Laut der University of South Carolina und der SHRM scheitern rund 40 % der neu eingestellten Führungskräfte innerhalb von 18 Monaten.[1] Da die Kosten für die Neubesetzung bis zu 200 % des Jahresgehalts betragen können, haben Personalvermittler bei der Besetzung von Führungspositionen keinerlei Spielraum für Fehler.[2] Die Retained-Executive-Search senkt diese Ausfallquote, indem sie schnelle Stellenanzeigen durch eine gründliche Marktanalyse, vertrauliche Kontaktaufnahme und strukturierte Kandidatenbewertung ersetzt. Unabhängig davon, ob Sie eine externe Personalberatungsfirma beauftragen oder diese Methoden anpassen, um eine Retained-Search-Suche intern durchzuführen: Das Verständnis dieses gesamten Prozesses ist unerlässlich, um Partner zur Rechenschaft zu ziehen und Ihren Gewinn zu sichern.
Was ist Retained Executive Search?
Bei der Retained Executive Search handelt es sich um einen beratenden, exklusiven Auftrag, bei dem ein Kunde einem einzelnen Personalberatungsunternehmen ein Voraushonorar zahlt, um eine Führungsposition zu besetzen. „Retainer“ bezeichnet die Anfangszahlung (in der Regel ein Drittel des Gesamthonorars), die die Verpflichtung des Unternehmens sicherstellt, ausschließlich an Ihrer Suche zu arbeiten.
Dies unterscheidet sich von der erfolgsabhängigen Personalvermittlung, bei der mehrere Agenturen um dieselbe Stelle konkurrieren und eine Vergütung erst bei einer Vermittlung erfolgt. Der folgende Vergleichsabschnitt verdeutlicht den Unterschied in allen Einzelheiten.
Retained-Modell vs. Contingency-Modell vs. Engaged-Modell/Container-Suche
Die drei wichtigsten Vergütungsmodelle stellen einen Kompromiss zwischen Exklusivität, Risiko und Interessenausrichtung dar:
- Retained Search: Es fallen Gebühren in Höhe von 25–35 % der Vergütung des ersten Jahres an, die in drei gleichen Raten (zu Beginn, bei der Erstellung der Auswahlliste und bei der Vermittlung) auf Exklusivbasis gezahlt werden. Diese Variante eignet sich am besten für geschäftskritische Besetzungen auf C-Level, auf VP-Ebene und im Vorstand, bei denen die Personalberatung durch eine langfristige Partnerschaft und hohe Qualität motiviert ist, während der Kunde das finanzielle Vorabrisiko trägt.
- Erfolgsabhängige Suche: Es fallen Gebühren in Höhe von 15–30 % der Vergütung des ersten Jahres an, die nur bei erfolgreicher Vermittlung des Kandidaten auf nicht-exklusiver Basis gezahlt werden. Am besten geeignet für wiederkehrende Stellen im mittleren Management oder für Fachkräfte, bei denen das Unternehmen auf Schnelligkeit setzt und der Kunde das Risiko hinsichtlich der Qualität des Kandidaten trägt.
- Engaged/Container-Suche: Hier wird ein Hybridhonorar berechnet, das aus einer geringen Vorabgebühr und einer Erfolgsprämie besteht, die bei Vermittlung fällig wird – in der Regel auf Exklusivbasis. Diese Vorgehensweise eignet sich am besten für Nischenspezialisten oder leitende Fachkräfte, wenn Unternehmen ein engagiertes Engagement wünschen, ohne die gesamten Retainer-Kosten im Voraus zu zahlen, wodurch das finanzielle Risiko zwischen beiden Parteien ausgeglichen wird.
Einen detaillierteren Überblick über die Gebührenstrukturen der verschiedenen Vermittlungsmodelle bietet die vollständige Aufschlüsselung der Vermittlungsgebühren. Unabhängige Personalvermittler, die abwägen, welches Modell sie ihren Kunden anbieten sollen, finden weitere Hintergrundinformationen im Leitfaden für unabhängige Personalvermittler.
So funktionieren Retainer-Gebühren bei der Personalvermittlung
Die Vermittlungsgebühren werden auf der Grundlage der gesamten Zielvergütung eines Kandidaten im ersten Jahr berechnet (nicht nur auf der Grundlage des Grundgehalts). Diese Gebührenbasis umfasst das Grundgehalt, die angestrebten Leistungsprämien, Einstellungsprämien und garantierte Aktienzuteilungen im ersten Jahr. Durch die Ausrichtung der Gebühren an der gesamten Zielvergütung wird sichergestellt, dass die Anreize der Personalberatungsgesellschaft dem gesamten finanziellen Paket entsprechen, das erforderlich ist, um Führungskräfte der Spitzenklasse zu gewinnen.
Abrechnungsstruktur: Die meisten beauftragten Kanzleien stellen ihre Leistungen in drei Raten in Rechnung.
- Erstes Drittel beim Anpfiff (zum Start der Suche)
- Zweites Drittel bei der Vorlage der Auswahlliste (häufig, wenn 5–6 qualifizierte Kandidaten vorgestellt werden)
- Letztes Drittel beim Praktikum
Mindesthonorare: Da die Suche nach Führungskräften unabhängig von der endgültigen Vergütung 200 bis 400 Stunden gezielter Recherche und Marktanalyse erfordert, zeigen Branchen-Benchmarkdaten von Testlify und Hyring, dass die meisten beauftragten Unternehmen Mindesthonorare zwischen 60.000 und 150.000 US-Dollar festlegen.[3][4]
Beispiel: Sie stellen einen CFO mit einem Grundgehalt von 400.000 Dollar, einem Zielbonus von 120.000 Dollar und einer Aktienvergütung von 80.000 Dollar im ersten Jahr ein. Die Gesamtvergütung im ersten Jahr beträgt 600.000 Dollar. Bei einer Provision von 30 % beläuft sich die einbehaltene Provision auf 180.000 Dollar, die in drei Raten zu je 60.000 Dollar ausgezahlt wird.
Warum dies teurer ist als eine Erfolgsprämie: Retained-Honorare spiegeln die Exklusivität und den Einsatz dedizierter Ressourcen wider. Die Kanzlei stellt einen leitenden Berater sowie ein Forschungsteam zur Verfügung, um den Markt systematisch zu analysieren.
Durchführung einer Executive-Search-Maßnahme im Retained-Stil im eigenen Haus
Unternehmen (sowie Boutique- oder unabhängige Personalberater) können die Vorgehensweise der Retained Search anwenden, ohne eine externe Gebühr in Höhe von 25–35 % zahlen zu müssen. Dieser Ansatz eignet sich, wenn Sie über die internen Kapazitäten für gründliche Recherchen und vertrauliche Kontaktaufnahme verfügen oder wenn Sie die Zusammenarbeit mit einem externen Unternehmen aktiver steuern möchten.
Benötigte Werkzeuge:
- Ein Bewerbermanagementsystem zur Speicherung der vertraulichen Daten zur Suche, Vorauswahl und Kontaktaufnahme (Manatal wurde speziell für diesen Zweck entwickelt)
- LinkedIn oder LinkedIn Recruiter zur passiven Marktanalyse und Kundenansprache
- Calendly sowie Zoom oder Google Meet zur Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche
- Eine strukturierte Vorlage für eine Scorecard zur Führungskräftebewertung
Arbeitsablauf mit manuellen Kontrollpunkten:
Schritt 1: Erstellen Sie die Stellenbeschreibung, die Kompetenzkriterien und die Gehaltsspanne.
Definieren Sie die Aufgaben der Position, die Erfolgskennzahlen, die erforderlichen Führungskompetenzen und die Bandbreite der Gesamtvergütung. Geben Sie dabei an, welche Anforderungen zwingend erforderlich sind und welche wünschenswert sind.
Kontrollpunkt: Der für die Einstellung zuständige Verantwortliche genehmigt die Führungskriterien, bevor mit der Kontaktaufnahme begonnen wird.
Schritt 2: Erstellen Sie die Marktübersicht und laden Sie die Zielprofile in Ihr ATS hoch.
Ermitteln Sie Zielunternehmen (Wettbewerber, benachbarte Branchen, Organisationen mit ähnlicher Größe/Komplexität) und die Stellenbezeichnungen, die Ihrer Position entsprechen. Nutzen Sie „ LinkedIn Recruiter “, um passive Kandidaten in diesen Segmenten zu identifizieren. Importieren Sie die Profile in Ihr ATS, um den Kandidatenpool im Blick zu behalten.
Die Funktion „AI Candidate Enrichment“ von Manatal sammelt bei der Aufnahme neuer Kandidaten Daten von über 20 öffentlichen Plattformen, sodass Sie von Anfang an über umfassendere Hintergrundinformationen zu jedem Profil verfügen, ohne manuelle Recherchen durchführen zu müssen.
Schritt 3: Profile ergänzen und Kandidaten bewerten, um Prioritäten für die Kontaktaufnahme festzulegen.
Sammeln Sie öffentlich zugängliche Informationen über den Werdegang, die Berufserfahrung und die Leistungen der einzelnen Kandidaten. Bewerten Sie die Profile anhand Ihres Kompetenzprofils, um die passive Auswahlliste zu ordnen.
Das KI-Tool „Kandidatenempfehlungen“ von Manatal bewertet Profile automatisch anhand der Anforderungen der jeweiligen Stelle und hilft Ihnen so dabei, sich zuerst auf die am besten geeigneten Kandidaten zu konzentrieren.
Kontrollpunkt: Überprüfen Sie die nach Prioritäten geordnete Auswahlliste, bevor Sie mit der Kontaktaufnahme beginnen.
Schritt 4: Führen Sie vertrauliche, personalisierte Kontaktaufnahmen durch und protokollieren Sie jeden Kontakt.
Nehmen Sie über LinkedIn InMail oder per E-Mail Kontakt auf – mit einer persönlichen, vertraulichen Nachricht. Erfassen Sie jede Antwort und jede Statusaktualisierung im ATS. Führen Sie systematisch Nachfassaktionen durch.
Kontrollpunkt: Der für die Einstellung zuständige Verantwortliche prüft die Liste der in die engere Wahl gekommenen Bewerber, bevor er Vorstellungsgespräche ansetzt.
Schritt 5: Strukturierte Interviews, Bewertungsbögen und Referenzen.
Führen Sie Vorstellungsgespräche anhand eines einheitlichen Fragenkatalogs durch, der auf Ihr Kompetenzprofil abgestimmt ist. Bewerten Sie jeden Bewerber anhand festgelegter Kriterien. Führen Sie vor der endgültigen Entscheidung Referenzprüfungen durch.
Checkpoint: Die Auswertung muss anhand der Kriterien erfolgen, nicht nach Bauchgefühl. Entscheiden Sie, wer die Anforderungen erfüllt.
Schritt 6: Angebot unterbreiten, den Vertrag abschließen und die Einarbeitungs-/Garantiephase nachverfolgen.
Unterbreiten Sie das Angebot, verhandeln Sie die Konditionen und schließen Sie den Vertrag ab. Verfolgen Sie den Einarbeitungstermin der Führungskraft, die Meilensteine der Probezeit sowie jedes von Ihnen festgelegte interne Garantiezeitfenster (in Anlehnung an die 3- bis 12-monatige Ersatzgarantie, die eine Retainer-Agentur bieten würde).
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Der Retained-Search-Prozess, Schritt für Schritt
Daten der Personalberatungsfirma JRG Partners zeigen, dass ein standardmäßiger Retained-Search-Prozess 90 bis 120 Tage dauert, um den Markt gründlich zu erfassen, Kandidaten zu prüfen und ein Angebot abzuschließen.[5] Bei spezialisierten, globalen oder vertraulichen Aufträgen verdeutlicht eine Branchenstudie von The Rich Group, dass sich diese Zeiträume regelmäßig auf 4 bis 8 Monate verlängern, um zusätzliche Compliance-Anforderungen, Diskretion und Talentpools in mehreren Märkten zu berücksichtigen.[6]
1. Erstberatung und Vertragsabschluss
Das Unternehmen und der Kunde einigen sich auf den Leistungsumfang, die Exklusivität, die Vertraulichkeitsanforderungen, den Zeitplan, die Honorarstruktur und die Garantiebedingungen. Der Vertrag legt die Honoriergrundlage, den Zahlungsplan, Ausschlussklauseln (Unternehmen, aus denen das Unternehmen aufgrund anderer Kundenbeziehungen keine Mitarbeiter anwerben darf) sowie die Ersatzgarantie fest.
Checkliste für den Kunden: Überprüfen und unterzeichnen Sie den Auftragsbrief. Zahlen Sie das erste Drittel, um die Suche zu starten.
2. Ermittlung und Rolle/Kandidatenprofil
Das Unternehmen führt ausführliche Erstgespräche mit dem auftraggebenden Entscheidungsträger, der Personalabteilung und den relevanten Beteiligten durch. Das Ergebnis ist eine detaillierte Stellenbeschreibung, die Aufgabenbereiche, Erfolgskennzahlen, erforderliche Kompetenzen, Führungsstil und Kriterien zur kulturellen Eignung umfasst. Darüber hinaus erarbeitet das Unternehmen eine Suchstrategie und einen Aktionsplan.
Kunden-Checkliste: Geben Sie die Stellenbeschreibung und das Profil des idealen Kandidaten frei, bevor die Kandidatenansprache beginnt.
3. Marktanalyse und Marktforschung
Das Forschungsteam erstellt systematisch eine Übersicht über Zielunternehmen und ermittelt dabei Personen in relevanten Positionen und Funktionen. Hier unterscheidet sich die Retained-Search-Methode am stärksten von der Contingency-Methode: Rund 95 % der kontaktierten Führungskräfte sind derzeit anderweitig beschäftigt. Das Unternehmen stützt sich nicht auf Jobbörsen oder Initiativbewerbungen. Die Übersicht wird zu einem lebendigen Dokument, das während des gesamten Suchprozesses aktualisiert wird.
Kunden-Checkliste: Überprüfen Sie die Liste der Zielunternehmen und passen Sie sie an, falls das Unternehmen wichtige Wettbewerber oder benachbarte Branchen übersehen hat.
4. Vertrauliche Kontaktaufnahme mit passiven Führungskräften
Forscher und Berater nehmen durch persönliche, vertrauliche Kontaktaufnahme Kontakt zu den in der Datenbank erfassten Kandidaten auf. Da Führungskräfte sich selten auf öffentliche Stellenausschreibungen bewerben, stellt diese Kontaktaufnahme den wichtigsten Rekrutierungskanal dar. Das Unternehmen führt die ersten Gespräche, lotet das Interesse aus und prüft die grundsätzliche Eignung.
5. Bewertung und Vorauswahl
Geeignete Kandidaten durchlaufen strukturierte Vorstellungsgespräche, Kompetenzbewertungen und erste Referenzprüfungen. Die Personalberatung gleicht die Ergebnisse mit der Stellenbeschreibung ab und legt eine Auswahlliste mit in der Regel 5 bis 6 Kandidaten vor, die detaillierte Profile, Zusammenfassungen der Bewertungen und Gehaltsvorstellungen enthält.
Prüfung durch den Kunden: Die Auswahlliste durchsehen, klärende Fragen stellen und entscheiden, welche Kandidaten in die nächste Runde kommen sollen. In dieser Phase wird häufig die zweite Zahlung fällig.
6. Kundenbefragungen, Auswahl und Unterstützung bei der Angebotserstellung
Der Kunde führt Vorstellungsgespräche mit den in die engere Wahl gekommenen Kandidaten durch. Die Agentur koordiniert die logistischen Abläufe, bereitet die Kandidaten vor und berät bei der Gestaltung des Angebots. Sobald ein Finalist ausgewählt wurde, unterstützt die Agentur bei den Verhandlungen über die Konditionen und beim Abschluss des Geschäfts.
Checkliste für den Kunden: Treffen Sie die endgültige Einstellungsentscheidung. Die dritte Zahlung ist bei der Vermittlung fällig.
7. Unterstützung und Garantie bei der Einarbeitung und beim Übergang
Viele Personalberatungsunternehmen bieten während der Einarbeitungsphase des Führungskräftenachfolgers Unterstützung an. Ersatzgarantien sind Standard und gelten in der Regel für 12 Monate (die Spanne variiert je nach Unternehmen und Position zwischen 3 und 12 Monaten). Wenn die Führungskraft innerhalb des Garantiezeitraums das Unternehmen verlässt oder gekündigt wird, führt das Unternehmen die Suche erneut durch – kostenlos oder zu reduzierten Kosten (ausgenommen sind Situationen wie die Streichung der Stelle oder Umstrukturierungen). Verträge enthalten in der Regel auch eine Wettbewerbsklausel: Die Personalberatung verpflichtet sich, die vermittelte Führungskraft oder andere Schlüsselmitarbeiter für einen festgelegten Zeitraum nicht abzuwerben.
Wann sich eine Retained-Search-Beratung lohnt (und wann nicht)
Das lohnt sich:
- Führungskräfte, Vorstandsmitglieder oder andere unternehmenskritische Positionen, bei denen eine Fehlbesetzung ein erhebliches Risiko für das Unternehmen darstellt
- Vertrauliche Suchaufträge (Nachfolge des Vorstandsvorsitzenden, Turnaround-Führung), bei denen öffentliche Stellenausschreibungen sensible Informationen preisgeben würden
- Stellen mit einem sehr kleinen Pool an passiven Bewerbern, für die umfangreiche Recherchen erforderlich sind, um geeignete Kandidaten zu finden
- Situationen, in denen Sie Beratung zu Marktvergütungen, zur Beurteilung von Bewerbern oder zu Verhandlungen benötigen
Denken Sie daran, was auf dem Spiel steht: Rund 40 % der neuen Führungskräfte scheitern innerhalb von 18 Monaten, und ihre Neubesetzung kann bis zu 200 % des Jahresgehalts kosten. Bei Positionen mit hoher Verantwortung dient das Retainer-Honorar der Risikominimierung.
Übertreibung:
- Positionen im mittleren Management oder als Fachkraft in einem aktiven Bewerbermarkt
- Wiederkehrende Einstellungen, bei denen die Vermittlung auf Erfolgsbasis oder die interne Personalbeschaffung eine ausreichende Qualität gewährleisten
- Positionen, bei denen Sie Kandidaten intern mit vorhandenen Tools und Prozessen suchen und bewerten können
Schlussfolgerung
Die Retained-Search-Methode ist ein systematischer Prozess, der das Risiko von Fehlbesetzungen in Führungspositionen verringert. Das Honorar finanziert gezielte Recherchen, vertrauliche Kontaktaufnahme und eine strukturierte Bewertung. Bei Führungspositionen auf C-Level und im Vorstand rechtfertigt sich diese Investition durch die Kosten, die bei einer Fehlbesetzung entstehen würden. Bei anderen Führungspositionen lässt sich dieselbe Sorgfalt mit den richtigen Tools und Kontrollpunkten auch intern umsetzen. Unabhängig davon, ob Sie eine Personalberatung beauftragen oder die Suche intern durchführen – das Ziel ist dasselbe: ein strukturierter, nachvollziehbarer Prozess, der passive Führungskräfte identifiziert und anhand definierter Kriterien bewertet.
Häufig gestellte Fragen
F: Was ist ein Retainer in der Führungskräftevermittlung?
A: Ein Retainer ist die Anzahlung (in der Regel ein Drittel des Gesamthonorars), mit der das ausschließliche Engagement einer Agentur und die Bereitstellung spezieller Recherchekapazitäten für Ihre Position gesichert werden. Personalberatungsagenturen, die das Recruitment-CRM von Manatal nutzen, können diese Retainer-Meilensteine nachverfolgen, Exklusivverträge mit Kunden verwalten und die Kommunikation im Rahmen der Führungskräfte-Pipeline direkt über ein zentrales Dashboard optimieren.
F: Wie lange dauert eine Executive-Search-Beauftragung?
A: Eine standardmäßige Executive-Search-Beauftragung dauert 90 bis 120 Tage, wobei globale, spezialisierte oder vertrauliche Mandate länger dauern können. Die Suchteams nutzen die KI-gestützte Kandidatenprofil-Anreicherung und die Chrome-Erweiterung von Manatal, um die Talent-Mapping-Phase in der Anfangsphase zu verkürzen, indem sie Kandidatendaten von mehr als 20 öffentlichen Plattformen automatisch zu einer aussagekräftigen Auswahlliste zusammenführen.
F: Wer sind die „Big Five“ unter den Personalberatungsunternehmen?
A: Zu den „Big Five“ der globalen Personalberatungsunternehmen gehören Korn Ferry, Spencer Stuart, Heidrick & Struggles, Egon Zehnder und Russell Reynolds Associates. Boutique-Personalberatungen (wie Scion oder Stanton Chase) nutzen häufig hochspezialisierte Branchennetzwerke und spezielle Rekrutierungs-Tech-Lösungen, um bei Nischenpositionen mit diesen globalen Unternehmen zu konkurrieren.
F: Lohnt es sich, einen fest beauftragten Personalvermittler für Führungskräfte zu beauftragen?
A: Die Retained-Search-Methode lohnt sich bei hochkarätigen Positionen in der Führungsetage und im Vorstand, bei denen die Kosten für die Neubesetzung einer Fehlbesetzung bis zu 200 % des Jahresgehalts betragen können. Wenn Unternehmen sich dafür entscheiden, diesen Prozess intern abzuwickeln, um Agenturgebühren zu sparen, ermöglicht die KI-Empfehlungsmaschine von Manatal den internen Personalteams, qualifizierte Führungskräfte mit derselben analytischen Präzision wie eine externe Agentur zu bewerten, einzustufen und zuzuordnen.
F: Was passiert, wenn die Führungskraft nicht den Erwartungen entspricht?
A: Die meisten beauftragten Agenturen bieten eine Nachbesetzungsgarantie von 3 bis 12 Monaten an, bei der die Suche ohne zusätzliche Kosten wiederholt wird, falls die Führungskraft innerhalb dieses Zeitraums das Unternehmen verlässt oder gekündigt wird. Im Falle einer Nachbesetzung können Agenturen ihren Kunden direkten Zugang zum Manatal-Gästeportal gewähren, um vollständige Transparenz über die aktualisierte Kandidatenpipeline zu schaffen und sofort Schwung in den Prozess zu bringen.
Zitate
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