„Time to Fill“ und „Time to Hire“ klingen nach derselben Kennzahl, und viele Teams verwenden die Begriffe synonym. Sie messen jedoch unterschiedliche Dinge und dienen unterschiedlichen Entscheidungsträgern. Bei jeder Kennzahl beginnt die Zeitmessung zu einem anderen Zeitpunkt und sie weist auf ein anderes Problem hin, wenn sich die Einstellung verzögert. Wenn Sie den Unterschied zwischen „Time to Fill“ und „Time to Hire“ richtig verstehen, vermeiden Sie es, Vorstellungsgespräche zu beschleunigen, obwohl die eigentliche Verzögerung bei der Kandidatenakquise liegt. Dieser Leitfaden erläutert, was jede Kennzahl bedeutet und worin genau der Unterschied zwischen ihnen besteht. Außerdem erhalten Sie beide Formeln anhand eines Beispiels, erfahren, wie Sie die Differenz interpretieren, und wie Sie beide Kennzahlen nachverfolgen können, ohne jede Woche eine neue Tabelle erstellen zu müssen.
„Time to Fill“ vs. „Time to Hire“ auf einen Blick
Hier ist die Kurzfassung, bevor wir zu den Details kommen. Wenn bei beiden Metriken die Annahme des Angebots als Endpunkt dient, besteht der Hauptunterschied darin, wann die Zeitmessung beginnt.
Was ist Zeit zum Ausfüllen?
Die Zeit bis zur Besetzung misst die Anzahl der Tage zwischen der Genehmigung einer Stellenausschreibung und der Annahme eines Angebots durch einen Kandidaten. Sie gibt die Gesamtdauer des Einstellungsprozesses wieder, einschließlich der Kandidatenakquise, der Vorauswahl, der Vorstellungsgespräche und der Angebotsverhandlungen. Die Kennzahl variiert je nach Branche, Position, Standort und der zur Definition von Start- und Endpunkt verwendeten Methodik und hilft Personalagenturen dabei, die Effizienz ihrer Einstellungsverfahren zu bewerten. Wenn beispielsweise die durchschnittliche Zeit bis zur Besetzung einer technischen Stelle bei einer Agentur 45 Tage beträgt, dieser Wert jedoch überschritten wird, kann die Agentur Schritte wie die Kandidatenakquise oder die Vorstellungsgespräche analysieren, um Engpässe zu identifizieren. Die Verkürzung der Zeit bis zur Besetzung bedeutet, Top-Talente schnell zu gewinnen, das Risiko zu minimieren, Kandidaten an Wettbewerber zu verlieren, und gleichzeitig die Ressourcen zu optimieren. Zur Berechnung zieht man das Datum der Stellenausschreibung vom Datum der Angebotsannahme ab.
So berechnen Sie die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle
Zeit bis zur Besetzung = Tag, an dem der Bewerber das Stellenangebot angenommen hat – Tag, an dem die Stellenanzeige veröffentlicht wurde
- Wenn Sie die durchschnittliche Besetzungszeit für einen bestimmten Zeitraum (z. B. ein Jahr) berechnen möchten, können Sie alle gemessenen Besetzungszeiten für jede Stelle, die Sie in diesem Zeitraum besetzt haben, addieren und dann durch die Anzahl der Stellen dividieren.
(Besetzungsdauer für Stelle A + Besetzungsdauer für Stelle B + Besetzungsdauer für Stelle C) / 3 = durchschnittliche Besetzungsdauer
Was bedeutet "Zeit zum Einstellen"?
Die Zeit bis zur Einstellung misst die Anzahl der Tage vom Zeitpunkt, zu dem der erfolgreiche Kandidat in den Rekrutierungsprozess eintritt, bis zu dem Zeitpunkt, zu dem er ein Angebot annimmt. Bei Bewerbern kann dies ab dem Datum der Bewerbung gemessen werden. Bei angeworbenen Kandidaten kann der Startpunkt je nach Methodik des Unternehmens das Datum sein, an dem sie in die Pipeline aufgenommen oder erstmals kontaktiert werden.
Die Zeit bis zur Einstellung ist entscheidend für die Beurteilung der Effizienz der Auswahl und die Verbesserung der Erfahrung der Bewerber. Ist sie zu lang, könnten die Bewerber das Interesse verlieren oder einen negativen Eindruck vom Unternehmen gewinnen; ist sie zu kurz, könnten die Personalverantwortlichen Entscheidungen übereilen und wichtige Informationen übersehen.
So berechnen Sie die Zeit bis zur Einstellung
Zeit bis zur Einstellung = Datum der Annahme des Angebots – Datum, an dem der erfolgreiche Bewerber in den Auswahlprozess aufgenommen wurde.
Um ihre Rekrutierungsstrategie zu optimieren, könnte eine Agentur einen Berater hinzuziehen. Wenn aus den Daten hervorgeht, dass die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung von Softwareentwicklern 45 Tage beträgt – im Vergleich zum Branchen-Benchmark von 30 Tagen –, kommen unter anderem folgende Lösungen in Frage:
- Analysieren Sie den Auswahlprozess: Identifizieren Sie Engpässe, wie beispielsweise eine langwierige Sichtung der Lebensläufe, und führen Sie ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ein, um diese Phase zu optimieren.
- Verbessern Sie das Engagement von Bewerbern: Verbessern Sie die Kommunikation mit den Bewerbern, indem Sie sie während des Einstellungsverfahrens regelmäßig auf dem Laufenden halten, um ihr Interesse aufrechtzuerhalten.
- Verfeinern Sie Stellenbeschreibungen: Passen Sie die Beschreibungen an, um geeignete Bewerber besser anzusprechen und langwierige Vorstellungsgespräche zu vermeiden.
- Talentpool erweitern: Erweitern Sie die Rekrutierungskanäle oder bieten Sie attraktive Anreize, um Kandidaten schneller für sich zu gewinnen.
So erfassen Sie die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle und die Zeit bis zur Einstellung
Die manuelle Berechnung beider Kennzahlen für zahlreiche offene Stellen ist zeitaufwendig und bereits veraltet, sobald man damit fertig ist. Die Tage, auf die es ankommt, gehen in den Zeitstempeln der einzelnen Phasen unter, die in einer Tabellenkalkulation selten übersichtlich erfasst werden. Die in Ihr ATS integrierten Rekrutierungsanalysen versehen jede Phase mit einem Zeitstempel und berechnen Kennzahlen pro Stelle, pro Phase und pro Personalvermittler. So sehen Sie genau, wo sich die Tage ansammeln.
„Reports & Analytics“ von Manatal bietet über 20 vorgefertigte KPIs für den Personalbeschaffungsprozess, darunter „Time-to-Fill“ und „Time-to-Hire“. Eine Übersicht über weitere Kennzahlen, die es zu beachten gilt, finden Sie in unserem Leitfaden zu KPIs für die Personalbeschaffung.
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Was die Differenz zwischen den Kennzahlen aussagt
Die Differenz zwischen der Zeit bis zur Besetzung einer Stelle und der Zeit bis zur Einstellung ist ein Indikator, keine Bewertungsskala. Sie gibt Aufschluss darüber, welchen Teil des Prozesses es zu optimieren gilt.
Eine lange Zeit bis zur Besetzung bei einer kurzen Zeit bis zur Einstellung deutet auf Probleme bei der Kandidatenakquise, der Genehmigung von Stellenausschreibungen oder der Attraktivität des Unternehmens hin. Der Interviewprozess ist in diesem Fall nicht das Problem. Eine Zeit bis zur Einstellung, die fast der gesamten Zeit bis zur Besetzung entspricht, bedeutet, dass die Stelle nach der Ausschreibung schnell besetzt wurde. Die Geschwindigkeit bei Vorstellungsgesprächen und Entscheidungen ist hier der „ lever “, an dem man ansetzen muss. Geschwindigkeit ist entscheidend, denn ein langsamer Prozess führt zum Verlust von Bewerbern. Im „Candidate Expectations Report“ von Cronofy gaben 42 % der Bewerber an, dass sie einen Einstellungsprozess abgebrochen haben, weil die Terminvereinbarung für ein Vorstellungsgespräch zu lange gedauert hat. [1] Die weltweite durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung liegt laut SIA bei etwa 44 Tagen. [2]
Die Zeit bis zur Besetzung und die Zeit bis zur Einstellung sind am aussagekräftigsten, wenn man sie gemeinsam betrachtet. Die Differenz zwischen beiden ist das eigentliche Signal. Sie zeigt, ob die Verzögerung bei der Kandidatenakquise und den Genehmigungsprozessen oder im Interviewprozess liegt. Genau dort kann eine Maßnahme tatsächlich zu einer Verbesserung der Zahlen führen. Teams, die beide Kennzahlen Schritt für Schritt verfolgen, beseitigen den richtigen Engpass, anstatt einen Schritt zu beschleunigen, der gar nicht das Problem war.
So lassen sich beide Kennzahlen verbessern
Sobald die Lücke dir die richtige Bühne anzeigt, erledigen ein paar Hebel den Großteil der Arbeit:
- Die Personalstärke im Voraus genehmigen, damit die Personalbeschaffung am Tag der Stellenausschreibung beginnen kann.
- Straffen und strukturieren Sie den Bewerbungsprozess mit festgelegten Phasen und Bewertungsbögen.
- Weisen Sie für jede offene Position einen einzigen Verantwortlichen zu.
- Vergleichen Sie sich mit Ihrer eigenen Branche und Ihrer eigenen Entwicklung, nicht mit einem nationalen Durchschnitt.
Jeder zusätzliche Tag, an dem eine Stelle unbesetzt bleibt, verursacht Kosten. Laut dem „2025 Benchmarking Report“ der SHRM belaufen sich die durchschnittlichen Kosten pro Neueinstellung in den Vereinigten Staaten für Nicht-Führungspositionen auf etwa 5.475 US-Dollar. [3] Ausführlichere Strategien und branchenspezifische Spannen finden Sie in unserem Leitfaden zur Verkürzung der Einstellungsdauer und in unserer Aufschlüsselung der Rekrutierungs-Benchmarks.
Schlussfolgerung
Die Besetzungsdauer gibt an, wie lange eine Stelle unbesetzt bleibt – von der Stellenausschreibung bis zur Annahme des Angebots. Die „Time to Hire“ misst, wie schnell Sie einen Kandidaten durch die Pipeline führen, sobald er in diese aufgenommen wurde. Verfolgen Sie beide Kennzahlen und analysieren Sie die Differenz zwischen ihnen, um zu erkennen, ob Sie die Kandidatenakquise und die Genehmigungsabläufe oder den Interviewprozess optimieren müssen. Hier zahlt es sich aus, beide Kennzahlen gemeinsam zu betrachten, denn so konzentrieren Sie Ihre Bemühungen auf die Phase, die Sie tatsächlich ausbremst. Beobachten Sie, wie sich beide Zahlen im Verlauf der Kandidaten durch Ihre Pipeline aktualisieren, und pinpoint , wo sich die Tage häufen.
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Häufig gestellte Fragen
F: Können die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle und die Zeit bis zur Einstellung jemals identisch sein?
A: Ja. Eine Übereinstimmung liegt vor, wenn sich die von Ihnen eingestellte Person am ersten Tag der Stellenausschreibung bewirbt, sodass zwischen den beiden Eintrittsdaten keine Lücke bei der Personalbeschaffung entsteht. Dank der individuell anpassbaren Pipeline-Phasen und der sofortigen Erfassung von Bewerbern durch Manatal lässt sich die Überwachung vereinfachen, da beide Kennzahlen in derselben Berichtsumgebung nachverfolgt werden können.
F: Welche Kennzahl sollte ich priorisieren: die Zeit bis zur Besetzung der Stelle oder die Zeit bis zur Einstellung?
A: Das hängt davon ab, was Sie analysieren möchten. Verwenden Sie die „Time-to-Fill“ für Fragen zur Personalbeschaffung und Personalplanung und die „Time-to-Hire“ für die Effizienz des Bewerbungsprozesses. Die integrierten Analyseberichte von Manatal können Teams dabei helfen, die Kennzahlen zu vergleichen und Trends zu erkennen.
Frage: Warum dauert die Besetzung einer Stelle in der Regel länger als der Einstellungsprozess?
A: Darin enthalten sind die Zeit für die Kandidatenakquise und die Freigabe, bevor der ausgewählte Kandidat in den Einstellungsprozess aufgenommen wird; somit umfasst dieser Zeitraum alles, was die „Time-to-Hire“ abdeckt, und noch mehr. Dank der automatisierten Stellenanzeigenveröffentlichung und des KI-gestützten Kandidaten-Matchings von Manatal können Personalvermittler diese frühe Phase erheblich verkürzen.
F: Was gilt als guter Zeitpunkt für eine Besetzung?
A: Das hängt von Ihrer Branche, Ihrer Position und Ihrer Berufserfahrung ab. Vergleichen Sie daher zunächst mit Ihrer eigenen Entwicklung. Branchenspezifische Gehaltsspannen finden Sie in unserem Leitfaden zu Vergütungsbenchmarks. Manatal unterstützt Sie dabei, diese Benchmarks anhand von Berichten im Zeitverlauf zu beobachten, sodass Ihr Team Engpässe erkennen und realistische Einstellungsziele festlegen kann.
F: Umfasst die Zeit bis zur Besetzung der Stelle auch die Einarbeitungszeit oder die Zeit bis zum Arbeitsantritt?
A: Nein. Beide Kennzahlen enden mit der Annahme des Angebots. Die Zeit bis zum Arbeitsbeginn ist eine separate Kennzahl, die bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters reicht.
Zitate:
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