EP141: DKSH - Wie man mit KI hohe Einstellungsvolumina meistert

All-In Recruitment ist ein Podcast von Manatal, in dem es um alles geht, was mit den Aufgaben und Trends der Personalbeschaffungsbranche zu tun hat. Nehmen Sie an unseren wöchentlichen Gesprächen mit führenden Unternehmen der Personalbeschaffungsbranche teil und erfahren Sie mehr über ihre Best Practices, um die Art und Weise, wie Sie einstellen, zu verändern.

Dieses Transkript wurde aus Gründen der Klarheit bearbeitet.

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Lydia: Willkommen zu einer weiteren Folge von "All In Recruitment by Manatal", in der wir mit Führungskräften aus der Personalbeschaffungsbranche über Best Practices, Erkenntnisse und Trends sprechen. Wenn Ihnen unsere Inhalte bisher gefallen haben, abonnieren Sie bitte unsere Kanäle auf YouTube und Spotify, um für unsere wöchentlichen Episoden auf dem Laufenden zu bleiben. 

Ich bin Ihre Gastgeberin, Lydia, und Yihan Lin von DKSH ist heute bei uns. Danke, dass Sie bei uns sind, Yihan.

Yihan: Vielen Dank, Lydia. Es ist mir eine große Freude, heute hier zu sein.

Aufbau robuster TA-Programme für Spitzenleistungen

Lydia: Erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen in der Talentakquise, Yihan. Ich meine, welche Schlüsselmomente haben Ihr Fachwissen oder sogar Ihr Interesse, in der Talentakquise zu bleiben, geprägt?

Yihan: Ich denke, es gibt zwei Schlüsselmomente, die ich gerne teilen möchte. Der erste war bei einem Bergbauunternehmen [namens] Anglo American. Das war also meine erste Erfahrung im Umgang mit Systemen im Bereich der Personalbeschaffung. Es handelte sich um eine unternehmensweite, globale Implementierung des Bewerber-Tracking-Systems (ATS). 

Es gab also eine ganze Reihe von Gesprächen über die Preisgestaltung, die kaufmännische Due Diligence, die Abbildung der Prozesse und natürlich die Einbeziehung aller Beteiligten in das Änderungsmanagement. Das war wirklich interessant, denn der Bergbausektor ist traditionell sehr konservativ, wenn es darum geht, Veränderungen in kleinen Schritten vorzunehmen. Wir sprechen hier von einer unternehmensweiten Veränderung innerhalb eines Zeitfensters von sechs Monaten. 

Die andere Erfahrung, die ich denke, ist etwas, das jüngeren Datums ist. Das wäre die Einführung unseres KI-Chatbots Genie. Diesen haben wir gegen Ende des vierten Quartals des letzten Jahres eingeführt. Es ging also wirklich um das Gleiche, um die Preisgestaltung von Geschäftsabschlüssen und natürlich darum, ein paar unserer Personalvermittler auf die Reise der Digitalisierung der Personalbeschaffung mitzunehmen.

Lydia: Yihan, auf welche Schlüsselbereiche konzentrieren Sie sich bei der Akquisition von Talenten für die Gruppe?

Yihan: Die Arbeit hier in der Gruppe TA dreht sich in erster Linie darum, wie wir robuste TA-Programme aufbauen und implementieren, um unsere funktionalen Kernkompetenzen für unsere Recruiter in den Märkten zu verbessern. Wir sprechen also von über 50 oder 60 Personalvermittlern, die das tägliche Recruiting für DKSH durchführen, und diese Programme befassen sich mit der Digitalisierung, also mit KI. Wir könnten Enablement-Programme sowohl für unsere TA als auch für unsere weiteren Geschäftsinteressenten in Betracht ziehen. Das letzte Segment, auf das ich mich konzentriert habe, war der Betrieb und die Exzellenz, richtig? Ich denke also, dass TA in erster Linie als eine eher operativ ausgerichtete Art der Personalarbeit betrachtet wird. Es gibt also nach wie vor große Anstrengungen zur Rationalisierung und Reduzierung von Engpässen für alle.

Mit Genie hohe Einstellungsvolumina bewältigen

Lydia: In Bezug auf die KI, das Genie, über das Sie gerade gesprochen haben, richtig? Was hat Sie dazu veranlasst, sich mit KI-Lösungen für die Personalbeschaffung zu befassen, insbesondere in diesem Bereich? Wie ich verstanden habe, war es Paradox AI, die Plattform, als wir vor der Show gesprochen haben, richtig?

Yihan: Ja, das stimmt. Ich denke, der erste wichtige Punkt, den man identifizieren muss, ist, was die wirklichen Herausforderungen bei der Personalbeschaffung vor Ort sind, und nicht, weil jeder auf den KI-Zug aufspringt.

Es gab also einen sehr überzeugenden Business Case, denn ich denke, dass die Mehrheit der Stellen, die wir bei DKSH besetzen, in der Massenrekrutierung von Vertriebsmitarbeitern mit hohem Volumen liegen. Wir sind der Meinung, dass KI die Effizienz steigern und unseren Personalvermittlern mehr Zeit für hochwertige Gespräche mit den Kandidaten verschaffen kann. Einige der traditionellen Einstellungsprozesse, mit denen wir im Team konfrontiert werden, bestehen darin, dass die Personalvermittler Zeit für die Planung von Gesprächen aufwenden müssen. 

Wenn es sich nur um ein oder zwei Vorstellungsgespräche handelt, ist das in Ordnung. Aber wir sprechen davon, dass jeder Personalverantwortliche 30 oder 40 Stellen verwaltet und für jede Stelle zwei Gespräche führt. Diese Zahl steigt ganz schön an. Und natürlich muss man auf die sich wiederholenden Fragen der Bewerber antworten, z. B. "Wie ist der Prozess? Was ist unsere Kultur? Was sind die Vorteile? Wir sehen also, dass KI in einer Art Konversationsform kommt, bei der wir einige dieser Aufgaben nahtlos über den gesamten Einstellungsprozess hinweg automatisieren können, und das hilft uns, ein schnelleres, ansprechenderes Erlebnis für die Bewerber zu schaffen.

Was Paradox auszeichnete, war die Möglichkeit, den Bewerbern rund um die Uhr Unterstützung zu bieten, und zwar in Form von Konversation und, was besonders wichtig ist, in der Sprache der Bewerber. 

Wir haben Genie in einigen unserer wichtigsten Märkte im südostasiatischen Raum eingeführt, z. B. in Thailand, Vietnam, Malaysia und Kambodscha. Es war also von größter Bedeutung, mit den Bewerbern in ihrer jeweiligen Landessprache in Kontakt zu treten.

Lydia: Was die ersten Rückmeldungen seit der Einführung angeht, richtig? Gab es Bereiche, die verbessert werden können, oder Bereiche, die Sie im Hinblick auf die Effektivität von Genie untersuchen?

Yihan: Ich glaube, die anfängliche Reaktion auf Genie war ein wenig gemischt. Die Personalvermittler und das HR-Team waren generell begeistert von der vollständigen Digitalisierung. Aber die Reaktion aus dem Unternehmen war eher lauwarm, da sie wie üblich mit der Arbeitsweise sehr zufrieden sind. Sie sind sehr zufrieden damit, Kandidaten zur Prüfung zu erhalten, richtig? 

Bei der Einführung eines Vermittlers, egal wie digital, gab es also die Befürchtung oder den Eindruck, dass dies nicht funktionieren würde. Einige der operativen Engpässe entstanden also aus der Perspektive des Änderungsmanagements, z. B. bei der Frage, wie wir unsere Stakeholder in die Lage versetzen, den Wert der Nutzung von Genie zu erkennen, um ihnen bei der Automatisierung einiger ihrer Aufgaben zu helfen.

Skalierung der Personalbeschaffung ohne Abstriche bei der Erfahrung

Lydia: Sie sprechen jetzt von betrieblichen Engpässen, richtig? Welche betrieblichen Engpässe haben Sie identifiziert, die bisher durch KI gelöst werden konnten, und welche erwarten Sie, dass KI sie lösen wird?

Yihan: Lassen Sie uns ein wenig über die Reaktionszeit sprechen. Jeder, wahrscheinlich die meisten Personalvermittler, würden dem zustimmen. Einige Bewerber oder die meisten Bewerber antworten nicht sofort, richtig? Ob es sich nun um eine E-Mail oder eine WhatsApp-Nachricht handelt, es dauert ein wenig, bis man einen genauen Termin für ein Vorstellungsgespräch pinpoint , an dem die meisten Interessengruppen oder alle arbeiten. 

Aus operativer Sicht ist das Kalendermanagement also ein Problem. Nicht alle Personalverantwortlichen verwalten ihre Kalender aktiv, z. B. indem sie ihren Terminkalender für Vorstellungsgespräche und für wichtige Aktivitäten, auf die sie sich konzentrieren wollen, blockieren. Genie ist eine Plattform, die hilft, einige dieser Engpässe im Kalendermanagement zu überwinden, indem sie die Verfügbarkeiten der Kandidaten für Vorstellungsgespräche abgleicht. 

Ein weiterer operativer Engpass, den wir meiner Meinung nach lösen können, ist die Skalierung oder der effektive Umgang mit saisonalen Einstellungen. Genie war in der Lage, ein hohes Bewerberaufkommen zu bewältigen, ohne dabei die Erfahrung der Bewerber zu beeinträchtigen. Wir sprechen also nicht nur von 50 Rollen oder bei Projekteinstellungen von 80 bis 100 Neueinstellungen innerhalb kurzer Zeit. Das ist eine Menge Arbeit für die Recruiter, um die Lebensläufe durchzugehen, die Interviews zu arrangieren und den Screening-Prozess zu durchlaufen. Daher denke ich, dass Genie für die automatisierte Planung von Vorstellungsgesprächen aus operativer Sicht sehr hilfreich ist. 

Ich denke, der letzte Punkt ist wirklich ein datengesteuerter Entscheidungsprozess. Früher verließen sich die Personalverantwortlichen sehr auf manuelle Prozesse, um Erkenntnisse zu gewinnen, richtig? Sei es ein manueller Excel-Rekrutierungs-Tracker, der die E-Mails durchgeht, um zu sehen, wer was gesagt hat, und wie das Feedback ausfällt. Das kann langsam sein, und manchmal ist es auch subjektiv. Ich denke also, dass KI uns ein reines Analyse-Dashboard für Echtzeit-Interaktionen von Bewerbern bietet. Was sind die Trends? Wo gibt es Bereiche, die schnell behoben werden müssen? Das gibt den Personalverantwortlichen die Möglichkeit, fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Lydia: Was die Fähigkeiten oder Kompetenzen eines Recruiters angeht, so wird diese ganze Ebene nun von der KI übernommen. Welche Art von Fähigkeiten und Kompetenzen werden mit einer breiteren Nutzung von KI und Recruiting hinzukommen?

Yihan: Ich denke, wir erwarten, dass sich die Personalvermittler ein wenig mehr auf das Stakeholder-Management konzentrieren. Da den Personalvermittlern mehr Zeit zur Verfügung steht, möchten wir, dass sie mehr Zeit damit verbringen, das Unternehmen und die Personalverantwortlichen einzubinden, um Einblicke zu gewähren und Empfehlungen zu geben, warum oder wie sich die Kandidaten entwickeln, und um Einstellungsinformationen oder Einstellungstrends zu liefern. Damit wird die Rolle des Personalvermittlers von einem transaktionalen Personalvermittler zu einer Art Business Partnering oder Key Talent Acquisition Business Partnering.

Sprachbarrieren mit mehrsprachiger KI überwinden

Lydia: Nun zurück zum Entscheidungsprozess, ob KI in so großem Umfang eingesetzt werden soll oder nicht. Wie lange hat es gedauert und was war nötig, um die Entscheidung zu treffen, Paradox AI einzusetzen und Genie als Chatbot zu verwenden?

Yihan: Wir haben sechs Monate gebraucht, um herauszufinden, warum wir einen Business Case für KI erstellen mussten. Wir haben also mit den Märkten gesprochen, mit den Personalvermittlern vor Ort, den eigentlichen Personalvermittlern, die massenhaft Leute einstellen. Wo liegen die Probleme? Wie sehen die Einstellungsprozesse aus, und wo sind die verschiedenen Punkte, die von einer KI-Intervention profitieren würden? Das ist also der erste Punkt. 

Sobald wir uns Klarheit verschafft haben, führen wir eine Zeitstudie durch, um herauszufinden, wie viel Zeit ein Personalvermittler im Vergleich zu Genie, das uns bei der Planung von Vorstellungsgesprächen hilft, tatsächlich benötigt. Natürlich gibt es eine Menge Drittanbieter, die das bieten, was Paradox uns heute bieten kann, wenn wir uns mit der Dollar- und Cent-Werbung befassen. Es geht also wirklich darum, verschiedene Produktdemos durchzugehen, um eine Vorauswahl zu treffen, was für uns wirklich funktionieren würde. 

Ich denke, dass auch die Chemie mit dem Produktteam eine wichtige Rolle spielt. Man muss sich als Kunde wohlfühlen und das Gefühl haben, dass die Person, die ein berechtigtes Interesse daran hat, Ihnen bei der Verbesserung Ihres Einstellungsprozesses in Ihrem Unternehmen zu helfen, nicht nur hier ist, um schnelles Geld zu verdienen und zum nächsten Kunden weiterzuziehen.

Lydia: Wie reagieren die Kandidaten typischerweise, wenn sie während ihres Bewerbungsprozesses oder sogar während des Entdeckungsprozesses mit Genie in Kontakt treten?

Yihan: Nun, ich würde sagen, sie lieben es, um ehrlich zu sein. Wir haben ein Allzeithoch bei der Interaktion, das über dem unserer Branchenkollegen liegt. Wir liegen bei etwa 99 %.

Lydia: Sind das Ihre eigenen Daten oder die der Wettbewerber?

Yihan: Gegen die Konkurrenz. 

Wir liegen also mit 99 % positiver Interaktionen mit Genie im Rückstand. Einige unserer Branchenkollegen kommen auf etwa 90 bis 92 %. Ich denke, einer der Hauptgründe ist auch die Sprachbarriere, oder? Wir haben es Genie ermöglicht, in 5 bis 6 verschiedenen Sprachen zu sprechen, wie Bahasa, traditionelles Chinesisch, Englisch, Vietnamesisch und natürlich auch Khmer.

Ich denke also, dass es uns vor allem hilft, das aus der Perspektive der Reaktion wirklich zu erfassen.

Reduzierung der Felder zur Verbesserung der Erfahrung der Bewerber

Lydia: Was die Benutzerakzeptanz angeht, so handelt es sich natürlich um eine neue Technologie. Die Personalverantwortlichen und sogar die Manager der mittleren und höheren Ebene müssen sich erst an die neue Routine gewöhnen. Welche Strategien waren vielleicht am effektivsten, oder welche Ansätze hatten Sie, um die Benutzerakzeptanz für diese Technologie zu fördern?

Yihan: Ich glaube, eine der wichtigsten Erkenntnisse für mich ist das Änderungsmanagement. Und das Änderungsmanagement beginnt Monate vor der eigentlichen Produkteinführung. Ihr Business Case wäre also, dass Sie das Produkt auf den Markt bringen und dann den Superuser-Support bereitstellen. Sie gehen wöchentlich in die Kommunikation mit den nachgelagerten Prozessen über. Aber ich glaube, was wirklich wichtig ist, ist, dass man schon lange vorher damit beginnt. 

Sie beginnen damit, Ihr Unternehmen einzubinden, die tatsächlichen Personalverantwortlichen, die von der Einführung betroffen sein werden, ändern die Arbeitsweise. Dann beginnen Sie damit, die anderen Interviewer einzubeziehen, die ebenfalls beteiligt sind, wie z. B. die HR-Geschäftspartner, die an den Interviewsitzungen teilnehmen. Ich denke, dass es nie zu spät ist, die Kommunikation zu intensiv zu gestalten. 

Sie halten uns also ständig auf dem Laufenden über das, was Genie sich ansieht, und wie sieht es wirklich mit dem Zeitplan für die Einführung aus? Was brauchen Sie zum Beispiel, um Inhalte zu entwickeln, die sie in mundgerechter Form ansprechen? Wir stellen mundgerechte Videoinhalte in den jeweiligen Landessprachen zur Verfügung, z. B. kurze einminütige Videoclips, damit sie wirklich verstehen, was auf sie zukommt. Wir haben sogar unsere Personalvermittler dazu gebracht, diese Videos als Teil ihrer monatlichen Gespräche über Einstellungen zu verwenden und die Gelegenheit zu nutzen, eine Anzeige zu schalten, um die Genialität der Ankunft zu präsentieren. Ich denke also, dass das Veränderungsmanagement wirklich wichtig ist.

Lydia: Soweit ich weiß, hat ein Teil Ihrer Arbeit auch dazu geführt, dass bestimmte Antragsformulare gestrafft oder ganz abgeschafft wurden, richtig? Auf der Grundlage welcher Daten haben Sie diese Entscheidungen getroffen?

Yihan: Ich glaube, es ist eine harte Tatsache, dass niemand gerne Bewerbungsformulare ausfüllt, egal wie kurz sie sind. Als ich anfing, haben wir, glaube ich, eine Analyse der Anzahl der Felder in unserem Bewerbungsformular durchgeführt. Das Online-Bewerbungsformular hatte in verschiedenen Formen, ich glaube, 57 bis 80 Felder, wenn es ein Bewerbungsformular war. Wir haben also eine Analyse durchgeführt und offensichtlich den größten Rückgang festgestellt. Das ist ein hoher Verwaltungsaufwand. Wir wollen keine Bewerbungsformulare ausfüllen. Die Nutzer gehen zu einer Jobbörse, und das ist ein viel einfacheres Bewerbungsverfahren für sie, oder? 

Und ein Teil der Daten stammt aus den Umfragen, die wir vor der Einstellung neuer Mitarbeiter durchführen. Wir hatten also mehrere Berührungspunkte im gesamten Unternehmen, aber die Zufriedenheitsumfrage zum Ausfüllen des manuellen Bewerbungsformulars war einfach nicht gut für sie, richtig? Ich denke also, dass diese Datenpunkte im Wesentlichen darauf hinweisen, dass wir die Formulare rationalisieren und vielleicht die Felder oder die Anzahl der Elemente, die wir von den Bewerbern erfassen, reduzieren müssen.

Lydia: Es gibt jetzt also gar kein Formular mehr, wenn man sich bei DKSH bewerben will?

Yihan: In der Anfangsphase werden einige Daten einfach nur gesammelt. Aber ich würde sagen, dass es sich für bestimmte Märkte noch in der Entwicklung befindet.

Bleiben Sie neugierig, um in der technologiegetriebenen Personalbeschaffung erfolgreich zu sein

Lydia: Okay. Und schließlich, Yihan, welchen Rat würden Sie jemandem geben, der in diesem sehr dynamischen und technologisch fortschrittlichen Bereich der Personalbeschaffung neu anfängt?

Yihan: Ich denke, man sollte neugierig sein. Das wäre mein Rat. Seien Sie von Natur aus neugierig und stellen Sie Fragen. Man muss in der Lage sein, die Norm in Frage zu stellen, man muss neugierig sein, neue Fähigkeiten zu erlernen, und vor allem muss man anpassungsfähig oder empfänglich für Veränderungen sein, richtig? Die künstliche Intelligenz kommt also, und sie wird in den nächsten Jahren noch stärker sein als in den letzten vier Jahren. Wenn Sie also neugierig sind, können Sie sich an Veränderungen anpassen, und einige der KI-Fähigkeiten können Sie als Personalverantwortlicher nutzen. Und ich denke, es geht auch darum, kalkulierte Risiken einzugehen. Seien Sie hier ein bisschen abenteuerlustig, ja? Wenn Sie also in Ihrer frühen Karriere keine Fehler machen, entwickeln Sie sich nicht weiter. Ich würde also jeden ermutigen, der heutzutage wirklich in der Personalbeschaffung tätig sein will, kalkulierte Risiken einzugehen und dies mit Lernfähigkeit zu verbinden. Sie werden Erfolg haben.

Lydia: Nun, vielen Dank, Yihan. Das waren großartige Einblicke, die Sie uns gegeben haben, vor allem im Hinblick auf die Einführung brandneuer Technologien und die Fähigkeit, zu erkennen, welche Engpässe mit dieser Art von Technologien gelöst werden können.

Ich bin sicher, dass die Zuhörer mit Ihnen ins Gespräch kommen möchten. Was ist der beste Kanal, um mit Ihnen in Kontakt zu treten?

Yihan: Ich bin auf LinkedIn erreichbar. Sie können sich also gerne mit mir in Verbindung setzen, und ich bin gerne bereit, Ideen auszutauschen und Erkenntnisse mit Ihnen zu teilen, oder wenn Sie gerade eine KI-Implementierung durchführen, bin ich gerne bereit, Tipps und Tricks mit Ihnen zu teilen.

Lydia: Nochmals vielen Dank, Yihan. Wir waren im Gespräch mit Yihan Lin von DKSH. Vielen Dank, dass Sie bei uns waren, und denken Sie daran, sich für weitere wöchentliche Folgen von All In Recruitment anzumelden.