Unit Clerk Jobbeschreibung und Mustervorlage

Die Erstellung einer aussagekräftigen Stellenbeschreibung ist der erste Schritt, um qualifizierte Bewerber zu gewinnen. Ganz gleich, ob Sie Mitarbeiter für eine belebte Krankenhausstation oder eine ruhige Arztpraxis einstellen, die Kenntnis der wesentlichen Aufgaben und wünschenswerten Eigenschaften kann über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Einstellungsbemühungen entscheiden. In diesem Artikel gehen wir auf die entscheidenden Elemente einer Stellenbeschreibung für Stationsmitarbeiter ein, die Ihnen dabei helfen werden, den besten Kandidaten für Ihr Gesundheitsteam zu finden und einzustellen.

Was ist ein Unit Clerk?

Ein Stationssekretär ist eine wichtige Verwaltungsfachkraft im Gesundheitswesen, z. B. in Krankenhäusern, Kliniken und Langzeitpflegeeinrichtungen. Sie sind das Rückgrat einer Krankenhausabteilung und sorgen für einen reibungslosen und effizienten Betrieb, indem sie eine Vielzahl von Büroarbeiten ausführen. Zu diesen Aufgaben gehören in der Regel die Verwaltung von Patientenakten, die Planung von Terminen, die Bearbeitung von Mitteilungen und die Erleichterung der Kommunikation zwischen medizinischem Personal und Patienten. Stationsangestellte sind oft die erste Anlaufstelle für Patienten und Besucher und müssen daher über ausgezeichnete zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten verfügen. Ihre Rolle ist entscheidend für die Aufrechterhaltung des ordnungsgemäßen Betriebs der Gesundheitseinrichtung, so dass sich das medizinische Personal auf die Patientenversorgung konzentrieren kann.

Wo sind sie zu finden?

Personalvermittler, die Referatsmitarbeiter einstellen möchten, sollten mehrere Kanäle in Betracht ziehen:

• Stellenbörsen im Gesundheitswesen (z. B. Karriereseiten von Krankenhäusern/Kliniken, spezialisierte Stellenbörsen im Gesundheitswesen).
• Allgemeine Stellenbörsen wie Indeed, ZipRecruiter, Monster und LinkedIn.
• Personalvermittlungsagenturen, die auf die Besetzung von Stellen im medizinischen/klinischen Verwaltungsbereich spezialisiert sind.
• Örtliche Berufsschulen oder Volkshochschulen unterrichten medizinische Büroverwaltung oder Gesundheitsdienste. Die Absolventen werden häufig als Abteilungsleiter oder Stationsleiter eingesetzt.
• Interne Rekrutierung: derzeitiges Personal in verwandten Funktionen (medizinische Empfangsdame, Sachbearbeiter in der Gesundheitsabteilung), das wechseln könnte.

Unit Clerk Job Description

Wir suchen eine/n detailorientierte/n, professionelle/n und freundliche/n Sachbearbeiter/in zur Verstärkung unseres Teams. Der/die ideale Kandidat/in muss über umfangreiche Erfahrungen im Bereich der Büro- und Verwaltungsunterstützung verfügen und sich in der Gesundheitsverwaltung auskennen. Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt darin, die erste Anlaufstelle für Besucher und Patienten der Station zu sein und zeitnah Telefonanrufe zu beantworten, Akten abzulegen und andere Verwaltungsaufgaben zu übernehmen.

Zuständigkeiten des Referatsleiters

• als Ansprechpartner für Patienten, Familien, Ärzte, Krankenschwestern und Hilfspersonal fungieren
• Beantworten und Weiterleiten von Anrufen, Pagerufen und Nachrichten
• Verwaltung der Aufnahme, Entlassung und Verlegung von Patienten (ADT) in Abstimmung mit der Krankenpflege und dem Case Management
• Führen und Aktualisieren von Patientenkarteien, Aufzeichnungen, Protokollen und Stationszählungen
• Umschreiben von ärztlichen Anordnungen, Eingeben von Daten in das EHR/Krankenhausinformationssystem
• Koordinierung der Kommunikation zwischen den Abteilungen (Labor, Radiologie, Apotheke, Transport)
• Sortieren, Verteilen und Ablegen von Dokumenten (Laborergebnisse, Überweisungen, Schriftverkehr)
• Koordinierung von Bestellungen, Bestandsaufnahme und Wiederauffüllung der Bestände
• Mitwirkung bei der Terminplanung, bei Büroarbeiten und bei der administrativen Unterstützung des Referats
• Gewährleistung der Vertraulichkeit und des ordnungsgemäßen Umgangs mit medizinischen Unterlagen

Erforderliche Qualifikationen

• Abitur oder gleichwertiger Abschluss (einige bevorzugen einen postsekundären Abschluss in medizinischer Verwaltung)
• Frühere Erfahrungen in einer Klinik, einem Krankenhaus oder einer medizinischen Einrichtung (bevorzugt, aber nicht immer erforderlich)
• Vertrautheit mit der medizinischen Terminologie und den Arbeitsabläufen im Gesundheitswesen
• Fähigkeit, in einem hektischen und stressigen Umfeld die Ruhe zu bewahren
• Zertifizierung (falls regional anwendbar), z. B. Certified Health Unit Coordinator (CHUC) oder gleichwertig

Erforderliche Fertigkeiten

• Ausgezeichnete verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu erledigen und Prioritäten zu setzen
• Liebe zum Detail, Genauigkeit bei der Dokumentation und Dateneingabe
• Beherrschung von Computersystemen, EHR, Krankenhausinformationssystemen, MS Office
• Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten; Fähigkeit, mit klinischen und administrativen Teams zusammenzuarbeiten
• Diskretion und Vertraulichkeit (HIPAA oder gleichwertige Vorschriften)
• Problemlösungsorientiertes Denken; Fähigkeit, auf Unterbrechungen und wechselnde Prioritäten zu reagieren

Herausforderungen bei der Einstellung des Referatsleiters

• Alter/Umsatz/Erfahrung: Viele Referatsmitarbeiter sind älter; das Durchschnittsalter liegt in den USA bei 47,4 Jahren. Es ist eine hohe Fluktuation zu beobachten: etwa 22 % bleiben weniger als ein Jahr, und ~33 % bleiben 1-2 Jahre lang.
• Ungleichgewicht zwischen den Geschlechtern und Vielfalt: Anfang 2025 waren etwa 90,6 % der Krankenhausangestellten in den USA weiblich und nur etwa 9,4 % männlich.
• Einige Bewerber haben nur begrenzte Erfahrungen mit realen Arbeitsabläufen in Krankenhäusern. Auch wenn sie auf dem Papier gut aussehen, haben sie vielleicht Probleme mit dem Tempo, den Unterbrechungen oder der Hierarchie.
• Die Überprüfung der zwischenmenschlichen Fähigkeiten, der Anpassungsfähigkeit und des Urteilsvermögens ist schwieriger als die Überprüfung der bürotechnischen Fähigkeiten; viele Fragen der "Eignung" treten erst nach der Einstellung auf.

Wie hoch sind die Kosten für eine Anstellung?

• Der durchschnittliche Stundenlohn für einen Angestellten in der Krankenpflege beträgt in den Vereinigten Staaten $20,90 pro Stunde.
• Bei einer Vollzeitbeschäftigung (40 hrs) sind das etwa 38.000 bis 45.000 USD jährlich vor Sozialleistungen. (Die genaue Höhe hängt von Standort und Dienstalter ab.)
• Krankenversicherungsleistungen, bezahlte Freistellungen, Arbeitslosenversicherung usw. kommen je nach Arbeitgeber in der Regel mit etwa 20-40 % hinzu.

Schlussfolgerung

Für Personalverantwortliche kann eine gut formulierte Stellenbeschreibung für Abteilungsleiter einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, qualifizierte Bewerber zu finden, die dann auch bleiben. Legen Sie Wert auf klare Angaben zu Aufgaben, Fähigkeiten und Qualifikationen. Behalten Sie die lokalen Lohnnormen und das Fluktuationsrisiko im Auge. Nutzen Sie mehrere Beschaffungskanäle. Verstehen Sie die Gesamtkosten, nicht nur das Gehalt, um sicherzustellen, dass die Einstellung nachhaltig ist.

Häufig gestellte Fragen

F: Was ist der Unterschied zwischen einer Stationssekretärin und einer Arzthelferin?

‍A: Der Stationsassistent arbeitet in der Regel in einer Krankenhausabteilung (z. B. Chirurgie, Intensivstation) und verwaltet die abteilungsspezifischen Verwaltungsabläufe, während eine medizinische Empfangsdame häufig Aufgaben am Empfang in ambulanten oder klinischen Einrichtungen übernimmt.

F: Wie kann ich eine bessere Stellenbeschreibung verfassen, um gute Bewerber anzuziehen?

A: Verwenden Sie klare Titel, führen Sie die Hauptaufgaben und die erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen deutlich auf, erwähnen Sie die Vorteile und die Kultur des Arbeitsplatzes, machen Sie genaue Angaben zu Standort/Schichten, vermeiden Sie Fachjargon und optimieren Sie die Suche (bei Online-Stellenangeboten).

F: Wie viel Erfahrung ist für eine Stelle als Referent ausreichend?

A: Viele Arbeitgeber akzeptieren 0-1 Jahr Büro-/Verwaltungserfahrung, vorzugsweise in einem Gesundheitsbereich. Mehr Erfahrung ist von Vorteil, vor allem in den Bereichen EMR, Terminplanung und in Einheiten mit hohem Arbeitsaufkommen.

F: Worauf sollte ich bei der Auswahlprüfung achten?

A: Dazu gehören Bewertungen der Genauigkeit der Dateneingabe, der Geschwindigkeit bei einer simulierten EHR-Aufgabe, der medizinischen Terminologiekenntnisse, des Multitaskings bei Unterbrechungen und der szenariobasierten Kommunikation oder Problemlösung.

Q: Was ist der größte Fehler, den Personalvermittler bei der Einstellung für diese Position machen?

A: Überbetonung der bürotechnischen Fähigkeiten, aber Unterbewertung der "passenden" Eigenschaften, wie Stresstoleranz, Kommunikationsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit. Ein Kandidat, der auf dem Papier ideal erscheint, kann unter dem Druck der realen Welt ins Wanken geraten.