Die beste Software für Personalvermittlungsagenturen im Jahr 2026: Tools und kostenlose Testversionen

Personalvermittlungsagenturen, die auf nicht miteinander vernetzte Tools setzen, verlieren laut Analysen der Personalvermittlungsbranche aus dem Jahr 2026 durchschnittlich 4–5 Stunden pro Personalvermittler pro Woche für die Kandidatenakquise und weitere 3–4 Stunden für die Vorauswahl und Verwaltungsaufgaben aufgrund des administrativen Aufwands. Bei einem Team von fünf Mitarbeitern sind das etwa 35–45 Stunden (was mehr als vier vollen Arbeitstagen entspricht), die jede Woche durch den Wechsel zwischen verschiedenen Tools statt für die Rechnungsstellung verloren gehen. [1] Dieser Leitfaden befasst sich mit der speziell für Personalvermittlungsagenturen entwickelten Software, die dieses Problem löst, erklärt, wie man sie bewertet, und zeigt auf, welche spezialisierten Add-ons sich als Ergänzung lohnen.

Was Personalvermittlungssoftware eigentlich ist

Die meisten Menschen verwechseln ATS-Software mit Software für Personalvermittlungsagenturen. Dabei handelt es sich nicht um dasselbe. Ein herkömmliches Bewerbermanagementsystem (ATS) ist für interne Personalabteilungen konzipiert, die ihre eigenen Mitarbeiter einstellen. Software für Personalvermittlungsagenturen funktioniert hingegen als zweiseitiges System. Sie kombiniert ein ATS mit einem Recruitment-CRM. Diese Integration ist für Agenturen unverzichtbar.

• ATS-Seite: Kandidatenakquise, Auswertung von Lebensläufen, Terminplanung für Vorstellungsgespräche, Angebotsverwaltung, Talentpool-Datenbank

• CRM-Bereich: Kundenakquise, Auftragsverwaltung, Kontaktverfolgung, Vertriebspipeline, Kundenberichterstattung

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Wenn Ihre Software nur eine dieser beiden Aufgaben erfüllt, betreiben Sie nur eine halbe Agentur. Entweder punkten Sie bei der Qualität der Bewerber, verlieren aber Kunden aufgrund mangelnder Organisation, oder Sie verfügen über ein makelloses CRM und einen chaotischen Bewerberprozess.

All-in-One-Software für Personalvermittlungsagenturen

1. Manatal (Der empfohlene Ausgangspunkt)

Manatal ist ein cloudbasiertes Bewerbermanagementsystem (ATS), das mit einer CRM-Funktion (Customer Relationship Management) für die Personalbeschaffung und einer KI-Engine ausgestattet ist. Es richtet sich an Personalvermittlungs- und Rekrutierungsagenturen aller Größen und Branchen. Diese Rekrutierungssoftware hilft Ihnen dabei, die besten Kandidaten schneller und einfacher zu finden, zu prüfen und einzustellen. Außerdem können Sie damit Ihre Vertriebspipeline verfolgen und mit wenigen Klicks umfassende Berichte und Analysen erstellen.

Warum dies für Personalagenturen wichtig ist: Sie suchen einen Kandidaten für eine Position im Finanzbereich. Die KI von Manatal durchsucht dessen LinkedIn- oder andere Social-Media-Profile, ergänzt die Daten mit Angaben zu den Fähigkeiten und bewertet die Eignung für die Stelle. Gleichzeitig kann Ihr Personalvermittler im selben Dashboard einsehen, welche Kundenkonten offene Stellen im Finanzbereich haben. Kein Wechseln zwischen Registerkarten. Kein Kopieren und Einfügen. Die Kandidaten- und Kundenpipelines laufen parallel.
Die KI-Empfehlungsmaschine verkürzt die Zeit bis zur Vorauswahl erheblich. Personalvermittler, die sie nutzen, berichten, dass sie weniger Zeit mit der manuellen Prüfung von Lebensläufen verbringen und mehr Zeit für Gespräche haben, die zu einer Vermittlung führen. Das ist entscheidend, wenn Sie nach der Vermittlungsgeschwindigkeit abrechnen.

Preisdetails: Manatal bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase an. Wenn Sie das Angebot nach Ablauf der Testphase länger nutzen möchten, stehen Preisoptionen für Unternehmen jeder Größe zur Verfügung:

• Professional-Tarif: 15 $ pro Benutzer und Monat.
• Enterprise-Tarif: 35 $ pro Benutzer und Monat.
• Plan Enterprise Plus: 55 $/Nutzung/Monat.
• Maßgeschneiderter Tarif: Alle Leistungen von „Enterprise Plus“ sowie ein persönlicher Kundenbetreuer, maßgeschneiderte Funktionen und individuelle Integrationen.

Branchenvergleich

Spezialtools für Personalvermittlungsagenturen

Diese Lösungen sind kein Ersatz für Ihre Kernplattform. Es handelt sich um Tools, die auf dieser aufsetzen. Nutzen Sie sie, um bestimmte Lücken in Ihrem Arbeitsablauf zu schließen.

2. HiPeople (Bewerberbewertung und Referenzprüfungen)

HiPeople ist eine Software für Personalvermittlungsagenturen, die sich besonders für Referenzprüfungen und Talentbewertungen eignet und Personalvermittlern sowie Arbeitgebern dabei hilft, schneller bessere Kandidaten einzustellen. Die Software bietet je nach Preisplan unbegrenzte Referenzprüfungen, automatisierte Arbeitsabläufe sowie Integrationen mit gängigen ATS- und HR-Systemen.

Vorteile:

• Umfassende Bewertungen: HiPeople bietet detaillierte Kandidatenbewertungen, die Einblicke in ein breites Spektrum an Fähigkeiten und Kompetenzen gewähren. Diese Tiefe hilft dabei, fundierte Einstellungsentscheidungen zu treffen.
• Benutzerfreundliches Interface: Die Plattform ist intuitiv und leicht zu navigieren, so dass die Benutzer Kandidatenprofile und Bewertungen effizient verwalten können.
• Automatisierung von Referenzprüfungen: HiPeople automatisiert den Prozess der Referenzüberprüfung, reduziert den manuellen Aufwand und gewährleistet die Konsistenz der Bewertungen.
• Integrationsfähigkeiten: Die Plattform lässt sich nahtlos in andere HR-Tools integrieren, was ihren Nutzen innerhalb bestehender Rekrutierungsworkflows erhöht.

Nachteile:

• Einschränkungen bei der Integration: Einige Nutzer haben über Probleme bei der Integration von HiPeople in bestimmte Applicant Tracking Systems (ATS) berichtet, die gelegentlich manuelle Datenanpassungen erforderlich machen.
• Schwierigkeitsgrad der Prüfung: Einige Nutzer empfanden bestimmte Prüfungsfragen, insbesondere im Fach Mathematik, als anspruchsvoll, erkannten jedoch den Wert der Überprüfung logischer und fachlicher Fähigkeiten an.

Preise

Kostenloser Tarif: Eine Referenzprüfung, drei Assessments, unbegrenzte Anzahl an Bewerbern, Zugriff auf die Daten für sieben Tage.

Kostenpflichtige Tarife: Bitte wenden Sie sich direkt an HiPeople, um die aktuellen Preise zu erfahren.

3. Calendly (Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche)

Calendly ist eine kostenlose Online-Software zur Terminplanung, die Personalvermittlern und Personalverantwortlichen dabei helfen soll, Termine und Vorstellungsgespräche mit Bewerbern und Kunden mühelos zu vereinbaren. Ein Vorteil von Calendly ist, dass Sie Ihren eigenen personalisierten Calendly-Link erstellen und diesen an Ihre Bewerber weitergeben können. Die Software lässt sich in Ihren Kalender, Ihre E-Mail-Anwendung und andere Tools wie Zoom, Slack und Salesforce integrieren.

Profis

• Intuitive Benutzeroberfläche für Nutzer und Eingeladene, die das Einrichten von Meetings auch ohne technisches Fachwissen erleichtert.
• Synchronisiert sich automatisch mit Kalendern wie Google Kalender, Outlook und iCloud, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
• Ermöglicht es Benutzern, Pufferzeiten, die maximale Anzahl an Besprechungen pro Tag und die verfügbaren Zeiten festzulegen.
• Optimiert Arbeitsabläufe mithilfe von Automatisierungsplattformen wie Zapier.
• Passt sich automatisch an unterschiedliche Zeitzonen an und reduziert so Planungsfehler für internationale Kunden.

Nachteile

• Gruppenplanung, Teamfunktionen und zuverlässige Analysen erfordern kostenpflichtige Tarife.
• Offline-Planung oder manuelle Überschreibungen sind nicht so benutzerfreundlich.
• Sie erlaubt zwar ein gewisses Branding, aber tiefergehende Anpassungen für einzigartige Arbeitsabläufe oder spezielle Anwendungsfälle sind nur eingeschränkt möglich.
• Die Weitergabe von Links zu Terminen kann sich manchmal unpersönlich oder aufdringlich anfühlen, insbesondere in bestimmten Kulturen oder beruflichen Umfeldern.
• Funktionen wie Kalendereinladungen und Erinnerungen sind bereits in einige Plattformen integriert.

Für Personalvermittler bietet Calendly eine herausragende Funktion, die die Terminplanung rationalisiert: die Teamplanungsfunktion. Damit können Sie mehr tun, als nur Einzelgespräche zu vereinbaren. Sie können mühelos Gruppengespräche arrangieren, mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten, indem Sie Meetings gemeinsam veranstalten, oder sogar Gastgeberaufgaben teilen. Diese Flexibilität sorgt für eine reibungslose Koordination zwischen Personalvermittlern, Bewerbern und Kunden und macht es zu einem wertvollen Werkzeug für die Verwaltung mehrerer Beteiligter im Einstellungsprozess.

Preise

• Kostenlos: Dieser Plan ist für Personalvermittler gedacht, die die Grundfunktionen von Calendly ausprobieren möchten. Es ermöglicht Ihnen, einen Kalender zu verbinden, einen Ereignistyp zu erstellen und mit Videokonferenz-Tools zu integrieren.
• Standard: 10 $ pro Benutzer und Monat oder 12 $ pro Benutzer und Monat.
• Teams: 16 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 20 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
• Unternehmen: Dieser Plan ist für Teams von 30 oder mehr Personen gedacht, die mehr Sicherheit, Kontrolle und Support benötigen.

4. CallMantra (Telefonanlage für die Personalbeschaffung)

CallMantra ist eine cloudbasierte Software für Telefonate und SMS-Nachrichten, die speziell für Personalvermittlungsteams entwickelt wurde. Mit dem speziell für Personalvermittler und Personalverantwortliche konzipierten Telefonsystem können Sie mehr Kandidaten erreichen und mehr Vermittlungen erzielen. Sie können CallMantra in Ihr ATS integrieren – darunter auch Manatal –, personalisierte SMS-Nachrichten und Voicemails versenden, einen Power-Dialer und verifizierte Anrufe nutzen sowie die Leistung und Kennzahlen Ihres Teams überwachen.

Vorteile:

• Nahtlose Integration mit Bewerbermanagementsystemen (ATS): CallMantra lässt sich in über 30 ATS-Plattformen integrieren, sodass Personalvermittler Anrufe und SMS automatisch protokollieren können und die Effizienz der Arbeitsabläufe gesteigert wird.
• Funktion für verifizierte Anrufe: Diese Funktion erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kandidaten Anrufe entgegennehmen, was zu mehr erfolgreichen Verbindungen führt.
• Anruf-Transkription: Die Software transkribiert Anrufe und erleichtert so das Verfassen von Zusammenfassungen für Kandidaten und den Austausch wichtiger Gespräche mit Teammitgliedern.

Nachteile:

• Fehlende Videotelefonie-Funktion: Derzeit bietet CallMantra keine Videotelefonie an, was für Personalvermittler, die den persönlichen Kontakt mit Bewerbern bevorzugen, eine Einschränkung darstellen könnte.

Preisgestaltung:

• Kostenloses Abonnement: Voller Funktionsumfang für 14 Tage
• Standard: 20,95–25,95 $ pro Benutzer und Monat (Jahres- bzw. Monatsabrechnung)
• Pro: 39,95–49,95 $ (1.000 Minuten, Power-Dialer, Anrufaufzeichnung, verifizierte Anrufe)
• Premier: 79,95–99,95 $ (unbegrenzte Anrufe und SMS, SSO, individuelle Telefoniefunktionen)

5. SuiteCRM (Open-Source-Option für technische Teams)

SuiteCRM ist eine vielseitige Open-Source-Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), die für eine Vielzahl von Branchen entwickelt wurde. Sie bietet Tools für die Verwaltung von Vertrieb, Marketing, Kundenservice und Support und ermöglicht es Unternehmen, ihre Interaktionen zu rationalisieren und engere Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen. Im Gegensatz zu spezialisierter Software für die Personalbeschaffung ist SuiteCRM nicht speziell auf die Personalbeschaffung oder das Bewerbermanagement zugeschnitten. Es kann zwar für Personalbeschaffungsaufgaben angepasst werden, seine Kernfunktionen sind jedoch auf allgemeine Geschäftsprozesse ausgerichtet, was es zu einer flexiblen, aber weniger zielgerichteten Wahl für Unternehmen macht, die sich ausschließlich auf die Talentbeschaffung konzentrieren.

Einzigartiges Merkmal:

• Anpassbare Module: Benutzer können SuiteCRM auf ihre Bedürfnisse zuschneiden, indem sie benutzerdefinierte Module, Felder und Workflows erstellen, die auf bestimmte Geschäftsprozesse abgestimmt sind.
• Erweiterte Berichterstattung: Robuste Reporting-Tools ermöglichen es Unternehmen, detaillierte Einblicke und Analysen zu generieren, die dabei helfen, die Leistung zu verfolgen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Vertriebspipeline-Management: SuiteCRM bietet einen umfassenden Überblick über die Vertriebspipeline und ermöglicht es Unternehmen, Opportunities vom Lead bis zum Abschluss zu verfolgen.
• Sicherheitsfunktionen: Eine granulare rollenbasierte Zugriffskontrolle gewährleistet die Datensicherheit, indem der Zugriff auf sensible Informationen auf der Grundlage von Benutzerrollen eingeschränkt wird.

Preise

SuiteCRM stellt keine Preisinformationen zur Verfügung, ermöglicht Agenturen aber den Zugang zu ihren öffentlichen Demos und eine kostenlose 30-Tage-Testversion.

Das Problem der „freien Software“

Die Suche nach „kostenlose Software für Personalvermittlungsagenturen“ ist eine Falle. „Für immer kostenlose“ Software ist ein Risiko. Diese Plattformen verfügen in der Regel nicht über SOC-II-Sicherheit. Sie schränken die Anzahl der Kandidaten ein, die Sie hochladen können. Bei einem Systemausfall bieten sie keinerlei Support.

5 Anzeichen dafür, dass Sie der kostenlosen Software entwachsen sind

• Ihre Datenbank hat ihre Kapazitätsgrenze erreicht, sodass Sie keine neuen Bewerber hinzufügen können.
• Sie übertragen Daten manuell zwischen drei verschiedenen Apps.
• Sie verfügen über keine Auswertungen, mit denen Sie Ihren Kunden Ihre Ausführungsquote nachweisen können.
• In Ihrem Team gibt es Uneinigkeit darüber, wer für einen Kandidaten zuständig ist, da das System keine Prüfpfade bereitstellt.

Der richtige Ansatz lautet nicht „kostenlose Software finden“, sondern „Premium-Software mit einer echten kostenlosen Testversion finden“. Dieser Unterschied ist entscheidend. Eine 14-tägige kostenlose Testversion einer Unternehmenssoftware bietet Ihnen das vollständige Produkt ohne Einschränkungen. Sie testen das tatsächliche Tool, das Ihr Team langfristig nutzen wird. Ein Freemium-Tarif bietet Ihnen hingegen eine abgespeckte Version, die darauf ausgelegt ist, Sie zu frustrieren, damit Sie auf eine höhere Stufe upgraden.

Schlussfolgerung

Agenturen, die Software als Gemeinkosten betrachten, werden weiterhin über Beziehungen und ihren Ruf konkurrieren. Diejenigen, die sie als Infrastruktur betrachten, werden sie in puncto Vermittlungsgeschwindigkeit und Kundenbindung übertreffen. Kostenlose Testversionen von Software für Personalvermittlungsagenturen können Unternehmen dabei helfen, effiziente und optimierte Personalvermittlungslösungen zu finden. Diese Testversionen ermöglichen es Ihnen, die Benutzeroberfläche, die Funktionen und die allgemeine Funktionalität der Software zu bewerten, sodass Sie eine fundierte Entscheidung treffen und langfristig möglicherweise Geld sparen können.

Starten Sie mit der 14-tägigen kostenlosen Testversion von Manatal . Keine Kreditkarte erforderlich.

Häufig gestellte Fragen

F: Was gehört zu einer Strategie zur Kandidatenakquise, wenn man Software für Personalvermittlungsagenturen einsetzt?‍

A: Eine leistungsstarke Strategie zur Kandidatenakquise im Rahmen von Personalvermittlungssoftware umfasst in der Regel drei Kanäle: die Integration von Jobbörsen (Indeed, LinkedIn und ZipRecruiter), über die Bewerber direkt in das ATS weitergeleitet werden; einen durchsuchbaren internen Talentpool, der aus früheren Vermittlungen aufgebaut wurde; sowie die Akquise von Kandidaten mithilfe von Tools zur Anreicherung von Social-Media-Daten, die Profile erstellen, die über den Inhalt eines Lebenslaufs hinausgehen.

F: Wie unterstützt Personalvermittlungssoftware Strategien zur Kandidatenakquise für mehrere Kunden gleichzeitig?‍

A: Dies wird von der CRM-Ebene übernommen. Wenn ein Personalvermittler fünf aktive Stellenaufträge für drei verschiedene Kunden bearbeitet, ordnet die Software die Kandidaten gleichzeitig allen offenen Stellenangeboten zu. KI-Empfehlungsmaschinen bewerten die Kandidaten anhand der Anforderungen der jeweiligen Stelle, sodass ein Personalvermittler, der Kandidaten für eine bestimmte Position sucht, im Rahmen derselben Suche auch passende Kandidaten für andere Stellen findet. Dadurch werden Doppelarbeiten vermieden und die Zeit zwischen dem ersten Kontakt und der Einreichung verkürzt.

F: Kann eine Software für Personalvermittlungsagenturen ein spezielles Sourcing-Tool wie LinkedIn Recruiter ersetzen?‍

A: Nicht ganz, aber es verringert die Abhängigkeit davon. Die meisten Personalvermittlungsplattformen für Unternehmen sind mit LinkedIn integriert, um Bewerberprofile mit einem Klick in das ATS zu importieren. Was sie jedoch nicht nachbilden können, ist das InMail-Volumen LinkedIn Recruiter und dessen Suchtiefe innerhalb des geschlossenen Netzwerks von LinkedIn. Der praktische Ansatz für die meisten Agenturen besteht darin, LinkedIn als Ausgangspunkt für die Kandidatenakquise zu nutzen und alles, was danach folgt – vom ersten Kontakt bis zur Vermittlung –, dem ATS zu überlassen.

F: Inwiefern unterscheiden sich die Strategien zur Kandidatenakquise bei Personalvermittlungsagenturen mit hohem Auftragsvolumen und bei Executive-Search-Agenturen, die dieselbe Software nutzen?‍

A: Agenturen mit hohem Auftragsvolumen legen den Schwerpunkt auf die Geschwindigkeit der Kandidatenakquise: die maschinelle Auswertung großer Mengen von Lebensläufen, automatisierte Screening-Fragebögen und Power-Dialer, um wöchentlich Hunderte von Kandidaten zu kontaktieren. Executive-Search-Unternehmen legen den Schwerpunkt auf die Tiefe der Kandidatenakquise: detaillierte Verlaufsdaten zu Beziehungen, private Notizen zu passiven Kandidaten und CRM-Funktionen, um neben den Kandidatenbeziehungen auch mehrjährige Kundenbeziehungen nachzuverfolgen. Die meisten Personalvermittlungsplattformen für Unternehmen unterstützen beide Ansätze, doch die Konfiguration spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Zitat:

1. G2