Wie man eine Lizenz für eine Personalvermittlungsagentur in den USA erhält

Die Gründung eines Personaldienstleisters kann auf dem sich wandelnden Arbeitsmarkt von heute ein profitables Geschäft sein. In den Vereinigten Staaten gibt es über 26.000 Personaldienstleister [1], und laut SIA wird die US-Personaldienstleistungsbranche bis 2025 voraussichtlich um 5 % auf 198,3 Mrd. USD wachsen. Dies zeigt die Widerstandsfähigkeit und das Wachstumspotenzial des Sektors. Ob Sie nun vorhaben eine Zeitarbeitsfirma zu gründenPersonalvermittlungsunternehmen oder eine spezialisierte Personalvermittlungsagenturdie richtige Lizenz für den Betrieb einer Personalagentur zu erhalten, ist unerlässlich. Bevor Sie investieren, erfahren Sie hier genau, was Sie wissen müssen, um eine Lizenz für eine Personalagentur in den USA zu erhalten.

Was ist erforderlich, um zu eröffnen eine Personalagentur zu eröffnen?

Die Eröffnung einer Personalvermittlungsagentur umfasst mehrere Schlüsselkomponenten, die über die Erlangung einer Lizenz für den Betrieb einer Personalvermittlungsagentur hinausgehen. Zu den grundlegenden Anforderungen gehören in der Regel:

• Beantragen Sie beim Finanzamt eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN): Dies ist eine eindeutige Nummer, die Ihr Unternehmen für Steuerzwecke identifiziert. Sie können eine EIN-Nummer kostenlos online auf der Website der IRS beantragen.
• Wählen Sie eine Unternehmensstruktur für Ihren Personaldienstleister: Diese bestimmt, wie Ihr Unternehmen geführt, besteuert und haftbar gemacht wird. Es gibt verschiedene Arten von Unternehmensstrukturen, wie z. B. Einzelunternehmen, Personengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLC) und Kapitalgesellschaften. Jede hat ihre Vor- und Nachteile, daher sollten Sie sich von einem Rechts- oder Steuerberater beraten lassen, um herauszufinden, welche Struktur Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
• Registrieren Sie Ihren Firmennamen bei den staatlichen und lokalen Behörden: Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Firmenname einzigartig ist und nicht bereits von einem anderen Unternehmen verwendet wird. Möglicherweise müssen Sie auch ein Warenzeichen oder eine Dienstleistungsmarke für Ihren Firmennamen beantragen, wenn Sie ihn vor der Verwendung durch andere ohne Ihre Zustimmung schützen wollen.
• Eröffnen Sie ein Geschäftskonto für Ihren Personaldienstleister: Dies hilft Ihnen, Ihre privaten und geschäftlichen Finanzen zu trennen, und erleichtert die Verwaltung Ihres Cashflows, Ihrer Gehaltsabrechnungen, Steuern und Ausgaben. Für die Eröffnung eines Geschäftskontos benötigen Sie Ihre EIN und die Unterlagen für die Gewerbeanmeldung.
• Besorgen Sie sich die erforderlichen Lizenzen und Genehmigungen für Ihre Personalagentur: Hier wird es etwas komplizierter, da die einzelnen Staaten unterschiedliche Anforderungen an die Zulassung und Regulierung von Arbeitsvermittlungs- und Personaldienstleistungen haben. Wir werden dies im nächsten Abschnitt ausführlicher behandeln.

Zusätzlich zu all den oben genannten Punkten müssen Sie die Verantwortung für die Verwaltung Ihrer Kunden und Bewerber sowie deren Daten übernehmen. Für kleinere Agenturen kann dies zu einer überwältigenden Belastung werden. Hier benötigen Sie ein All-in-One-Paket wie z.B. Manatals ATS und Recruitmemt CRM Funktionen. Es bietet Ihnen das Beste aus beiden Welten auf einer einzigen Plattform mit vollständiger Flexibilität. Verwalten Sie Ihre Kunden, teilen Sie Kandidaten, laden Sie Gastnutzer ein und vieles mehr, ohne dass Sie Zeit damit verbringen müssen, Nutzer, Rollen und Daten manuell zu verwalten.

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Brauchen Sie eine Lizenz, um eine Personalagentur in den USA zu gründen?

Behördliche Anforderungen für die Eröffnung einer Personalvermittlungsagentur

Das regulatorische Umfeld für Personalvermittler umfasst mehrere Ebenen der staatlichen Aufsicht, die jeweils unterschiedliche Anforderungen an die Erlangung und Aufrechterhaltung einer Lizenz für die Tätigkeit von Personalvermittlern stellen.

Erforderliche Bundesdokumente für eine Personalvermittlungsagentur

Auf Bundesebene sind mehrere Dokumente und Registrierungen für alle Personalvermittler vorgeschrieben:

• Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN): Dies ist Ihre Bundessteuer-Identifikationsnummer, die für die Lohnbuchhaltung und die Steuererklärung erforderlich ist. Sie können diese Nummer kostenlos direkt bei der IRS beantragen.
• Bundessteueranmeldungen: Sie müssen sich für die Arbeitslosensteuer auf Bundesebene (FUTA) anmelden und sicherstellen, dass alle vermittelten Mitarbeiter die Anforderungen für die Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer erfüllen.
• IRS-Formular 941: Die vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers, die eingereicht wird, um die von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehaltenen Einkommensteuern, Sozialversicherungsbeiträge und Medicare zu melden. Fälligkeitstermine sind in der Regel der 30. April, der 31. Juli, der 31. Oktober und der 31. Januar (der letzte Tag des Monats nach dem Ende des jeweiligen Quartals). [2]
• Einhaltung der Bestimmungen der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC): Wenn Sie 15 oder mehr Angestellte haben, müssen Sie die Antidiskriminierungsgesetze des Bundes einhalten und möglicherweise jährliche EEO-1-Berichte einreichen.
• Einhaltung des Arbeitsministeriums: Auch wenn es sich nicht um eine Lizenz an sich handelt, müssen Sie die Anforderungen des Fair Labor Standards Act (FLSA) einhalten, einschließlich der ordnungsgemäßen Lohn- und Stundenaufzeichnungen für alle von Ihnen vermittelten Zeitarbeitskräfte.
• Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen: Sie müssen die Arbeitsberechtigung aller Mitarbeiter durch das I-9-Verfahren überprüfen und sich je nach den Anforderungen Ihrer Kunden bei E-Verify registrieren lassen.

Erforderliche staatliche Dokumente für eine Personalvermittlungsagentur

Die staatlichen Anforderungen an eine Lizenz für die Tätigkeit von Personalvermittlern sind von Land zu Land sehr unterschiedlich. Einige Staaten haben umfassende Zulassungsanforderungen, während andere nur minimale Vorschriften haben.

• Staaten mit speziellen Lizenzen für Personalvermittler: Staaten wie Kalifornien, Massachusetts, Illinois und Florida haben detaillierte Zulassungsanforderungen, die Antragsgebühren, Bürgschaftsanforderungen und laufende Compliance-Verpflichtungen umfassen. In Kalifornien beispielsweise müssen Personalvermittler eine Bürgschaft in Höhe von 25.000 bis 50.000 US-Dollar beim Staatssekretär hinterlegen; das Department of Industrial Relations verlangt keine formale Lizenz, aber eine Bürgschaft ist obligatorisch. [3] In Massachusetts müssen sich Personalvermittlungsagenturen beim Department of Labor Standards als Beschäftigungs- oder Vermittlungsagenturen registrieren lassen und das Temporary Workers Right to Know Law einhalten. [4] 
• Staaten mit allgemeinen Geschäftslizenzen: Viele Staaten haben keine speziellen Lizenzen für Personalvermittler, sondern verlangen allgemeine Geschäftslizenzen und haben möglicherweise beschäftigungsbezogene Vorschriften, die sich auf Personalvermittlungsgeschäfte auswirken.
• Berufszulassungen: Einige spezialisierte Personalvermittlungsagenturen, insbesondere solche, die Arbeitskräfte im Gesundheitswesen oder andere zugelassene Fachkräfte vermitteln, benötigen möglicherweise zusätzliche Zertifizierungen oder müssen branchenspezifische Vorschriften einhalten.
• Registrierung der Arbeiterunfallversicherung: In den meisten Staaten müssen Personalvermittler eine Arbeitsunfallversicherung abschließen und sich bei der staatlichen Arbeitsunfallbehörde registrieren lassen.
• Anmeldung bei der Arbeitslosenversicherung: Sie müssen sich bei der Arbeitslosenversicherung Ihres Staates anmelden und ein laufendes Konto für die Beitragszahlungen führen.

Persönliche Geschäftsunterlagen und Gegenstände, die für die Eröffnung einer Personalagentur erforderlich sind

Neben der formellen Genehmigung für die Tätigkeit als Personalvermittler sind in der Regel mehrere persönliche und geschäftliche Dokumente erforderlich:

• Persönliche Hintergrundüberprüfungen: In vielen Staaten sind Hintergrundüberprüfungen für Geschäftsinhaber und Mitarbeiter in Schlüsselpositionen vorgeschrieben, einschließlich der Abnahme von Fingerabdrücken und der Überprüfung von Vorstrafen.
• Finanzielle Erklärungen: Möglicherweise müssen Sie persönliche und geschäftliche Finanzausweise vorlegen, die belegen, dass Sie in der Lage sind, Ihren finanziellen Verpflichtungen gegenüber den Zeitarbeitnehmern nachzukommen.
• Geschäftsplan und Betriebsverfahren: Einige Bundesstaaten verlangen detaillierte Geschäftspläne, in denen die Geschäftstätigkeit, die Zielmärkte und die Verfahren zur Einhaltung der Vorschriften beschrieben werden, einschließlich einer 3-Jahres-Prognose. Die SBA bietet Anleitungen zur Erstellung eines Geschäftsplans, der für die Sicherung der Finanzierung und die Festlegung strategischer Ziele von entscheidender Bedeutung ist.
• Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA): Ein juristisches Dokument, das Mitarbeiter und Geschäftspartner daran hindert, vertrauliche Informationen wie Kundendaten, Lohnsätze und Geschäftsstrategien preiszugeben, um Wettbewerbsvorteile zu schützen.
• Versicherungsnachweis: Dokumentation des gesamten erforderlichen Versicherungsschutzes, einschließlich Versicherungsbescheinigungen, die den staatlichen Mindestanforderungen entsprechen.
• Dokumentation der Einrichtung: Nachweis des Standorts, der Mietverträge und der Einhaltung der örtlichen Bebauungsvorschriften für Gewerbebetriebe.

Lizenzen für verschiedene Arten von Personaldienstleistern

Abgesehen von den Anforderungen auf staatlicher Ebene müssen Sie bei der Zulassung und Regulierung Ihres Personaldienstleisters auch die Art des Unternehmens berücksichtigen, das Sie betreiben. Es gibt verschiedene Arten von Beschäftigungs- und Personaldienstleistungen, wie z. B.:

• Arbeitsagenturen: Das sind Unternehmen, die gegen eine Gebühr des Bewerbers oder des potenziellen Arbeitgebers versuchen, Personen in langfristige Stellen zu vermitteln. Arbeitsvermittler stellen selbst keine Mitarbeiter ein und bezahlen die von ihnen vermittelten Personen nicht.
• Personalvermittlungsagenturen: Hierbei handelt es sich um Unternehmen, die hauptsächlich Zeitarbeitskräfte vermitteln. Personalagenturen stellen ihre Mitarbeiter ein, und sie, nicht das Kundenunternehmen, sind der eingetragene Arbeitgeber.
• Professionelle Arbeitgeberorganisationen (PEOs): Dabei handelt es sich um Unternehmen, die ein Full-Service-Outsourcing der Humanressourcen anbieten, auch bekannt als Co-Employment. Dabei übernimmt der PEO im Auftrag eines Unternehmens verschiedene Aufgaben der Mitarbeiterverwaltung, z. B. die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Verwaltung der Sozialleistungen.

Je nach Art des Unternehmens, das Sie betreiben, müssen Sie möglicherweise verschiedene Arten von Lizenzen oder Genehmigungen einholen. In einigen Staaten müssen Arbeitsvermittler beispielsweise eine Lizenz für Arbeitsvermittler erhalten, während Personalvermittler und PEOs möglicherweise eine Lizenz für Personalvermittler oder eine PEO-Registrierung benötigen. Einige Staaten verlangen auch verschiedene Arten von Bürgschaften oder Versicherungsschutz für verschiedene Arten von Arbeitsvermittlungs- und Personaldienstleistungen.

Um festzustellen, welche Art von Lizenz oder Genehmigung Sie für Ihr Unternehmen benötigen, prüfen Sie die Definitionen und Vorschriften für jede Art von Arbeitsvermittlung und Personaldienstleistung in Ihrem Staat.

Starten Sie eine Personalvermittlungsagentur von jedem Ort der Welt aus

Für Dienstleistungen außerhalb der USA ist eine Lizenz des US-Bundesstaates möglicherweise nicht erforderlich. Sie müssen sich jedoch an die örtlichen Gesetze halten, in denen Ihre Kunden oder Mitarbeiter ansässig sind. Wenn Sie zum Beispiel Arbeitsvermittlung und Personalvermittlungsagenturen in Kanadaanbieten, müssen Sie eine Lizenz der entsprechenden Provinz einholen. Das Gleiche gilt für Tätigkeiten auf den Philippinen, wo eine Lizenz der Philippine Overseas Employment Administration erforderlich sein kann.

Bevor Sie eine Personalvermittlungsagentur gründen, müssen Sie sich gründlich über die Gesetze und Vorschriften an Ihrem Zielort informieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Lizenzen oder Genehmigungen für eine legale Tätigkeit erhalten.

Schlussfolgerung

Um in den USA eine Lizenz für eine Personalvermittlungsagentur zu erhalten, müssen Sie sich mit den komplexen Vorschriften auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene auseinandersetzen. Der Erfolg hängt von der Erforschung der bundesstaatlichen Anforderungen, der Finanzplanung für Bürgschaften und Versicherungen sowie der Einrichtung von Verfahren zur Einhaltung der Vorschriften ab. Neben der Lizenzierung sind der Aufbau von Kundenbeziehungen, die Pflege von Bewerberdatenbankenund die ständige Aktualisierung der Arbeitsgesetze sind für eine florierende Personalagentur von entscheidender Bedeutung. Eine ordnungsgemäße Lizenzierung und strategische Planung können eine Personalagentur zu einem wertvollen Geschäftspartner und einer branchenübergreifenden Beschäftigungsquelle machen.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie melde ich mich als Personaldienstleister in den USA an?

A: Um ein Personaldienstleistungsunternehmen in den USA zu registrieren, müssen Sie eine Unternehmensstruktur wählen, Ihren Firmennamen registrieren lassen und eine EIN erhalten. Darüber hinaus müssen Sie sich bei der Arbeitsbehörde oder der Zulassungsstelle Ihres Bundesstaates registrieren lassen, Lizenzen für Arbeitsvermittler einholen und die Anforderungen an Steuern, Arbeiterunfallversicherung und Arbeitslosenversicherung in den Staaten erfüllen, in denen Sie tätig sind.

F: Brauche ich eine besondere Genehmigung, wenn meine Personalagentur mit ausländischen Zeitarbeitskräften arbeitet?

A: Ja, die Anwerbung oder Vermittlung ausländischer Arbeitskräfte erfordert die Einhaltung von Bundes- und manchmal auch Landesvorschriften, einschließlich der Registrierung als Arbeitsvermittler für H-2A- und H-2B-Arbeitskräfte. Die Arbeitgeber müssen bestimmte Anwerbe-, Unterbringungs- und Lohnvorschriften befolgen und sich an die Gesetze zur Einwanderung und zur Bekämpfung des Menschenhandels halten.

F: Was sind die Strafen für das Betreiben einer Personalvermittlungsagentur ohne die entsprechenden Genehmigungen?

A: Die Tätigkeit ohne ordnungsgemäße Lizenz kann erhebliche Strafen nach sich ziehen, darunter Geldstrafen von Hunderten bis Tausenden von Dollar pro Verstoß, Unterlassungsanordnungen, in schweren Fällen strafrechtliche Anklagen und zivilrechtliche Haftung für Schäden an Arbeitnehmern oder Kunden. Die Staaten können auch Steuernachzahlungen, Bußgelder und Zinsen auf nicht gezahlte Lohnsteuern und Arbeitnehmerentschädigungsprämien einfordern. Außerdem könnten Sie mit Klagen von Arbeitnehmern wegen nicht gezahlter Löhne oder Leistungen konfrontiert werden, und Kunden könnten sich weigern, mit nicht zugelassenen Agenturen zusammenzuarbeiten, was Ihrem Ruf und Ihren Geschäftsaussichten schweren Schaden zufügen würde.

F: Welche Arten von Versicherungen sind für Personalvermittlungsagenturen erforderlich oder empfehlenswert?

A: Personalvermittlungsagenturen sind in der Regel verpflichtet, eine Arbeiterunfall-, Arbeitslosen- und Arbeitsunfähigkeitsversicherung abzuschließen. Außerdem wird dringend empfohlen, dass sie eine allgemeine Haftpflichtversicherung, eine Berufshaftpflichtversicherung, eine Haftpflichtversicherung für Beschäftigungspraktiken, eine Cyber-Haftpflichtversicherung und Bürgschaften abschließen. Sie können auch eine gewerbliche Kfz-Versicherung für den Transport von Arbeitnehmern und eine Vertrauensschadenversicherung gegen Mitarbeiterdiebstahl abschließen.

F: Wie kann ich die Arbeitsgesetze einhalten und Audits oder Geldstrafen vermeiden?

A: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über Arbeitsstunden, Löhne, Steuern und Sozialleistungen, sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Einstufung der Arbeitnehmer und halten Sie sich über die Arbeitsgesetze auf dem Laufenden. Führen Sie Audits durch, setzen Sie Richtlinien zur Einhaltung der Vorschriften um und erwägen Sie den Beitritt zu Branchenverbänden. Verwenden Sie Software zur Einhaltung der Vorschriften und lassen Sie sich von Anwälten für Arbeitsrecht beraten und vertreten.

Zitate:

1. DOIT-Software

2. IRS

3. Wolters Kluwer

4. Massgov