Beschaffung vs. Rekrutierung: Erläuterung der wichtigsten Unterschiede 2025

Die richtigen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu finden und einzustellen ist einer der wichtigsten Prozesse der Personalbeschaffung, unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist. Bei dieser Aufgabe gibt es jedoch zwei verschiedene Prozesse: Sourcing und Recruiting. Wenn Sie den Unterschied zwischen beiden kennen, können Sie Ihre Einstellungsstrategie optimieren und Zeit und Ressourcen sparen. Sourcing und Recruiting sind zwar verwandt, aber nicht identisch. Häufig werden beide Aufgaben von ein und derselben Person oder Abteilung wahrgenommen. Sie haben jedoch unterschiedliche Ziele, Methoden und Ergebnisse. In diesem Artikel erläutern wir, was die beiden Prozesse beinhalten, wie sie sich überschneiden und wie sie sich unterscheiden.

Was ist Sourcing?

Sourcing bedeutet, potenzielle Kandidaten für offene Stellen in einem Unternehmen zu finden und zu gewinnen. Es ist die erste Phase der Talentakquise, in der verschiedene Methoden und Kanäle genutzt werden, um mit qualifizierten Kandidaten in Kontakt zu treten. Sourcing kann Personalvermittlern helfen, eine Pipeline von Talenten aufzubauen. Es reduziert außerdem die Kosten und den Zeitaufwand für die Einstellung von Mitarbeitern und verbessert gleichzeitig die Qualität und Vielfalt der eingestellten Mitarbeiter.

In der Regel übernehmen Personalvermittler oder Fachleute für Talentakquise diesen Prozess, der wichtige Aktivitäten wie Boolesche Suche, Rekrutierung über soziale Medien und Empfehlungen von Mitarbeitern umfasst. Sie nehmen auch an Networking-Veranstaltungen und Jobmessen teil, um potenzielle Bewerber persönlich zu treffen.

Hauptverantwortlichkeiten der Sourcer

• Talent Sourcing: Die Hauptaufgabe eines Sourcers besteht darin, potenzielle Kandidaten für offene Stellen zu finden und zu identifizieren. Sourcer finden Kandidaten über verschiedene Methoden und Kanäle wie Stellenbörsen, Datenbanken, Social-Media-Plattformen und professionelle Networking-Sites. Sie gehen auch proaktiv auf passive Kandidaten zu, die zwar nicht aktiv auf der Suche sind, aber über die richtigen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen.
• Überprüfung der Kandidaten: Nach der Identifizierung potenzieller Kandidaten sind die Sourcer für das Screening und die Bewertung ihrer Qualifikationen zuständig. Sie prüfen Lebensläufe, Anschreiben und Online-Profile und bewerten die Fähigkeiten, die Erfahrung und die kulturelle Eignung der Kandidaten, um die am besten geeigneten Bewerber in die engere Auswahl zu nehmen.
• Marktforschung: Sourcer sind auch für die Durchführung von Marktforschung zuständig, um Einblicke in Branchentrends, Wettbewerber und die Verfügbarkeit von Talenten zu gewinnen.
• Zusammenarbeit mit Personalverantwortlichen: Sourcer arbeiten eng mit Personalverantwortlichen zusammen, um die spezifischen Anforderungen für jede Stelle zu verstehen. Gemeinsam entwickeln sie Suchstrategien für bestimmte Positionen.
• Kontinuierliches Lernen und Verbessern: Sourcer halten sich ständig auf dem Laufenden über die neuesten Techniken, Tools und Technologien für die Bewerbersuche. Sie halten sich über bewährte Verfahren der Personalbeschaffung auf dem Laufenden, um ihre Strategien und Leistungen zu verbessern.

Angesichts des Talentmangels und anderer Probleme ist die Personalbeschaffung heutzutage keine leichte Aufgabe. Kleinere Personalvermittlungsagenturen mit begrenzten Budgets leiden noch mehr darunter, dass die Investition in ein ATS über 200 Dollar pro Monat [1] und CRM-Tools über 1000 Dollar pro Monat kosten können. [2]

Tools für Beschaffung und Rekrutierung

Sourcer jonglieren oft mit mehreren Aufgaben - Überprüfung von Lebensläufen, Kontaktaufnahme mit Bewerbern und Koordination mit Personalverantwortlichen - und arbeiten gleichzeitig unter engen Zeitvorgaben und mit begrenzten Ressourcen.

Manatal Application Tracking System vereinfacht dies durch die Kombination von ATS- und CRM-Tools in einer Plattform. Es kostet nur 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat und rationalisiert die Arbeitsabläufe bei der Beschaffung mit Drag-and-Drop-Pipelines und zentralisierten Bewerberdaten, damit Recruiter Zeit sparen und organisiert bleiben.

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Was ist Rekrutierung?

Unter Recruiting versteht man den Prozess der Gewinnung, Vorauswahl, Auswahl und Ernennung geeigneter Kandidaten für Stellen in einem Unternehmen. Dazu gehören die Ermittlung der für eine Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen, die Entwicklung einer Arbeitgebermarke und die Implementierung von Rekrutierungstechnologien. Die Rekrutierung umfasst auch das Management von Beziehungen zu qualifizierten Bewerbern und deren Begleitung durch Vorstellungsgespräche, Bewertungen und Einstellungsprozesse.

Hauptaufgaben der Personalvermittler

Obwohl die Aufgaben von Personalvermittlern ähnlich sind oder oft fälschlicherweise für dieselbe Position gehalten werden, sind sie doch etwas anders.

• Arbeitsplatzanalyse: Personalvermittler sind dafür verantwortlich, die Anforderungen der zu besetzenden Stelle zu verstehen. Dazu gehört eine gründliche Analyse der Stellenbeschreibung, die Ermittlung der erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen sowie die Bestimmung der wichtigsten Aufgaben und Erwartungen an bestimmte Funktionen.
• Kandidaten finden und ansprechen: Sobald die Stellenanforderungen feststehen, ist es Aufgabe der Personalvermittler, aktiv nach potenziellen Bewerbern zu suchen und sie zu gewinnen. Personalvermittler suchen Kandidaten durch verschiedene Strategien wie Stellenausschreibungen, Rekrutierung über soziale Medien, Networking und Partnerschaften mit Universitäten und Berufsverbänden.
• Screening und Vorstellungsgespräche: Personalvermittler sind für die Durchführung erster Screenings und Vorstellungsgespräche verantwortlich, um die Eignung der Bewerber für die Stelle zu beurteilen. Dazu gehören die Durchsicht von Lebensläufen, die Bewertung von Qualifikationen und die Durchführung von Telefon- oder Videointerviews.
• Bewertung von Fertigkeiten und Kompetenzen: Personalverantwortliche bewerten die Fähigkeiten und Kompetenzen der Bewerber mit Hilfe von technischen Beurteilungen, Eignungstests oder Assessment Centern.
• Durchführung von Hintergrundüberprüfungen: Als Teil des Einstellungsprozesses sind Personalverantwortliche für die Durchführung gründlicher Hintergrundüberprüfungen potenzieller Mitarbeiter verantwortlich. Dies kann die Überprüfung von Bildungsabschlüssen, Beschäftigungsverläufen und Referenzen sowie die Überprüfung des Strafregisters umfassen, um die Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit der Bewerber sicherzustellen.
• Verwaltung des Einstellungsprozesses: Die Personalvermittler sollten den gesamten Einstellungsprozess koordinieren und leiten, von der Planung der Vorstellungsgespräche über die Koordinierung des Feedbacks der Gesprächspartner bis hin zur Kommunikation mit den Bewerbern in den verschiedenen Phasen des Auswahlverfahrens. Die Personalvermittler müssen für einen reibungslosen und transparenten Prozess sorgen, um sowohl für das Unternehmen als auch für die Bewerber eine positive Erfahrung zu schaffen.
• Aufbau und Pflege von Beziehungen: Personalvermittler spielen eine Schlüsselrolle beim Aufbau und der Pflege von Beziehungen zu Bewerbern, Personalleitern und anderen am Einstellungsprozess beteiligten Personen. Sie müssen eine Beziehung aufbauen, effektiv kommunizieren und regelmäßig über den aktuellen Stand informieren, um eine positive Erfahrung für die Bewerber und einen reibungslosen Einstellungsprozess zu gewährleisten.
• Immer auf dem neuesten Stand der Rekrutierungstrends bleiben: Die Personalbeschaffung ist ein Bereich, der sich ständig weiterentwickelt. Daher sind die Personalbeschaffer dafür verantwortlich, mit den neuesten Trends, Technologien und Strategien Schritt zu halten.

Sourcing vs. Rekrutierung

Sourcing und Recruiting können zusammenarbeiten, um den gesamten Rekrutierungsprozess zu optimieren. In manchen Unternehmen gibt es getrennte Teams oder Personen für Sourcing und Recruiting, in anderen wiederum ist eine Person oder ein Team für beide Aufgaben zuständig. Hier sind einige wichtige Unterschiede zwischen Sourcing und Recruiting.

1. Zeitleiste

Der Zeitplan für Sourcing und Recruiting kann je nach den Bedürfnissen des Unternehmens und der zu besetzenden Stelle variieren. Das Sourcing findet in der Regel zu einem früheren Zeitpunkt im Einstellungsprozess statt, da es die proaktive Suche und Identifizierung potenzieller Kandidaten beinhaltet. Sobald qualifizierte Kandidaten identifiziert wurden, beginnt der Rekrutierungsprozess, der die Bewertung und Auswahl dieser Kandidaten für die Stelle durch Methoden wie die Überprüfung von Bewerbungen, Vorstellungsgespräche und Kandidatenbewertungen beinhaltet.

2. Rollen und Verantwortlichkeiten

Der Sourcing-Prozess wird von Fachleuten aus dem Bereich Humanressourcen (HR) durchgeführt, die mit Personalvermittlern zusammenarbeiten, um eine Gruppe qualifizierter potenzieller Kandidaten für eine bestimmte Stelle zusammenzustellen. Sourcer setzen verschiedene Techniken ein, wie z. B. Social Media Outreach und Wettbewerbsforschung, um die richtigen Kandidaten zu finden. Die Rekrutierung wird auch von Personalfachleuten durchgeführt, die mit den Sourcern zusammenarbeiten, um den Rest des Einstellungsprozesses abzuwickeln. Recruiter sind für administrative Aufgaben zuständig, z. B. für die Veröffentlichung von Stellenangeboten in Jobbörsen, die Prüfung von Bewerbungen, die Koordinierung von Zeitplänen und die Erfüllung sonstiger Kundenanforderungen.

3. Metriken und Ergebnisse

Die Beschaffung misst Kennzahlen und Ergebnisse wie die Anzahl der vermittelten Kandidaten, die Qualität der vermittelten Kandidaten, die Antwortquote der Kandidaten, die Umwandlungsquote der Kandidaten und die Kosten pro Einstellung. Die Beschaffung zielt darauf ab, einen großen und vielfältigen Pool qualifizierter Kandidaten zu generieren, die sich für das Unternehmen und die Stelle interessieren. Die Personalbeschaffung misst Kennzahlen und Ergebnisse wie die Zeit bis zur Stellenbesetzung, die Annahmequote von Angeboten, die Zufriedenheit des Personalleiters, die Zufriedenheit der Bewerber und die Bindungsquote. Ziel der Personalbeschaffung ist es, die besten Kandidaten auszuwählen und einzustellen, die den Anforderungen der Stelle entsprechen und zur Unternehmenskultur passen.

4. Passive Kandidaten

Bei der Personalbeschaffung werden passive Kandidaten angesprochen, d. h. solche, die bereits eine andere Stelle haben oder nicht unbedingt nach einer anderen Stelle im Unternehmen suchen. Sie verfügen möglicherweise über die Qualifikationen, die die Sourcer durch ihre Profile in den sozialen Medien, Empfehlungen oder andere Recherchen ermitteln. Das Recruiting zielt auf aktive Kandidaten ab, d. h. auf Personen, die sich auf Stellen in einem Unternehmen bewerben. Sie können die richtigen Qualifikationen haben oder auch nicht, aber Personalvermittler stellen dies in der Regel durch ein Pre-Screening und eine Überprüfung ihrer Qualifikationen fest.

Beschaffung in Aktion

Um die Beschaffung in der Praxis zu sehen, stellen Sie sich ein Technologieunternehmen vor, das einen spezialisierten KI-Ingenieur sucht - eine Rolle, die seltene Fähigkeiten auf einem wettbewerbsintensiven Markt erfordert. Ein Sourcer könnte:

• Nutzen Sie die erweiterten Suchfunktionen von LinkedIn, um Fachleute mit KI-bezogenen Fähigkeiten und Erfahrungen zu finden.
• Nehmen Sie an Branchenkonferenzen oder Webinaren teil, um Kontakte zu potenziellen Kandidaten zu knüpfen und neue Talente zu entdecken.
• Beteiligen Sie sich an Online-Communities wie GitHub oder Stack Overflow, um Entwickler zu finden, die zu relevanten Projekten beigetragen haben.
• Sprechen Sie passive Kandidaten mit personalisierten Nachrichten an und heben Sie die einzigartigen Möglichkeiten des Unternehmens hervor.

Durch den proaktiven Aufbau eines Talentpools stellt der Sourcer sicher, dass den Personalvermittlern hochwertige Kandidaten für aktuelle und zukünftige Stellen zur Verfügung stehen.

Rekrutierung in Aktion

Sehen wir uns nun die Rekrutierung in Aktion an. Nachdem der Sourcer potenzielle Kandidaten für KI-Ingenieure identifiziert hat, kommt der Recruiter ins Spiel:

• Der Personalverantwortliche prüft die Liste der Bewerber und lädt sie ein, sich zu bewerben oder in die nächste Phase einzutreten. Sie führen erste Telefoninterviews, um das Interesse, die Verfügbarkeit und die grundlegenden Qualifikationen der Bewerber zu beurteilen.
• Der Personalvermittler organisiert Fachgespräche mit dem einstellenden Manager und dem Team, um sicherzustellen, dass die Fähigkeiten des Bewerbers mit den Anforderungen der Stelle übereinstimmen.
• Nach den Vorstellungsgesprächen führt der Personalverantwortliche Feedbackgespräche mit dem Einstellungsteam und unterbreitet dem ausgewählten Bewerber ein Angebot.
• Schließlich überwacht der Personalvermittler den Einarbeitungsprozess, um einen reibungslosen Übergang des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen zu gewährleisten.

Während des gesamten Prozesses hält der Personalverantwortliche die Kommunikation aufrecht, informiert über aktuelle Entwicklungen und sorgt für eine positive Erfahrung der Bewerber.

Schlussfolgerung

Die Kombination von Sourcing und Recruiting integriert diese beiden Funktionen, um den Einstellungsprozess zu rationalisieren. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie ein Unternehmen Sourcing und Recruiting kombinieren kann. Eine der einfachsten besteht darin, dass der Personalverantwortliche sowohl die Suche als auch die Anwerbung als Teil seiner Aufgabe übernimmt. Wenn sich eine Person oder ein Team sowohl um die Beschaffung als auch um die Einstellung von Mitarbeitern kümmert, wird der Einstellungsprozess rationalisiert und vereinfacht. Es besteht keine Notwendigkeit, Informationen zu übermitteln oder zwischen verschiedenen Parteien zu koordinieren, was Fehler und Verzögerungen reduzieren kann.

Häufig gestellte Fragen

F: Welche Tools und Technologien verwenden die Sourcer in der Regel?

A: Sourcer verlassen sich auf Tools wie Bewerber-Tracking-Systeme (ATS) wie Manatal, um Einstellungsworkflows zu verwalten, und Plattformen wie LinkedIn Recruiter , um nach Kandidaten zu suchen und mit ihnen in Kontakt zu treten. Sourcing-Tools helfen ihnen bei der Suche nach passiven Talenten über mehrere Kanäle, während E-Mail-Automatisierungsplattformen die Kommunikation mit den Kandidaten optimieren.

F: Wie können Sourcer und Recruiter effektiv zusammenarbeiten?

A: Sourcer und Recruiter arbeiten zusammen, indem sie ihre Aufgaben aufteilen. Sourcer konzentrieren sich auf die Identifizierung und Anwerbung potenzieller Kandidaten. Recruiter führen Vorstellungsgespräche und verhandeln Angebote. Sie verwenden gemeinsame Tools wie ATS-Plattformen, um ihre Aufgaben zu unterstützen. Regelmäßige Überprüfungen und Rückmeldungen sorgen für eine offene Kommunikation. Dieser Prozess stellt sicher, dass die Sourcer die Anforderungen der Stelle erfüllen. Die Personalvermittler geben Einblicke in die Eignung der Bewerber. Diese Zusammenarbeit führt zu einem effizienten und nahtlosen Einstellungsprozess.

F: Welche Kennzahlen werden zur Messung des Beschaffungserfolgs verwendet?

A: Zu den wichtigsten Sourcing-Kennzahlen gehören die Antwortraten auf die Kontaktaufnahme, die Qualität der vermittelten Kandidaten (gemessen an der Quote von Vorstellungsgesprächen bis zur Einstellung), die Zeit zum Füllen der Talentpipelines, die Kosten pro vermitteltem Kandidaten und Kennzahlen zur Vielfalt. Erfolgreiche Beschaffungsprogramme verfolgen auch das Engagement der Kandidaten, die Effektivität der Beschaffung über verschiedene Kanäle und den Aufbau langfristiger Kandidatenbeziehungen, die zum künftigen Einstellungserfolg beitragen.

F: Wie verändert KI heute das Sourcing und Recruiting?

A: KI revolutioniert die Personalbeschaffung und das Recruiting, indem sie Aufgaben wie das Screening von Lebensläufen, den Abgleich von Kandidaten und die erste Kontaktaufnahme über Chatbots automatisiert. Sie analysiert Daten, um Muster bei erfolgreichen Einstellungen zu erkennen, Kandidatenempfehlungen zu verbessern und Voreingenommenheit zu reduzieren. So können sich Sourcer und Recruiter auf strategische Aufgaben wie den Aufbau von Beziehungen, die Steigerung der Effizienz und die Entscheidungsfindung konzentrieren.

F: Welche Trends prägen die Zukunft von Sourcing und Recruiting?

A: Trends wie Datenanalyse optimieren die Personalbeschaffung, während ein starkes Employer Branding der Schlüssel zur Gewinnung von Talenten ist. Die Zunahme der Telearbeit erweitert den Talentpool, Initiativen zur Förderung der Vielfalt prägen die Strategien, und KI-Tools verbessern die Bewerbersuche. Diese Veränderungen führen dazu, dass Sourcing und Recruiting in den kommenden Jahren datengesteuerter, integrativer und kandidatenorientierter werden.

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Zitate:

1. Forbes

2. Forbes