Vérification des antécédents pour les employeurs : Embaucher en toute confiance

La vérification des antécédents des employeurs est une mesure de protection essentielle dans le cadre d'un recrutement concurrentiel, qui permet d'éviter des erreurs coûteuses et de renforcer la confiance sur le lieu de travail. Imaginez un responsable du recrutement qui saute la vérification pour rencontrer un candidat qui falsifie ses références. Quelques semaines plus tard, les retombées ne se limitent pas à l'embarras. Il s'agit d'une perte financière et de réputation. C'est pourquoi une vérification approfondie des antécédents pour les employeurs est une garantie vitale pour éviter de tels faux pas avant qu'ils ne se produisent. Selon la SHRM, 94 % des employeurs procèdent à des vérifications préalables à l'embauche, estimant qu'il s'agit d'un élément important du processus de recrutement[1]. Ce guide décrit ce que les employeurs attendent d'une vérification des antécédents, qu'il s'agisse de la vérification des antécédents criminels et de l'identité ou des antécédents en matière d'emploi et d'éducation, et présente les meilleures vérifications des antécédents pour les employeurs en évaluant des facteurs tels que le délai d'exécution, l'exactitude et la conformité.

Vérification des antécédents pour les employeurs : 5 objectifs essentiels

À la base, une vérification des antécédents professionnels est un processus de vérification et d'évaluation des risques. Les employeurs recherchent des informations spécifiques pour confirmer les qualifications d'un candidat et identifier les signaux d'alerte potentiels qui pourraient compromettre la sûreté, la sécurité ou l'intégrité du lieu de travail. Les principaux objectifs sont les suivants

• Vérifier l'identité et les références : Confirmer que les candidats sont bien ceux qu'ils prétendent être et qu'ils possèdent la formation et les certifications qu'ils revendiquent.
• Évaluer l'honnêteté et l'intégrité : La découverte de divergences entre le CV d'un candidat et ses antécédents réels peut être un indicateur de son caractère.
• Assurer la sécurité sur le lieu de travail : Identifier les comportements antérieurs, tels que les condamnations pénales violentes, qui pourraient constituer une menace pour les autres employés, les clients ou le public.
• Évaluer les compétences liées à l'emploi : La vérification des emplois antérieurs permet de confirmer que le candidat possède l'expérience nécessaire pour réussir dans le poste.
• Atténuer les risques financiers et juridiques : pour les fonctions comportant des responsabilités financières, une vérification de la solvabilité peut révéler des risques potentiels. De même, l'identification d'un historique d'activités criminelles pertinentes peut aider à prévenir les poursuites pour embauche négligente.

Les informations spécifiques recherchées dépendent fortement de la nature de l'emploi, des réglementations sectorielles et de la politique de l'entreprise, mais le thème principal est l'engagement à prendre une décision d'embauche informée et défendable.

Types de vérifications d'antécédents pour les employeurs

Une vérification complète des antécédents pour les employeurs implique souvent une combinaison de vérifications adaptées à la fonction. Voici les types les plus courants :

1. Vérification des antécédents criminels : Ces vérifications consistent à rechercher dans les bases de données du comté, de l'État et de l'administration fédérale les antécédents de crimes ou de délits. Les employeurs se concentrent sur les condamnations en rapport avec le poste. Par exemple, la fraude pour les fonctions financières ou les délits violents pour les postes en contact avec le public.

2. Vérification de l'emploi : Il s'agit de confirmer les titres des emplois précédents, les dates d'embauche et parfois les responsabilités. Des divergences dans les antécédents professionnels peuvent indiquer des problèmes d'honnêteté ou des risques potentiels.

3. Vérification de la formation et des titres : Valider les diplômes et les licences pour s'assurer que les candidats répondent aux exigences du poste. Cet aspect est particulièrement important pour les professions réglementées telles que la santé, l'ingénierie et le droit.

4. Contrôles financiers et de crédit : Utilisé pour les fonctions impliquant la manipulation d'argent liquide, des données financières sensibles ou des fonctions fiduciaires. Les employeurs recherchent des signes d'instabilité financière qui pourraient indiquer des risques potentiels de fraude ou de vol. Ces vérifications ne sont effectuées que si elles sont pertinentes pour le poste et dans les limites de la loi.

5. Vérification des références : Fournit des informations qualitatives sur l'éthique de travail, les capacités de collaboration, la fiabilité et l'adéquation culturelle d'un candidat en s'entretenant avec d'anciens superviseurs ou collègues.

6. Dépistage des drogues : Courant dans les industries sensibles à la sécurité comme les transports, la fabrication et les soins de santé. Il garantit la sécurité sur le lieu de travail en identifiant les risques potentiels liés aux substances.

Guide de vérification des antécédents, étape par étape

Un processus structuré et cohérent est la clé d'un programme de vérification des antécédents efficace et conforme à la loi.

Étape 1 : Obtenir le consentement du candidat

En vertu du Fair Credit Reporting Act (FCRA), les employeurs doivent informer le candidat par écrit - dans un document indépendant - qu'une vérification des antécédents peut être effectuée. Vous devez ensuite obtenir l'autorisation écrite du candidat avant de procéder à la vérification. Cette étape n'est pas négociable et constitue la base d'un processus conforme.

Étape 2 : Choisir les bons chèques

Déterminez quels types de contrôles sont nécessaires et pertinents pour le poste en question. Un poste de comptable senior nécessitera un ensemble de vérifications différent (par exemple, antécédents criminels, vérification de la solvabilité, vérification de l'éducation) qu'un poste de service à la clientèle de niveau débutant (par exemple, antécédents criminels, vérification de l'emploi). L'existence d'une politique claire, liée à l'emploi, est un gage d'équité et de cohérence.

Étape 3 : Sélection d'un fournisseur

Plutôt que de procéder soi-même à des vérifications d'antécédents, ce qui peut être juridiquement risqué et inefficace, il est judicieux de faire appel à un service de vérification professionnel et conforme.

Voici ce qu'il faut rechercher chez un fournisseur :

• Intégration ATS/HRMS : Assurez-vous que le service se connecte sans problème à votre système de suivi des candidats ou à votre plateforme de ressources humaines. Grâce à l'intégration, vous pouvez lancer des vérifications, recevoir les résultats et gérer la conformité à partir d'un seul endroit, ce qui réduit les efforts manuels, les erreurs et les retards. Dans de nombreux cas, cette intégration apporte des mises à jour de statut en temps réel directement dans votre tableau de bord d'embauche.
• Conformité juridique et flux de travail intégrés : Le fournisseur doit proposer des processus conformes à la FCRA, tels que la collecte des consentements, les avis d'action défavorable et le traitement transparent des dossiers. L'accréditation (par exemple, PBSA/NAPBS) est la preuve qu'il respecte les normes de l'industrie.
• Options de contrôle personnalisables : Vous voulez de la souplesse, qu'il s'agisse de vérifier des casiers judiciaires, des attestations d'emploi et de formation, des antécédents de conduite, des licences professionnelles ou même des dépistages de drogues. Les meilleurs services vous permettent de choisir ce qui répond à vos besoins.
• Rapidité et précision : Des résultats efficaces sont essentiels. Recherchez des fournisseurs qui promettent des rapports rapides et fiables pour que votre processus d'embauche se poursuive.
• Expérience positive pour les candidats : Une interface conviviale, accessible sur mobile, avec des mises à jour claires, améliore à la fois la conformité et l'image de marque, et permet aux candidats de rester informés et engagés.

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Étape 4 : Examen des résultats

Une fois la vérification des antécédents terminée, examinez attentivement le rapport. Recherchez les informations qui se rapportent directement aux exigences du poste et évaluez tout problème potentiel dans le contexte de vos critères d'embauche. Il est essentiel d'appliquer vos critères de manière cohérente à tous les candidats afin d'éviter toute discrimination.

Étape 5 : Prendre des décisions en connaissance de cause

Si le rapport contient des informations susceptibles de vous amener à refuser un emploi, vous devez suivre la procédure d'action négative prévue par le FCRA. Cela implique de fournir au candidat une copie du rapport et un résumé de ses droits avant de prendre une décision finale (notification préalable à l'action négative). Après lui avoir laissé un délai raisonnable pour contester l'information, vous pouvez alors prendre votre décision finale et envoyer un avis final d'action négative.

Les meilleurs services et entreprises de vérification des antécédents pour les employeurs

Choisir le bon fournisseur de services de vérification des antécédents implique de trouver un équilibre entre la conformité, la rapidité, la technologie et l'expérience du candidat. Nous vous présentons ci-dessous trois fournisseurs de premier plan, avec un aperçu de leurs points forts en fonction des cinq facteurs clés : Conformité au FCRA, étendue des services, précision, technologie et expérience du candidat.

GoodHire

GoodHire est un fournisseur de confiance, conforme à la loi FCRA, qui se distingue par sa précision, son intégration et son expérience utilisateur.

• Conformité: Fournit des vérifications d'antécédents de pré-emploi et d'emploi conformes à la FCRA[2].
• Notations: Excellente réputation avec une qualité de rapport évaluée à 4,4/5 et une réputation de 4,5/5 ; les prix sont moins bien notés avec 2,5/5[3].
• Services: Offre une large gamme de produits de contrôle, y compris des vérifications pénales internationales et des ressources en matière de conformité[3].
• Expérience utilisateur et efficacité: Reconnue pour sa plateforme conviviale, rapide et efficace[4].
• Technologie et intégration: Offre l'un des flux de travail de bout en bout les plus faciles du secteur, personnalisable et efficace[5].

HireRight

HireRight est une centrale de sélection mondiale, remarquable pour l'étendue de ses services et ses intégrations au niveau de l'entreprise.

• Conformité: Contrôle de l'emploi conforme à la FCRA, couvrant les contrôles criminels, les vérifications de l'emploi et de l'éducation, la vérification de l'identité, I-9/E-Verify, les tests de dépistage de drogues et les contrôles de santé[6].
• Portée mondiale: Offre des services dans plus de 200 pays et territoires[6].
• Technologie et intégration: Fournit une intégration robuste de l'ATS, du SIRH et de l'API, permettant des flux de travail transparents[6].
• Commentaires des utilisateurs: Les points forts sont le service global et les intégrations ; les défis cités sont le manque de cohérence du support client, les résultats tardifs et la transparence des prix[6].
• Positionnement de l'entreprise: Décrit comme un fournisseur mondial de premier plan de solutions technologiques de gestion des risques et de la conformité des effectifs[7].

VICTIG

VICTIG excelle en termes de rapidité, de satisfaction de la clientèle et d'intégration, ce qui en fait un choix de premier ordre pour un dépistage efficace et conforme.

• Conformité: Certifié FCRA et accrédité par la Professional Background Screening Association (PBSA)[8].
• Rapidité et fidélisation: Il se targue d'un délai d'exécution moyen de 1,8 jour et d'un taux de fidélisation des clients de 99,6 %[8].
• Notes et éloges: Il a obtenu une note de 4,8 sur plus de 300 avis sur G2[8].
• Technologie et intégrations: S'intègre à de multiples plateformes ATS et supporte des outils conviviaux tels que QuickApp[9].
• Expérience de l'utilisateur: La facilité d'utilisation, le service client et la rapidité d'exécution sont les mieux notés sur G2. Les utilisateurs signalent "l'interface utilisateur la plus simple", "le meilleur service client jamais vu" et une mise en œuvre transparente[9].
• Inconvénients mineurs: Certains utilisateurs mentionnent la transparence des prix et les retards occasionnels liés à la juridiction comme des problèmes mineurs[9].

Vérification des antécédents en matière de médias sociaux

La présence en ligne d'un candidat peut donner des indications sur son professionnalisme, son jugement et son adéquation culturelle potentielle. La vérification des antécédents sur les médias sociaux fait désormais partie intégrante du processus d'embauche.

Outils gratuits ou payants

• Les vérifications faites à la main (en faisant défiler les profils manuellement) sont risquées et peuvent exposer les entreprises à des plaintes pour discrimination fondées sur des caractéristiques protégées telles que l'âge, la religion ou la situation de famille.
• Les services professionnels utilisent des outils avancés et des analystes formés pour examiner le contenu de manière objective, en filtrant les informations non pertinentes ou juridiquement sensibles.

Lisez notre guide de vérification des antécédents sur les médias sociaux pour plus de détails.

Bonnes pratiques pour des vérifications d'antécédents efficaces

Pour maximiser la valeur de votre programme de dépistage, adoptez les meilleures pratiques suivantes :

• Élaborer une politique écrite : Créez une politique claire et complète de vérification des antécédents qui précise quand les vérifications sont effectuées, ce qu'elles comprennent pour les différents rôles et comment les résultats sont évalués.
• Formez votre équipe : Veillez à ce que tous les responsables du recrutement et le personnel des ressources humaines soient formés à votre politique et aux exigences légales du processus de filtrage, en particulier aux étapes de l'action défavorable.
• Intégrez-le à votre système de gestion des ressources humaines : Utilisez un service de vérification des antécédents pour les employeurs qui s'intègre parfaitement à votre logiciel de recrutement. Cela permet d'automatiser les demandes, de centraliser les rapports et d'améliorer l'efficacité globale.
• Envisagez un contrôle continu : Pour certaines fonctions, le contrôle continu peut fournir des alertes en temps réel sur les nouveaux casiers judiciaires après l'embauche, offrant ainsi un niveau supplémentaire de gestion des risques.

Considérations juridiques et conformité des vérifications d'antécédents

La conformité est l'aspect le plus critique de tout programme de vérification des antécédents. Le paysage juridique est complexe et en constante évolution. Les principales réglementations sont les suivantes :

• Le Fair Credit Reporting Act (FCRA) : Une loi fédérale qui régit la manière dont les rapports sur les consommateurs (y compris les vérifications d'antécédents) sont obtenus et utilisés à des fins d'emploi. Elle impose le consentement, la divulgation et le processus d'action défavorable.
• Les lois "Ban the Box" : De nombreux États et villes ont adopté des lois qui limitent le moment où l'employeur peut poser des questions sur les antécédents criminels au cours de la procédure d'embauche.
• Directives de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) : L'EEOC veille à l'application des lois fédérales antidiscriminatoires. Elle recommande aux employeurs de tenir compte de la nature du délit, de sa pertinence pour le poste et du temps écoulé avant de disqualifier un candidat sur la base de son casier judiciaire.

Pour s'y retrouver dans ces lois, il faut faire preuve de diligence et d'expertise. Un partenariat avec l'une des meilleures sociétés de vérification des antécédents pour les employeurs est le moyen le plus efficace de s'assurer que votre programme reste conforme.

Conclusion

L'intégration de vérifications complètes des antécédents des employeurs dans votre processus d'embauche est essentielle pour prendre des décisions éclairées, conformes et sans risque. En comprenant ce qu'il faut rechercher, en choisissant les bons types de vérifications, en s'appuyant sur des services professionnels et en donnant la priorité à la conformité et à l'expérience du candidat, les employeurs peuvent protéger leur organisation, constituer une main-d'œuvre digne de confiance et renforcer la réputation de leur marque. En choisissant un fournisseur fiable et en suivant les meilleures pratiques, votre programme de vérification des antécédents ne se contente pas de minimiser les risques liés à l'embauche, il favorise également la réussite à long terme de l'entreprise.

Questions fréquemment posées

Q : Quels sont les domaines clés sur lesquels les professionnels du recrutement doivent se concentrer lors d'une vérification des antécédents ?

R : Les recruteurs doivent vérifier le casier judiciaire, les antécédents professionnels, les diplômes, les références professionnelles et, éventuellement, les rapports de solvabilité et le dossier de conduite, en fonction des exigences du poste.

Q : Comment les professionnels du recrutement peuvent-ils garantir la conformité des vérifications d'antécédents ?

R : Ils doivent obtenir le consentement écrit des candidats avant de procéder à des vérifications, suivre les politiques de l'entreprise de manière cohérente et se conformer aux lois fédérales, nationales et locales, y compris aux procédures d'action négative en cas de résultats négatifs.

Q : Que doivent faire les recruteurs si la vérification des antécédents d'un candidat révèle des anomalies ?

R : Les recruteurs doivent discuter des résultats avec le candidat, lui permettre d'expliquer ou de contester toute information négative, et prendre des décisions d'embauche sur la base de la politique de l'entreprise et des directives légales.

Q : Quels sont les types d'emplois qui requièrent des vérifications spécifiques des antécédents, telles que les dossiers de crédit ou de véhicules à moteur ?

R : Les emplois comportant des responsabilités financières requièrent généralement des vérifications de solvabilité, tandis que les postes impliquant des tâches de conduite nécessitent une vérification du dossier du véhicule à moteur afin de garantir la sécurité et la fiabilité.

Q : Combien de temps dure généralement la procédure de vérification des antécédents lors d'un recrutement ?

R : La plupart des vérifications d'antécédents sont effectuées en quelques jours, mais certaines recherches, comme les casiers judiciaires des comtés, peuvent prendre plus de temps en fonction de l'étendue de la recherche.

Citations :

1. abc Money
2. Le projet pilote Trust
3. Défenseur des consommateurs
4. Brûlure de confiance
5. G2
6. Adapter les petites entreprises
7. G2
8. Cette information
9. G2
10. Radar technologique
11. McLean et compagnie