Die Verwaltung eines Einstellungsprozesses ohne ein klares System führt zu verlorenen Lebensläufen, fragmentierten Rückmeldungen und versäumten nächsten Schritten – häufige Herausforderungen bei der manuellen Nachverfolgung von Einstellungen ohne ein strukturiertes System. Aus diesem Grund ist eine effektive Nachverfolgung von Einstellungen so wichtig. Laut dem Bericht von Jobscan verwenden 97,8 % der Fortune-500-Unternehmen ein Bewerberverwaltungssystem (Applicant Tracking System, ATS), wodurch die systematische Nachverfolgung zu einem zentralen Bestandteil moderner Einstellungsverfahren geworden ist.[1] Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das gerade mit der Einstellung von Mitarbeitern beginnt, oder ein wachsendes Unternehmen, das durch manuelle Prozesse eingeschränkt ist, ist ein strukturierter Ansatz unerlässlich. Dieser Leitfaden bietet eine kostenlose Tabellenvorlage, mit der Sie die Einstellung sofort organisieren können, und erklärt, wann es an der Zeit ist, von einem einfachen Tracker zu einem fortschrittlicheren System zur Nachverfolgung von Bewerbungen überzugehen, das Daten in automatisierte Maßnahmen umwandelt.
Verwendung der Vorlage für den Rekrutierungs-Tracker
Diese Vorlage bietet einen zentralen Überblick über Ihre Einstellungsaktivitäten und unterstützt die Nachverfolgung des Einstellungsprozesses auf einer grundlegenden Ebene, wobei jede Zeile einen einzelnen Bewerber darstellt und jede Spalte einen bestimmten Datenpunkt im Einstellungsprozess erfasst. Sie soll Ihnen dabei helfen, Bewerberinformationen von der Bewerbung bis zur Entscheidung konsistent zu verwalten. Nachfolgend finden Sie eine kurze Übersicht über die Verwendung der wichtigsten Komponenten:
Rolle und Bewerbungsdetails: Spalten wie Bewerbernummer, Position, Abteilung, erforderliche Erfahrung und Bewerbungsdatum definieren den Rollkontext für jeden Kandidaten. Mit diesen Feldern können Sie Bewerber nach Position, Team oder Bewerbungsdatum filtern und sortieren, wenn Sie mehrere Rollen verwalten.
Kandidateninformationen: Verwenden Sie die Spalten „Name“, „Telefon“, „E-Mail“, „Lebenslauf“, „Aktueller Arbeitgeber“ und „Aktuelle Berufsbezeichnung“, um alle wichtigen Angaben zum Kandidaten in einer Zeile zu speichern. Die Spalte „Lebenslauf“ sollte einen Link zu einer Datei enthalten, die an einem gemeinsamen Speicherort abgelegt ist, um den Zugriff zu erleichtern.
Interview-Nachverfolgung: Die Spalten „Interviewtermin“, „Name des Interviewers“ und „Interviewbewertung“ dienen dazu, Interviewaktivitäten und Feedback zu dokumentieren. So bleiben die Bewertungen direkt mit jedem Kandidaten verknüpft und es entstehen keine verstreuten Notizen oder separaten Dokumente.
Statusverfolgung: Die Spalte „Status“ gibt Auskunft darüber, wo sich jeder Bewerber im Einstellungsprozess befindet. Durch die Aktualisierung dieses Feldes, wenn Kandidaten weiterkommen oder abgelehnt werden, erhalten Sie einen klaren Echtzeit-Überblick über Ihre Rekrutierungspipeline.
Wir haben eine Vorlage für einen Rekrutierungs-Tracker erstellt, die Sie hier herunterladen können. Diese Vorlage eignet sich am besten für die Besetzung von 1 bis 5 Stellen pro Jahr, wobei eine Tabellenkalkulation noch überschaubar bleibt. Darüber hinaus werden manuelle Aktualisierungen schnell ineffizient, was auf die Notwendigkeit eines robusteren Rekrutierungs-Tracking-Systems hinweist.
Umstellung von Tabellenkalkulationen auf automatisierte ATS-Systeme zur Nachverfolgung von Rekrutierungsprozessen
Eine Tabellenkalkulation hilft Ihnen zwar dabei, Einstellungsdaten zu erfassen, aber das war es auch schon mit der Transparenz. Sie kann keine Maßnahmen ergreifen oder Kandidaten automatisch weiterleiten. Hier werden ihre Grenzen deutlich:
- Nur manuelle Aktualisierungen: Statusänderungen hängen davon ab, dass jemand eine Zelle bearbeitet. Es werden keine Aktionen ausgelöst, wenn ein Kandidat die Phase wechselt.
- Keine Automatisierung: Interviews müssen manuell geplant, E-Mails einzeln versendet und Nachfassaktionen außerhalb der Datei nachverfolgt werden.
- Begrenzte Skalierbarkeit: Mit steigendem Einstellungsvolumen brechen Koordination und Konsistenz schnell zusammen.
An diesem Punkt wechseln viele Teams von einer Tabellenkalkulation zu einem Bewerberverwaltungssystem wie Manatal:
- Visuelle Rekrutierungspipeline: Manatal wandelt die Spalten Ihrer Tabellenkalkulation in ein übersichtliches Kanban-Board mit Drag-and-Drop-Funktion um, sodass der Status der Pipeline sofort verständlich ist.
- Aktionsgesteuerte Workflows: Wenn ein Kandidat in eine neue Phase versetzt wird, können automatisch Aufgaben wie Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, E-Mail-Benachrichtigungen oder Erinnerungen ausgelöst werden.
- Weniger manuelle Arbeit: Routinemäßige Koordinationsaufgaben werden vom System übernommen, wodurch sich der Verwaltungsaufwand verringert und weniger Schritte übersehen werden.
Kurz gesagt: Während eine Tabellenkalkulation Einstellungsdaten speichert, setzt Manatal diese Daten in Maßnahmen um und bietet Ihnen einen Rekrutierungsprozess, der Ihre Einstellungen aktiv unterstützt, anstatt sich auf manuelle Arbeit zu verlassen.
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Wenn Tabellenkalkulationen an ihre Grenzen stoßen (die „Excel-Grenze“)
Tabellenkalkulationen eignen sich für eine geringe Anzahl von Einstellungen, versagen jedoch bei steigender Anzahl von Bewerbungen. Diese „Excel-Grenze“ ist der Punkt, an dem die manuelle Nachverfolgung langsam, fehleranfällig und riskant wird. Zu den häufigsten Anzeichen gehören:
- Einschränkungen bei der Suche: Um Kandidaten mit bestimmten Fähigkeiten zu finden, müssen Lebensläufe einzeln geöffnet und geprüft werden, wodurch qualifizierte Bewerber leicht übersehen werden können.
- Manuelle Dateneingabe: Das Kopieren von Bewerberdaten in Zeilen erhöht den Verwaltungsaufwand und führt zu Fehlern, die Vorstellungsgespräche oder Angebote beeinträchtigen können.
- Risiken für die Datensicherheit: Durch die Weitergabe von Tabellenkalkulationen sind sensible Bewerberdaten dem Risiko von Verlust, Missbrauch und Compliance-Problemen ausgesetzt.
Diese Herausforderungen zeigen, dass eine Tabellenkalkulation nicht mehr ausreicht und dass ein spezielles System zur Nachverfolgung von Bewerbungen erforderlich ist, um die Personalbeschaffung effizient und sicher zu verwalten.
Vorlage vs. ATS: Vergleich nebeneinander
Der Unterschied zwischen einem Start-Tool und einer langfristigen Lösung wird deutlich, wenn man vergleicht, wie die beiden Ansätze die Nachverfolgung von Einstellungen in großem Maßstab unterstützen. Bei der Vorlage geht es um manuelle Organisation, während ein System auf automatisierte Effizienz ausgerichtet ist.
Schlussfolgerung
Beginnend mit einer strukturierten Einstellung und Nachverfolgung muss die Personalbeschaffung weder kompliziert noch teuer sein. Unsere kostenlose Vorlage ist ein hervorragender Ausgangspunkt, um Bewerbungen zu organisieren und den Fortschritt der Kandidaten effizient zu verfolgen. Sie hilft dabei, Informationen zu zentralisieren und den Fortschritt der Kandidaten zu verfolgen, und bildet damit die Grundlage für Ihren Einstellungsprozess. Wenn Ihre Personalbeschaffungsanforderungen jedoch wachsen, kann diese Vorlage aufgrund der manuellen Eingabe und der begrenzten Suchfunktionen umständlich werden. In dieser Phase wird ein System zur Nachverfolgung des Einstellungsprozesses unerlässlich, das Automatisierung, detaillierte Dateneinblicke und robuste Sicherheit bietet, sodass Sie sich auf die Suche nach den besten Talenten konzentrieren können. Beginnen Sie mit unserer Vorlage, und wenn Sie bereit sind, Ihren Prozess zu optimieren, sollten Sie den Übergang zu einem speziellen System wie der kostenlosen Testversion von Manatal in Betracht ziehen.
Häufig gestellte Fragen
F: Welches Tool wird in Personalabteilungen üblicherweise für die Personalbeschaffung und Bewerberverwaltung verwendet?
A: Ein Applicant Tracking System (ATS) wie Manatal ist eines der am häufigsten genutzten Tools in Personalabteilungen für die Rekrutierung und Bewerberverfolgung. Dieses leistungsstarke Tool rationalisiert und verbessert den Rekrutierungsprozess, indem es wichtige Aufgaben automatisiert, einschließlich der Verwaltung von Stellenausschreibungen, der Verfolgung von Bewerbungen, der Organisation von Bewerberinformationen und der Erleichterung der Kommunikation mit Bewerbern - alles innerhalb einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform.
F: Wie funktionieren Bewerberverfolgungssysteme, um die Personalbeschaffung zu unterstützen?
A: Bewerber-Tracking-Systeme rationalisieren die Rekrutierung, indem sie Aufgaben wie das Sortieren von Lebensläufen, das Scannen von Schlüsselwörtern und die Bewertung von Kandidaten automatisieren. Die KI-Technologie von Manatal identifiziert schnell die besten Kandidaten und filtert unqualifizierte aus. Das System zentralisiert Bewerberdaten, verfolgt den Fortschritt, verwaltet die Kommunikation und liefert durch Analysen Erkenntnisse zur Optimierung von Einstellungsstrategien. Es trägt dazu bei, Voreingenommenheit zu reduzieren und die Erfahrung der Bewerber insgesamt zu verbessern.
F: Wie kann ein ATS die Rekrutierungsverfolgung verbessern, indem es die Kommunikation mit den Bewerbern und deren Engagement automatisiert?
A: Ein Applicant Tracking System (ATS) verbessert die Rekrutierung, indem es die Kommunikation und das Engagement der Kandidaten automatisiert. Manatal ermöglicht es den Anwendern, benutzerdefinierte Automatisierungsauslöser zu erstellen, die auf bestimmten Ereignissen der Plattform basieren, wie z.B. das Versenden von Bestätigungen, Bewertungen, Interviewplänen und Absagen. Diese Rationalisierung von Prozessen gewährleistet konsistente, zeitnahe Interaktionen, reduziert manuelle Aufgaben und verbessert die Erfahrung der Bewerber.
F: Welche Rolle spielt die Automatisierung bei der Rekrutierungsverfolgung durch ein ATS, und wie wird dadurch die Gesamteffizienz verbessert?
A: Die Automatisierung der Personalbeschaffung durch ein Applicant Tracking System (ATS) verbessert die Effizienz durch die Verwaltung von Stellenausschreibungen, das Screening von Lebensläufen und die automatische Verfolgung von Kandidaten. Mit Hilfe von Algorithmen werden die Bewerbungen gefiltert, was Zeit spart und es den Personalverantwortlichen ermöglicht, sich auf die Anwerbung von Spitzentalenten zu konzentrieren. Die automatisierte Kommunikation hält die Kandidaten auf dem Laufenden und verbessert ihre Erfahrung.
F: Wie trägt die Personalverfolgung mit einem ATS zur Einhaltung des Datenschutzes und zur sicheren Verwaltung von Bewerberdaten bei?
A: Ein Applicant Tracking System (ATS) hilft beim Datenschutz und der sicheren Verwaltung von Bewerberdaten, indem es diese sicher speichert und Vorschriften wie GDPR und CCPA befolgt. ATS-Plattformen nutzen Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle zum Schutz der Daten. Sie helfen auch bei der Verwaltung der Zustimmung der Bewerber und bieten eine klare Kommunikation über die Datennutzung. Dies gewährleistet den Datenschutz, schafft Vertrauen und verbessert den Rekrutierungsprozess.
F: Warum wählen Personalvermittler Manatal für das Recruiting Tracking?
A: Personalvermittler entscheiden sich für Manatal wegen der benutzerfreundlichen Oberfläche und der Funktionen, die den Einstellungsprozess vereinfachen. Es hilft bei der Suche nach Kandidaten aus Jobbörsen und sozialen Medien und bietet Tools für die Zusammenarbeit im Team, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten. Manatal stellt außerdem Berichte und Analysen zur Verfügung, um wichtige Kennzahlen zu verfolgen und Rekrutierungsstrategien zu verbessern. Mit erschwinglichen Preisen und anpassbaren Optionen ist es eine gute Wahl für Unternehmen jeder Größe.
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