Typist Job Description Template zur Gewinnung von Spitzenkräften

Um erstklassige Bewerber zu gewinnen, ist es entscheidend, eine klare und umfassende Stellenbeschreibung zu erstellen, die den aktuellen Branchenstandards und den besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Eine gut definierte Stellenbeschreibung vereinfacht nicht nur den Einstellungsprozess, sondern stellt auch sicher, dass Sie Bewerber anziehen, die wirklich in der Lage sind, Ihre Erwartungen zu erfüllen. Sehen wir uns die wichtigsten Bestandteile einer perfekten Stellenbeschreibung für Schreibkräfte an und erfahren wir, wie Sie sie anpassen können, um die ideale Besetzung für Ihr Unternehmen zu finden.

Was ist eine Schreibkraft?

Eine Schreibkraft ist eine Fachkraft, die in der Lage ist, Textdokumente schnell und genau mit einer Tastatur oder einer Schreibmaschine zu tippen. Sie übertragen Informationen in schriftliche Formate wie Briefe und Berichte, was Aufmerksamkeit für Details, Sprach- und Computerkenntnisse erfordert. Schreibkräfte spielen eine wichtige Rolle in Branchen wie dem Rechtswesen, dem Gesundheitswesen und der Verwaltung, in denen eine effiziente Dokumentenerstellung unerlässlich ist.

Wo finde ich eine Schreibkraft?

• Online-Jobbörsen: Schalten Sie die Stellenausschreibung für Schreibkräfte in den wichtigsten Stellenbörsen (z. B. Indeed, LinkedIn, lokale Stellenbörsen). In einem Leitfaden heißt es: "Online-Stellenbörsen sind der beste Ort, um qualifizierte Bewerber für Schreibkräfte zu finden."
• Plattformen für Freiberufler/Vertragsarbeit: Wenn Sie eine Schreibkraft auf Projektbasis (und nicht als Vollzeitkraft) benötigen, sind Plattformen wie Upwork nützlich (siehe Abschnitt "Kosten" unten).
• Spezialisierte Vermittlungsagenturen: Agenturen, die sich auf Verwaltungs-, Transkriptions- oder Dateneingabeaufgaben spezialisiert haben, können bei der Vorauswahl von Schreibkräftekandidaten helfen.
• Interne Einstellungen/Mitarbeiterempfehlungen: Manchmal kann die Auswahl von Personen, die bereits mit den Unternehmenssystemen vertraut sind, die Einarbeitungszeit verkürzen.
• Örtliche Volkshochschulen/Berufsschulen: Viele bieten Kurse in den Bereichen Schreibmaschinenschreiben, Transkription oder Verwaltung an; Absolventen suchen möglicherweise nach einer Stelle als Schreibkraft.
• Entfernte Talentpools: Da viele Schreibarbeiten aus der Ferne erledigt werden können, können Sie Ihren Bewerberpool international erweitern (was sich auf die Kosten, die Koordination der Zeitzonen, die Sprachkenntnisse und die Datensicherheit auswirken kann).
• Soziale Medien und Berufsgruppen: LinkedIn-Gruppen, Facebook-Gruppen und Foren für Transkriptions-/Verwaltungsfachleute können Kandidaten hervorbringen.
• Beurteilen Sie Ihre Fähigkeiten frühzeitig: Verwenden Sie einen Schreibmaschinentest (Geschwindigkeit + Genauigkeit), eine Korrekturleseaufgabe und eine Formatierungsprobe und beziehen Sie Vertraulichkeitsprüfungen in das Screening ein.

Schreibkraft Job Beschreibung Vorlage

Wir suchen eine(n) detailorientierte(n) Schreibkraft(en), die/der handschriftliches Material, Tonaufnahmen, Sitzungsprotokolle und andere Quellenformate präzise in digitale Dokumente umwandelt. Der/die ideale Bewerber/in verfügt über schnelle und genaue Schreibfähigkeiten, gute Kenntnisse der [Sprache], Beherrschung von Textverarbeitungs- und verwandter Software, ausgezeichnete Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, unter Einhaltung von Fristen zu arbeiten.

Verantwortlichkeiten der Schreibkraft:

• Schreiben und Formatieren von Dokumenten anhand von Diktaten, handschriftlichen Notizen, Tonaufnahmen, Sitzungsprotokollen, Korrespondenz und anderen Medien.
• Korrekturlesen und Korrigieren von Rechtschreibung, Zeichensetzung, Grammatik und Formatierungsfehlern.
• Neuformatierung, Zusammenführung, Konvertierung und Organisation von Dokumenten in Übereinstimmung mit dem Unternehmensstil und den Ablagesystemen.
• Pflege von digitalen und physischen Dokumentenablage- und -abrufsystemen.
• Transkription von Sitzungsnotizen, Konferenzen oder Audiodateien nach Bedarf und Verteilung oder Ablage der daraus resultierenden Dokumente.
• Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben (Scannen, Drucken, Kopieren, Beantwortung von E-Mails und Entgegennahme von Anrufen) nach Bedarf.

Schreibkraft Erforderliche Qualifikationen:

• Schulabschluss oder gleichwertiger Abschluss (für manche Stellen ist eine weitere Qualifikation oder spezielle Erfahrung im Bereich der Transkription erforderlich).
• Bewährte Schreibgeschwindigkeit (z. B. 50-80 Wörter pro Minute) und hohe Genauigkeit.
• Beherrschung von Bürosoftware: Microsoft Office (Word, Excel) oder Google Docs/Sheets.

Schreibkraft Erforderliche Fertigkeiten:

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in [Sprache].
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
• Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit von sensiblen Dokumenten und Informationen.

Herausforderungen bei der Einstellung einer Schreibkraft

• Bedenken hinsichtlich Automatisierung und KI-Ersatz: Während viele davon ausgehen, dass Schreibarbeiten durch KI-Diktier-/Transkriptionswerkzeuge ersetzt werden, werden menschliche Schreibkräfte nach wie vor für ihre Genauigkeit, Formatierung, Kontexterkennung und Vertraulichkeit geschätzt. Die wahrgenommene Bedrohung durch die Automatisierung kann jedoch mehr Bewerber davon abhalten, sich zu bewerben, oder Fragen über die Langlebigkeit der Rolle aufwerfen.
• Suche nach hochpräzisen, schnellen Schreibkräften: Die wichtigsten Fähigkeiten sind Geschwindigkeit und Genauigkeit. Bei vielen Dokumenten, die keine oder nur minimale Fehler aufweisen dürfen (juristische, medizinische, Compliance-Dokumente), ist es schwieriger, Bewerber zu finden, die beide Kriterien erfüllen. Die Vorlagen empfehlen 50-80 WPM oder mehr. Außerdem werden zunehmend Fähigkeiten wie Bearbeitung, Formatierung und Transkription von Audio- oder handschriftlichen Texten erwartet.
• Dynamik zwischen Fern- und Innendienst: Die Einstellung von Fernschreibern bringt jedoch einige Herausforderungen mit sich: Gewährleistung einer sicheren Datenverarbeitung, Überprüfung der Schreibumgebung (ruhig, ablenkungsfrei), Koordinierung über Zeitzonen hinweg und Qualitätskontrolle.
• Es werden Fähigkeiten erwartet, die über das reine Tippen hinausgehen: Arbeitgeber erwarten zunehmend, dass Schreibkräfte mehr als nur tippen können, z. B. das Formatieren von Dokumenten, die Verwendung von Tabellenkalkulationen, die Verwaltung von Ablagesystemen und möglicherweise grundlegende Verwaltungsaufgaben. Das erweitert das Profil und schränkt den Bewerberkreis ein.
• Mitarbeiterbindung und Wahrnehmung der Rolle: Bewerber sehen Schreibkräfte möglicherweise als weniger erstrebenswert an, was zu einer höheren Fluktuation oder weniger qualifizierten Bewerbern führt. Ein klarer Karrierepfad oder eine Verknüpfung mit anderen Verwaltungs-/Schreibaufgaben kann helfen, die Rolle zu sichern.

Wie hoch sind die Kosten für eine Anstellung?

• Für die Einstellung einer Vollzeit-Schreibkraft in den Vereinigten Staaten: Typische jährliche Kosten rund 38.175 US-Dollar (variiert je nach Region und Komplexität der Aufgabe)
• In einer anderen Quelle wird festgestellt, dass die Durchschnittsgehälter für Schreibkräfte in den USA zwischen 32.540 und 37.993 US-Dollar liegen, wobei es große Unterschiede gibt.
• Die Stundensätze für freiberufliche Schreibkräfte auf Plattformen wie Upwork liegen in der Regel zwischen 10 und 28 US-Dollar, wobei der Mittelwert bei 15 US-Dollar pro Stunde liegt.
• Für projektbezogene Schreibarbeiten (Transkription vieler Seiten) berechnen einige Freiberufler pro Seite: z. B. 1,50-US$ 5,00 pro fertige Seite (je nach Komplexität, Bearbeitung, Formatierung und Bearbeitungszeit).

Schlussfolgerung

Die Einstellung einer Schreibkraft ist für viele Unternehmen inmitten von Automatisierung und KI-Tools nach wie vor sinnvoll und oft notwendig. Der Schlüssel liegt darin, sich darüber im Klaren zu sein, was Sie brauchen (reine Schreibarbeiten versus Transkription/Formatierung/Verwaltung), eine aussagekräftige "Stellenbeschreibung für Schreibkräfte" zu erstellen, die diese Anforderungen widerspiegelt, und sowohl die Kosten als auch die Herausforderungen bei der Einstellung im Voraus zu erkennen.

Häufig gestellte Fragen

F: Was sollte in der Stellenbeschreibung einer Schreibkraft stehen?

A: Eine gute Stellenbeschreibung für eine Schreibkraft sollte eine Zusammenfassung der Tätigkeit, die Aufgaben (Tippen, Transkribieren, Formatieren, Korrekturlesen und Ablegen), die erforderlichen Fähigkeiten (Tippgeschwindigkeit, Softwarekenntnisse, Detailgenauigkeit) und die Qualifikationen/Erfahrungen enthalten. Sie können auch die Leistungen und das Bewerbungsverfahren erwähnen.

F: Wie schnell sollte eine Schreibkraft tippen können?

A: Viele Vorlagen erfordern eine Geschwindigkeit von 50-80 Wörtern pro Minute oder mehr. Je nach Komplexität der Aufgabe (Transkription, Formatierung, Multitasking) können Sie jedoch höhere Erwartungen stellen.

F: Wie schreibe ich eine Stellenbeschreibung für Schreibkräfte, um die richtigen Bewerber zu finden?

A: Verwenden Sie eine klare und ansprechende Zusammenfassung (worum es sich bei der Stelle handelt und warum sie wichtig ist), führen Sie echte Aufgaben auf (keine allgemeinen), nennen Sie die erforderlichen Fähigkeiten (Tippgeschwindigkeit, Software), heben Sie die Vorteile/Kultur hervor (Flexibilität bei Fernarbeit, Wachstumschancen) und geben Sie an, wie Sie sich bewerben können (Kontakt, Frist). Verwenden Sie einige Schlüsselwörter wie "Schreibarbeiten", "Dateneingabe", "Transkription von Dokumenten" und "Korrekturlesen", damit Ihre Anzeige durchsuchbar ist.

F: Kann ich eine Schreibkraft aus der Ferne einstellen, und worauf sollte ich achten?

A: Ja, Fernschreiber sind weit verbreitet. Bei der Einstellung aus der Ferne sollten Sie auf eine zuverlässige Internet-/Computereinrichtung, Datensicherheit (VPN, verschlüsselte Dateien), einen ruhigen Arbeitsplatz, die Fähigkeit, Fristen selbständig einzuhalten, und eine klare Kommunikation/Verfolgung achten. Klären Sie auch die Zeitzone und die Erwartungen an die Reaktion.