Leitfaden zur Automatisierung der Personalbeschaffung: 10 Möglichkeiten, intelligenter einzustellen

Auf dem heutigen, schnelllebigen Arbeitsmarkt kann sich die Personalbeschaffung wie ein harter Kampf anfühlen. HR-Teams verbringen unzählige Stunden mit dem Sortieren von Lebensläufen, dem Planen von Vorstellungsgesprächen und der Verfolgung von Bewerbern, was Zeit und Ressourcen bindet. Die Automatisierung der Personalbeschaffung bietet einen innovativen Weg nach vorn, indem sie Technologie einsetzt, um Zeit zu sparen, die manuelle Arbeit zu reduzieren und die Erfahrung der Bewerber zu verbessern. Dieser Leitfaden stellt 10 praktische Methoden vor, mit denen Sie Ihren Einstellungsprozess automatisieren und so effizient und effektiv Spitzenkräfte gewinnen können.

10 Tools und Strategien zur Automatisierung der Personalbeschaffung

Im Folgenden finden Sie 10 Strategien zur Integration der Personalbeschaffungsautomatisierung in Ihre Arbeitsabläufe, die Ihnen helfen, Ihre Prozesse besser zu verwalten, die Erfahrung der Bewerber zu verbessern, den Personalbeschaffungsprozess zu optimieren, Zeit und Ressourcen zu sparen und letztendlich die Qualität der Einstellungen zu steigern.

Automatisierung des Bewerberscreenings

1. Vorab-Screening

Problem: Die manuelle Überprüfung von Bewerbungen, bei denen die Bewerber die grundlegenden Anforderungen nicht erfüllen, vergeudet wertvolle Stunden Ihres Tages.

Die Lösung: Fügen Sie Ihrem Online-Bewerbungsformular Ja/Nein-Fragen zur Vorauswahl hinzu, um automatisch ungeeignete Bewerber herauszufiltern, bevor sie in Ihre Pipeline gelangen. Zum Beispiel: "Sind Sie berechtigt, in [Land] zu arbeiten? Tools wie Manatal unterstützen dies durch anpassbare Formularfelder, die eine frühzeitige Filterung automatisieren.

2. Pre-Screening-Ranking

Problem: Nicht alle Qualifikationen sind gleich wichtig, aber die grundlegende Filterung behandelt sie ähnlich.

Lösung: Verwenden Sie ein gewichtetes Punktesystem in Ihrem Applicant Tracking System (ATS), um Schlüsselqualifikationen zu priorisieren. Bewerten Sie die Bewerber zum Beispiel nach Erfahrungsgrad oder erforderlichen Zertifizierungen. Plattformen wie Manatal oder Typeform ermöglichen eine automatische Bewertung und Rangfolge auf der Grundlage Ihrer Kriterien (siehe unten).

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3. Mehrsprachiges Lebenslauf-Parsing mit KI

Problem: Bei globalen Einstellungen müssen Lebensläufe in mehreren Sprachen geprüft werden, was zu Engpässen führt, wenn Ihr Team nicht mehrsprachig ist.

Die Lösung: Nutzen Sie die automatisierte Analyse von Lebensläufen, die strukturierte Daten aus Lebensläufen in mehreren Sprachen extrahiert, die manuelle Eingabe reduziert und Ihnen hilft, die globale Personalbeschaffung einfacher zu gestalten. Manatals KI-gestütztes Lebenslauf-Parsing ermöglicht es Ihnen, Lebensläufe in den gängigsten Sprachen genau zu analysieren und alle Bewerberinformationen in Ihrer Bewerberdatenbank übersichtlich zu sortieren.

Automatisierung von Kommunikation und Terminplanung

4. Terminierung von Vorstellungsgesprächen unter Leitung des Bewerbers

Problem: Die Terminierung von Vorstellungsgesprächen führt häufig zu Verzögerungen, und dieses Hin und Her kann bei den Bewerbern zu Frustration führen.

Lösung: Implementieren Sie von den Bewerbern geleitete Terminplanungssysteme, die automatisch maßgeschneiderte Materialien zur Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch versenden. Durch die Verknüpfung von Tools wie Calendly mit Ihrem ATS können Bewerber Zeiten für Vorstellungsgespräche auswählen, die für beide Parteien geeignet sind. Das System sendet dann automatisch rollenspezifische Vorbereitungsmaterialien und verkürzt so die Planungszeit von Tagen auf Minuten.

5. Automatisierte Kommunikation

Problem: Allgemeine Massen-E-Mails wirken unpersönlich und gehen nicht auf die spezifische Phase des Einstellungsprozesses ein.

Lösung: Automatisieren Sie mithilfe von Workflows die E-Mails an Bewerber in allen Phasen der Einstellung. Planen Sie personalisierte Updates, Bestätigungen und Anstöße, die durch den Fortschritt der Bewerbung ausgelöst werden. Workflow-Tools in ATS-Plattformen wie Manatal erledigen dies nahtlos. Richten Sie Aktionen wie das Versenden von E-Mails oder Benachrichtigungen ein, wenn Kandidaten bestimmte von Ihnen gewählte Kriterien erfüllen, z. B. ein Formular ausfüllen.

6. Automatisierte Ablehnungsbenachrichtigungen

Problem: Wenn Sie abgelehnten Bewerbern nicht antworten, kann dies Ihrer Arbeitgebermarke erheblich schaden, da Ihr Unternehmen als unsensibel oder unorganisiert wahrgenommen wird. Dieser Mangel an Anerkennung kann dazu führen, dass verärgerte Bewerber ihre negativen Erfahrungen auf Social-Media-Plattformen, Bewertungsseiten oder in ihren beruflichen Netzwerken teilen, was potenzielle künftige Bewerber von einer Bewerbung abhalten kann. Das manuelle Versenden von Ablehnungsbescheiden erfordert jedoch einen erheblichen Zeitaufwand.

Lösung: Entwerfen Sie personalisierte Ablehnungs-E-Mails, die automatisch an den entsprechenden Stellen in Ihrem Arbeitsablauf versendet werden. So bleiben Sie Ihrem Ruf einer respektvollen Kommunikation treu und ersparen Ihrem Team das Schreiben individueller Nachrichten an jeden abgelehnten Bewerber. Alooba's Automated Candidate Rejection zum Beispiel ermöglicht es den Nutzern, ihre Bewerber effizient zu verwalten und die Erfahrung der Bewerber zu verbessern. Das Tool lehnt automatisch Bewerber ab, die bestimmte Anforderungen nicht erfüllen, nachdem der Benutzer seine Qualifikationskriterien und Punkteschwellen festgelegt hat.

Globale und vielfältige Einstellungsautomatisierung

7. Automatisierte Übersetzungen

Problem: Sprachbarrieren schränken Ihren Talentpool ein und führen zu Unstimmigkeiten im Verständnis der Bewerber für Ihre Anforderungen.

Lösungen

1. Amazon Translate: https://aws.amazon.com/translate/
2. DeepL Übersetzer: https://www.deepl.com/en/translator

Automatisierung von Verifizierung und Onboarding

8. Due-Diligence-Prüfungen

Problem: Manuelle Hintergrundprüfungen können Einstellungsentscheidungen verzögern, da sie sehr arbeitsintensiv sind und Informationen aus verschiedenen Quellen gesammelt werden müssen. Dieser Prozess ist anfällig für menschliche Fehler und Kommunikationsverzögerungen, was zu einer langsameren Rekrutierung führt und möglicherweise dazu, dass Unternehmen Top-Talente verlieren.

Die Lösung: Automatisieren Sie Compliance- und Background-Checks mit Verifizierungs-Tools, die in bestimmten Phasen ausgelöst werden. Plattformen wie Checkr erledigen dies ohne manuelle Nachbereitung.

9. Automatisierte Referenzkontrollen

Problem: Die Überprüfung der Referenzen von Bewerbern ist oft unzuverlässig, da die Bewerber Referenzen auswählen, die sich wahrscheinlich positiv über sie äußern. Darüber hinaus kann sich der Prozess der Einholung von Referenzen während der Einstellung verzögern, da es schwierig ist, Kontaktinformationen zu sammeln, die Referenzen einen vollen Terminkalender haben und Zeit für die Koordinierung benötigt wird, was sich möglicherweise auf die Effizienz des Unternehmens auswirkt und dazu führt, dass Gelegenheiten zur Einstellung von Spitzentalenten verpasst werden.

Lösungen:

1. Harver - harver
2. VidCruiter - https://vidcruiter.com/reference-check/software/
3. Xref - https://www.xref.com/solutions/reference-checking
4. Funkenverleih - https://www.sparkhire.com/reference-check-software/

10. Onboarding-Automatisierung

Problem: Allgemeine Onboarding-Prozesse überfordern neue Mitarbeiter mit irrelevanten Informationen und lassen wichtige rollenspezifische Details außer Acht.

Lösungen:

1. Workato: https://www.workato.com/editions/hr
2. Talmundo: https://talentech.com/products/onboarding-software/
3. HR Cloud: https:hrcloud

Vorteile der Automatisierung der Personalbeschaffung

Der Nutzen der Automatisierung der Personalbeschaffung ist klar und überzeugend:

• Bessere Einstellungsgeschwindigkeit: Laut Forbes kann die Automatisierung die Zeit bis zur Einstellung um bis zu 50 % verkürzen, so dass Sie sich die besten Talente zuerst sichern können.
• Höhere Qualität bei der Einstellung: Präzises Screening konzentriert sich auf Bewerber, die Ihren Zielen entsprechen, und verbessert die Mitarbeiterbindung.
• Datengestützte Entscheidungen: Analytik verlagert die Einstellung vom Bauchgefühl auf Fakten und optimiert jeden Schritt.

Grundlegende Implementierung und bewährte Praktiken

Sind Sie bereit für die Automatisierung? Hier erfahren Sie, wie Sie es richtig machen:

• ROI und Metriken: Messen Sie den Erfolg anhand von KPIs wie Zeitersparnis (reduzierte Stunden pro Mitarbeiter), Kostensenkung (eingesparte Dollar) und Qualitätssteigerung (Bindungsrate). Nutzen Sie diese, um Ihre Investition zu rechtfertigen.
• Tipps zur Umsetzung:
  1. Fangen Sie klein an - testen Sie ein Tool, z. B. die E-Mail-Automatisierung, bevor Sie es ausbauen.
  2. Wählen Sie integrierbare Plattformen - stellen Sie sicher, dass Ihr ATS mit den HR-Systemen synchronisiert ist.
  3. Schulung des Personals - bieten Sie praktische Übungen an, um Vertrauen aufzubauen.
  4. Gleichgewicht zwischen Automatisierung und menschlicher Note - nutzen Sie Technik für Aufgaben, nicht für Beziehungen.

Schlussfolgerung

Die Automatisierung der Personalbeschaffung ist auf dem heutigen Markt für Talente von entscheidender Bedeutung. Die Umsetzung dieser 10 Automatisierungsansätze kann die Einstellungsergebnisse erheblich verbessern und die Erfahrung sowohl für Bewerber als auch für Einstellungsteams erhöhen. Erfolgreiche Implementierungen schaffen ein Gleichgewicht zwischen Technologie und menschlicher Interaktion. Sie nutzen Technologie, um Verwaltungsaufgaben zu reduzieren und menschliche Elemente zu verbessern. Da der Wettbewerb um Spitzenkräfte zunimmt, ist es von entscheidender Bedeutung, dieses Gleichgewicht zu meistern. Unternehmen, denen dies gelingt, werden sich bei der Gewinnung und Bindung der besten Mitarbeiter auszeichnen. Beginnen Sie mit ein oder zwei Ideen, experimentieren Sie mit Tools wie Manatal*,* und beobachten Sie, wie sich Ihr Prozess weiterentwickelt.

Häufig gestellte Fragen

F: Wird mein Einstellungsprozess durch die Automatisierung weniger persönlich?

A: Die Automatisierung der Personalbeschaffung kann sich je nach Umsetzung auf die Art der Einstellung auswirken. Durch Automatisierung können Aufgaben wie die Überprüfung von Lebensläufen, die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Kommunikation mit den Bewerbern rationalisiert werden. Dadurch kann die Personalabteilung bei Bedarf persönlichen Interaktionen den Vorrang geben. Umgekehrt kann eine schlecht konzipierte Automatisierung zu einer unpersönlichen Erfahrung für Bewerber führen. Sie könnten das Gefühl haben, dass sie es eher mit unpersönlichen Systemen als mit Menschen zu tun haben. Um eine persönliche Note zu erhalten, müssen Effizienz und Einfühlungsvermögen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Die Automatisierung sollte Routineaufgaben übernehmen, wobei die menschliche Interaktion an kritischen Punkten wie Vorstellungsgesprächen und Feedbackgesprächen erhalten bleiben sollte. Auf diese Weise können Unternehmen die Technologie nutzen und gleichzeitig ein positives Bewerbererlebnis aufrechterhalten.

F: Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und KI?

A: Automatisierung und KI zielen beide auf die Steigerung von Effizienz und Produktivität ab. Sie unterscheiden sich jedoch grundlegend in ihren Methoden und Fähigkeiten. Bei der Automatisierung wird Technologie eingesetzt, um sich wiederholende Aufgaben ohne menschliches Eingreifen auszuführen. Sie stützt sich auf vordefinierte Regeln oder Anweisungen. Dieser Ansatz rationalisiert die Abläufe, beschleunigt die Prozesse und sorgt für Konsistenz. Gängige Anwendungen sind Dateneingabe und Fließbandproduktion.

Die künstliche Intelligenz (KI) hingegen deckt ein breiteres Spektrum ab. Sie ermöglicht es Maschinen, die menschliche Intelligenz zu simulieren. KI führt komplexe Aufgaben aus, die Entscheidungsfindung, Lernen und Anpassung erfordern. Diese Systeme können große Datenmengen analysieren und Muster erkennen. Sie können auch Ergebnisse vorhersagen. Dank dieser Fähigkeit kann die KI fortgeschrittene Aufgaben wie die Verarbeitung natürlicher Sprache und die Bilderkennung bewältigen.

Die Automatisierung ist oft auf bestimmte Aufgaben beschränkt. Im Gegensatz dazu ist KI in der Lage, zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Dadurch ist sie in der Lage, ein breiteres Spektrum an Aufgaben zu bewältigen. KI kann sich mit der Zeit an neue Situationen anpassen.

F: Wie hoch sind die Kosten für die Automatisierung der Personalbeschaffung in der Regel?

A: Die Kosten für die Implementierung der Automatisierung der Personalbeschaffung sind sehr unterschiedlich. Dies hängt von mehreren Faktoren ab, z. B. von der Größe des Unternehmens, der Komplexität des Personalbeschaffungsprozesses und der gewählten Technologielösung. Kleinere Unternehmen geben anfangs vielleicht ein paar Tausend bis Zehntausend Dollar aus. Im Gegensatz dazu können größere Unternehmen deutlich mehr investieren, bis hin zu sechsstelligen Beträgen für umfassende Systeme. Neben den anfänglichen Ausgaben müssen Unternehmen auch die laufenden Kosten berücksichtigen. Dazu gehören Software-Abonnementgebühren, Wartung, Schulung und mögliche Anpassungen. Um die Investitionsrendite zu maximieren, ist es entscheidend, eine Lösung auszuwählen, die genau auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist und sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt.

F: Welche Rolle spielt die KI bei der Automatisierung der Personalbeschaffung?

A: KI revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen Talente finden, indem sie die Einstellung intelligenter und schneller macht. Intelligente Systeme durchforsten jetzt Berge von Lebensläufen, um die perfekten Kandidaten zu finden, und suchen nicht nur nach Schlüsselwörtern, sondern auch nach Fähigkeiten und potenzieller Teamfähigkeit. Diese Tools helfen Personalverantwortlichen, menschliche Voreingenommenheit zu überwinden, indem sie sich auf die Qualifikationen und nicht auf Namen oder Hintergründe konzentrieren. Wenn Bewerber mit Unternehmen interagieren, können sie mit einem KI-Assistenten chatten, der Fragen beantwortet und Vorstellungsgespräche ohne menschliche Verzögerung anberaumt. Bei Videointerviews kann die KI sogar subtile Ausdrücke und Sprachmuster erkennen, die menschlichen Personalverantwortlichen möglicherweise entgehen. Hinter den Kulissen lernen diese Systeme ständig von erfolgreichen Einstellungen und werden immer besser in der Lage, vorherzusagen, wer sich in bestimmten Positionen wohlfühlen wird. Für vielbeschäftigte HR-Teams bedeutet diese Technologie, dass sie weniger Zeit für Papierkram aufwenden müssen und mehr Zeit für die Kontaktaufnahme mit vielversprechenden Bewerbern haben, so dass sie letztlich schneller als je zuvor bessere Mitarbeiter in das Unternehmen bringen können.

F: Wie gewährleisten automatisierte Rekrutierungssysteme die Sicherheit und den Schutz der Bewerberdaten?

A: Automatisierte Rekrutierungssysteme setzen mehrere Sicherheitsebenen zum Schutz von Bewerberdaten ein. Dazu gehören die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie Zugangskontrollen, um zu begrenzen, wer sensible Informationen einsehen kann. Es werden regelmäßige Sicherheitsprüfungen durchgeführt, und die Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie GDPR und CCPA wird gewährleistet. Richtlinien zur Datenaufbewahrung löschen Informationen automatisch nach einem bestimmten Zeitraum. Sichere Authentifizierungsmethoden, wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, sind erforderlich. Es werden dedizierte Server mit Firewalls und Intrusion-Detection-Systemen eingesetzt. Viele Plattformen führen Penetrationstests durch, um Schwachstellen zu ermitteln. Es werden ausführliche Prüfprotokolle über alle Systemzugriffe geführt. Bei der gemeinsamen Nutzung von Daten mit Diensten Dritter werden sichere API-Integrationen gewährleistet. Die Bewerber werden darüber informiert, wie ihre Daten verwendet und gespeichert werden.