Den Auswahlprozess meistern: Ein Leitfaden für Personalverantwortliche und Personalvermittler

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Eine Fehlbesetzung ist kostspielig und wirkt sich auf alle Bereiche aus – von den Rekrutierungskosten über die Produktivität bis hin zur Arbeitsmoral und Unternehmenskultur. Dieser Leitfaden erläutert, wie ein strukturierter Auswahlprozess diese Probleme verhindert, den Einstellungsablauf durch die Unterscheidung zwischen Rekrutierung und Auswahl klarer gestaltet und aufzeigt, wie Automatisierung Routineaufgaben optimiert, um eine bessere Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Am Ende dieses Artikels werden Sie die wesentlichen Unterschiede zwischen Personalbeschaffung und -auswahl kennen, die sieben wesentlichen Phasen eines strukturierten Bewerberauswahlprozesses verstehen und wissen, wie Sie Daten, Bewertungsbögen und Assessments nutzen können, um die Genauigkeit bei der Personalauswahl und wichtige Kennzahlen zu verbessern.

Die Rolle des Auswahlverfahrens bei der Personalbeschaffung

Bevor Sie zu den einzelnen Phasen des Bewerberauswahlverfahrens übergehen, sollten Sie den Unterschied zwischen Personalbeschaffung und -auswahl klar herausstellen.

• Zweck: Die Personalbeschaffung dient dazu, potenzielle Kandidaten zu gewinnen und einen Kandidatenpool aufzubauen, während die Personalauswahl dazu dient, die Kandidaten zu bewerten und auf die am besten geeigneten zu beschränken.
• Schwerpunkt: Bei der Personalbeschaffung stehen Marketingmaßnahmen wie Employer Branding, Rekrutierungskanäle und Kundenansprache im Vordergrund, während sich die Auswahl auf die systematische Vorauswahl und Beurteilung von Bewerbern konzentriert.
• Stufe im Einstellungsablauf: Die Personalbeschaffung steht ganz am Anfang des Prozesses, während die Auswahl erst erfolgt, nachdem ein Kandidatenpool zusammengestellt wurde.
• Kernaufgaben: Die Personalbeschaffung umfasst die Bekanntmachung von Stellenangeboten, die Suche nach geeigneten Kandidaten und die Gewinnung von Bewerbern, während die Personalauswahl die Vorauswahl, Vorstellungsgespräche, Assessment-Verfahren und die endgültige Entscheidung umfasst.
• Ergebnis: Die Personalbeschaffung führt zu einem Pool geeigneter Kandidaten, die für die Bewertung bereitstehen, während die Auswahl dazu führt, dass ein Kandidat für die Stelle ausgewählt wird.
• Abhängigkeit: Die Personalbeschaffung muss einen relevanten und qualifizierten Kandidatenpool schaffen, während die Personalauswahl darauf angewiesen ist, dass die Personalbeschaffung Kandidaten bereitstellt.
• Verantwortlichkeiten und Kennzahlen: Bei der Personalbeschaffung stehen Reichweite, Effektivität der Kandidatenakquise und die Stärke der Pipeline im Vordergrund, während bei der Auswahl die Qualität der Bewertung und die Genauigkeit der Einstellungen im Mittelpunkt stehen.

Die Klärung dieser Grenze erleichtert die Zuweisung von Zuständigkeiten und Kennzahlen. Die Personalbeschaffung schafft Optionen; bei der Auswahl werden diejenigen ausgewählt, die am ehesten gute Leistungen erbringen werden.

Die 7 Phasen des Auswahlverfahrens

Ein strukturierter Auswahlprozess hilft Ihnen dabei, Bewerber einheitlich zu bewerten und Fehlbesetzungen zu vermeiden. In jeder Phase werden spezifische Informationen über den Bewerber gesammelt. Die folgenden Phasen skizzieren einen klaren Weg von der Prüfung der Bewerbungen bis zur endgültigen Einstellungsentscheidung.

1. Sichtung von Bewerbungen und Lebensläufen

Sehen Sie sich zunächst die Bewerbungen durch, um diejenigen Kandidaten zu ermitteln, die die Mindestanforderungen erfüllen. Achten Sie dabei besonders auf die in der Stellenbeschreibung aufgeführten Fähigkeiten, einschlägigen Erfahrungen und Qualifikationen.

Die manuelle Prüfung von Lebensläufen verlangsamt das Auswahlverfahren bei hohem Bewerberaufkommen. Ein Bewerbermanagementsystem wie Manatal hilft Ihnen dabei, Bewerber schneller zu prüfen.

• Zentrales Bewerberprofil: In der Bewerberansicht werden Lebenslauf, beruflicher Werdegang, Kompetenzen, Tags, Notizen und der Stand des Einstellungsprozesses in einem Profil zusammengefasst. Sie müssen nicht mehr zwischen Lebensläufen, Tabellen und E-Mails hin- und herwechseln.
• Suche und Filterung: Filtern Sie Bewerber nach Fähigkeiten, Berufserfahrung, Ausbildung, Tags oder anderen Kriterien. So können Sie einen großen Bewerberpool schnell eingrenzen.
• Transparenz im Einstellungsprozess: Sehen Sie, wo sich jeder Bewerber im Einstellungsprozess befindet, und leiten Sie ihn in die nächste Phase weiter.

Zum jetzigen Zeitpunkt:

• Bewerber, die die grundlegenden Anforderungen für die Stelle nicht erfüllen, aussortieren.
• Leiten Sie geeignete Bewerber zur nächsten Stufe des Auswahlverfahrens weiter.

2. Erstes Vorstellungsgespräch am Telefon

Prüfen Sie nach der Sichtung der Lebensläufe in einem kurzen Telefonat, ob der Bewerber in die nächste Runde kommen soll. Halten Sie das Gespräch zielgerichtet und beschränken Sie es auf 10 bis 15 Minuten.

Bitte überprüfen Sie die folgenden Punkte:

• Gehaltsvorstellungen. Prüfen Sie, ob die Gehaltsvorstellungen des Bewerbers mit dem Budget für die Stelle vereinbar sind.
• Verfügbarkeit und Kündigungsfrist. Bitte geben Sie an, wann der Bewerber die Stelle antreten könnte.
• Kernkompetenzen. Stellen Sie eine Frage, mit der Sie die für die Stelle wichtigste Kompetenz überprüfen können.
• Standort oder Arbeitsberechtigung. Vergewissern Sie sich, dass der Bewerber die Anforderungen hinsichtlich des Standorts oder der Arbeitsberechtigung erfüllt.
• Motivation für die Stelle. Fragen Sie, warum sich der Bewerber beworben hat und was er sich von der Stelle erwartet.

Integrationen wie KrispCall ermöglichen es Ihnen, Anrufe zu tätigen, ohne das ATS zu verlassen, während der KI-Interviewer von Manatal noch einen Schritt weiter geht und die Vorauswahl von Bewerbern automatisiert. Anrufe, SMS-Nachrichten, Voicemails und KI-gesteuerte Interview-Interaktionen werden alle im Bewerberprofil gespeichert, sodass Ihr Team einen vollständigen Überblick über jeden Kontaktpunkt hat. Dies reduziert den manuellen Nachverfolgungsaufwand und sorgt für eine einheitliche Kommunikation, sodass Sie schneller vorankommen. In der Praxis ist diese Schnelligkeit entscheidend. Bewerber nehmen oft Vorstellungsgespräche oder Angebote des ersten Unternehmens an, das sie anspricht.

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3. Kompetenzbewertungen

Lebensläufe und Vorstellungsgespräche geben nur einen begrenzten Einblick in die tatsächlichen Fähigkeiten der Bewerber. Kompetenzbewertungen liefern daher objektive Daten zu den tatsächlichen Fähigkeiten eines Bewerbers. So kann beispielsweise für eine technische Position eine Programmieraufgabe erforderlich sein, um die Syntaxkenntnisse zu bewerten, während für eine Position im Vertrieb ein Situationsbeurteilungstest eingesetzt werden kann, um die Fähigkeiten zur Lead-Qualifizierung zu messen.

Dank der Anbindungen von Manatal an Anbieter von Assessment-Lösungen können Sie:

• Bewertungen über das Bewerberprofil senden.
• Erfassen Sie, welche Kandidaten den Test absolviert haben.
• Speichern Sie die Bewertungsergebnisse im Kandidatenprofil.
• Prüfen Sie die Ergebnisse zusammen mit den Lebensläufen, den Notizen aus den Vorstellungsgesprächen und den Bewertungsbögen.

4. Strukturierte Interviews

Strukturierte Vorstellungsgespräche verbessern die Genauigkeit bei der Personalauswahl, da sie subjektive „Bauchgefühle“ minimieren und sicherstellen, dass jeder Bewerber anhand genau derselben Leistungskriterien bewertet wird. Wenn Sie einen Vorsprung benötigen, nutzen Sie unsere Sammlungen von Interviewfragen, um diese Gespräche vorzubereiten.

Vereinheitlichen Sie die Bewertung von Bewerbern unter Ihren Teammitgliedern, um die richtigen Kandidaten zu finden. Halten Sie das Feedback zum Vorstellungsgespräch unmittelbar nach dem Gespräch fest. Nutzen Sie eine Bewertungsvorlage, um jeden Bewerber anhand von Kriterien wie fachliche Kompetenzen, Problemlösungsfähigkeit, Kommunikation und Teamfähigkeit zu bewerten.

5. Hintergrund- und Referenzprüfungen

Nachdem Sie die Eignung eines Bewerbers anhand von Vorstellungsgesprächen und Assessments gründlich geprüft haben, führen Sie als letzten Schritt der Überprüfung eine umfassende Hintergrund- und Referenzprüfung durch, bevor Sie ein Stellenangebot unterbreiten.

Beginnen Sie mit einer grundlegenden Überprüfung der Angaben. Prüfen Sie, ob der berufliche Werdegang und die Ausbildung des Bewerbers mit den Angaben im Lebenslauf übereinstimmen.

Zu den üblichen Hintergrundüberprüfungen gehören:

• Überprüfung des beruflichen Werdegangs. Überprüfung von Berufsbezeichnungen, Beschäftigungszeiträumen und Aufgabenbereichen.
• Überprüfung der Ausbildung. Überprüfung der im Lebenslauf aufgeführten Abschlüsse oder Zertifikate.
• Strafregisterauszüge. Für bestimmte reglementierte Tätigkeiten oder Branchen erforderlich.
• Bonitätsprüfungen. Wird bei Stellen eingesetzt, die mit finanzieller Verantwortung verbunden sind.

Führen Sie anschließend Referenzprüfungen durch. Sprechen Sie mit ehemaligen Vorgesetzten oder Kollegen, die eng mit dem Bewerber zusammengearbeitet haben.

Stellen Sie konkrete Fragen. Konzentrieren Sie sich auf Leistung und Verhalten.

Beispiele:

• Wie ist der Bewerber mit Terminen oder Druck umgegangen?
• Was waren die größten Stärken des Bewerbers?
• In welchen Bereichen gab es Verbesserungsbedarf?
• Würden Sie diese Person wieder einstellen?

Halten Sie das Feedback fest und vergleichen Sie es mit Ihrer Bewertung aus dem Vorstellungsgespräch. Achten Sie auf wiederkehrende Muster. Ein starker Kandidat sollte bei Referenzen, Vorstellungsgesprächen und Assessments ähnliche Stärken aufweisen.

Eine ausführlichere Anleitung zur Durchführung dieses Schritts finden Sie in unserem Leitfaden zur Hintergrundüberprüfung für Arbeitgeber.

6. Die Einstellungsentscheidung treffen

Der letzte Schritt im Auswahlverfahren ist die Einstellungsentscheidung. Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Bauchgefühl. Nutzen Sie Bewertungsbögen, um die Kandidaten anhand ihrer Leistungen in den einzelnen Phasen zu bewerten.

Bewertungsbögen bündeln die Einschätzungen mehrerer Bewerter und vergleichen die Kandidaten anhand der Stellenanforderungen. Wenn beispielsweise zwei Kandidaten über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten verfügen, einer von ihnen jedoch laut Bewertungsbogen bei der Lösung technischer Probleme deutlich besser abschneidet, wird die Entscheidung auf der Grundlage von Daten getroffen und nicht aufgrund einer emotionalen Präferenz. Diese Struktur verringert Voreingenommenheit und fördert eine klare Entscheidungsfindung.

7. Unterbreitung des Stellenangebots und Verhandlungen

Nachdem Sie sich für einen Bewerber entschieden haben, unterbreiten Sie ihm ein Stellenangebot und führen Sie die Verhandlungen. Mit diesem Schritt wird die Einstellung bestätigt.

Erstellen Sie ein klares Angebot. Geben Sie das Gehalt, die Sozialleistungen, den Arbeitsbeginn, die Stellenbezeichnung und die Berichtswege an. Bestätigen Sie die Details schriftlich. Erinnern Sie den Kandidaten daran, warum die Stelle wichtig ist, woran er arbeiten wird und mit wem er zusammenarbeiten wird.

Rechnen Sie mit Verhandlungen. Fragen Sie den Bewerber, was ihm am wichtigsten ist. Prüfen Sie Ihre Gehaltsspanne und Ihre Richtlinien zu Sozialleistungen. Passen Sie die Konditionen im Rahmen der genehmigten Grenzen an.

Gehen Sie in dieser Phase sorgfältig vor. Der Verlauf des Einstellungsprozesses hat direkten Einfluss darauf, ob Bewerber ein Angebot annehmen. Untersuchungen zeigen, dass 76 % der Bewerber angeben, eine positive Erfahrung während des Einstellungsprozesses beeinflusse ihre Entscheidung, ein Stellenangebot anzunehmen. Klare Kommunikation, schnelle Antworten und eine schriftliche Bestätigung der Vereinbarung tragen dazu bei, Absagen zu vermeiden. [1]

Abbau von Voreingenommenheit im Auswahlverfahren

Voreingenommenheit beeinflusst Einstellungsentscheidungen und kann dazu führen, dass qualifizierte Bewerber aus dem Bewerberpool ausgeschlossen werden. Sie benötigen klare Kontrollmechanismen in Ihrem Auswahlverfahren. Hier sind einige Tipps, um Voreingenommenheit zu verringern:

• Blinde Lebenslaufprüfung: Entfernen Sie bei der Vorauswahl Namen, Fotos, Angaben zum Geschlecht und Namen von Bildungseinrichtungen. Konzentrieren Sie sich auf Fähigkeiten und Berufserfahrung.
• Gemeinsame Personalauswahl: Beziehen Sie mehrere Interviewer in die Bewertung ein. Setzen Sie Interviewgremien ein, in denen jeder Interviewer eine eigenständige Bewertung abgibt, um individuelle Voreingenommenheit zu verringern.
• Standardisierte Bewertungsrubriken: Führen Sie strukturierte Gespräche durch und stellen Sie jedem Bewerber dieselben Fragen. Bewerten Sie jede Antwort anhand einer festgelegten Rubrik und halten Sie die Bewertungen sofort fest.
• Bewertung der kulturellen Eignung: Vermeiden Sie es, Bewerber allein aufgrund ihrer Ähnlichkeit mit den derzeitigen Mitarbeitern einzustellen. Prüfen Sie, inwiefern ein Bewerber durch unterschiedliche Erfahrungen oder Sichtweisen die Kompetenzen des Teams erweitert.

Wichtige Kennzahlen zur Messung der Prozesseffizienz

Für einen effektiven Auswahlprozess müssen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) erfassen. Diese Kennzahlen liefern Erkenntnisse über Engpässe und Möglichkeiten zur Strategieoptimierung.

Zeit zum Einstellen

Ermitteln Sie die Anzahl der Tage zwischen der Genehmigung der Stelle und der Annahme des Angebots.

Formel: (Datum der Angebotsannahme – Datum der Stellenbewilligung)

Angebotsannahmequote

Berechnen Sie den Prozentsatz der Bewerber, die Ihr Angebot annehmen.

Formel: (Anzahl der angenommenen Angebote / Gesamtzahl der unterbreiteten Angebote) * 100

Qualität der Anstellung

Bewerten Sie die Leistung und die Mitarbeiterbindung neuer Mitarbeiter sechs bis zwölf Monate nach ihrem Eintritt.

Formel: (Leistungsbewertung + Passungsbewertung + Bindungsbewertung) / Anzahl der Indikatoren

Sehen Sie sich diese Kennzahlen gemeinsam an. Eine hohe Geschwindigkeit bei schlechter Qualität deutet auf eine unzureichende Vorauswahl hin, während eine hohe Qualität bei langsamer Einstellung auf Verzögerungen im Prozess hindeutet.

Schlussfolgerung

Eine konsistente Personalbeschaffung erfordert einen strukturierten Auswahlprozess. Halten Sie sich an die festgelegten Phasen, vom Screening bis zum endgültigen Angebot. Setzen Sie strukturierte Vorstellungsgespräche, Bewertungsrubriken und aufgezeichnete Bewertungen ein. Konzentrieren Sie sich auf eine objektive Beurteilung statt auf Intuition. Erfassen Sie die Zeit bis zur Einstellung, die Angebotsannahmequote und die Qualität der Einstellung. Diese Kennzahlen decken Verzögerungen, mangelhafte Vorauswahl oder Probleme bei den Angeboten auf. Überprüfen Sie die Ergebnisse und passen Sie die Personalbeschaffung, die Vorstellungsgespräche und die Angebote an. Plattformen wie Manatal unterstützen die Vorauswahl, die Bewertung und die Zusammenarbeit im Einstellungsteam. Kontrollieren Sie Voreingenommenheit bei der Vorauswahl, den Vorstellungsgesprächen und den endgültigen Entscheidungen.

Häufig gestellte Fragen

F: Was ist der Unterschied zwischen Personalbeschaffung und Personalauswahl?

A: Die Personalbeschaffung ist der Prozess der Suche nach und Gewinnung eines breiten Kandidatenpools. Die Auswahl ist der anschließende Prozess der Überprüfung und Bewertung dieser Kandidaten, um den für die Stelle am besten geeigneten Kandidaten zu ermitteln.

F: Wie lange sollte ein Auswahlverfahren dauern?

A: Das ist zwar von Branche zu Branche unterschiedlich, doch dauert ein üblicher Auswahlprozess in der Regel zwischen 20 und 45 Tagen. Bei Führungs- oder technischen Positionen kann es aufgrund umfangreicher Eignungsprüfungen länger dauern.

F: Was sind die wichtigsten Phasen des Auswahlverfahrens?

A: Zu den wichtigsten Schritten gehören die Sichtung der Lebensläufe, erste Telefonate, Kompetenzbewertungen, strukturierte Vorstellungsgespräche, Hintergrundüberprüfungen, die endgültige Einstellungsentscheidung und das Stellenangebot.

F: Wie können Unternehmen Vorurteile bei der Personalauswahl abbauen?

A: Unternehmen können Vorurteile abbauen, indem sie eine blinde Lebenslaufprüfung durchführen, strukturierte Vorstellungsgespräche mit festgelegten Fragen einführen und gemeinsame Auswahlgremien mit standardisierten Bewertungsrubriken einsetzen.

Zitat:

1. Codegnan