Medizinische Sekretärin Stellenbeschreibung für schnelle Einstellung

Um eine hervorragende Medizinische Fachangestellte zu finden, benötigen Sie eine Stellenbeschreibung, die nicht nur die erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen hervorhebt, sondern auch auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Praxis abgestimmt ist. In diesem Artikel finden Sie eine umfassende Vorlage, die Personalverantwortlichen dabei hilft, die wichtigsten Aufgaben, Qualifikationen und persönlichen Eigenschaften, die für die Stelle erforderlich sind, zu umreißen, um sicherzustellen, dass Ihr Einstellungsverfahren effizient und effektiv ist.

Was ist eine Medizinische Sekretärin?

Die Arztsekretärin übernimmt Verwaltungs-, Büro- und Patientenaufgaben, um den reibungslosen Ablauf in der Arztpraxis zu gewährleisten. Dazu gehören Terminplanung, Aktenführung, Kommunikation mit Patienten und Krankenversicherungen, Unterstützung von Ärzten und anderem klinischen Personal sowie die Verwaltung des Front-Office-Betriebs.

Wo sind sie zu finden?

1. Auf das Gesundheitswesen spezialisierte Stellenbörsen: Portale, die sich auf Stellen im Bereich Medizin/Gesundheitsdienste spezialisiert haben.
2. Allgemeine Stellenbörsen: Indeed, Monster, LinkedIn, usw.
3. Örtliche Hochschulen/Berufsschulen: solche, die medizinische, verwaltungstechnische oder andere Gesundheitsstudiengänge anbieten.
4. Berufsverbände/Zertifizierungsstellen: Mitglieder, die im Besitz eines medizinischen Verwaltungsausweises sind.
5. Empfehlungsprogramme: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Kandidaten zu empfehlen.
6. Zeitarbeits-/Personalagenturen: in Zeiten dringenden Bedarfs.
7. Soziale Medien und kommunale Gremien: Facebook-Gruppen, lokale Jobmessen.

Medizinische Sekretärin Stellenbeschreibung

Wir suchen eine vielseitige, professionelle und dynamische medizinische Sekretärin, die unsere Ärzte bei Sekretariatsaufgaben unterstützt. Die ideale Kandidatin/der ideale Kandidat verfügt über fundierte Sekretariatskenntnisse und ist versiert im Umgang mit medizinischer Terminologie und EMR/EHR-Systemen. Der Schwerpunkt der Stelle liegt in der Unterstützung der Planung, Terminierung und Verwaltung der verschiedenen Ärzte und Chirurgen in der Praxis.

Zuständigkeiten

• Sie nehmen Anrufe von Patienten unter den Ärzten, denen Sie assistieren, entgegen.
• Buchen Sie Patiententermine und vereinbaren Sie Sprechstunden und ambulante Termine.
• Versenden von Korrespondenz im Namen des Arztes.
• Mithilfe bei der Zusammenstellung von Patienteninformationen und Krankenakten.
• Halten Sie die Patientendaten im System auf dem neuesten Stand.
• Verwalten Sie die Kalender und Terminkalender der Ärzte/Chirurgen, denen Sie assistieren.
• Auf Anweisung medizinische Berichte für Ärzte zusammenstellen.
• Abrechnung mit Patienten und Unterstützung bei der Einforderung ausstehender Zahlungen.
• Überprüfen Sie die Versicherungsdaten vor der Terminvereinbarung.
• Informieren Sie die Patienten über die von ihnen zu zahlenden Selbstbehalte oder Zuzahlungen.
• Stellen Sie sicher, dass die Patientendaten sicher und in einem ordentlichen Ablagesystem aufbewahrt werden.

Erforderliche Qualifikationen

• Ausbildung: in der Regel Abitur oder ein gleichwertiger Abschluss; eine postsekundäre Ausbildung in medizinischer Verwaltung ist von Vorteil.
• Erfahrung: frühere Tätigkeit in einer Arztpraxis/Klinik/einem Krankenhaus; Erfahrung mit Terminplanung, Krankenakten und Rechnungsstellung.
• Zertifizierungen: könnten wünschenswert sein (je nach Region), z. B. Certified Medical Administrative Assistant (CMAA) oder gleichwertig.
• Sonstiges: Verständnis für Datenschutz-/Vertraulichkeitsgesetze, Diskretion, Zuverlässigkeit und möglicherweise die Fähigkeit, gelegentlich länger zu arbeiten, wenn die Einrichtung dies verlangt.

Erforderliche Fertigkeiten

• Gute Kenntnisse der medizinischen Terminologie und grundlegendes Wissen über Versicherung und Kodierung.
• Beherrschung von Bürosoftware (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation) und elektronischen Patientenakten (EMR/EHR).
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
• Kundenorientierung; Fähigkeit zum einfühlsamen Umgang mit Patienten.
• Fähigkeit, bei mehreren Aufgaben Prioritäten zu setzen und unter Druck zu arbeiten.

Herausforderungen bei der Einstellung eines medizinischen Sekretärs

• Personalmangel und verstärkter Wettbewerb: Gesundheitseinrichtungen berichten weiterhin über Schwierigkeiten bei der Besetzung nicht-klinischer Stellen.
• Steigende Gehaltsanforderungen: Die Lohninflation ist ein wichtiger Faktor, da die Arbeitnehmer eine Vergütung erwarten, die sich stärker an den Lebenshaltungskosten und an den Fachkenntnissen (z. B. EMR, Kodierung) orientiert.
• Burnout und Bindungsprobleme: Die hohe Arbeitsbelastung, der Verwaltungsaufwand und der Wettbewerb mit anderen Sektoren machen es schwierig, Verwaltungspersonal zu halten.
• Budgetbeschränkungen: Viele Praxen sehen sich mit Kostendruck, steigenden Gemeinkosten (Verbrauchsmaterial, Technik) und der Notwendigkeit konfrontiert, die Gewinnspannen zu begrenzen und gleichzeitig den Personalbestand zu erhalten.
• Ungleichgewicht der Qualifikationen: Es werden Bewerber benötigt, die nicht nur allgemeine Sekretariatsaufgaben, sondern auch medizinische Terminologie, Software, Versicherungen und die Einhaltung von Vorschriften beherrschen. Bewerber, denen es an EMR-Erfahrung oder branchenspezifischem Wissen mangelt, sind weniger bereit.

Wie hoch sind die Kosten für eine Anstellung?

• Gehalt/Lohn: In den Vereinigten Staaten verdient ein/e medizinische/r Sekretär/in im Durchschnitt etwa 45.500 US-Dollar pro Jahr, was etwa 22 US-Dollar pro Stunde entspricht.
• Zusatzleistungen und Gemeinkosten: Steuern, Versicherungen (Kranken- und Zahnversicherung), bezahlter Urlaub, Rente/Pension und Fortbildung sowie Büroräume, Ausrüstung, Software und Zubehör. Oft 20-40 % mehr als das Grundgehalt.
• Kosten für die Personalbeschaffung: Werbung, Stellenbörsen, Zeit für die Prüfung von Bewerbungen, Vorstellungsgespräche und Hintergrundüberprüfungen. Bei Inanspruchnahme externer Personalvermittler deren Gebühren (in vielen Märkten oft 15-20 % des Gehalts des ersten Jahres)
• Einarbeitung und Schulung: Zeit für die Einarbeitung und Schulung in Ihren spezifischen Arbeitsabläufen, EHR-Systemen und Verwaltungsrichtlinien. Kann anfangs zu einer geringeren Produktivität führen.

Schlussfolgerung

Bei der Einstellung einer Medizinischen Fachangestellten geht es nicht nur darum, einen Verwaltungsposten zu besetzen: Es geht darum, sicherzustellen, dass Front- und Backoffice einer Arztpraxis effizient arbeiten, die Patienten gut verwaltet werden, Abrechnungen und Unterlagen ordnungsgemäß gehandhabt werden und die gesetzlichen und versicherungsrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Je präziser Sie die Rolle definieren (durch eine aussagekräftige Stellenbeschreibung für Medizinische Fachangestellte), je mehr Sie in die Rekrutierung und Vergütung investieren und je mehr Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen und halten (Fortbildung, Sozialleistungen, Wachstum), desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie jemanden haben, der die Aufgabe gut erfüllt und bei Ihnen bleibt.

Häufig gestellte Fragen

F: Was sollte in der Stellenbeschreibung einer medizinischen Sekretärin enthalten sein?

A: Sie sollten eine Zusammenfassung der Stelle, der Aufgaben/Verantwortlichkeiten, der Qualifikationen und Fähigkeiten (Ausbildung, Erfahrung und technische Kenntnisse wie EMR und medizinische Terminologie), der Arbeitszeiten/Vorteile, der Berichtsstruktur und der Bewerbungsmodalitäten enthalten.

F: Wie viele Jahre Erfahrung sind normalerweise erforderlich?

A: In der Regel reichen 1 bis 3 Jahre einschlägige Erfahrung in einer Arztpraxis für viele Praxen aus; für leitende oder spezialisierte Positionen ist möglicherweise mehr erforderlich. Erfahrung mit medizinischer Abrechnung, EMR und medizinischer Terminologie ist ein Plus.

F: Welche Qualifikationen oder Zertifizierungen sind hilfreich?

A: Ein High-School-Diplom ist eine übliche Voraussetzung; Zertifikate in medizinischer Verwaltungsassistenz oder medizinischer Büroverwaltung (z. B. CMAA in den USA), eine Ausbildung in medizinischer Rechnungsstellung/Kodierung und gute Kenntnisse in Computer/EHR/EMR-Systemen sind von Vorteil.

F: Was sind derzeit die größten Herausforderungen bei der Einstellung einer medizinischen Sekretärin?

A: Wie oben: Mangel an qualifizierten Bewerbern; steigende Gehaltserwartungen; Bindung von Mitarbeitern; Sicherstellung der richtigen Qualifikationen (insbesondere digitales und regulatorisches Wissen); Budgetbeschränkungen.

F: Wo kann man am besten medizinische Fachangestellte einstellen?

A: Gesundheitsspezifische Stellenbörsen, Berufsschulen/Gemeinschaftsschulen, interne Empfehlungen, Zertifizierungsverbände, allgemeine Jobplattformen und Personalagenturen.