Quiet Hiring erklärt: Triebkräfte, Strategien und Vorteile 2025

Quiet Hiring bedeutet, dass Unternehmen interne Talente strategisch nutzen und einsetzen, um Engpässe bei Talenten und Budgetbeschränkungen zu beheben, anstatt externe Talente einzustellen. Untersuchungen haben ergeben, dass 58 % der Unternehmen die Fähigkeit, ihre Belegschaft zu qualifizieren und umzuschulen, als wichtigen Bestandteil einer "talentorientierten" Organisation ansehen, was bedeutet, dass viele Unternehmen es vorziehen, interne Talente aufzubauen, anstatt externe Talente einzustellen.[1] Dies ist nicht nur ein Weg, um die Qualifikationslücke zu schließen, sondern auch ein Versuch, die Mitarbeiterentwicklung zu verbessern und Mitarbeiter zu halten, indem ein klarer Karrierepfad angeboten wird. Bewerberverfolgungssysteme (Applicant Tracking Systems, ATS) haben sich für Personalabteilungen als wertvoll erwiesen, da sie bei der Suche, der Bewertung und dem Einsatz von Mitarbeitern helfen und somit die Personalbeschaffung rationalisieren.

Was ist Quiet Hiring?

Quiet Hiring funktioniert, indem vorhandene Talente genutzt und neue externe Talente erfolgreich eingesetzt werden, um einen bestimmten kurzfristigen Bedarf zu decken. Dies erfordert häufig eine Umschulung oder Höherqualifizierung bestehender Mitarbeiter, die kritische Rollen ausfüllen oder, was noch wichtiger ist, neue Projekte und neue Verantwortlichkeiten übernommen haben, wodurch auch der Enthusiasmus und das Engagement für die gesamte Unternehmenskultur erhalten bleiben. So würde beispielsweise ein Softwareentwicklungsunternehmen, das für ein kurzfristiges Projekt Fachwissen in einer bestimmten Programmiersprache benötigt, keinen Vollzeitentwickler oder einen Zeitarbeiter einstellen. Stattdessen würde es einen solchen über eine Talentplattform oder einen Auftragnehmer einstellen, um für die Dauer des Projekts Zugang zu einem Spezialisten zu erhalten.

Die wichtigsten Faktoren für ruhige Einstellungsprozesse

Mehrere Faktoren sind ausschlaggebend für die Einführung von "quiet hiring":

• Wachsende Qualifikationslücke: Unternehmen haben Schwierigkeiten, Talente mit dem richtigen Fachwissen zu finden. 87 % der Unternehmen weltweit haben bereits mit Engpässen zu kämpfen oder rechnen damit.[2] Diese Knappheit treibt die Einstellungskosten in die Höhe und schränkt die Wettbewerbsfähigkeit ein.
• Kosteneinsparungen: Durch den Einsatz interner Talente und Zeitarbeitskräfte vermeiden Unternehmen die mit der Einstellung von Vollzeitkräften verbundenen Kosten wie Sozialleistungen, Einarbeitung und Schulung.
• Agilität und Reaktionsfähigkeit: Die stille Einstellung ermöglicht eine schnelle Umgruppierung von Mitarbeitern und einen schnelleren Erwerb von Fähigkeiten. Einzelhandelsunternehmen können beispielsweise Mitarbeiter neu zuweisen, um Online-Bestellungen zu bewältigen, und dabei interne Qualifikationsdaten nutzen, um Übergänge zu rationalisieren und die Schulungszeit zu minimieren.

Quiet Hiring und interne Mobilität: Die Unterschiede

Unternehmen setzen heute eine Vielzahl von Strategien ein, um das Potenzial ihrer Belegschaft zu maximieren. Zwei der meistdiskutierten Strategien sind "quiet hiring" und interne Mobilität, die sich beide auf bestehende Mitarbeiter konzentrieren, sich aber in ihrer Arbeitsweise und den angestrebten Ergebnissen unterscheiden.

Die Rolle digitaler Tools bei der ruhigen Einstellung von Mitarbeitern

Technologie spielt eine zentrale Rolle bei der effektiven Einstellung von Mitarbeitern. Mit den richtigen Tools können Unternehmen Fähigkeiten abbilden, Talente umschichten und externe Einstellungsprozesse rationalisieren, während sie gleichzeitig eine flexiblere Belegschaft aufbauen.

• KI-gesteuertes Skill Mapping und Umgruppierung: KI-Tools können Mitarbeiterprofile, Stellenbeschreibungen und Projektanforderungen scannen, um verborgene Fähigkeiten und potenzielle Übereinstimmungen zu ermitteln. Auf diese Weise können Unternehmen Mitarbeiter leichter in kritische Rollen versetzen und gleichzeitig gezielte Weiterbildungsmaßnahmen anleiten, um Mitarbeiter auf künftige Anforderungen vorzubereiten.
• Faire und strukturierte Prozesse durch ATS-Integrationen: Die Integration von ATS-Systemen (Applicant Tracking System) bringt Struktur und Fairness in den Prozess. Standardisierte Arbeitsabläufe tragen dazu bei, dass Entscheidungen auf der Grundlage von Fähigkeiten und der Eignung für die jeweilige Rolle getroffen werden, wodurch Voreingenommenheit verringert und das Vertrauen der Mitarbeiter gestärkt wird.
• Die Zukunft der Personalbeschaffungssoftware: Die Rekrutierungstechnologie verändert sich rasant, wobei KI zu einem cornerstone der Talentakquise wird. Der weltweite Markt für künstliche Intelligenz im Personalwesen wird voraussichtlich von 6,05 Mrd. USD im Jahr 2024 auf 6,99 Mrd. USD im Jahr 2025 anwachsen[3], was das Ausmaß dieses Wandels verdeutlicht.

Aufbau einer nachhaltigen Strategie für leise Einstellungen

Eine ruhige Einstellung bedeutet, dass Sie auf die Mitarbeiter achten, die Sie bereits haben. Gleichzeitig hilft Ihnen der Aufbau intelligenter Verbindungen zu externen Talentquellen, flexibel zu bleiben. Hier sind die wichtigsten Punkte, auf die Sie sich konzentrieren sollten:

• Interne Talententwicklung: Sehen Sie sich die derzeitigen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter an und prüfen Sie, wo sie sich weiterentwickeln können. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich weiterzubilden, neue Aufgaben zu übernehmen, und nutzen Sie Instrumente wie einen internen Talentmarktplatz, damit sie Projekte erkunden können, die ihren Karrierezielen entsprechen. So können Sie verborgenes Potenzial aufdecken und eine stärkere Pipeline für den künftigen Bedarf aufbauen. Funktionen wie KI-Empfehlungen und die Vorauswahl von Kandidaten sind wichtige Faktoren, die Recruitern helfen, schneller zu arbeiten, bessere Entscheidungen zu treffen und belastbare Teams aufzubauen.
• Externe ruhige Einstellung: Bauen Sie Beziehungen zu Personalvermittlungsagenturen und Plattformen für Freiberufler auf, damit Sie schnell Mitarbeiter finden können, wenn eine Stelle frei wird. Ein starkes Netzwerk von Gigworkern verschafft Ihnen Zugang zu Nischenkompetenzen, die in Ihrem Unternehmen möglicherweise nicht vorhanden sind. Wenn Sie den Prozess der kurzfristigen Einstellung schnell und einfach gestalten, können Sie Lücken füllen, ohne Projekte zu verlangsamen.
• Kommunikation und Transparenz: Seien Sie sich von Anfang an über Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen im Klaren. Eine offene Kommunikation mit Mitarbeitern und Externen schafft Vertrauen, verhindert Missverständnisse und sorgt dafür, dass sich jeder unterstützt fühlt. Dies schafft eine positive Erfahrung für alle Beteiligten.

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Vorteile der stillen Einstellung

Stille Einstellungen füllen nicht nur Lücken. Sie schafft auch klare Vorteile für Unternehmen und Arbeitnehmer. Indem sie vorhandene Talente intelligenter nutzen und bei Bedarf durch zeitlich befristetes Fachwissen ergänzen, können Unternehmen Kosten sparen, schneller handeln und ihre Belegschaft stärken. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Kosteneffizienz: Durch die stille Einstellung werden viele der mit der herkömmlichen Personalbeschaffung verbundenen Kosten wie Stellenanzeigen, Agenturgebühren und langwierige Einarbeitungsprozesse vermieden. Durch die Wiederverwendung interner Talente oder den Einsatz von Kurzzeitspezialisten maximieren Unternehmen ihre Ressourcen ohne unnötige Kosten.
• Kürzere Zeit bis zur Produktivitätssteigerung: Mitarbeiter, die die Systeme und die Kultur des Unternehmens bereits kennen, können sich schneller in neue Aufgaben einarbeiten. Ebenso bringen Auftragnehmer und Freiberufler oft spezielle Fähigkeiten mit, die wenig oder gar keine Schulung erfordern, so dass die Teams schneller einsatzbereit sind.
• Mitarbeiterengagement und Mitarbeiterbindung: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern neue Herausforderungen und Entwicklungsmöglichkeiten bieten, erhöht sich ihre Motivation und Zufriedenheit. Es signalisiert auch ein Engagement für ihre Entwicklung und trägt dazu bei, die Fluktuation zu verringern und Loyalität aufzubauen.
• Strategische Flexibilität: Stille Einstellungen ermöglichen es Unternehmen, schnell auf plötzliche Veränderungen zu reagieren, z. B. um Qualifikationslücken zu schließen oder neue Projekte zu starten. Diese Flexibilität hilft Unternehmen, auf dynamischen Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben.
• Ein integrativerer Arbeitsplatz: Unternehmen, die sich auf die interne Entwicklung konzentrieren, können vielfältige Talente entdecken und fördern, die sonst vielleicht unbemerkt bleiben würden. Dies fördert unterschiedliche Perspektiven und eine innovativere Kultur.

Mögliche Herausforderungen bei stillen Einstellungen

Das stille Einstellen von Mitarbeitern hat viele Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, die sorgfältig gehandhabt werden müssen. Sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmen können Schwierigkeiten bekommen, wenn die Erwartungen nicht klar sind oder das Verfahren schlecht gehandhabt wird. Hier sind die wichtigsten Risiken, auf die Sie achten sollten:

• Klarheit und Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter: Wenn Mitarbeiter neue Aufgaben ohne klare Zuständigkeiten übernehmen, kann dies zu Verwirrung und Frustration führen. Wenn die zusätzliche Arbeitsbelastung nicht ausgeglichen oder unterstützt wird, kann dies im Laufe der Zeit zu Burnout und Leistungsabfall führen. Klare Kommunikation und angemessene Unterstützung sind der Schlüssel, um dies zu verhindern.
• Integration von Zeitarbeitern und Gigworkern: Die Einstellung von Zeitarbeitern oder Freiberuflern kann zu kulturellen Unterschieden innerhalb des Teams führen. Wenn sie sich ausgeschlossen oder unterbewertet fühlen, können ihre Beiträge hinter den Erwartungen zurückbleiben. Ein angemessenes Onboarding und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit festangestellten Mitarbeitern tragen dazu bei, ein integratives und produktives Umfeld zu schaffen.
• Ausgleich zwischen kurzfristigem Bedarf und langfristiger Strategie: Stille Einstellungen können unmittelbare Lücken schließen, sollten aber eine langfristige Personalplanung nicht ersetzen. Ohne eine klare Einstellungsstrategie laufen Unternehmen Gefahr, künftiges Wachstum und die Entwicklung von Fähigkeiten zu vernachlässigen. Ein ausgewogener Ansatz gewährleistet sowohl kurzfristige Flexibilität als auch langfristigen Erfolg.
• Entlohnung, Titel und Arbeitsmoral: Wenn von den Mitarbeitern verlangt wird, mehr Verantwortung zu übernehmen, ohne dass sie dafür eine angemessene Vergütung oder einen Titel erhalten, kann dies zu Unmut führen. Mit der Zeit kann dies der Motivation und dem Vertrauen schaden. Eine transparente Darstellung der Vergütung, der Karriereentwicklung und der Erwartungen trägt dazu bei, die Moral und die Akzeptanz der Mitarbeiter zu erhalten.

Schlussfolgerung

Um in der heutigen Geschäftswelt erfolgreich zu sein, ist eine ruhige Personalauswahl unerlässlich. Durch den Einsatz interner und externer Talente können Unternehmen Qualifikationslücken schnell schließen, Kosten senken und eine flexible Belegschaft aufbauen. Die Konzentration auf das Wachstum der Mitarbeiter, kontinuierliches Lernen und die Einführung von Technologien ist der Schlüssel für eine effektive Personalbeschaffung. Dieser Ansatz trägt dazu bei, Unternehmen für den langfristigen Erfolg in einer sich wandelnden Welt zukunftssicher zu machen. Durch klare Kommunikation und transparente Prozesse können die Vorteile der stillen Einstellung maximiert werden. Durch die Integration in ein umfassenderes Talentmanagement, einschließlich Nachfolge- und Personalplanung, wird die stille Einstellung zu einer Grundlage für nachhaltiges Wachstum und Widerstandsfähigkeit.

Häufig gestellte Fragen

F: Ist die stille Anstellung legal?

A: Stille Einstellungen sind eine legale Praxis, bei der Unternehmen die Aufgaben ihrer derzeitigen Mitarbeiter umverteilen oder Zeitarbeiter einstellen, ohne neue Vollzeitstellen auszuschreiben, vorausgesetzt, sie halten sich an die Arbeitsgesetze und -vorschriften. Diese Praxis kann zwar ethische Fragen aufwerfen, wenn sich Mitarbeiter ohne angemessene Entschädigung überlastet fühlen, ist aber legal, solange sie die arbeitsrechtlichen Vorschriften einhält.

F: Wie kann die Personalabteilung die ruhige Einstellung von Mitarbeitern unterstützen?

A: Die Personalabteilung kann eine ruhige Einstellung unterstützen, indem sie strategisch ermittelt, welche Mitarbeiter über die Fähigkeiten oder das Potenzial verfügen, neue Aufgaben zu übernehmen, kontinuierliches Lernen und Entwicklung fördert und eine klare Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern unterstützt. Dieser Ansatz optimiert die Ressourcen und hilft bei der Bindung von Talenten, indem er Wachstumsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens bietet.

F: Ist die stille Anstellung eine langfristige Lösung?

A: Quiet Hiring ist ein taktischer Ansatz, um unmittelbare Qualifikationslücken durch die Umverteilung interner Ressourcen, den Einsatz von Zeitverträgen oder die Einstellung von Gigworkern ohne die Verpflichtungen einer Vollzeitbeschäftigung zu schließen. Diese Strategie ermöglicht zwar Flexibilität und Reaktionsfähigkeit, kann aber auch zu Burnout, schlechter Arbeitsmoral und mangelndem Engagement von Zeitarbeitskräften führen, was der Unternehmenskultur und dem Wachstum schaden kann. Um langfristig erfolgreich zu sein, sollten Unternehmen eine ausgewogene Personalstrategie entwickeln, die effektive Einstellungspraktiken, Programme zur Mitarbeiterbindung und Initiativen zur Talententwicklung umfasst.

Zitate

1. Beamery
2. McKinsey
3. SQ-Magazin