Marktanalyse in der Personalbeschaffung und wie man sie durchführt

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Eine Führungsposition wird frei, doch die Kandidatenpipeline ist leer. Bis Sie die Stelle ausgeschrieben haben und auf Bewerber warten, haben die besten Kandidaten bereits andere Angebote angenommen. Eine Marktanalyse im Rahmen der Personalbeschaffung verhindert dies: Sie liefert ein Bild der verfügbaren Talente, noch bevor die Stellenausschreibung vorliegt, sodass Sie jede Suche mit einer fundierten, kontaktierbaren Auswahlliste beginnen können.

Was versteht man unter „Market Mapping“ in der Personalbeschaffung?

Die Marktanalyse ist ein proaktiver Rechercheprozess, bei dem externe Talente bereits vor der Ausschreibung einer Stelle erfasst werden. Dabei werden die Organisationsstrukturen von Wettbewerbern, Berichtswege, Gehaltsspannen sowie passive Kandidaten berücksichtigt. Die Marktanalyse im Bereich der Personalbeschaffung zeigt, wie der Markt strukturiert ist, sodass Sie eine Suche planen können, anstatt nur zu reagieren. Sie dient zudem als Wettbewerbsinformation, die aufzeigt, in welchen Bereichen Konkurrenten wachsen, und Ihnen dabei hilft, Kunden hinsichtlich realistischer Berufsbezeichnungen und Vergütungen zu beraten.

• Besetzung kritischer Stellen: Ersetzt das Ausschreiben und Hoffen auf Bewerber durch eine bestehende Forschungsgrundlage und richtet sich damit an die 69 % der Unternehmen, die laut dem SHRM-Bericht „Talent Trends 2025“ Schwierigkeiten bei der Besetzung von Vollzeitstellen melden.[1]
• Sichert die Qualität der Personalauswahl: Sie erhalten einen vorab geprüften Kandidatenpool, anstatt in Eile einfach jeden einzustellen, der gerade verfügbar ist. Damit wird das Problem angegangen, dass laut dem Bericht „Deloitte 2025 Global Human Capital Trends“ 66 % der Führungskräfte angeben, dass neu eingestellte Mitarbeiter nicht vollständig vorbereitet waren.[2]
• Verbessert das Verkaufsargument: Nutzt Echtzeit-Informationen über Wettbewerber, um Ihnen dabei zu helfen, Stellenprofile realistisch zu gestalten und Angebote im Vergleich zur Konkurrenz effektiv zu positionieren.

Marktanalyse vs. Talentanalyse vs. Sourcing

Diese drei Begriffe überschneiden sich, und wenn man sie verwechselt, ist das reine Zeitverschwendung. Hier erfahren Sie, worin sie sich unterscheiden.

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Agenturen nutzen oft alle drei und speichern die Ergebnisse in einem CRM-System für die Personalvermittlung, damit die kundenbezogene Pipeline an einem Ort gebündelt bleibt.

Entscheiden Sie sich je nach Zeitpunkt. Die Marktanalyse eignet sich für die frühzeitige Planung sowie für die Suche durch Führungskräfte oder externe Personalberater, noch bevor eine Stellenausschreibung vorliegt. Die Talentanalyse und die Kandidatenakquise kommen zum Tragen, sobald Sie die konkrete Position kennen und Ansprechpartner benötigen.

Arten der Marktanalyse in der Personalbeschaffung

Es gibt vier Hauptarten der Marktanalyse, die nach ihrem Zweck gegliedert sind. Die meisten Personalvermittler kombinieren bei einem einzelnen Projekt zwei oder drei davon.

• Talent- oder funktionsbasierte Zuordnung: Ordnet Mitarbeiter nach Rolle, Qualifikation, Gehaltsstufe und Standort zu, um die Suche nach komplexen oder leitenden Positionen zu erleichtern.
• Wettbewerber- und Unternehmensanalyse: Erfasst die Organisationsstrukturen der Wettbewerber, deren Führungskräfte und die aktuellen Standorte ihrer besten Talente.
• Wahrnehmungs- oder Positionsanalyse: Stellt dar, wie Arbeitgeber im Vergleich zueinander abschneiden (Start-up vs. Großunternehmen, Teamgröße vs. Umsatz), um die Erwartungen der Kunden neu zu kalibrieren.
• Pipeline- oder BD-Kartierung: Erfasst Zielunternehmen, Wachstumsindikatoren und Entscheidungsträger für die Geschäftsentwicklung der Agentur.

Interne Teams stützen sich auf Talent- und Wettbewerberanalysen, um zukünftige Einstellungen zu planen und Konkurrenten zu bewerten. Agenturen nutzen zusätzlich die Pipeline-Analyse, um neue Kunden zu gewinnen und Wachstumssignale frühzeitig zu erkennen. Welchen Ansatz Sie in den Vordergrund stellen, hängt davon ab, für welches Ergebnis Sie bezahlt werden.

So führen Sie eine Marktanalyse im Bereich Personalbeschaffung durch

Wenn jede Suche von Grund auf neu begonnen wird, verlängert sich die Zeit bis zur Besetzung der Stelle, und die Rekrutierungsteams sind nur reaktiv tätig. Durch die Anwendung eines strukturierten Workflows zur Marktanalyse können Personalteams die Kandidatenlandschaft systematisch erfassen, passive Talente gezielt ansprechen und wiederverwendbare Talentpipelines aufbauen.

1. Den Umfang festlegen und eine einzeilige Zusammenfassung verfassen

Vage Suchparameter verschwenden die Rekrutierungskapazitäten und führen zu umfangreichen, irrelevanten Kandidatenlisten. Durch die Festlegung enger Suchkriterien wird sichergestellt, dass jedes erfasste Unternehmen und jedes Profil genau den Kernanforderungen der Stelle entspricht.

So wenden Sie es an: Fassen Sie geografische Aspekte, Berufserfahrung, Branche, Unternehmensgröße und Funktion in einer einzigen Referenzzeile zusammen (z. B. „Führungskräfte in Datenrollen im B2B-SaaS-Bereich, 200–1.000 Mitarbeiter, finanziert durch Tier-1-VCs“). Teilen Sie diese Zusammenfassung den Beteiligten mit, bevor Sie mit der Recherche beginnen.

2. Das Unternehmensuniversum aufbauen

Wenn man sich zunächst auf einzelne Kandidaten konzentriert, bevor man Zielarbeitgeber ermittelt, verpasst man potenzielle Talentpools. Die vorherige Definition von Zielunternehmen und verwandten Unternehmen schafft die strukturelle Grundlage, die für eine systematische Kandidatensuche erforderlich ist.

So wird es ausgeführt: Verwenden Sie LinkedIn Sales Navigator und Crunchbase , um Zielunternehmen und verwandte Firmen zu erfassen. Erfassen Sie Trends bei der Mitarbeiterzahl und Anzeichen für Finanzierungen und kennzeichnen Sie jedes Unternehmen je nach strategischer Eignung mit A, B oder C.

3. Organisationsstrukturen abbilden

Wenn man sich ausschließlich auf Berufsbezeichnungen stützt, werden qualifizierte Kandidaten aufgrund uneinheitlicher Namenskonventionen in der Branche oft übersehen. Durch die Rekonstruktion von Teamhierarchien lassen sich Berichtswege, Teamgrößen und die genaue Talentdichte bei den Zielkonkurrenten ermitteln.

So funktioniert es: Suchen Sie nach Abteilungen und verschiedenen Bezeichnungen, um LinkedIn Recruiter , um Berichtswege, Teamgrößen und kürzlich eingestellte Mitarbeiter zu erfassen. Erfassen Sie Organisationshierarchien, um wichtige Entscheidungsträger und direkte Untergebene zu identifizieren.

4. Kandidatenprofile identifizieren und kennzeichnen

Eine unstrukturierte Kandidatenrecherche verlangsamt die zukünftige Kandidatenakquise und führt zu Engpässen bei der manuellen Dateneingabe. Durch die direkte Erfassung strukturierter Kandidatendaten in Ihrer Datenbank werden rohe Suchergebnisse zu einer verwertbaren Pipeline.

So funktioniert es: Suchen Sie Profile nach Titel, Fähigkeiten, Berufserfahrung und Standort. Kennzeichnen Sie jeden Kandidaten in Ihrer Datenbank nach Art der Position, Dienstalter, Fachgebiet und Priorität.

Nutzen Sie den Sourcing Hub von Manatal, um auf eine globale externe Datenbank mit über 700 Millionen Berufsprofilen zuzugreifen. Automatisieren Sie die Profilsuche und importieren Sie mit Tags versehene, deduplizierte Bewerberdatensätze direkt in Ihre ATS-Pipeline, um die manuelle Dateneingabe zu vermeiden.

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5. Einbindung von Vergütungs- und Mobilitätsdaten

Wenn man sich an Bewerber wendet, ohne die marktüblichen Gehälter zu kennen, besteht die Gefahr, dass es gegen Ende des Einstellungsprozesses zu erheblichen Absagen kommt. Durch die Einbeziehung von Vergütungs- und Entwicklungstrends in Echtzeit wird sichergestellt, dass die Erwartungen hinsichtlich des Angebots vom ersten Tag an aufeinander abgestimmt sind.

So wird es durchgeführt: Vergleich der Vergütungsstufen pro Ebene mithilfe von Glassdoor und Payscale. Überlagern Sie Ihre Liste der Zielunternehmen mit Talent-Hotspots und historischen Karrieremuster der Top-Performer.

6. Führen Sie den Human Checkpoint durch

Unüberprüfte Marktdaten machen die Bemühungen zur Kandidatenansprache zunichte und schaden dem Ruf der Arbeitgebermarke. Durch die Durchführung einer strengen Überprüfung wird sichergestellt, dass die Daten der Kandidaten, die aktuellen Stellenprofile und die Annahmen vor der Veröffentlichung korrekt sind.

So geht’s: Lassen Sie einen Personalvermittler die Richtigkeit der Profile manuell überprüfen, die Angaben zu Vergütung und Berufsbezeichnung bestätigen und doppelte Datensätze löschen, bevor Sie eine Kontaktkampagne starten.

7. Kundenbindung und -pflege nach Segmenten

Pauschale Massenansprachen führen bei gefragten, passiven Fachkräften zu geringen Rücklaufquoten. Eine Segmentierung der Kommunikation auf der Grundlage von Markterkenntnissen und karrierebezogenen Auslösern bei den Kandidaten sorgt für ein höheres Engagement.

So funktioniert es: Erstellen Sie maßgeschneiderte Kontaktnachrichten, die für jedes Kandidatensegment Einblicke in Gehalts- und Branchenentwicklungen enthalten. Richten Sie in Ihrem ATS automatisierte Auslöser ein, um potenzielle Kandidaten erneut anzusprechen, wenn sie die Stelle wechseln.

8. Die Karte in ein wiederverwendbares Element umwandeln

Die Marktanalyse verliert an Wert, wenn die Forschungsergebnisse isoliert in statischen Tabellenkalkulationen gespeichert bleiben. Die Umwandlung der Forschungsergebnisse in eine zentralisierte Talentdatenbank gewährleistet eine kontinuierliche Effizienz der Kandidatenpipeline über zukünftige Einstellungszyklen hinweg.

So führen Sie den Prozess durch: Fassen Sie die Daten in einem standardisierten Ergebnisdokument zusammen, das Zielunternehmen, wichtige Profile und Einblicke in die Vergütung umfasst. Pflegen Sie die Kandidaten-Shortlists direkt in Ihrem ATS und aktualisieren Sie sie regelmäßig.

Ein Beispiel für eine ausgearbeitete Marktkarte

Hier ist eine ausgefüllte Mini-Stellenbeschreibung für eine Nischenposition, nämlich die des „Director of Data Engineering“ im US-amerikanischen B2B-SaaS-Bereich:

• Unternehmensuniversum: 18 SaaS-Unternehmen der Serien B bis D mit 200 bis 1.000 Mitarbeitern, davon 6 mit der Kennzeichnung A, 8 mit der Kennzeichnung B und 4 mit der Kennzeichnung C.
• Organisationsstruktur: Datenteams mit 15 bis 40 Mitarbeitern, die von einem VP oder Director geleitet werden, der dem CTO unterstellt ist.
• Talentpool: 42 Führungskräfte und leitende Manager, sortiert nach Fachgebiet, Sympathie und Priorität.
• Vergütung: Von Glassdoor und Payscale ermittelte Grundgehaltsspannen sowie Aktienvergütungsspannen je nach Unternehmensphase.
• Erfassungsgrad: 80 % der ICP-Unternehmen wurden erfasst, wobei 12 vielversprechende, kontaktierbare Kandidaten im ATS vorliegen.

Eine solche Übersicht zahlt sich bei der Übergabe aus. Wenn eine Stelle als Director frei wird, verfügt der Personalvermittler bereits über geprüfte Kandidaten, Gehaltsvorstellungen und eine Auswahlliste von Unternehmen, sodass die Suche direkt in vollem Gange beginnen kann. Dieselbe Übersicht dient zudem als Grundlage für die nächsten Suchvorgänge in dieser Nische. Um eine ähnliche Ressource für Ihre eigenen Suchvorgänge zu erstellen, laden Sie die Vorlage für das Dashboard zur Marktanalyse für Nischenpositionen herunter und passen Sie sie an Ihre Einstellungsbedürfnisse an.

So messen Sie den ROI von Market Mapping (wichtige KPIs)

Verfolgen Sie die Marktkartierung wie jede andere Pipeline-Investition und nutzen Sie die Berichts- und Analysefunktionen von Manatal, um zu überprüfen, ob die Kartierung die gewünschten Ergebnisse liefert.

• Zeit bis zur Erstellung einer Vorauswahl und Zeit bis zur ersten Bewerbung: Wie schnell eine vielversprechende Vorauswahl vorliegt, sobald eine Stelle ausgeschrieben wird.
• Zuordnungsergebnisse nach Prioritätsrolle und zuordnungsergebnisse nach ICP-Segment.
• Erfassungsgrad in Bezug auf das Ziel, zum Beispiel der Anteil der vollständig erfassten ICP-Unternehmen.
• Konversionsrate nach Segmenten, aufgeschlüsselt nach Kontaktaufnahme, Vorauswahl und Angebot.

Setzen Sie sich ein frühes Ziel, beispielsweise eine Verkürzung der Zeit bis zur Erstellung der Auswahlliste um 20–30 %, sobald Ihre ersten Karten ausgereift sind und sich die Pipeline allmählich ausweitet.

Betrachten Sie diese KPIs nach Segmenten und nicht nur in der Gesamtsumme. Eine Karte kann insgesamt vollständig erscheinen, während ein ICP-Segment mit hoher Priorität nur schwach vertreten ist. Die Abdeckung auf Segmentebene zeigt Ihnen, wo Sie weiter recherchieren müssen, bevor eine Kundenrolle besetzt wird.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

• Die Priorisierung von Personen gegenüber Unternehmen führt dazu, dass Namen ohne Marktbezug entstehen.
• Eine Namensliste als Karte zu betrachten, obwohl eine Karte Organisationsstrukturen und Marktdynamiken benötigt.
• Die Karte veralten lassen, ohne dass es einen Verantwortlichen oder einen festen Aktualisierungsrhythmus gibt.
• Die Speicherung von Bewerberdaten ohne dokumentierte Rechtsgrundlage – eine entscheidende Compliance-Anforderung gemäß der DSGVO (EU).

Zugeordnete Daten sind nach wie vor personenbezogene Daten. Stellen Sie sicher, dass eine rechtmäßige Grundlage für die Speicherung vorliegt, dokumentieren Sie die Herkunft jedes Profils und kommen Sie Löschanfragen nach, insbesondere im Rahmen staatlicher Datenschutzgesetze wie dem CCPA. Ein kurzer Verarbeitungsvermerk zu jedem ATS-Datensatz sorgt dafür, dass die Zuordnung prüfungsfähig und leicht weitergebbar bleibt.

Schlussfolgerung

Eine Marktkarte zahlt sich erst dann aus, wenn sie zu einem aktuellen, kontaktierbaren und deduplizierten Pool in Ihrem Stammdatensystem wird. Recherchen, die in Tabellenkalkulationen und gespeicherten Suchanfragen verbleiben, verlieren an Aktualität und müssen für jede Anfrage neu erstellt werden. Führen Sie Kartierung, Anreicherung und Kontaktaufnahme auf einer einzigen Plattform durch, dann wächst die Karte im Laufe der Zeit von selbst. Manatal hält Ihre Marktkarte aktuell: Beziehen Sie Daten aus einer Datenbank mit über 700 Millionen Einträgen, erfassen und kennzeichnen Sie Profile in einem einzigen ATS und bearbeiten Sie die Auswahlliste, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

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Häufig gestellte Fragen

F: Warum nutzen Personalvermittler Marktanalysen?

A: Personalvermittler nutzen Marktanalysen, um proaktiv statt reaktiv zu rekrutieren. Dadurch entsteht ein fundiertes Bild von Zielunternehmen und passiven Kandidaten, was die Zeit bis zur Erstellung einer Vorauswahl verkürzt und die Qualität der Einstellungen sicherstellt. Außerdem handelt es sich dabei um eine wiederverwendbare Ressource, die das Team bei jeder Stellenausschreibung aktualisiert, anstatt sie jedes Mal neu zu erstellen.

F: Wie lange dauert ein Marktanalyseprojekt?

A: Eine gezielte Suche dauert einige Wochen, während eine breit angelegte oder auf Führungskräfte ausgerichtete Suche mehrere Monate in Anspruch nehmen kann. Der Zeitaufwand hängt von der Größe der Nische, der Führungsstufe und davon ab, inwieweit Ihre Tools die Recherche automatisieren.

F: Welche Instrumente nutzen Personalvermittler zur Marktanalyse?

A: Die meisten Lösungen kombinieren „ LinkedIn Recruiter “ oder „Sales Navigator“ für Personen- und Unternehmensdaten, „Crunchbase“ für Finanzierungshinweise sowie Vergleichsquellen wie „Glassdoor“ und „Payscale“. Ein ATS oder CRM speichert die Daten als mit Tags versehene, deduplizierte Datenbank. Der „Sourcing Hub“ von Manatal ergänzt dies um eine Datenbank mit über 700 Millionen Profilen, deren Daten direkt in das ATS übernommen werden.

F: Was ist der Unterschied zwischen Marktanalyse und Talentanalyse?

A: Bei der Marktanalyse wird der Gesamtmarkt erfasst: Unternehmen, Organisationsstrukturen, Gehaltsspannen und die Dichte an Fachkräften. Die Talentanalyse konzentriert sich hingegen auf bestimmte Personen, deren Fähigkeiten, ihre Berufserfahrung und ihre Bereitschaft zu einem Wechsel. Die meisten Personalvermittler führen zunächst eine Marktanalyse durch und erstellen anschließend eine Talentanalyse für die dabei identifizierten vorrangigen Segmente.

F: Was ist ein Beispiel für eine Marktanalyse im Bereich der Personalbeschaffung?

A: Eine Fintech-Agentur, die Führungskräfte im Bereich Compliance vermittelt, würde zunächst eine Liste der Zielbanken und Start-ups erstellen. Sie würde deren Risiko- und Compliance-Organigramme aufzeichnen, die Führungskräfte nach Dienstalter und Sympathiewert kennzeichnen, Gehaltsspannen hinzufügen und die Auswahlliste in ihr ATS laden. Das Ergebnis ist eine sofort einsatzbereite Kandidatenpipeline, sobald ein Kunde eine Stelle ausschreibt.

Zitate

1. SHRM-Talenttrends 2025
2. Deloitte: Globale Trends im Bereich Humankapital 2025