„Quiet Hiring“ ist eine Personalstrategie, die immer dann wieder auftaucht, wenn die Budgets gekürzt und Einstellungsstopps verhängt werden. Anstatt eine neue Stellenausschreibung zu veröffentlichen, schließt ein Unternehmen kritische Qualifikationslücken mit den Mitarbeitern und Freiberuflern, die bereits zur Verfügung stehen. Für Personalabteilungen, die mit demselben Team mehr leisten müssen, ist dies eine Entscheidung zur Personalplanung, mit der Sie sich in diesem Jahr wahrscheinlich auseinandersetzen müssen. Dieser Leitfaden erläutert, worum es bei dieser Praxis geht und warum sie wieder auf die Tagesordnung gerückt ist. Er behandelt die internen und externen Formen, wie man sie fair umsetzt und welche Rolle Ihr Bewerbermanagementsystem dabei spielt.
Was ist „Quiet Hiring“?
Der Begriff wurde allgemein bekannt, nachdem Gartner das „Quiet Hiring“ zu einem der wichtigsten Trends am Arbeitsplatz für das Jahr 2023 erklärt hatte. Emily Rose McRae, Senior Director bei Gartner, definierte es als den Erwerb neuer Kompetenzen, ohne neue Vollzeitmitarbeiter einzustellen. [1] In der Praxis bedeutet dies, dass bestehende Mitarbeiter für Aufgaben mit höherer Priorität umverteilt werden oder für einen bestimmten Bedarf kurzfristige Aushilfskräfte hinzugezogen werden.
Laut SHRM gibt es zwei Formen dieser Vorgehensweise: die interne und die externe. Der Begriff ist neu, die Umbesetzung von Fachkräften jedoch nicht. Wie in den Anmerkungen erwähnt, gab es die interne Rekrutierung von Leistungsträgern schon lange, bevor der Begriff populär wurde. [2]
Warum es zu „Quiet Hiring“ kommt
- Kostenkontrolle: Führungskräfte bremsen teure externe Neueinstellungen, setzen aber weiterhin auf ehrgeizige Wachstumsziele.
- Erheblicher Fachkräftemangel: Die externe Suche nach Fachkräften wird immer schwieriger und zeitaufwändiger.
- Höhere Mitarbeiterbindung: Der „Workplace Learning Report“ von LinkedIn ergab, dass 94 % der Mitarbeiter länger in einem Unternehmen bleiben würden, das in ihre Weiterbildung und Entwicklung investiert. [3] Interne Versetzungen und anspruchsvolle Projekte sind ein sichtbarer Motor für das berufliche Wachstum.
„Quiet Hiring“: Ein Schritt-für-Schritt-Ablauf
„Quiet Hiring“ zahlt sich nur dann aus, wenn Sie Kompetenzen aufbauen; diese Erkenntnis stammt aus der Sichtweise von Harvard Business Impact auf die tatsächliche Vorgehensweise beim „Quiet Hiring“. [3] Der folgende Arbeitsablauf setzt dies in eine operative Abfolge um und geht anschließend noch einen Schritt weiter – mit der Bewerberdatenbank, die in den meisten Leitfäden außer Acht gelassen wird.
- Führen Sie eine Analyse der Qualifikationslücken durch. Vergleichen Sie die vorhandenen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter und bekannter Bewerber mit den Anforderungen, die in 6 bis 12 Monaten an sie gestellt werden.
- Definieren Sie die Lücke genau. Nennen Sie jeweils eine Rolle oder eine Kompetenz, anstatt vage nach mehr Kapazitäten zu fordern.
- Suchen Sie zunächst intern und dann in Ihrem Pool bekannter Kandidaten, bevor Sie eine Stellenanzeige extern veröffentlichen.
- Wählen Sie für jede Lücke den entsprechenden Weg. Setzen Sie Mitarbeiter anderweitig ein, schulen Sie sie weiter oder ziehen Sie einen externen Dienstleister hinzu, und halten Sie die Entscheidungskriterien schriftlich fest.
- Dokumentieren Sie die Änderung und legen Sie die Bedingungen fest. Klären Sie die neuen Zuständigkeiten, die Berichtswege, die Dauer sowie etwaige Änderungen hinsichtlich der Berufsbezeichnung oder der Vergütung. Holen Sie vor Beginn des Einsatzes alle erforderlichen Zustimmungen oder Genehmigungen der Mitarbeiter ein.
- Einbindung oder Umstellung mit einer festgelegten zeitlichen Begrenzung und einer Opt-out-Möglichkeit.
- Vergleichen Sie die Ergebnisse mit den Kennzahlen im nächsten Abschnitt.
Die erweiterte Suche von Manatal AI kombiniert semantische Suche, boolesche Suchbegriffe und Filter, um Personalverantwortlichen dabei zu helfen, relevante Profile in ihrer Bewerberdatenbank zu finden. Auf diese Weise können Teams bereits in der Datenbank gespeicherte ehemalige Bewerber und andere Kandidaten wiederentdecken, bevor sie eine neue externe Suche starten. Wenn Mitarbeiterprofile in der Bewerberdatenbank gepflegt werden, können Personalverantwortliche dieselben Suchfunktionen auch nutzen, um interne Talente zu identifizieren.
Weitere Informationen: Boolean Search Recruiting
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Wenn Ihr Unternehmen das Mitarbeiterportal von Manatal nutzt, können verifizierte Mitarbeiter auf interne Stellenausschreibungen zugreifen und am internen Einstellungsprozess teilnehmen.
Die KI-Empfehlungen von Manatal extrahieren aus einer Stellenbeschreibung die wichtigsten Kompetenzen und Anforderungen, bewerten die Bewerber anhand dieser Kriterien und erstellen eine Rangliste der am besten geeigneten Kandidaten. Die Analyse auf Anforderungsebene zeigt zudem auf, in welchen Bereichen die einzelnen Bewerber die festgelegten Kriterien erfüllen bzw. nicht erfüllen.
Interne Mobilität ist nur ein Teil davon
Die interne Mobilität ist ein Mechanismus im Rahmen der „Quiet Hiring“-Strategie, während eine gut gepflegte Bewerberdatenbank die Suche auf ehemalige Bewerber, Absolventen und andere bekannte Talente außerhalb der aktuellen Belegschaft ausweiten kann.
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„Quiet Hiring“ vs. „Quiet Quitting“ vs. „Quiet Firing“
Diese Begriffe klingen ähnlich und werden in der Berichterstattung über den Arbeitsmarkt oft verwechselt. Sie bezeichnen jedoch unterschiedliche Akteure und unterschiedliche Absichten.
Sowohl die „stille Einstellung“ als auch die „stille Entlassung“ sind Entscheidungen des Arbeitgebers, verfolgen jedoch unterschiedliche Ziele. Bei der stillen Einstellung geht es darum, Qualifikationslücken durch vorhandene oder potenzielle Fachkräfte zu schließen, während die stille Entlassung Praktiken bezeichnet, die darauf abzielen, einen Mitarbeiter zum Ausscheiden zu bewegen.
Wie lässt sich messen, ob „Quiet Hiring“ funktioniert?
Behandeln Sie ihn wie jeden anderen Rekrutierungskanal und messen Sie seine Leistung. Anhand von vier Kennzahlen lässt sich erkennen, ob er sich auszahlt:
- Interne Besetzungsquote: Der Anteil der offenen Stellen, die Sie mit bereits im Unternehmen vorhandenen Mitarbeitern statt durch externe Neueinstellungen besetzen.
- Zeit bis zur Besetzung im Vergleich zu externen Kandidaten: Wie schnell eine Umbesetzung eine Lücke im Vergleich zu Ihrem externen Referenzwert schließt.
- Mitarbeiterbindung nach einer Versetzung: Ob die versetzten Mitarbeiter nach der Versetzung im Unternehmen bleiben und weiterhin gute Leistungen erbringen.
- Ablehnungsquote und Zufriedenheitsrate: Wie oft lehnen versetzte Mitarbeiter die Versetzung ab oder geben an, dass die Versetzung schlecht verlaufen ist.
Die Mitarbeiterbindung ist besonders nützlich, da eine erfolgreiche interne Weiterentwicklung sowohl die Stabilität als auch die Mobilität der Belegschaft fördern kann. Der „Workplace Learning Report 2024“ von LinkedIn ergab, dass Unternehmen mit einer starken Lernkultur um 57 % höhere Mitarbeiterbindungsraten und um 23 % höhere interne Mobilitätsraten aufwiesen als Unternehmen mit geringerem Engagement. [4] Vergleichen Sie diese Zahlen mit Ihrem externen Benchmark, damit Sie nachweisen können, dass dieser Kanal seinen Platz verdient.
Risiken im Zusammenhang mit „Quiet Hiring“, die es zu berücksichtigen gilt
Dieser Ansatz hat echte Nachteile, wenn er überstürzt umgesetzt wird.
- Überlastung: Wenn man dem bestehenden Personal neue Aufgaben aufbürdet, ohne etwas wegzulassen, führt dies zu Burnout. Holen Sie vor Beginn der Aufgabe die ausdrückliche Zustimmung ein und lassen Sie der Person die Möglichkeit, abzulehnen.
- Unklare Erwartungen: Die Betroffenen müssen wissen, warum die Versetzung wichtig ist und wie lange sie dauert. Legen Sie einen klaren Zeitrahmen fest, damit eine vorübergehende Maßnahme nicht automatisch zu einer dauerhaften wird.
- Nicht anerkannte Aufgaben: Zusätzliche Verantwortung ohne entsprechende Vergütung wirkt wie eine verschleierte Herabstufung. Überprüfen Sie die Vergütung und die Berufsbezeichnung im Hinblick auf den neuen Aufgabenbereich und passen Sie diese an, bevor die Arbeit beginnt.
- Vernachlässigte Personalwege: Sich ausschließlich auf interne Versetzungen zu verlassen, verschleiert die Notwendigkeit, weiterhin extern Personal zu rekrutieren – ein Problem, das wir in unserem Beitrag über „Geister-Stellen“ behandeln.
Schlussfolgerung
„Quiet Hiring“ funktioniert am besten als geplante Maßnahme. Analysieren Sie Ihre Kompetenzen, identifizieren Sie jeweils eine Lücke nach der anderen, suchen Sie in Ihrem bestehenden Talentpool, legen Sie faire Bedingungen fest und messen Sie das Ergebnis. Gehen Sie bei der internen Personalbeschaffung genauso gewissenhaft vor wie bei der externen, dann sichern Sie sowohl die Leistungserbringung als auch die Mitarbeiterbindung. Der nächste Schritt besteht darin, vorhandene Talente leicht auffindbar zu machen und sie zu bewerten, sobald eine Lücke entsteht.
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Häufig gestellte Fragen
F: Was versteht man unter „Quiet Firing“ und worin unterscheidet es sich von „Quiet Hiring“?
A: Unter „stiller Entlassung“ versteht man, wenn ein Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen durch vorenthaltene Gehaltserhöhungen, schlechte Aufgabenvergabe oder vernachlässigte Weiterentwicklung so verschlechtern lässt, dass ein Mitarbeiter von sich aus kündigt. „Stille Einstellung“ bedeutet hingegen, Verantwortung zu übertragen und – wenn richtig umgesetzt – auch Anerkennung zu zeigen. Moderne ATS-Plattformen wie Manatal erleichtern die stille Einstellung, indem sie der Personalabteilung helfen, die Fähigkeiten bestehender Mitarbeiter und die interne Mobilität zu erfassen, bevor man sich extern umsieht. Letztendlich treibt das eine die Mitarbeiter hinaus, während das andere in die Mitarbeiter investiert, die man behält.
F: Ist die stille Anstellung legal?
A: „Quiet Hiring“ ist kein spezifischer rechtlicher Begriff; ob eine bestimmte Vereinbarung rechtmäßig ist, hängt daher davon ab, welche Änderungen der Arbeitgeber vornimmt und welche arbeitsrechtlichen Vorschriften gelten. Unternehmen sollten Arbeitsverträge, Vorschriften zu Löhnen und Arbeitszeiten, Regeln zur Einstufung von Arbeitnehmern, Diskriminierungsgesetze sowie alle Bestimmungen prüfen, die Änderungen der Aufgaben oder der Vergütung regeln. Wenn ein Einsatz die Rolle oder die Arbeitsbedingungen eines Mitarbeiters wesentlich verändert, sollte die Personalabteilung oder ein Rechtsberater die Vereinbarung prüfen.
F: Ist „Quiet Hiring“ gut oder schlecht für die Mitarbeiter?
A: Das hängt davon ab, wie man es handhabt. Mit Zustimmung, klar definierten Rahmenbedingungen und fairer Bezahlung bietet es den Mitarbeitern herausfordernde Aufgaben und sichtbare Entwicklungsmöglichkeiten; als unbezahlte Mehrarbeit führt es hingegen zu Burnout und Fluktuation. Die oben aufgeführte Checkliste zur Fairness sorgt dafür, dass es auf der richtigen Seite bleibt.
F: Was sind einige konkrete Beispiele für „Quiet Hiring“?
A: Ein Einzelhändler schult sein Filialpersonal in der Bestandsanalyse, um einen Datenbedarf zu decken. Ein Marketingteam beauftragt einen Dienstleister mit der Durchführung einer einzelnen Kampagne, während ein Hersteller einen Ingenieur für zwei Quartale in eine Produktrolle versetzt und dabei Manatal ATS nutzt, um die Kompetenz-Tags der Kandidaten mit den internen Projektanforderungen abzugleichen. In allen Fällen wird eine Qualifikationslücke geschlossen, ohne dass eine Festanstellung ausgeschrieben wird.
F: Wie kann ich mit „Quiet Hiring“ beginnen, wenn ich keinen internen Talentmarktplatz habe?
A: Sie benötigen keine spezielle Software, um loszulegen. Eine Kompetenzmatrix in Ihrem HRIS oder eine Tabellenkalkulation reicht aus, um Kompetenzen zu erfassen und anschließend Ihr ATS, wie beispielsweise Manatal, aktuelle Mitarbeiterprofile, Talentpools und frühere Bewerber anzeigen zu lassen. Fügen Sie später einen speziellen Talentmarktplatz hinzu, wenn Sie den Bereich ausbauen.
Zitate:
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