Beispiele für Stellenbeschreibungen von Senior Executive Assistant für Personalverantwortliche

Um den richtigen Kandidaten für die Stelle zu gewinnen, ist es entscheidend, eine überzeugende und präzise Stellenbeschreibung zu erstellen. Dies beginnt damit, dass Sie genau ermitteln, welche Kompetenzen für einen Assistenten der Geschäftsleitung in Ihrem Unternehmen unerlässlich sind. Ob es um das Management kritischer Projekte, den Schutz der Zeit von Führungskräften oder eine unnachgiebige Aufmerksamkeit für Details geht - es gibt Schlüsselelemente, die Sie nicht außer Acht lassen dürfen. Hier finden Sie Beispiele für Stellenbeschreibungen von Assistenten der Geschäftsleitung, die Personalverantwortlichen dabei helfen können, Kandidaten zu finden, die nicht nur qualifiziert sind, sondern auch kulturell perfekt zu ihrem Unternehmen passen.

Was ist ein Senior Executive Assistant?

Ein Assistent der obersten Führungsebene ist mehr als nur eine administrative Hilfskraft. Sie agieren als strategischer Partner der obersten Führungsebene (z. B. CEO, COO, CFO) und arbeiten mit Autonomie, Urteilsvermögen und hoher Verantwortung. Während herkömmliche Assistenten der Geschäftsleitung sich um Terminplanung, Korrespondenz und Logistik kümmern, wird von einer leitenden Version erwartet, dass sie die Bedürfnisse der Geschäftsleitung vorwegnimmt, Initiativen vorantreibt, abteilungsübergreifend zusammenarbeitet und häufig Aufgaben von höherer Komplexität oder Personal leitet. Sie dienen als Torwächter, Kommunikatoren und Ermöglicher der Effizienz von Führungskräften. Ihre Rolle umfasst die Bereiche Betrieb, Kommunikation, Projektmanagement und Beziehungsmanagement. In vielen Unternehmen wird ein Assistent der Geschäftsleitung als Teil des erweiterten Führungsteams angesehen.

Wo finde ich einen Senior Executive Assistant?

• LinkedIn & Executive Assistant-Gruppen: Veröffentlichung von Beiträgen in speziellen EA/Assistenten-Gruppen und LinkedIn-Jobs und Kontaktaufnahme mit Assistenten-Netzwerken.
• Stellenbörsen und Nischenplattformen: Vor allem Plattformen, die sich an hochrangige Verwaltungspositionen oder Unterstützungsfunktionen in Unternehmen richten.
• Professionelle Netzwerke und Empfehlungen: Nutzung interner Netzwerke und Empfehlungen von anderen Führungskräften oder Assistenten.
• Executive Search Firmen/Headhunter: Insbesondere solche, die sich auf die Verwaltung oder die Unterstützung der C-Suite spezialisiert haben (d. h. "Executive Search").
• Spezialisierte Personalvermittlungsagenturen: Agenturen, die sich auf die Besetzung von Stellen in den Bereichen Verwaltung, Führungsunterstützung oder Betrieb konzentrieren.
• Interne Beförderungen/Talentschmiede: Identifizierung interner Leistungsträger in Verwaltungs- oder Betriebsfunktionen, die für eine Beförderung in Frage kommen.

Senior Executive Assistant Job Beschreibung Vorlage

Als Assistent/in der Geschäftsleitung unterstützen Sie [die Führungskraft(en)] auf hohem Niveau in administrativen und operativen Belangen und sorgen für eine reibungslose Abwicklung der täglichen Aufgaben, strategischer Initiativen und abteilungsübergreifender Koordination. Sie agieren als vertrauenswürdiger Partner und erledigen komplexe Aufgaben mit Diskretion, Weitsicht und professionellem Auftreten.

Senior Executive Assistant Aufgabenbereiche

• Verwaltung des Kalenders von Führungskräften, Planung von Besprechungen, Koordinierung von Reisen und Priorisierung von Terminen
• Vorbereitung von Briefing-Materialien, Berichten, Präsentationen, Tagesordnungen und Nachbereitung von Maßnahmen
• Verbindung zu internen und externen Interessengruppen im Namen der Exekutive
• Bearbeitung von vertraulicher Korrespondenz, E-Mails und Anfragen, Filtern und Zusammenfassen nach Bedarf
• Das Projekt koordiniert besondere Initiativen von der Konzeption bis zur Durchführung
• Beaufsichtigung von Verwaltungsaufgaben (Büromaterial, Lieferantenbeziehungen, Spesenabrechnungen)
• Antizipieren der Bedürfnisse der Führungskraft und proaktives Lösen von Problemen
• Mentor und Beaufsichtigung jüngerer Assistenten (falls zutreffend)
• Durchführung von Recherchen und Datenanalysen sowie Erstellung von Zusammenfassungen
• Unterstützung der internen Kommunikation und der Veranstaltungslogistik nach Bedarf

Erforderliche Qualifikationen

• Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Erfahrung (bevorzugt)
• Nachgewiesene Erfahrung (in der Regel 5 - 10+ Jahre) als Assistent der Geschäftsleitung oder in leitenden Verwaltungsfunktionen
• Gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office, Google Workspace und Tools für die Zusammenarbeit (z. B. Asana, Slack)
• Diskretion und Fähigkeit zum Umgang mit vertraulichen Informationen

Erforderliche Fertigkeiten

• Ausgeprägte Fähigkeiten in den Bereichen Organisation, Multitasking und Projektmanagement
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation
• Problemlösungsorientiertheit, Liebe zum Detail, Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten
• Fähigkeit, sich anzupassen, Prioritäten zu setzen und auf wechselnde Anforderungen zu reagieren

Herausforderungen bei der Einstellung eines Assistenten der Geschäftsleitung

• Mangel an hochqualifizierten Bewerbern: Die Rolle erfordert eine seltene Kombination aus operativer Kompetenz, Diskretion, Kommunikationsfähigkeit und strategischem Denken.
• Hohes Fluktuationsrisiko/hohe Fluktuation: Kandidaten können aufgrund von Druck, langen Arbeitszeiten oder schleichender Ausweitung des Aufgabenbereichs ausbrennen.
• Wettbewerbsfähige Gehälter und Vergütungen: Spitzenkandidaten erzielen Spitzengehälter, insbesondere auf wettbewerbsintensiven Märkten.
• Kulturelle Übereinstimmung und Vertrauen: Da Assistenten häufig vertrauliche Angelegenheiten bearbeiten, sind Vertrauen und Übereinstimmung mit dem Stil der Führungskraft von großer Bedeutung.
• Zeit bis zur Einstellung und Einstellungskosten: Die Suche nach hochkarätigen Bewerbern kann viel Zeit in Anspruch nehmen, und die Kosten für die Personalbeschaffung oder die interne Personalbeschaffung summieren sich.

Wie hoch sind die Kosten für eine Anstellung?

• In den USA liegt das durchschnittliche Jahresgehalt bei etwa 85.653 $, mit einer typischen Spanne von 60.000 $ bis 105.500 $. Gut verdienende Positionen können je nach Erfahrung, Standort und Spezialisierung über 132.500 $ erreichen.
• Wenn Sie eine Agentur beauftragen, sind 15 % bis 25 % der Vergütung im ersten Jahr eine übliche Gebühr für die Vermittlung von Assistenten und Führungskräften.
• Vernachlässigen Sie nicht die Sozialleistungen, Krankenversicherung, Rentenbeiträge, Prämien, Vergünstigungen, Ausbildung usw.
• Interne Rekrutierungskosten: Zeit der Personalabteilung, Sourcing-Tools, Stellenanzeigen, Beurteilungen, Zeit für Vorstellungsgespräche usw.
• Einführungs- und Schulungskosten: z. B. Orientierung, Systemschulung und Anlaufzeit.

Schlussfolgerung

Eine gut ausgearbeitete Stellenbeschreibung für Assistenten der Geschäftsleitung ist ein grundlegendes Instrument, um qualifizierte Bewerber zu gewinnen, die Erwartungen anzugleichen und das Einstellungsrisiko zu verringern. Als Personalvermittler müssen Sie klare Zuständigkeiten, erforderliche Kompetenzen, eindeutige Leistungserwartungen und ein überzeugendes Wertversprechen des Arbeitgebers kombinieren. Angesichts steigender Nachfrage, knapper werdender Talentpools und hoher Rekrutierungskosten wird sich die Investition in die Beschreibung, die Beschaffungsstrategie und den Bewertungsprozess für den Einstellungserfolg auszahlen.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie kann ich die Stellenbeschreibung für leitende Angestellte für verschiedene Branchen oder Unternehmensgrößen anpassen?

A: Passen Sie die Aufgaben, das erforderliche Fachwissen, die Instrumente, den Entscheidungsspielraum und die Dienstaltersstufe je nach Branche und Umfang an.

F: Wie kann ich in einer Stellenbeschreibung für einen leitenden Angestellten ein Gleichgewicht zwischen beschreibendem und prägnantem Inhalt herstellen?

A: Verwenden Sie Aufzählungspunkte und Überschriften, vermeiden Sie Fluff und konzentrieren Sie sich auf die 5-8 wichtigsten Aufgaben und Kompetenzen, wobei Sie Raum für individuelle Anpassungen lassen sollten.

F: Wie oft sollten wir die Stellenbeschreibung eines leitenden Angestellten überprüfen oder aktualisieren?

A: Idealerweise sollte die Überprüfung jährlich erfolgen oder immer dann, wenn sich die Zuständigkeiten ändern, die Bedürfnisse der Führungskraft sich weiterentwickeln oder sich der Umfang vergrößert.

F: Sollte ich "remote/hybrid" in die Stellenbeschreibung für leitende Angestellte aufnehmen?

A: Ja, wenn die Stelle Remote- oder hybride Arbeit zulässt, hilft die klare Angabe, Bewerber anzuziehen, die Wert auf Flexibilität am Arbeitsort legen.