Laut dem SHRM-Bericht „SHRM 2025 Talent Trends Report“ sind einige Probleme bei der Personalbeschaffung auf ineffiziente interne Prozesse zurückzuführen, wie z. B. mangelnde Nachfolgeplanung und Wissenstransfer, die zu Qualifikationslücken innerhalb des Unternehmens führen und die Besetzung von Stellen noch schwieriger machen. [1] Darüber hinaus zeigen qualitative Untersuchungen der Ohio University, dass interne Faktoren wie ineffektive Koordination mit den einstellenden Managern, anspruchsvolle Arbeitsbedingungen und unzureichende Vergütungsbudgets die Hauptursachen für Stress und Probleme bei der Personalbeschaffung sind. [2] Wir haben diesen Leitfaden für Personalleiter, Talent Acquisition Manager und Inhaber von Personalvermittlungsagenturen geschrieben, die bereit sind, Abhilfe zu schaffen. Zu jedem der unten aufgeführten Probleme bei der Personalbeschaffung werden die Ursache, die messbaren Auswirkungen und ein direkter Aktionsplan angegeben.
Haben Sie tatsächlich Probleme bei der Personalbeschaffung?
Bevor Sie sich mit neuen Strategien oder Softwareprogrammen befassen, müssen Sie herausfinden, wo Ihre Pipeline undicht ist. Eine Checkliste für die Personalbeschaffung ist nicht nur eine „To-do-Liste“, sondern ein Diagnosewerkzeug, mit dem Sie versteckte Ineffizienzen aufdecken können, die Sie Zeit, Geld und hochkarätige Talente kosten.
Gesundheitscheckliste für die Personalbeschaffung
[ ] Die Zeit bis zur Besetzung der Stelle beträgt mehr als 45 Tage.
[ ] Die Angebotsannahmequote liegt unter 80 %.
[ ] Weniger als 30 % der Bewerber erfüllen die Mindestanforderungen für die Stelle.
[ ] Die Abbruchquote der Bewerber zwischen Bewerbung und erstem Vorstellungsgespräch liegt bei über 40 %.
[ ] Sie haben keine strukturierte Bewertungsrubrik für die Vorauswahl von Anrufen.
[ ] Sie können nicht feststellen, über welchen Beschaffungskanal Sie die besten Mitarbeiter gewinnen.
[ ] Ihre Stellenanzeigen wurden seit über 12 Monaten nicht mehr aktualisiert.
[ ] Kandidaten erhalten zu keinem Zeitpunkt länger als 7 Tage keine Statusaktualisierung.
[ ] Sie haben keine Daten darüber, warum Kandidaten Angebote ablehnen.
Wenn Sie drei oder mehr Punkte angekreuzt haben, weist Ihr Einstellungsprozess strukturelle Probleme auf. Lesen Sie weiter.
Kategorie 1: Talente gewinnen
Problem 1: Ihre Arbeitgebermarke ist unsichtbar
Viele Bewerber recherchieren vor ihrer Bewerbung online nach potenziellen Arbeitgebern. Eine große Mehrheit der Arbeitssuchenden nutzt soziale Medien und Bewertungsportale wie Glassdoor, um sich vor der Bewerbung über den Ruf eines Unternehmens zu informieren. So nutzen beispielsweise bis zu 90 % der aktiven Arbeitssuchenden soziale Medien, um Arbeitgeber zu recherchieren [3], und etwa 83 % stützen ihre Bewerbungsentscheidung wahrscheinlich auf Unternehmensbewertungen. [4]
Warum das so ist: Die meisten Unternehmen betrachten Employer Branding als Marketingausgabe, die gekürzt werden kann, und als PR-Projekt, das delegiert werden kann. Niemand im Unternehmen fühlt sich dafür verantwortlich. Es gibt keinen Prozess, um Mitarbeiterberichte zu sammeln, auf Bewertungen zu reagieren oder die öffentliche Präsenz des Unternehmens auf dem neuesten Stand zu halten.
Die Lösung:
Problem 2: Ihre Stellenbeschreibungen filtern gute Bewerber heraus
Die durchschnittliche Stellenbeschreibung wurde 2019 verfasst und wird seitdem kopiert und eingefügt. Sie listet 14 erforderliche Fähigkeiten auf, verlangt „5–7 Jahre Erfahrung” für eine Position auf mittlerer Ebene und versteckt die Gehaltsspanne in der Fußzeile, wenn sie überhaupt angegeben wird.
Warum das so ist: Stellenbeschreibungen werden von Personalverantwortlichen verfasst, die alle Fähigkeiten auflisten, die der ideale Kandidat mitbringen sollte, und nicht die Fähigkeiten, die für die Stelle tatsächlich erforderlich sind. Nach der Veröffentlichung werden sie von niemandem überprüft. Ein LinkedIn Gender Insights Report hat ergeben, dass Frauen sich tendenziell auf weniger Stellen bewerben als Männer, selbst wenn beide Geschlechter eine ähnliche Anzahl von Stellenanzeigen sehen, und dass Frauen, wenn sie sich bewerben, mit höherer Wahrscheinlichkeit eingestellt werden als Männer. Um das Selbstvertrauen aller Bewerber zu stärken und die Bewerbungsquote zu erhöhen, sollten Arbeitgeber ihre Stellenbeschreibungen klarer formulieren. Übermäßig detaillierte Stellenbeschreibungen erhöhen nicht Ihre Anforderungen, sondern verringern Ihren Bewerberpool.
Die Lösung:
Kategorie 2: Prozess
Problem 3: Sie werden mit unqualifizierten Bewerbern überschwemmt.
Die Schaltfläche „Easy Apply“ auf LinkedIn hat die Personalbeschaffung nachhaltig verändert. Ein Bewerber kann sich an einem Nachmittag auf 200 Stellen bewerben. Und das tun sie auch. Auf Ihre Stellenanzeige für einen Senior Data Engineer gehen 800 Bewerbungen ein. Vierzig davon sind qualifiziert.
Warum das passiert: Reibungslose Bewerbungsprozesse ziehen spekulative Bewerber an. Ein Personalvermittler, der 5 Minuten pro Lebenslauf aufwendet, verbringt 67 Stunden mit dieser einen Stelle. Während dieser 67 Stunden haben Ihre drei besten Kandidaten Angebote von anderen Unternehmen angenommen.
Die Lösung: Genau für dieses Problem wurde die KI-Empfehlungsmaschine von Manatal entwickelt. Das System scannt eingehende Bewerbungen und Ihre bestehende Bewerberdatenbank und bewertet und ordnet die Bewerber dann anhand der spezifischen Anforderungen in Ihrer Stellenbeschreibung.
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Problem 4: Ihr Einstellungsprozess ist zu langsam
Die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung beträgt branchenübergreifend 44 Tage. [5] Der durchschnittliche Spitzenkandidat bleibt 10 Tage verfügbar, bevor er ein anderes Angebot annimmt. Rechnen Sie selbst.
Warum das passiert: Unklare Entscheidungszuständigkeiten und mangelnde Automatisierung zwischen den einzelnen Schritten. Personalverantwortliche verzögern ihr Feedback. Interviewer verpassen Termine. Niemand kümmert sich selbst um die Nachverfolgung.
Die Lösung:
Problem 5: Sie ignorieren Kandidaten und fragen sich, warum Ihre Marke darunter leidet
Viele Bewerber berichten, dass sie nach Einreichen ihrer Bewerbung keine Rückmeldung vom Arbeitgeber erhalten haben. [6] Dieses spezielle Problem bei der Personalbeschaffung verschärft sich mit der Zeit: Jeder „Ghosting“-Fall verschlechtert Ihr Arbeitgeberimage ein wenig, was die Skepsis der Bewerber erhöht und die zukünftige Personalbeschaffung erschwert.
Warum das passiert: Personalvermittler haben nicht die Absicht, Bewerber zu ignorieren. Sie haben einfach viele offene Bewerbungen und kein automatisiertes System, um den Kreis zu schließen.
Die Lösung:
Kategorie 3: Auswahl und Abschluss
Problem 6: Unbewusste Vorurteile schränken Ihren Talentpool ein
Ihre Personalvermittler suchen nach Mustern, die ihnen bekannt sind. Namen renommierter Universitäten. Bekannte Firmenlogos. Namen, die wie die letzte erfolgreiche Einstellung klingen. Oft handelt es sich dabei nur um eine Kopie.
Warum das so ist: Die Überprüfung von Lebensläufen ist eine unstrukturierte Aufgabe mit hohem Arbeitsaufkommen, die unter Zeitdruck erledigt werden muss. Wenn Menschen wiederholt schnelle Entscheidungen treffen müssen, greifen sie standardmäßig auf Mustererkennung zurück.
Die Lösung:
Problem 7: Sie verlieren Kandidaten in der Angebotsphase
Eine Angebotsannahmequote von unter 80 % ist ein Symptom. Das eigentliche Problem ist fast immer eines von drei Dingen: Die Vergütung liegt unter dem Marktniveau, der Kandidat hat ein konkurrierendes Angebot erhalten oder der Personalvermittler hat es versäumt, während des Prozesses genügend Unterstützung innerhalb des Unternehmens aufzubauen.
Warum dies geschieht: Das Gehaltsbenchmarking erfolgt nach der Auswahl eines Kandidaten und nicht vor der Ausschreibung der Stelle.
Die Lösung:
Kategorie 4: Technologie und Daten
Problem 8: Ihre Technologieplattform kommuniziert nicht mit sich selbst
Das durchschnittliche Recruiting-Team nutzt 7 verschiedene Tools. Jobbörsen, ein ATS, eine LinkedIn Recruiter , ein E-Mail-Client, ein Terminplanungstool, eine Videointerview-Plattform und eine Tabellenkalkulation, um alles zusammenzufassen. Keines dieser Tools teilt Daten automatisch.
Warum das passiert: Tools werden einzeln hinzugefügt, um akute Probleme zu lösen. Niemand überprüft, ob das neue Tool mit den bestehenden Systemen kompatibel ist.
Die Lösung:
Problem 9: Sie wissen nicht, wo die Kandidaten aussteigen
Sie kennen Ihre Zeit bis zur Besetzung einer Stelle. Sie wissen wahrscheinlich nicht, in welcher Phase des Vorstellungsgesprächs die meisten Bewerber absagen. Sie wissen wahrscheinlich nicht, welche Jobbörse Ihnen die qualitativ hochwertigsten Bewerber liefert oder wie viel Prozent der abgelehnten Bewerber für eine bestimmte Stelle sechs Monate später für eine andere Stelle eingestellt wurden.
Warum das passiert: Recruiting-Dashboards werden bei der Implementierung des ATS konfiguriert und nie wieder überprüft. Standardberichte erfassen das Volumen (eingegangene Bewerbungen, geplante Vorstellungsgespräche), aber nicht die Qualität der Konversion, sodass Daten zwar gesammelt, aber nie analysiert werden.
Die Lösung:
Problem 10: Wenn Gehaltsvorstellungen und Vergütung nicht übereinstimmen
Die Einstellung eines leitenden Ingenieurs, wenn Ihr genehmigtes Gehaltsspektrum auf die Marktpreise von 2021 abgestimmt ist, ist kein Rekrutierungsproblem. Es ist ein Budgetproblem, das 8 Wochen Zeit des Personalvermittlers verschwendet.
Warum das passiert: Die Personalbudgets werden jährlich von den Finanzteams anhand historischer Daten festgelegt, die 12 bis 18 Monate hinter dem aktuellen Markt zurückliegen. Bis die Stelle genehmigt und ausgeschrieben ist, liegt das genehmigte Gehaltsband bereits unter den Erwartungen qualifizierter Bewerber.
Die Lösung:
Wie man einen Rekrutierungsprozess aufbaut, der auch unter Druck nicht zusammenbricht
Unternehmen, die konsequent gute Mitarbeiter einstellen, tun dies nicht reaktiv. Sie eröffnen keinen LinkedIn Recruiter , wenn eine Stelle seit drei Monaten unbesetzt ist.
Bauen Sie sich einen Talentpool auf, bevor Sie ihn brauchen. Das bedeutet, dass Sie aktive Beziehungen zu Kandidaten pflegen sollten, die zwar gut waren, aber bei früheren Suchvorgängen nicht ausgewählt wurden. Es bedeutet, dass Sie auch dann passiv nach Talenten suchen sollten, wenn die Personalaufnahme eingefroren ist. Es bedeutet, dass Sie Ihr ATS als Talentdatenbank betrachten sollten und nicht nur als Bewerberverwaltungssystem.
Reaktive Personalbeschaffung kostet Sie immer mehr: Zeit, Arbeitsstunden der Personalvermittler, Gehaltsaufschläge für Kandidaten, die wissen, dass Sie verzweifelt sind. Proaktive Talentakquise betrachtet die Personalbeschaffung als einen kontinuierlichen Prozess und nicht als Krisenreaktion.
Schlussfolgerung
Die meisten Probleme bei der Personalbeschaffung lassen sich auf dieselbe Ursache zurückführen: Prozesse, die für geringe Volumina konzipiert wurden und nie an die gestiegenen Anforderungen angepasst wurden. Stellenbeschreibungen, die nie überarbeitet wurden. Die Vorauswahl erfolgt immer noch manuell. Die Kommunikation hängt davon ab, dass die Personalvermittler Zeit haben, die sie nicht haben. Die Lösung ist nicht kompliziert. Definieren Sie Ihre SLAs, automatisieren Sie die Kommunikation mit den Bewerbern, legen Sie vor Beginn der Suche Vergütungsbenchmarks fest und nutzen Sie Daten, um herauszufinden, wo Bewerber tatsächlich abspringen. Für all dies ist kein großes Budget erforderlich. Es braucht lediglich jemanden, der den Prozess verantwortet und durchführt. Die Personalbeschaffung wird nicht von selbst einfacher. Aber mit der richtigen Struktur wird sie vorhersehbar, und vorhersehbare Einstellungen sind wettbewerbsfähige Einstellungen.
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Häufig gestellte Fragen
F: Was sind die häufigsten Probleme, mit denen Unternehmen im Jahr 2026 bei der Personalbeschaffung konfrontiert sind?
A: Die häufigsten Probleme bei der Personalbeschaffung sind lange Einstellungszeiten, eine hohe Anzahl unqualifizierter Bewerber, ein schwaches Employer Branding, unbewusste Vorurteile bei der Vorauswahl und Verluste in der Angebotsphase aufgrund einer unter dem Marktniveau liegenden Vergütung. Bei den meisten dieser Probleme handelt es sich um Prozessfehler, die mit den richtigen Tools und Strukturen behoben werden können.
F: Wie kann ich die Zeit bis zur Einstellung verkürzen, ohne meine Einstellungsstandards zu senken?
A: Legen Sie SLA-Fristen für jede Phase des Einstellungsprozesses fest: 48 Stunden von der Bewerbung bis zur Vorauswahl, 5 Tage von der Vorauswahl bis zum ersten Vorstellungsgespräch und 3 Tage vom letzten Vorstellungsgespräch bis zur Entscheidung. Verwenden Sie automatisierte Terminplanungstools wie Calendly und verlangen Sie von den Interviewern, dass sie innerhalb von 24 Stunden strukturiertes Feedback in Form einer Scorecard einreichen.
F: Wie kann ich Probleme bei der Personalbeschaffung am schnellsten beheben, wenn ich nur über ein begrenztes Budget verfüge?
A: Beginnen Sie mit kostenlosen Tools: Überarbeiten Sie Ihre Stellenbeschreibungen mit Gender Decoder, richten Sie Google Alerts ein, um Ihre Arbeitgebermarke zu überwachen, erstellen Sie strukturierte Bewertungsbögen für Vorstellungsgespräche in Google Sheets und nutzen Sie die integrierte Automatisierungsfunktion Ihres ATS, um Status-Updates an Bewerber zu senden.
F: Wie gehe ich mit der Herausforderung bei der Talentakquise um, dass es zu viele unqualifizierte Bewerber gibt?
A: Fügen Sie Ihrem Bewerbungsformular 2–3 Ausschlussfragen hinzu und legen Sie in Ihrem ATS einen Schwellenwert für die automatische Ablehnung von Bewerbern fest, die diese Fragen nicht beantworten. Bei Stellen mit sehr hohem Bewerbungsaufkommen sollten Sie erwägen, von offenen Bewerbungen auf eine ausschließliche Suche nach geeigneten Kandidaten umzusteigen. KI-gestützte Screening-Tools wie Manatal's Recommendation können Bewerber bewerten, sodass Personalvermittler nur die besten 10–15 % der Bewerber prüfen müssen.
F: Welche Probleme und Lösungen im Bereich Personalbeschaffung sollte ich priorisieren, wenn ich nur eine Sache ändern kann?
A: Verbessern Sie zunächst Ihren Screening- und Antwortprozess. Wenn qualifizierte Kandidaten aufgrund langsamer Rückmeldungen oder fehlender Kommunikation verloren gehen, sind alle anderen Verbesserungen nur noch nachrangig. Richten Sie in Ihrem ATS automatische Benachrichtigungen über den Wechsel der Bewerbungsphase und Ablehnungs-E-Mails ein.
Zitat
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