützte Einstellungsentscheidungen treffen möchten. Durch das Verständnis der Komponenten der Berechnung der Kosten pro Einstellung, der Branchenbenchmarks und der wichtigsten Einflussfaktoren können Personalleiter effektivere Rekrutierungsstrategien entwickeln und den Wert ihrer Investitionen in die Talentakquise nachweisen.

Häufig gestellte Fragen

Q: Wie können Unternehmen die Kosten pro Einstellung zum Benchmarking ihrer Einstellungsleistung nutzen?

A: Unternehmen können die Kosten pro Einstellung als wichtigen Leistungsindikator verwenden. Sie vergleichen ihre Zahlen mit dem Branchendurchschnitt, mit den Daten der Wettbewerber oder mit ihrer bisherigen Leistung. Anhand dieser Kennzahl lässt sich feststellen, ob die Einstellungsprozesse kosteneffizient sind. Sie zeigt auch Bereiche auf, die verbessert werden müssen. Unternehmen können Benchmarks über verschiedene Abteilungen, Stellenebenen oder geografische Standorte hinweg durchführen. Dieser Ansatz hilft ihnen, Unterschiede bei den Einstellungskosten zu verstehen. Es hilft auch bei der Optimierung der Ressourcenzuweisung dort, wo diese Kosten am höchsten sind.

Q: Wie oft sollten Unternehmen ihre Kosten pro Einstellung berechnen und analysieren?

A: Unternehmen sollten die Kosten pro Einstellung monatlich oder vierteljährlich berechnen, um einen zeitnahen Einblick in die Effizienz der Personalbeschaffung zu erhalten. Regelmäßige Analysen ermöglichen es Unternehmen, Trends, saisonale Schwankungen und die unmittelbaren Auswirkungen von Prozessänderungen oder Marktbedingungen zu erkennen. Jährliche Überprüfungen bieten umfassendere strategische Einblicke, aber eine häufigere Überwachung ermöglicht schnelle Anpassungen der Einstellungsstrategien und des Budgetmanagements.

Q: Wie können Daten zu den Kosten pro Mitarbeiter Entscheidungen bei der Personalplanung unterstützen?

A: Die Daten zu den Kosten pro Einstellung dienen der Personalplanung, da sie den Unternehmen helfen, den künftigen Einstellungsbedarf genau zu budgetieren und die kosteneffizientesten Einstellungswege zu ermitteln. Diese Informationen helfen bei der Entscheidung, ob intern eingestellt, externe Personalvermittler eingesetzt oder in Employer-Branding-Initiativen investiert werden soll. Sie unterstützen auch strategische Entscheidungen über den Zeitpunkt von Rekrutierungskampagnen und die Ressourcenzuweisung für verschiedene Methoden der Talentgewinnung.

Q: Wie lassen sich die Ergebnisse der Kosten pro Mitarbeiter am effektivsten an die Beteiligten weitergeben?

A: Zu einer effektiven Kommunikation gehört die Präsentation von Daten zu den Einstellungskosten in Form von visuellen Dashboards, Trenddiagrammen und vergleichenden Analysen, die die Leistung im Vergleich zu Benchmarks und Zielen zeigen. Die Stakeholder reagieren gut auf Berichte, die die Kosten pro Einstellung mit den Geschäftsergebnissen in Verbindung bringen, z. B. mit der Zeit bis zur Produktivität oder der Mitarbeiterbindung. Regelmäßige Zusammenfassungen für Führungskräfte, in denen die wichtigsten Erkenntnisse, die erzielten Kosteneinsparungen und die empfohlenen Maßnahmen hervorgehoben werden, tragen dazu bei, das Engagement der Interessengruppen und die Unterstützung für Investitionen in die Personalbeschaffung aufrechtzuerhalten.

Q: Wie wirken sich interne und externe Einstellungspraktiken unterschiedlich auf die Kosten pro Mitarbeiter aus?

A: Interne Einstellungen sind in der Regel mit geringeren direkten Kosten verbunden, da keine Gebühren für externe Personalvermittler anfallen und die Ausgaben für Anzeigen reduziert werden, können aber auch mit versteckten Kosten verbunden sein, z. B. für Schulungen und Nachbesetzungen. Externe Einstellungen sind oft mit höheren Vorlaufkosten durch Agenturgebühren, Stellenausschreibungen und längere Screening-Prozesse verbunden, können aber sofortiges Fachwissen und neue Perspektiven bringen. Die Auswirkungen hängen von der Komplexität der Rolle, der Dringlichkeit und den verfügbaren internen Talenten ab, wobei externe Einstellungen im Allgemeinen höhere Kosten pro Einstellung verursachen, aber bei spezialisierten Positionen möglicherweise schneller produktiv werden.

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Zitate

[1] SHRM

[2] wellhub