Stellenbeschreibung Administrative Services Manager

Aufgabenbeschreibung

Wir suchen eine(n) zuverlässige(n) und effiziente(n) Leiter(in) der Verwaltungsdienste, der/die die administrativen und unterstützenden Funktionen unserer Organisation überwacht und koordiniert. Als Leiter der Verwaltungsdienste sind Sie dafür verantwortlich, dass unser Büro reibungslos und effizient funktioniert. Außerdem sind Sie für die Verwaltung des Haushalts, der Richtlinien, des Personals und der Einrichtungen unserer Organisation zuständig. Sie werden eine Schlüsselrolle bei der Förderung des Arbeitsumfelds und der Kultur unserer Organisation spielen und sicherstellen, dass wir alle einschlägigen Vorschriften und Normen einhalten.

Zuständigkeiten

• Sie planen, leiten und koordinieren die Tätigkeiten verschiedener Verwaltungs- und Hilfsdienste, wie z. B. die Führung von Akten, die Verteilung der Post, die Instandhaltung des Büros und die Bereitstellung von Material.
• Beaufsichtigen, schulen und bewerten Sie die Leistung des Verwaltungspersonals und der Freiwilligen, die die Organisation in bürotechnischen und technischen Fragen unterstützen.
• Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften, Standards und Richtlinien auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene sowie der Organisation.
• Analyse von Daten und Erstellung von Berichten über die Ergebnisse und die Effizienz von Verwaltungs- und Unterstützungsdiensten.
• Identifizierung von Problemen und Umsetzung von Lösungen zur Verbesserung der Qualität und Wirksamkeit von Verwaltungs- und Unterstützungsdiensten.
• Verwaltung des Budgets und der finanziellen Mittel der Organisation oder Abteilung.
• Instandhaltung und Überwachung der Instandhaltung der physischen Einrichtungen und Ausrüstung.
• Einstellung, Anstellung oder Kündigung von Personal in Verwaltungspositionen nach Bedarf.
• Zusammenarbeit mit anderen Managern und Interessenvertretern zur Erreichung von Unternehmenszielen und -vorgaben.
• Führung und Anleitung von Verwaltungsmitarbeitern und Freiwilligen sowie Förderung eines positiven Arbeitsumfelds und einer positiven Arbeitskultur.

Anforderungen

• einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Studienfach
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Verwaltungs- oder Führungspositionen
• Bewährte Führungs- und Organisationsfähigkeiten
• Ausgezeichnete kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Ausgeprägte analytische und problemlösende Fähigkeiten
• Kenntnisse über bewährte Verwaltungs- und Unterstützungspraktiken
• Fähigkeit, mit unterschiedlichen Bevölkerungsgruppen und Kulturen zu arbeiten
• Nachweis eines hohen Niveaus der Beherrschung von Microsoft Office und anderer für die Anforderungen der Stelle relevanter Software
• Beispiele für frühere erfolgreiche Projekte oder Initiativen im Bereich der administrativen oder unterstützenden Dienstleistungen