Vendor Management für Personalverantwortliche: Vollständiger Leitfaden 2025

Da Unternehmen zunehmend auf externe Partner, Personalvermittler und spezialisierte Personalvermittler zurückgreifen, ist die Beherrschung von Strategien für das Lieferantenmanagement von entscheidender Bedeutung für Personalvermittler, die ihre Einstellungsprozesse optimieren und außergewöhnliche Ergebnisse erzielen möchten. In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, wie strategisches Lieferantenmanagement Ihre Personalbeschaffungsabläufe verändern, Kosten senken und die Qualität der Bewerber verbessern kann, während gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet und stärkere Partnerschaften aufgebaut werden.

Was ist Vendor Management in der Personalbeschaffung?

Unter Lieferantenmanagement versteht man die Verwaltung von Prozessen und Technologien, die den Wert der Beziehungen einer Organisation zu externen Partnern maximieren. In der Welt des Personalwesens handelt es sich bei diesen Partnern häufig um Personalvermittlungs- und -beschaffungsagenturen, mit denen Personalfachleute zusammenarbeiten, um die besten Entscheidungen bei der Talentakquise für ihr Unternehmen zu treffen , und zwar zu den wirtschaftlichsten Kosten.

Der effizienteste und profitabelste Weg für Personalverantwortliche, dies zu erreichen, ist die Unterstützung durch ein Anbieterverwaltungssystem, das in die Palette der von ihnen verwendeten Rekrutierungstechnologien integriert ist.

Vendor Management Systeme (VMS): Warum sie benötigt werden

Die rasche Einführung von Vendor-Management-Systemen (VMS) in nahezu allen Branchen weltweit wird den Markt bis 2026 voraussichtlich auf über 4 Milliarden US-Dollar ansteigen lassen. [1] 

Bevor wir darauf eingehen, warum Sie ein VMS-System für die Verwaltung Ihrer Beziehungen zu Personalvermittlern benötigen, sollten Sie wissen, dass die Vorteile eines ATS als Herzstück Ihrer Talentakquisitionsstrategien gut dokumentiert sind. Mehr als 98 % der Fortune-500-Unternehmen verwenden ein ATS [2], und jedes Unternehmen, das im Jahr mehr als tausend Bewerbungen durchgeht, sollte die Investition in ein solches System in Erwägung ziehen.

Innovationen in der Rekrutierungstechnologie haben erfolgreich die ATS-Systeme und Vendor-Management-Konzepte in eine einzige, robuste Plattform integriert, die sich als sehr effektiv erweist, wenn es darum geht, Personalfachleuten zu helfen, den Wert ihrer Beziehungen zu Personalvermittlern zu maximieren. Die in diese ATS-Systeme eingebettete VMS-Funktion bietet Personalvermittlern eine zentrale, webbasierte Plattform, die es ihnen ermöglicht, mit all ihren Personalvermittlern an einem einzigen Online-Standort effektiv zusammenzuarbeiten, was den gesamten Einstellungs- und Rekrutierungsprozess vereinfacht.

Manatal ist ein Application Tracking System (ATS), das die Zusammenarbeit zwischen Personalabteilungen und Personalvermittlern verbessert. Es bietet Funktionen wie ein Anbietermanagementsystem und Kundenportale. Außerdem bietet es KI-gestützte Empfehlungen. Diese Funktionen rationalisieren den Einstellungsprozess und verkürzen die Zeit bis zur Einstellung.

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Neben einem zentralisierten Tool, das als einzige Quelle für die Verwaltung Ihrer Personalvermittlungsaktivitäten dient, sind hier die wichtigsten Gründe aufgeführt, warum Ihr Unternehmen ein VMS-System für die Verwaltung mehrerer Personalvermittlungsagenturen benötigt:

Prozessverbesserung

Die Zeitschrift Forbes veröffentlichte einen Artikel, in dem Personalverantwortliche aufgefordert wurden, alle möglichen Prozesse zu automatisieren, um auf dem modernen Arbeitsmarkt konkurrenzfähig zu bleiben. [3] Das ist kaum verwunderlich, wenn man bedenkt, dass eine andere Umfrage ergab, dass sich weit über 90 % der Personalverantwortlichen weltweit aufgrund der jüngsten Anforderungen ausgebrannt fühlen. [4] 

Prozessverbesserungen sind in der Welt des Personalwesens dringend erforderlich, und wenn herkömmliche Prozesse durch Automatisierung verbessert werden, steht den Personalvermittlern mehr Zeit zur Verfügung , so dass sie sich effektiver auf ihr Fachgebiet konzentrieren können: die Suche nach den talentiertesten Bewerbern.

Ein VMS schafft viele Möglichkeiten für diese Prozessverbesserungen, insbesondere durch die Fähigkeit der Software, die Interaktionen und Prozesse zwischen einem Unternehmen und den Personalagenturen, mit denen es zusammenarbeitet, zu automatisieren und zu zentralisieren. Mit einem VMS können sich Personalverantwortliche auf eine Plattform stützen, die ihnen einen vollständigen Einblick in den Informationsaustausch mit den Personalvermittlern, mit denen sie zusammenarbeiten, ermöglicht.

Kostenmanagement | Gesteigerte Rentabilität

In dem Maße, in dem Unternehmen versuchen, ihre Kosten zu senken und die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe zu maximieren, spielen VMS-Systeme eine immer wichtigere Rolle, wenn es darum geht, den Personalverantwortlichen eine bessere Kontrolle über die Kosten zu verschaffen, die mit der Zusammenarbeit mit mehreren Personalvermittlern verbunden sind. Wenn ein Unternehmen den Überblick über die Beziehungen zu Personalvermittlern verliert, können Kosten unentdeckt bleiben. Kosten können unentdeckt bleiben, bis es zu spät ist, und das kann die Rentabilität eines Unternehmens beeinträchtigen.

Personaldienstleisterverlangen in der Regel einen Aufschlag, der zwischen 25 % und 100 % des Lohns eines eingestellten Arbeitnehmers liegen kann[5], und ein VMS ist ein leistungsfähiges Instrument, das dazu beitragen kann, die Verantwortlichkeit der Personalvermittler zu gewährleisten. Indem Personalverantwortlichen eine Online-Plattform zur Verfügung gestellt wird, mit der sie die Effektivität aller Personaldienstleister, mit denen sie zusammenarbeiten, messen können, können sie fundierte, kosteneffiziente Entscheidungen treffen, um festzustellen, welche Personaldienstleister gut arbeiten und welche weniger effektiv sind.

VMS-Systeme bieten weitere Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, z. B. können Personalverantwortliche Gehaltsabrechnungsdaten genau erfassen und analysieren und unnötige Ausgaben vermeiden.

Zusammenarbeit

Auf dem modernen Arbeitsmarkt kann die Stärke der strategischen Beziehungen, die mit externen Personalvermittlern aufgebaut werden, ein Wettbewerbsvorteil für ein Unternehmen sein. Ein ATS-System, das mit einer robusten VMS-Funktion ausgestattet ist, bietet Personalverantwortlichen einen vollständigen Überblick über den Status ihrer gesamten Kommunikation mit allen Partnern der Personalvermittlungsagentur auf einer einzigen Plattform. So können Personalverantwortliche potenzielle Risiken schneller erkennen, bevor sie zu einer kostspieligen Belastung werden.

Und schließlich können Personalverantwortliche, die ein VMS in den Mittelpunkt ihrer externen Beziehungen stellen, proaktiver mit diesen Personalvermittlungsagenturen zusammenarbeiten, um ihre Bemühungen zu unterstützen und die Qualität der Talente zu verbessern, die ihre Bemühungen schließlich hervorbringen.

Leistungsstarke Berichtsmetriken

Die Gewinnung von Daten aus den Beziehungen mit Personalvermittlern ist für den Erfolg der Personalbeschaffung von entscheidender Bedeutung. Leider stellen nur sehr wenige Unternehmen ihren Personalfachleuten die richtigen Ressourcen zur Verfügung, um wichtige Leistungsanalysen zu bewerten und den tatsächlichen Wert eines Personalvermittlers zu ermitteln.

Ein VMS-System bietet Personalvermittlern eine leistungsstarke Ressource, mit der sie nützliche Leistungskennzahlen ermitteln können, die ihnen dabei helfen, die Effizienz der von Ihrem Unternehmen für die Dienste von Personalvermittlern ausgegebenen Mittel zu verfolgen.

Risikominderung | Compliance

Der Personalbereich unterliegt zahlreichen Vorschriften. Wenn Ihr Unternehmen eine Beziehung zu einem neuen Personalvermittler aufnimmt, findet im Vorfeld eine angemessene Überprüfung statt. Wenn diese Beziehungen jedoch wachsen (und erfolgreicher werden), wird es weniger dringlich, Personalvermittler weiterhin auf die Einhaltung von Vorschriften zu überprüfen, da die Beziehung vertrauter wird. Ein VMS-System bietet Personalvermittlern eine benutzerfreundliche Plattform, mit der sie sicherstellen können, dass ihre Einstellungsprozesse und die Personalvermittler, auf die sie sich verlassen, auch weiterhin neue Talente auf eine Art und Weise rekrutieren und einbinden, die mit den gesetzlichen Vorschriften konform ist.

Der 5-stufige Prozess des Lieferantenmanagements für Personalvermittler

Stufe 1: Strategische Lieferantenauswahl

Der Erfolg des Lieferantenmanagements beginnt mit einer sorgfältigen Auswahl der Lieferanten. Bei diesem wichtigen Schritt geht es darum, potenzielle Partner zu finden, die Ihren Einstellungszielen, Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Qualitätsstandards entsprechen.

Zu den wichtigsten Aufgaben bei der Lieferantenauswahl gehört eine detaillierte Marktforschung, um qualifizierte Anbieter ausfindig zu machen. Dazu gehört auch die Prüfung ihrer Erfolgsbilanz und ihrer Kundenempfehlungen. Bewertung ihrer technologischen Fähigkeiten und Integration Optionen ist unerlässlich. Ihre Preisstrukturen und Service Level Agreements müssen analysiert werden. Personalvermittler sollten auch die Zertifizierungen, die Einhaltung von Vorschriften und die Branchenkenntnisse in Bezug auf ihre spezifischen Einstellungsanforderungen überprüfen.

Stufe 2: Umfassendes Lieferanten-Onboarding

Nach der Auswahl Ihrer Anbieterpartner ist ein effektives Onboarding entscheidend für eine reibungslose Integration. Sie legt klare Erwartungen für die Arbeitsbeziehung fest. Ein ordnungsgemäßes Onboarding verkürzt die Zeit bis zur Produktivitätssteigerung. Außerdem wird so der Rahmen für einen dauerhaften Erfolg geschaffen.

Der Onboarding-Prozess sollte mehrere wichtige Schritte umfassen. Klare Kommunikationskanäle und Kontaktprotokolle einrichten. Definieren Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Eskalationsverfahren. Implementieren Sie die notwendigen Systemintegrationen und Vereinbarungen zur gemeinsamen Datennutzung. Führen Sie Orientierungssitzungen durch, um die Anbieter mit Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Einstellungsstandards vertraut zu machen. Dokumentieren Sie alle Prozesse und Erwartungen. Diese Dokumentation schafft Verantwortlichkeit und Bezugspunkte für künftige Interaktionen.

Stufe 3: Risikomanagement für Dritte und kontinuierliche Überwachung der Lieferanten

Kontinuierliche Überwachung und Risikomanagement sind unerlässlich, um Ihr Unternehmen vor potenziellen Compliance-Problemen, Leistungslücken und Reputationsrisiken zu schützen. In dieser Phase sind eine systematische Überwachung und häufige Bewertungen der Leistung des Anbieters erforderlich.

Für eine wirksame Überwachung sollten Sie regelmäßige Leistungsüberprüfungen durchführen und Scorecards verwenden. Durchführung von Compliance-Audits und gründliche Überprüfung der Dokumentation. Überwachung der finanziellen Stabilität und Geschäftskontinuität von Anbietern. Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren, wie z. B. die Besetzungsquote, die Zeit bis zur Einstellung und die Qualität der Bewerber. Regelmäßige Risikobewertungen sind wichtig, um potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie sich auf Ihre Personalbeschaffungsmaßnahmen auswirken.

Stufe 4: Strategisches Lieferanten-Offboarding

Wenn es notwendig wird, die Beziehung zu einem Lieferanten zu beenden, ist ein ordnungsgemäßes Offboarding unerlässlich. Dies kann aufgrund von Leistungsproblemen, Vertragsbeendigung oder strategischen Änderungen geschehen. Ein strukturiertes Offboarding sorgt für reibungslose Übergänge und schützt sensible Informationen. Der Prozess umfasst sichere Verfahren zur Datenübertragung und -löschung. Dazu gehört auch ein umfassender Wissenstransfer zu internen Teams oder Ersatzlieferanten. Abschließende Leistungsbewertungen und Dokumentationen werden durchgeführt. Alle ausstehenden vertraglichen Verpflichtungen werden beglichen. Die Aufrechterhaltung der Professionalität während des Offboarding kann die Chancen für künftige Partnerschaften wahren.

Häufige Herausforderungen im Lieferantenmanagement für Personalvermittler

Compliance und regulatorische Risiken

Die Nichteinhaltung von Arbeitsgesetzen, Datenschutzbestimmungen und Branchenstandards kann Ihr Unternehmen erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken aussetzen. Anbieter, die in verschiedenen Rechtsordnungen tätig sind, müssen möglicherweise unterschiedliche Compliance-Anforderungen erfüllen, was die Überwachung erschwert.

Zu den Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften gehören die Einhaltung von Bestimmungen zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung, die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards, die Überprüfung der ordnungsgemäßen Lizenzierung und Zertifizierung sowie die Einhaltung internationaler Einstellungsanforderungen. Regelmäßige Audits und klare Compliance-Standards helfen, diese Risiken zu minimieren.

Fragen der Reputation und Qualitätskontrolle

Schlechte Leistungen von Anbietern können sich direkt auf Ihre Arbeitgebermarke und die Erfahrung der Bewerber auswirken. Wenn Anbieter die Qualitätsstandards nicht erfüllen, wirken sich die Folgen oft auf Ihr internes Recruiting-Team und Ihr Unternehmen aus.

Zu den Reputationsrisiken gehören negative Erfahrungen von Bewerbern während des Einstellungsverfahrens, uneinheitliche Qualität, die Ihrer Arbeitgebermarke schadet, unprofessionelles Verhalten von Lieferantenvertretern und mögliche Interessenkonflikte oder ethische Verstöße. Eine sorgfältige Auswahl der Anbieter und eine kontinuierliche Überwachung tragen dazu bei, Ihren Ruf zu schützen.

Management eskalierender Lieferantenkosten

Steigende Anbieterkosten können sich erheblich auf das Einstellungsbudget auswirken. Dies gilt insbesondere dann, wenn mehrere Anbieter ihre Preise gleichzeitig erhöhen. Ohne wirksame Kostenmanagementstrategien können die Ausgaben der Anbieter schnell unüberschaubar werden.

Zu den Herausforderungen beim Kostenmanagement gehören unerwartete Preiserhöhungen, die die Budgetgrenzen überschreiten. Es ist auch schwierig, die Kosten verschiedener Preisstrukturen zu vergleichen. Versteckte Gebühren und zusätzliche Kosten können im Laufe der Zeit auftauchen. Darüber hinaus können begrenzte Alternativen Organisationen dazu zwingen, höhere Kosten zu akzeptieren. Strategische Verhandlungen und regelmäßige Marktanalysen sind für ein effektives Kostenmanagement unerlässlich.

Komplexität des Anbieterportfolios

Die Zusammenarbeit mit zu vielen Anbietern kann zu Verwaltungsaufwand, Kommunikationsproblemen und Schwierigkeiten beim Leistungsmanagement führen. Die Zusammenarbeit mit zu wenigen Anbietern kann jedoch zu Abhängigkeitsrisiken führen und Ihre Möglichkeiten einschränken.

Zu den Herausforderungen des Portfoliomanagements gehören die Koordinierung mehrerer Anbieterbeziehungen und -verträge, die Aufrechterhaltung konsistenter Kommunikations- und Leistungsstandards, das Management sich überschneidender Dienstleistungen und potenzieller Konflikte sowie das Gleichgewicht zwischen Diversifizierung und betrieblicher Effizienz. Regelmäßige Portfolioprüfungen helfen bei der Optimierung Ihres Anbietermixes.

Datenmanagement und Integration Grenze

Begrenzte Datenspeicherung und Integrationsprobleme können eine effektive Verfolgung der Lieferantenleistung behindern. Sie behindern auch Trendanalysen und datengestützte Entscheidungsfindungen in Bezug auf Lieferantenbeziehungen. Zu den Problemen gehört die unzureichende Speicherung von Leistungsdaten und Dokumentationen der Anbieter. Oft mangelt es an der Integration zwischen den Systemen der Lieferanten und der Personalbeschaffungstechnologie. Der Zugriff auf Leistungskennzahlen und Berichte in Echtzeit kann schwierig sein, und die Wahrung der Datenkonsistenz über verschiedene Plattformen hinweg stellt eine Herausforderung dar. Durch Investitionen in eine geeignete technologische Infrastruktur können diese Einschränkungen behoben werden.

Zahlungsabwicklung und finanzielle Risiken

Verspätete Zahlungen an Lieferanten können den Beziehungen schaden. Ineffizienzen bei der Zahlungsabwicklung verursachen einen hohen Verwaltungsaufwand. Finanzielle Risiken durch Lieferantenpartnerschaften können die Stabilität Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Zu den Herausforderungen in der Finanzverwaltung gehören komplexe Rechnungsstellungs- und Zahlungsgenehmigungsverfahren. Der Cashflow kann durch zeitliche Unstimmigkeiten bei den Zahlungen beeinträchtigt werden. Potenzielle Haftung bei finanziellen Schwierigkeiten des Lieferanten. Es kann zu Streitigkeiten über Rechnungen und Zahlungsbedingungen kommen. Rationalisierte Zahlungsprozesse können diese Risiken verringern. Klare Finanzvereinbarungen sind ebenfalls wichtig.

Schlussfolgerung

Auf dem umkämpften Talentmarkt des Jahres 2025 ist ein effektives Lieferantenmanagement entscheidend für den Erfolg bei der Personalbeschaffung. Strukturierte Prozesse und Automatisierung im Lieferantenmanagement können die Leistung verbessern. Sie verbessern auch die Beziehungen und Beschaffungsmöglichkeiten. Herausforderungen wie die Einhaltung von Vorschriften und das Kostenmanagement bleiben bestehen. Ein erfolgreiches Lieferantenmanagement bietet jedoch erhebliche Vorteile. Es ermöglicht den Zugang zu Spitzenkräften und strategischen Partnerschaften. Unternehmen, die sich in diesen Bereichen auszeichnen, werden eine bessere Personalbeschaffungsleistung erzielen. Außerdem können sie Risiken mindern und Beziehungen stärken. Dies führt zu langfristigem Wachstum und Erfolg.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie können Unternehmen die Leistung ihrer Lieferanten messen?

‍A: Unternehmen bewerten die Leistung von Anbietern anhand von Leistungsindikatoren (KPIs). Dazu gehören Pünktlichkeit der Lieferung, Qualitätskennzahlen, Kosteneffizienz, Konformitätsraten und die Einhaltung von Service Level Agreements. Regelmäßige Scorecards, Umfragen zur Kundenzufriedenheit und Leistungsüberprüfungen helfen bei der Verfolgung dieser Kennzahlen. Auch die Bewertung der finanziellen Stabilität spielt eine wichtige Rolle. Viele Unternehmen setzen automatisierte Überwachungsinstrumente ein. Sie legen Basis-Benchmarks fest, um Veränderungen in der Leistung der Anbieter im Laufe der Zeit zu bewerten.

F: Welche Vorteile bietet die Zentralisierung von Lieferantendaten in einem VMS?

‍A: Die Zentralisierung von Lieferantendaten in einem Lieferantenmanagementsystem schafft eine einzige Quelle der Wahrheit. Dies verbessert die Datengenauigkeit und eliminiert doppelte Datensätze. Außerdem wird die Transparenz im gesamten Unternehmen verbessert. Eine solche Zentralisierung unterstützt eine bessere Entscheidungsfindung und strafft die Prozesse zur Aufnahme von Lieferanten. Sie reduziert den Verwaltungsaufwand und gewährleistet eine konsequente Überwachung der Einhaltung von Vorschriften. Das System ermöglicht ein besseres Vertragsmanagement, eine bessere Risikobewertung und eine bessere Leistungsverfolgung. Darüber hinaus ermöglicht es den Beteiligten, von jedem beliebigen Standort aus auf Echtzeit-Lieferanteninformationen zuzugreifen.

F: Wie trägt das Lieferantenmanagement zur Aufrechterhaltung eines positiven Rufs des Unternehmens bei?

‍A: Ein ordnungsgemäßes Lieferantenmanagement schützt den Ruf eines Unternehmens. Es stellt sicher, dass die Lieferanten die Qualitätsstandards erfüllen und die gesetzlichen Vorschriften einhalten. Außerdem wird überprüft, ob sie mit den Werten und der Ethik des Unternehmens übereinstimmen. Unternehmen verringern die Risiken, indem sie ihre Lieferanten gründlich auf Zuverlässigkeit, finanzielle Stabilität und ethisches Verhalten prüfen. Zu den potenziellen Risiken gehören Serviceausfälle, Datenschutzverletzungen und Probleme in der Öffentlichkeitsarbeit. Eine strenge Überwachung der Lieferanten zeigt den Interessengruppen und Kunden, dass sie mit der gebotenen Sorgfalt vorgehen. Sie zeigt, dass das Unternehmen für seine gesamte Lieferkette verantwortlich ist.

F: Welche Schritte sollten Unternehmen bei der Umstellung auf ein neues VMS unternehmen?

‍A: Organisationen sollten zunächst eine umfassende Bedarfsanalyse durchführen. Sie müssen ein Vendor Management System (VMS) auswählen, das ihren Anforderungen und ihrem Budget entspricht. Ein wichtiger Schritt ist die Erstellung eines detaillierten Implementierungsplans. Die Migration und Bereinigung vorhandener Lieferantendaten ist ebenfalls unerlässlich. Das System sollte so konfiguriert werden, dass es mit den aktuellen Prozessen übereinstimmt. Die Mitarbeiter müssen für die neue Plattform geschult werden. Es empfiehlt sich, während der Umstellung parallele Systeme zu betreiben. Die Festlegung eines klaren Zeitrahmens ist von entscheidender Bedeutung. Beauftragen Sie spezielle Projektmanager mit der Überwachung des Prozesses. Die offene Kommunikation mit den Beteiligten muss während des gesamten Prozesses aufrechterhalten werden.

F: Was sind die wichtigsten Merkmale, die ein VMS für kleine Unternehmen aufweisen sollte?

‍A: Kleine Unternehmen sollten sich auf die Schaffung benutzerfreundlicher Schnittstellen konzentrieren. Erschwingliche Preismodelle sind unerlässlich. Zu den wichtigsten Funktionen müssen die Verwaltung der Anbieterdatenbank, die Vertragsverfolgung und eine grundlegende Leistungsüberwachung gehören. Wichtig sind auch die automatisierte Aufnahme von Lieferanten und die Dokumentenverwaltung. Funktionen zur Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften und zur Berichterstattung sollten nicht außer Acht gelassen werden. Die Integration mit bestehenden Buchhaltungs- oder Beschaffungssystemen ist entscheidend. Skalierbarkeit ist notwendig, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen. Zuverlässiger Kundensupport und Cloud-basierte Erreichbarkeit sind wichtig für die Flexibilität bei der Fernarbeit.

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Zitate:

[1] PR Newswire

[2] CIO

[3] Forbes

[4] Zeit

[5] Business News Daily