HRIS-Spezialist Stellenbeschreibung Vorlage für Personalvermittler

Um einen Bewerber zu finden, der nicht nur die technischen Feinheiten von HRIS versteht, sondern sich auch nahtlos in Ihre Unternehmenskultur einfügt, ist eine gut formulierte Stellenbeschreibung unerlässlich. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen eine umfassende Vorlage für eine Stellenbeschreibung für HRIS-Spezialisten zur Verfügung, mit der Sie die besten Talente gewinnen können, die Ihr Unternehmen braucht und verdient. Vereinfachen Sie Ihren Einstellungsprozess und stellen Sie sicher, dass Sie die am besten geeignete Person für diese wichtige Rolle in Ihrem HR-Team einstellen.

Was ist ein HRIS-Spezialist?

Ein HRIS-Spezialist verwaltet und optimiert HRIS-Software für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen, Personalbeschaffung und Sozialleistungen und schließt die Lücke zwischen HR und IT. Sie analysieren Daten, um HR-Prozesse zu verbessern, schulen Mitarbeiter in der Systemnutzung, beheben Probleme, sorgen für die Datenintegrität und gewährleisten die Informationssicherheit, wodurch sie die Effizienz der Organisation verbessern und die strategische Planung unterstützen.

Wo findet man einen HRIS-Spezialisten?

• Stellenbörsen und HR/IT-Nischenplattformen: Schalten Sie Stellenanzeigen in HR-Tech-Jobbörsen oder auf Plattformen, die sich auf Aufgaben im Bereich HR-Systeme konzentrieren. Beispiel: Stellenanzeigen in Thailand für HRIS-Funktionen.
• LinkedIn und berufliche Netzwerke: Verwenden Sie die Schlüsselwörter "HRIS", "HR Systems" und "HR Tech". Sprechen Sie proaktiv Personen mit HRIS-Titeln an.
• HRIS-Gemeinschaft und Berufsverbände: Gruppen wie die International Association for Human Resource Information Management (IHRIM) bieten Zugang zu HRIS-Fachleuten.
• Auf HR-Tech spezialisierte Personalvermittler: Agenturen, die sich mit HR-Systemen auskennen und aus hybriden IT/HR-Talentpools auswählen können.
• Interne Beförderung/Upskilling: Ziehen Sie HR-Fachleute mit einer starken Affinität zu Systemen oder IT-Mitarbeiter in Betracht, die in technische HR-Funktionen wechseln.
• Globale/entfernte Talentpools: In Anbetracht des Systemcharakters der Funktion können Fern- oder Teilzeitoptionen den Bewerberpool erweitern, insbesondere in Nischenmärkten.

HRIS Spezialist Job Beschreibung Vorlage

Der HRIS-Spezialist ist für die Konfiguration, Wartung, Sicherstellung der Datenintegrität und Berichterstattung für das HR-Informationssystem (HRIS) und verwandte HR-Technologieplattformen zuständig. Sie arbeiten mit HR-, IT- und Unternehmensvertretern zusammen, um sicherzustellen, dass das HRIS die Geschäftsanforderungen unterstützt, datengestützte Erkenntnisse liefert und effiziente HR-Abläufe ermöglicht.

HRIS-Spezialist Verantwortlichkeiten:

• Verwaltung des täglichen HRIS-Betriebs: Systemkonfiguration, Benutzerzugang, Fehlerbehebung und Upgrades.
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter- und Personaldaten korrekt, aktuell und konsistent sind (persönliche Informationen, Jobdetails, Vergütung, Sozialleistungen und Leistung).
• Entwicklung und Pflege von HRIS-Prozessen, -Richtlinien und -Dokumentation (Data Governance, Benutzerhandbücher und Workflows).
• Zusammenarbeit mit HR-Geschäftspartnern, IT und Anbietern, um Anforderungen zu verstehen und Systemänderungen und -integrationen durchzuführen (z. B. Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Onboarding).
• Schulung und Unterstützung von HR-Nutzern und Mitarbeitern in Bezug auf HRIS-Funktionen und Self-Service-Tools.
• Erstellung von HR-Berichten, Dashboards und Analysen zur Unterstützung der Personalplanung, HR-Kennzahlen und Trends.
• Gewährleistung der Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards sowie der Auditierbarkeit von HR-Systemen.
• Proaktive Ermittlung von Prozessverbesserungen, Automatisierungsmöglichkeiten und Systemerweiterungen zur Steigerung der Effizienz der Personalabteilung.

HRIS-Spezialist Qualifikationen:

• Bachelor-Abschluss in Personalwesen, Wirtschaftsinformatik, Informatik oder einem verwandten Bereich (oder gleichwertige Erfahrung)
• X Jahre (z. B. 3-5) Erfahrung in der Arbeit mit HRIS/HR-Systemen (Implementierung, Unterstützung, Konfiguration)
• Erfahrung mit den wichtigsten HRIS-Plattformen (z. B. Workday, SAP SuccessFactors, Oracle HCM) oder die Bereitschaft, diese zu erlernen.

HRIS-Spezialist Qualifikationen:

• Ausgeprägte technische und analytische Fähigkeiten: Datenmanagement, Verfassen von Berichten, Metriken und Prozessabbildung.
• Ausgeprägte Fähigkeiten in den Bereichen Kommunikation und Stakeholder-Management; Fähigkeit, HR-Anforderungen in Systemlösungen umzusetzen.
• Detailorientiert, problemlösungsorientiert und organisiert mit der Fähigkeit, mit Veränderungen umzugehen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben

Bevorzugt (Nice-to-have):

• Zertifizierung wie HRIP (Human Resource Information Professional) oder gleichwertig.
• Erfahrung mit HR-Datenanalysetools (Power BI, Tableau und fortgeschrittenes Excel) oder Skripting/SQL.
• Kenntnisse der HR-Prozesse (Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Leistungs- und Talentmanagement).
• Erfahrung in einer globalen oder länderübergreifenden HRIS-Umgebung.

Herausforderungen bei der Einstellung eines HRIS-Spezialisten für das Jahr 2025

• Bewerberknappheit und gestiegene Erwartungen: Die Nachfrage nach Talenten, die HR-Kenntnisse und System-/IT-Fähigkeiten kombinieren, steigt. Einer Studie zufolge wird die "Talentakquise immer komplexer", und die Unternehmen haben Schwierigkeiten, die richtigen Mitarbeiter zu finden.
• Qualifikationsdefizit bei HRIS/HR Tech: Viele HRIS-Funktionen erfordern sowohl ein tiefes Verständnis der technischen Systeme (Konfigurationen, Daten, Integrationen) als auch Kenntnisse der HR-Prozesse. Die Überschneidung ist eine Nische und nicht immer reichlich vorhanden.
• Prozess- und Technologieerwartungen: Unternehmen erwarten von HRIS-Spezialisten nicht nur, dass sie Systeme warten, sondern auch, dass sie Analysen, Automatisierung, digitale Transformation und Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit vorantreiben. Wenn die Stellenbeschreibung zu allgemein ist, ziehen Sie möglicherweise nicht die richtigen Kandidaten an.
• Hybrid-/Remote-Arbeitsnormen und Erwartungen der Bewerber: Bewerber erwarten häufig hybride/dezentrale Flexibilität, ein modernes technisches Paket, die Möglichkeit, Einfluss auf die HR-Tech-Strategie zu nehmen, und Lern-/Entwicklungsmöglichkeiten. Wenn Ihr Angebot veraltet ist, werden Sie es schwer haben, sie anzuziehen.

Wie hoch sind die Kosten für eine Anstellung?

• Gehalt: In den USA liegt das durchschnittliche Gehalt für eine Support-HRIS-Funktion bei 51.399 USD/Jahr (24,71 USD/Stunde). Dies sind Grundgehälter und beinhalten keine Boni, Sozialleistungen, Umzug usw.
• Anzeigen in Stellenbörsen, Vermittlungsgebühren (bei Inanspruchnahme eines Personalvermittlers), Zeitaufwand des internen Personalvermittlers und Kosten für Screening/Interviews.
• Kosten für die Einarbeitung/Ausbildung nach der Einstellung.
• Opportunitätskosten einer verzögerten Einstellung (wenn sich Systemprobleme oder Projekte verzögern, weil die Stelle nicht besetzt ist).
• Für eine spezialisierte Stelle müssen Sie damit rechnen, dass die Kosten für die Personalbeschaffung (Werbung + Agentur + interne Arbeitszeit) nicht unerheblich sind (in einigen Märkten oft 15-30 % des Jahresgehalts).

Schlussfolgerung

Die Einstellung eines HRIS-Spezialisten ist eine strategische Investition. Die richtige Person hält nicht nur Ihre HR-Systeme am Laufen, sondern verwandelt Ihr HRIS auch in eine Quelle für Einblicke in die Belegschaft, Automatisierung und Wettbewerbsvorteile. In Anbetracht der Nischenkompetenzen (HR + Systeme + Analytik), der sich ändernden Erwartungen der Bewerber (hybride Arbeitsformen, Karriereentwicklung) und der Komplexität der Personalbeschaffung im Jahr 2025 benötigen Sie jedoch einen klaren Ansatz: eine aussagekräftige Stellenbeschreibung, einen effizienten Einstellungsprozess, ein wettbewerbsfähiges Angebot und ein intelligentes Sourcing.

Häufig gestellte Fragen

F: Was sollte in der Stellenbeschreibung eines HRIS-Spezialisten enthalten sein?

A: Sie sollten den Zweck der Rolle, die Hauptaufgaben (Systempflege, Datenintegrität, Berichterstattung, Schulung und Integration), die erforderlichen/bevorzugten Qualifikationen, die gewünschten Fähigkeiten (technisch + HR-Prozess) und die Arbeitsbedingungen angeben. Siehe die Vorlage oben.

F: Wie unterscheidet sich ein HRIS-Spezialist von einem HR-Generalisten oder HR-Analysten?

A: Ein HRIS-Spezialist konzentriert sich auf die Systeme, Daten und Technologien, die HR-Funktionen unterstützen (z. B. HRIS-Plattformen, Integrationen und Berichte). HR-Generalisten konzentrieren sich auf HR-Operationen (Personalbeschaffung, Leistung und Sozialleistungen), und HR-Analysten auf Daten/Einsichten. Ein HRIS-Spezialist befindet sich an der Schnittstelle zwischen HR und Technologie

F: Welche Fähigkeiten sind für eine Rolle als HRIS-Spezialist am wichtigsten?

A: Schlüsselqualifikationen: Erfahrung mit HRIS-Plattformen (Konfiguration, Integration, Upgrade), Datenmanagement und -berichterstattung, Prozessverbesserung, Wissen über HR-Prozesse, Kommunikation mit Interessengruppen, Problemlösung und Liebe zum Detail. Eine Zertifizierung oder ein ausgeprägter technischer Scharfsinn sind von Vorteil.

F: Wie können wir die Stellenbeschreibung so gestalten, dass sie für Spitzenkandidaten attraktiv ist?

A: Hervorzuheben sind: die Möglichkeit, Einfluss auf die HR-Tech-Strategie zu nehmen, an der Automatisierung/Analytik zu arbeiten, moderne Tools zu nutzen, über HR/IT/Business hinweg zusammenzuarbeiten, flexible Arbeitsregelungen und ein Wachstumspfad in die HR-Tech-Führung. Seien Sie sich über die Auswirkungen und die Karriereentwicklung im Klaren.