All-In Recruitment est un podcast de Manatal qui se concentre sur tout ce qui concerne les missions et les tendances de l'industrie du recrutement. Rejoignez-nous dans nos conversations hebdomadaires avec les leaders du secteur du recrutement et découvrez leurs meilleures pratiques pour transformer votre façon d'embaucher.
Cette transcription a été éditée pour plus de clarté.
Lydia: Bienvenue dans ce nouvel épisode de All In Recruitment by Manatal, où nous explorons les meilleures pratiques, les apprentissages et les tendances avec des leaders dans le domaine du recrutement. Si vous avez aimé notre contenu jusqu'à présent, n'hésitez pas à vous abonner à nos chaînes sur YouTube et Spotify pour rester à l'écoute de nos épisodes hebdomadaires.
Je suis votre hôte, Lydia, et Yihan Lin de DKSH est avec nous aujourd'hui. Merci de vous joindre à nous, Yihan.
Yihan: Merci, Lydia. C'est un plaisir absolu d'être ici aujourd'hui.
Construire des programmes d'assistance technique robustes pour l'excellence
Lydia: Parlez-nous de votre expérience dans le domaine de l'acquisition de talents, Yihan. Quels sont les moments clés qui ont pu façonner votre expertise ou même votre intérêt à rester dans le domaine de l'acquisition de talents ?
Yihan: Je pense qu'il y a deux moments clés que je voudrais partager. Le premier est en fait celui d'une société minière [appelée] Anglo American. C'était donc ma première expérience avec des systèmes dans le domaine du recrutement. Il s'agissait d'une mise en œuvre globale à l'échelle de l'entreprise pour le système de suivi des candidats (ATS).
Il y a donc eu de nombreuses conversations autour de la tarification, de la diligence commerciale, de la cartographie des processus et, bien sûr, de l'implication de toutes les parties prenantes dans la gestion du changement. C'était vraiment intéressant parce que le secteur minier est traditionnellement très conservateur lorsqu'il s'agit d'avancer à petits pas vers le changement. Or, nous parlons ici d'un changement à l'échelle de l'entreprise dans un délai de six mois.
L'autre expérience serait plus récente. Il s'agit du lancement de notre chatbot Genie. Nous l'avons lancé vers la fin du quatrième trimestre de l'année dernière. Il s'agissait donc d'examiner la même chose, la tarification des transactions commerciales, et évidemment d'emmener quelques-uns de nos recruteurs sur le marché sur le chemin de la numérisation pour le recrutement.
Lydia: Alors, Yihan, en ce qui concerne l'acquisition de talents au sein du groupe, quels sont les domaines clés sur lesquels vous vous concentrez actuellement ?
Yihan: Le travail ici dans le groupe TA tourne principalement autour de la façon dont nous construisons et mettons en œuvre des programmes TA robustes pour aider à améliorer nos compétences fonctionnelles de base pour nos recruteurs sur les marchés. Nous parlons donc de plus de 50 ou 60 recruteurs qui mènent le recrutement au jour le jour pour DKSH, et ces programmes sont en quelque sorte des processus qui s'intéressent à la numérisation, c'est-à-dire à l'IA. Nous pourrions envisager des programmes d'habilitation à la fois pour notre AT et pour les parties prenantes de notre entreprise au sens large. Et bien sûr, le dernier segment de l'objectif d'habilitation pour moi était vraiment axé sur les opérations et l'excellence, n'est-ce pas ? Je pense donc que l'AT est avant tout considérée comme un point de travail plus opérationnel dans le domaine des ressources humaines. Il reste donc beaucoup d'efforts à faire pour rationaliser et réduire les goulots d'étranglement pour tout le monde.
S'attaquer à l'embauche d'un grand nombre de personnes avec Genie
Lydia: En ce qui concerne l'IA, le génie dont vous venez de parler, n'est-ce pas ? Qu'est-ce qui vous a incité à explorer les solutions d'IA pour le recrutement, en particulier dans ce domaine, si j'ai bien compris, lorsque nous avons parlé avant l'exposition, il s'agissait de Paradox AI, la plateforme, n'est-ce pas ?
Yihan: Oui, c'est vrai. Je pense donc que le premier point important que vous devez identifier est celui des véritables défis en matière de recrutement sur le terrain, et non pas parce que tout le monde saute dans le train de l'IA.
Il s'agissait donc d'une analyse de rentabilité très solide, car je pense que la majorité des postes que nous recrutons chez DKSH sont en fait des recrutements de masse, à haut volume, pour les vendeurs de première ligne. Nous pensons que l'IA peut améliorer l'efficacité et libérer du temps potentiel pour nos recruteurs afin qu'ils se concentrent sur des conversations de plus grande valeur avec les candidats. Ainsi, certains des processus d'embauche traditionnels auxquels nous sommes confrontés au sein de l'équipe prendront la forme de recruteurs devant passer du temps à planifier des entretiens.
S'il ne s'agit que d'un ou deux entretiens, c'est parfait. Mais nous parlons ici d'un recruteur qui gère 30 ou 40 postes et qui fait passer deux entretiens par poste. Ce chiffre est très élevé. Et bien sûr, il faut répondre aux questions répétitives des candidats, par exemple : "Quelle est la procédure ? Quelle est notre culture ? Quels sont les avantages ? Nous voyons donc l'IA arriver sous la forme d'une conversation qui nous permet d'automatiser certaines de ces tâches de manière transparente tout au long du processus d'embauche, ce qui nous aide à créer une expérience de candidature plus rapide et plus engageante pour les candidats.
Ce qui a retenu l'attention de Paradox, c'est la possibilité de fournir une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 aux candidats par le biais d'une expérience conversationnelle et, surtout, de converser avec les candidats dans leur langue locale.
Nous avons donc lancé Genie sur quelques-uns de nos marchés clés en Asie du Sud-Est, comme la Thaïlande, le Viêt Nam, la Malaisie et le Cambodge. Il était donc primordial d'entrer en contact avec les candidats dans leur langue locale.
Lydia: En ce qui concerne les premiers commentaires que vous avez reçus depuis le lancement, n'est-ce pas ? Y a-t-il des points à améliorer ou des points sur lesquels vous vous penchez en ce qui concerne l'efficacité de Genie ?
Yihan: Je pense que la réponse initiale à Genie a été un peu mitigée. Les recruteurs et l'équipe des ressources humaines sont généralement enthousiastes à l'idée de passer au tout numérique. Mais la réaction des entreprises a été un peu plus mitigée dans le sens où, comme d'habitude, elles sont très à l'aise avec la façon de travailler. Ils sont très à l'aise avec le fait de recevoir des candidats à examiner, n'est-ce pas ?
Ainsi, en introduisant un intermédiaire, aussi numérique soit-il, il y avait une crainte ou une perception que cela n'allait pas fonctionner. Ainsi, certains des goulets d'étranglement opérationnels, je pense, provenaient d'une perspective de gestion du changement, comme la façon dont nous utilisons et dont nous permettons à nos partenaires commerciaux de voir la valeur en termes d'utilisation de quelque chose comme Genie pour les aider à automatiser certaines de leurs tâches.
Renforcer le recrutement sans sacrifier l'expérience
Lydia: Vous parlez de goulets d'étranglement opérationnels, n'est-ce pas ? Quels sont donc ces goulets d'étranglement opérationnels que vous avez identifiés et que l'IA a contribué à résoudre jusqu'à présent, et que vous pensez que l'IA va résoudre ?
Yihan: Parlons un peu du temps de réponse. Tout le monde, probablement la plupart des recruteurs, serait d'accord sur ce point. Certains candidats, ou la plupart d'entre eux, ne répondent pas instantanément, n'est-ce pas ? Ainsi, qu'il s'agisse d'un courriel ou d'un texte sur WhatsApp, il faut un peu de va-et-vient pour pinpoint exactement la date à laquelle la plupart des parties prenantes ou tout le monde travaille pour un entretien.
D'un point de vue opérationnel, la gestion du calendrier est donc un problème. Tous les responsables du recrutement ne sont pas actifs dans la gestion de leurs calendriers, par exemple en bloquant leurs agendas pour les entretiens, et en bloquant leurs calendriers pour les activités clés sur lesquelles ils veulent se concentrer. Genie est une plateforme qui aide à surmonter certains de ces goulets d'étranglement dans la gestion des calendriers en faisant correspondre les disponibilités des candidats pour les entretiens.
Un autre goulot d'étranglement opérationnel qui, je pense, nous aide à résoudre le problème de la mise à l'échelle ou de la gestion efficace du recrutement saisonnier. Genie a été en mesure de gérer des volumes élevés de candidatures sans compromettre l'expérience des candidats. Il ne s'agit donc pas seulement de 50 rôles ou, dans le cadre d'un projet d'embauche, de 80 à 100 nouvelles embauches dans un court laps de temps. Cela représente beaucoup de travail pour les recruteurs qui doivent examiner les CV, organiser les entretiens et le processus de sélection en aval. Je pense donc que le fait que Genie gère la planification automatisée des entretiens nous aide vraiment d'un point de vue opérationnel.
Je pense que la dernière chose à faire est de s'appuyer sur un processus de prise de décision basé sur les données. Auparavant, les recruteurs s'appuyaient beaucoup sur des processus manuels pour obtenir des informations, n'est-ce pas ? Qu'il s'agisse d'un suivi manuel du recrutement sur Excel, de l'examen des courriels pour voir qui a dit quoi et quel est le retour d'information. Cela peut être lent et parfois subjectif. Je pense donc que l'IA nous offre un tableau de bord purement analytique des interactions avec les candidats en temps réel. Quelles sont les tendances ? Quels sont les domaines qui nécessitent des solutions rapides ? Cela permet aux recruteurs de prendre des décisions plus éclairées.
Lydia: En ce qui concerne les aptitudes ou les compétences d'un recruteur, maintenant que l'IA s'occupe de toute cette couche, quelles sortes d'aptitudes et de compétences vont apparaître avec une utilisation plus large de l'IA et du recrutement ?
Yihan: Je pense que nous attendons des recruteurs qu'ils se concentrent un peu plus sur la gestion des parties prenantes. Il est évident qu'en redonnant plus de temps aux recruteurs, nous voulons qu'ils passent plus de temps à impliquer l'entreprise, les responsables du recrutement, à fournir des informations, des recommandations sur les raisons ou la manière dont les candidats évoluent, à fournir des informations sur le recrutement ou sur les tendances du recrutement. C'est ainsi que le recruteur passe d'un rôle de recruteur transactionnel à un rôle de partenaire commercial ou de partenaire commercial en matière d'acquisition de talents clés.
Briser les barrières linguistiques grâce à l'IA multilingue
Lydia: Pour en revenir au processus de prise de décision concernant l'adoption ou non de l'IA à une si grande échelle, combien de temps a-t-il fallu, et qu'est-ce qui a été nécessaire pour prendre la décision d'adopter Paradox AI et même d'avoir Genie comme chatbot ?
Yihan: Il nous a fallu six mois pour valider les raisons pour lesquelles nous devions élaborer une analyse de rentabilité pour l'IA. Il s'agit donc de parler aux marchés, aux recruteurs sur le terrain, aux vrais recruteurs, à ceux qui embauchent en masse. Quels sont les points douloureux ? Quels sont les processus d'embauche et quels sont les différents points qui bénéficieront d'une intervention de l'IA ? C'est la première étape.
Une fois que tout est clair, nous procédons à une étude de temps pour déterminer le temps réel que prendrait un recruteur par rapport à celui que prendrait Genie s'il nous aidait à planifier les entretiens. Évidemment, pour ce qui est de la publicité, il y a des tonnes de fournisseurs tiers qui offrent ce que Paradox peut nous offrir aujourd'hui. Il s'agit donc de parler et de passer en revue les différentes démonstrations de produits afin de sélectionner ce qui nous conviendrait le mieux.
Je pense que l'alchimie avec l'équipe produit joue également un rôle important. Vous devez vous sentir à l'aise en tant que client, sentir que la personne qui voit un intérêt direct veut vraiment vous aider à améliorer votre processus de recrutement dans votre entreprise, plutôt que d'être simplement là pour gagner rapidement de l'argent et passer au client suivant.
Lydia: Comment les candidats réagissent-ils généralement lorsqu'ils interagissent avec Genie au cours de leur processus de candidature ou même du processus de découverte ?
Yihan: Pour être honnête, je dirais qu'ils l'adorent. Nous avons un taux d'interaction record, supérieur à celui de nos homologues du secteur. Nous sommes à la traîne, à près de 99 %.
Lydia: S'agit-il de vos propres données ou de celles de vos concurrents ?
Yihan: Contre les concurrents.
Nous sommes donc à la traîne avec 99 % d'interactions positives avec Genie. Certains de nos homologues du secteur affichent un taux de 90 à 92 %. Je pense que l'une des principales raisons est la barrière linguistique, n'est-ce pas ? Nous avons permis à Genie de parler en 5 ou 6 langues différentes, comme le bahasa, le chinois traditionnel, l'anglais, le vietnamien et, bien sûr, le khmer.
Je pense donc que le plus important est que cela nous aide à bien cerner la question du point de vue de la réponse.
Réduire les champs pour améliorer l'expérience des candidats
Lydia: En ce qui concerne l'adoption par les utilisateurs, il est évident qu'il s'agit d'une nouvelle technologie. Le recruteur et même les cadres moyens et supérieurs devront s'habituer à changer de routine. Quelles stratégies ont été les plus efficaces ou quelles approches avez-vous adoptées pour favoriser l'adoption de cette technologie par les utilisateurs ?
Yihan: Je pense que l'un des enseignements les plus importants pour moi est la gestion du changement, n'est-ce pas ? Et la gestion du changement commence des mois avant le lancement du produit. Ainsi, l'analyse de rentabilité la plus poussée est le lancement, puis l'assistance aux superutilisateurs. Vous vous engagez chaque semaine et vous communiquez avec les processus en aval. Mais je pense que ce qui est vraiment important, c'est de commencer bien avant.
Vous commencez à impliquer votre entreprise, les responsables du recrutement qui seront impactés par le lancement, le changement de méthode de travail. Ensuite, vous commencez à impliquer les autres intervieweurs qui seront également concernés, comme les partenaires commerciaux des RH qui se joignent aux sessions d'entretien. Pour en revenir à la communication, je pense qu'il n'est jamais trop tard pour sur-communiquer.
Ainsi, en fournissant des mises à jour constantes sur ce que Genie est en train d'examiner, comment nous situons-nous vraiment par rapport au calendrier de lancement ? Par exemple, qu'est-ce qu'il vous faut pour trouver le contenu qui leur permettra de s'engager dans une perspective d'apprentissage par petits bouts ? Nous fournissons un contenu vidéo de courte durée dans les langues locales, par exemple des clips vidéo d'une minute, pour qu'ils comprennent vraiment ce qui les attend. Nous avons même demandé aux recruteurs de notre marché d'utiliser ces vidéos dans le cadre de leurs conversations mensuelles sur l'embauche et de profiter de l'occasion pour insérer une annonce afin de présenter le génie de l'arrivée. Je pense donc que la gestion du changement est vraiment importante.
Lydia: Si j'ai bien compris, une partie de votre travail a également permis de rationaliser certains formulaires de demande ou de les supprimer, n'est-ce pas ? Quel type de données a permis de prendre ces décisions ?
Yihan: Je pense que c'est un fait avéré que personne n'aime remplir des formulaires de candidature, aussi courts soient-ils. Ainsi, lorsque j'ai commencé à travailler, je crois que nous avons analysé le nombre de champs de notre formulaire de candidature. Le formulaire de candidature en ligne, sous différentes formes, comportait, je pense, entre 57 et 80 champs s'il s'agissait d'un formulaire de candidature. Nous avons donc procédé à une analyse et nous avons évidemment constaté le niveau le plus élevé d'abandon. Il s'agit d'une question hautement administrative. Nous ne voulons pas remplir des formulaires de candidature. Les utilisateurs iront sur un site d'emploi et le processus de candidature sera beaucoup plus simple pour eux, n'est-ce pas ?
Une partie des données provient des enquêtes de pré-intégration que nous réalisons pour les nouveaux embauchés. Nous avions donc plusieurs points de contact dans l'entreprise, mais l'enquête de satisfaction pour le remplissage de ce formulaire de candidature manuel n'était tout simplement pas bonne pour eux, n'est-ce pas ? Je pense donc que ces points de données indiquent essentiellement que nous devons rationaliser les formulaires, peut-être en réduisant les champs ou le nombre d'éléments que nous recueillons auprès des candidats.
Lydia: Il n'y a donc plus de formulaire à remplir pour postuler à DKSH ?
Yihan: Dans un premier temps, il y aura des données à collecter. Mais je dirais qu'il s'agit encore d'un travail en cours pour certains marchés.
Rester curieux pour prospérer dans un recrutement axé sur la technologie
Lydia: D'accord. Et enfin, Yihan, quels conseils donneriez-vous à quelqu'un qui débute dans cet espace de recrutement très dynamique et très avancé sur le plan technologique ?
Yihan: Je pense qu'il faut être curieux. C'est le conseil que je donnerais. Avoir un niveau inné de curiosité pour poser des questions. Il faut être capable de remettre en question la norme, être curieux d'acquérir de nouvelles compétences et, surtout, s'adapter ou être réceptif au changement, n'est-ce pas ? L'IA arrive, et elle sera encore plus présente au cours des deux prochaines années que ce que nous avons connu au cours des quatre dernières années. Avoir un état d'esprit curieux vous aide donc à vous adapter aux changements, et certaines des compétences en IA peuvent vous donner des moyens d'action en tant que recruteur. Je pense qu'il s'agit également de prendre des risques calculés. Soyez un peu aventureux, n'est-ce pas ? Si vous ne faites pas d'erreurs au début de votre carrière, vous n'évoluez pas. J'encourage donc tous ceux qui veulent vraiment faire avancer le recrutement de nos jours à prendre des risques calculés et à associer cela à leur capacité d'apprentissage. Vous réussirez.
Lydia: Merci beaucoup, Yihan. Vous avez fait preuve d'une grande perspicacité, notamment en ce qui concerne le déploiement de nouvelles technologies et la capacité à identifier les goulets d'étranglement qui peuvent être résolus grâce à ce type de technologies.
Je suis donc certain que le public qui nous écoute pourrait vouloir engager une conversation avec vous. Quel est le meilleur moyen d'entrer en contact avec vous ?
Yihan: Je suis disponible sur LinkedIn. N'hésitez donc pas à vous connecter, et je serai ravie d'échanger des idées et de partager mes connaissances, ou si vous êtes en train de mettre en œuvre l'IA, je serai ravie de partager des conseils et des astuces.
Lydia: Merci encore, Yihan. Nous avons discuté avec Yihan Lin de DKSH. Merci de vous être joints à nous, et n'oubliez pas de vous abonner pour recevoir d'autres épisodes hebdomadaires de All In Recruitment.
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