Système de suivi des candidats conforme au RGPD : ce que les recruteurs doivent savoir

Les recruteurs ne sont plus seulement des responsables du recrutement, ils sont également responsables du traitement des données. Que vous soyez basé dans l'Union européenne ou ailleurs, la manière dont vous traitez les informations personnelles détermine votre réputation. Un système de suivi conforme au RGPD vous sert de filet de sécurité. Les plateformes de recrutement modernes intègrent des fonctionnalités de conformité dans chaque flux de travail, ce qui vous permet de vous concentrer sur la recherche de talents plutôt que de vous soucier des audits réglementaires. Tout au long de ce guide, nous vous expliquerons ce que signifie la conformité au RGPD pour votre processus de recrutement et comment un ATS adapté vous protège dès sa conception.

Qu'est-ce que le règlement général sur la protection des données (RGPD) ?

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est le cadre complet de l'Union européenne en matière de confidentialité des données, en vigueur depuis le 25 mai 2018. Il accorde essentiellement aux individus le contrôle de leurs données personnelles et impose des exigences strictes aux organisations quant à la manière dont elles collectent, stockent, traitent et suppriment ces informations. [1]

Pour les recruteurs, le RGPD couvre tout, du nom et de l'adresse e-mail d'un candidat à son CV, en passant par les notes d'entretien, les résultats d'évaluation et toute autre information permettant de l'identifier. Le règlement établit plusieurs droits fondamentaux :

• Droit d'accès : les candidats peuvent demander une copie de toutes les données personnelles que vous détenez à leur sujet.
• Droit de rectification : les candidats peuvent demander la correction d'informations inexactes.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : les candidats peuvent demander la suppression de leurs données.
• Droit à la portabilité des données : les candidats peuvent recevoir leurs données dans un format structuré et lisible par machine.

Considérant la protection des données des candidats comme une responsabilité fondamentale, vous n'avez pas besoin de mettre en place la conformité au RGPD à partir de zéro. Des plateformes telles que Manatal intègrent des outils de conformité qui automatisent de nombreuses exigences techniques et procédurales.

Garantie de conformité au RGPD de Manatal :

• Outils facilitant la conformité au RGPD.
• Crypte et sécurise toutes vos données.
• Vous permet d'accéder facilement à vos données, de les modifier et de les supprimer.

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Quand le RGPD s'applique-t-il aux entreprises américaines ?

Le RGPD s'applique à toute organisation, quel que soit son emplacement, qui traite les données personnelles de personnes situées dans l'Union européenne. Cela signifie :

• Une entreprise basée aux États-Unis qui recrute des candidats en France, en Allemagne ou dans tout autre État membre de l'UE doit se conformer au RGPD.
• Une entreprise canadienne ayant un seul candidat européen doit respecter les protocoles du RGPD pour les données de ce candidat.
• Une entreprise australienne qui embauche des travailleurs à distance dans l'UE relève de la compétence du RGPD.

Il n'est pas nécessaire d'avoir un bureau, des employés ou des clients dans l'UE ; si vous traitez des données provenant de personnes situées dans l'UE, le RGPD s'applique. L'application de la réglementation est rigoureuse : les autorités ont infligé plus de 5,88 milliards d'euros d'amendes depuis 2018. [2] La sanction maximale est de 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial (le montant le plus élevé étant retenu). [3] Les régulateurs infligent régulièrement des amendes substantielles pour les pratiques négligentes.

Principaux droits et obligations liés au RGPD pour les recruteurs utilisant un ATS

Pour maintenir un processus de recrutement conforme au RGPD, vous devez respecter quatre grands piliers des droits des candidats. Voici comment un ATS robuste vous aide à les respecter :

• Consentement du candidat (base légale) Vous ne pouvez pas conserver un CV simplement parce que vous l'avez trouvé. Vous devez disposer d'une base légale, généralement un consentement explicite. L'outil de demande de consentement de Manatal automatise cette procédure en envoyant des e-mails aux candidats pour leur demander l'autorisation de conserver leurs données et en enregistrant ceux qui ont donné leur accord.

• Droit d'accès (portabilité des données) Les candidats ont le droit de demander une copie de leurs données. Au lieu de compiler manuellement les fichiers, Manatal permet l'exportation instantanée des données, transformant ainsi une demande complexe en quelques clics.
• Droit à l'oubli (suppression) Si un candidat demande à être supprimé, vous devez le supprimer de tous les systèmes. Un système conforme au RGPD garantit que lorsque vous cliquez sur « Supprimer », les données sont réellement supprimées et non simplement cachées dans une archive.

• Transparence (politiques de confidentialité) Vous devez expliquer clairement comment vous utilisez les données. Votre politique de confidentialité conforme au RGPD doit être facilement accessible. L'éditeur de page Carrière de Manatal vous permet de lier votre politique de confidentialité directement au formulaire de candidature, garantissant ainsi une transparence totale avant même que les données ne soient soumises.

Pourquoi un ATS standard peut ne pas suffire

De nombreuses agences s'appuient sur des outils standard, des plateformes ATS héritées, des CRM génériques ou des feuilles de calcul Excel. Ceux-ci permettent certes d'organiser les données, mais ils ne répondent souvent pas aux exigences de sécurité imposées par le RGPD. Choisir un outil générique plutôt qu'un système spécialisé conforme au RGPD revient à laisser sa porte ouverte plutôt que d'engager un gardien 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Votre système actuel vous expose-t-il à des risques ?

• Sauvegardes : votre système supprime-t-il définitivement les données des sauvegardes lorsque vous supprimez le profil d'un candidat ? (La plupart des tableurs ne le font pas).
• Contrôle d'accès : pouvez-vous limiter l'accès aux données sensibles à certains membres de l'équipe ?
• Chiffrement : les données sont-elles chiffrées pendant leur transfert et leur stockage ?

Manatal va au-delà des fonctionnalités de base avec la conformité SOC 2 Type II, garantissant que les transferts et le stockage des données répondent aux normes de sécurité les plus élevées. Ne vous laissez pas surprendre lors d'un audit parce que votre logiciel n'a pas été conçu pour l'ère moderne de la confidentialité.

Mesures pratiques à prendre par les recruteurs pour garantir dès aujourd'hui la conformité au RGPD

La mise en conformité peut sembler intimidante, mais elle peut être décomposée en étapes réalisables. Voici une liste de contrôle qui vous aidera à mieux dormir la nuit :

1. Auditez vos données : identifiez où vous conservez actuellement les données relatives aux candidats (e-mail, ordinateur, ATS).
2. Mettez à jour votre politique : assurez-vous que votre site Carrières affiche clairement une politique de confidentialité conforme au RGPD.
3. Consentement aux documents : utilisez votre ATS pour automatiser les demandes de consentement pour les anciens candidats figurant dans votre base de données. Les outils d'automatisation de Manatal peuvent traiter cela en masse.
4. Mettre en place des workflows de suppression : définir des rappels pour supprimer les données des candidats après une période de conservation spécifique (par exemple, 6 ou 12 mois) s'ils n'ont pas été embauchés.
5. Sécurisez votre stockage : migrez vos données depuis vos disques locaux vers une plateforme cloud sécurisée et conforme au RGPD, telle que Manatal.

Que se passe-t-il si vous ne vous conformez pas : risques pour les recruteurs

Le coût de la non-conformité est double : financier et réputationnel. Sur le plan financier, les amendes peuvent atteindre 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial. Mais pour les recruteurs, l'atteinte à la réputation est souvent pire. La confiance est votre capital. Si l'on apprend que vous avez divulgué les salaires, les coordonnées ou les données des CV des candidats, votre pipeline se tarira. Imaginez le stress d'un candidat qui vous demande ses données et que vous ne parvenez pas à les trouver, ou pire encore, à prouver que vous les avez supprimées. Un système de suivi conforme au RGPD agit comme une police d'assurance. Manatal est conçu pour atténuer ces risques, vous permettant de répondre à toute demande de données avec confiance et rapidité.

Pourquoi les recruteurs devraient choisir Manatal pour les aider à se conformer au RGPD

Manatal n'est pas seulement un ATS, c'est un partenaire dans votre stratégie de conformité. Nous comprenons que vous souhaitez vous concentrer sur le recrutement, et non sur les formalités administratives.

En choisissant Manatal comme système de suivi conforme au RGPD, vous bénéficiez des avantages suivants :

• Conformité automatisée : outils permettant de gérer sans effort les demandes de consentement, de modification et de suppression.
• Sécurité de classe mondiale : certification SOC 2 Type II et cryptage avancé pour garantir la sécurité des données.
• Efficacité : capacité à combiner de puissantes fonctionnalités de recrutement basées sur l'IA avec des protocoles rigoureux conformes au RGPD.

Vous bénéficiez de toute la puissance d'un ATS moderne sans craindre une mauvaise gestion des données.

Conclusion

La confidentialité des données est là pour rester. En tant que recruteur, votre obligation de protéger les données des candidats est aussi importante que votre capacité à repérer les talents. Utiliser un système conforme au RGPD ne consiste pas seulement à respecter les règles, mais aussi à faire preuve de professionnalisme et de respect.

N'attendez pas qu'une plainte soit déposée pour auditer votre processus. Optez pour un système de suivi conforme au RGPD qui travaille aussi dur que vous. Prêt à sécuriser votre processus de recrutement ? Commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit avec Manatal et découvrez à quel point la conformité peut être facile.

Foire aux questions (FAQ)

Q : Qu'est-ce qui rend un système de suivi des candidats (ATS) conforme au RGPD ?

R : Un système de suivi conforme au RGPD est conçu avec des fonctionnalités qui vous aident à respecter automatiquement les lois sur la confidentialité des données. Cela inclut des outils permettant de recueillir le consentement des candidats, de crypter les données, de gérer les demandes d'accès et de supprimer définitivement les informations des candidats lorsque cela est nécessaire. Contrairement aux logiciels standard, il garantit la confidentialité des données dès sa conception, et non après coup.

Q : Puis-je conserver indéfiniment les CV des candidats dans mes dossiers ?

R: Non, vous ne pouvez pas conserver des données indéfiniment sans raison valable. Le RGPD exige une « limitation de la conservation », ce qui signifie que vous ne devez conserver les données que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées. Un ATS conforme au RGPD vous permet de définir des périodes de conservation automatiques (par exemple, suppression des données après 12 mois) afin de vous assurer que vous ne stockez pas accidentellement des informations sensibles.

Q : Ai-je besoin du consentement explicite de chaque candidat que je recrute ?

R: Oui, si vous vous appuyez sur le consentement comme base légale pour le traitement. Lorsque vous recherchez un candidat (par exemple sur LinkedIn) et que vous l'ajoutez à votre base de données, vous devez généralement l'en informer et lui demander son autorisation pour conserver ses données. Les outils de Manatal peuvent automatiser ces e-mails de demande de consentement afin de vous garantir une couverture totale.

Q : Qu'est-ce que le « droit à l'oubli » ?

R: Le « droit à l'oubli » (ou droit à l'effacement) permet aux candidats de demander la suppression de leurs données personnelles de vos systèmes. Si un candidat invoque ce droit, vous devez le supprimer de votre base de données active, de vos sauvegardes et de vos archives. Un ATS comme Manatal permet de le faire instantanément, alors que les systèmes manuels rendent presque impossible la garantie d'une suppression complète.

Q : Que dois-je faire si un candidat demande à consulter ses données ?

R: Vous devez les fournir, généralement dans un délai d'un mois. C'est ce qu'on appelle une demande d'accès aux données (SAR). Vous devez exporter toutes les informations personnelles que vous détenez à leur sujet dans un format lisible. Manatal simplifie cette opération grâce à une fonctionnalité « Exportation des données », qui vous permet de générer et d'envoyer le fichier requis en quelques secondes plutôt qu'en plusieurs jours.

Citation :

1. GDPR
2. Dlapiper
3. Cerrix