Les services RH s'appuient fortement sur les outils numériques pour des tâches telles que l'embauche, l'intégration et l'évaluation des performances afin de rendre le lieu de travail plus efficace. Les avancées technologiques ont transformé les rôles traditionnels des RH en opérations numériques rationalisées. Selon une étude, 85 % des entreprises utilisent la technologie RH pour gérer les ressources humaines. Leurs équipes RH peuvent répondre plus rapidement aux demandes des employés, tenir des dossiers précis et se concentrer sur des initiatives stratégiques[1]. Cet article examine les éléments essentiels de la boîte à outils RH, classe les outils par fonction RH et passe en revue les outils exceptionnels qui favorisent la réussite de l'organisation.
Qu'est-ce qu'une boîte à outils RH ?
Une boîte à outils RH est un ensemble de ressources et d'outils que les professionnels des ressources humaines utilisent pour gérer et soutenir efficacement le personnel de leur organisation. Il peut s'agir d'outils, de modèles, de formulaires, de lignes directrices et de listes de contrôle relatifs au recrutement, à l'intégration, à la gestion des performances, aux relations avec les employés et au respect de la législation du travail. Grâce à ces boîtes à outils, les équipes RH peuvent gagner du temps, réduire les erreurs et se concentrer davantage sur les initiatives stratégiques qui contribuent à un environnement de travail positif et au succès global de l'organisation.
Les meilleurs logiciels pour votre boîte à outils RH
Créer une boîte à outils RH efficace, c'est se doter d'outils qui rationalisent les fonctions RH. Ces outils permettent de créer des lieux de travail diversifiés, équitables et inclusifs grâce à des politiques efficaces.
Outil de recrutement et de prospection
- Systèmes de suivi des candidats (ATS) : Rationaliser le processus de recrutement en gérant les offres d'emploi, en suivant les candidatures et en fournissant des analyses pour améliorer l'efficacité de l'embauche.
- Sites d'offres d'emploi et plateformes en ligne: Tirez parti de plateformes telles que LinkedIn, Indeed et Glassdoor pour trouver et attirer des candidats qualifiés, élargir votre audience et nouer des contacts avec des personnes susceptibles d'être embauchées.
Manatal
La fonction de recherche de candidats de Manatal vous connecte à tous les principaux canaux de recherche. Vous pouvez partager vos postes ouverts sur plus de 2 500 plateformes gratuites et premium telles que Indeed, LinkedIn, Monster, et plus encore, le tout dans un seul et même logiciel de recherche de talents. De plus, vous pouvez étendre votre recherche au-delà de vos contacts immédiats en tirant parti de son Sourcing Hub, qui donne accès à une base de données externe de plus de 600 millions de professionnels. De cette façon, vous pouvez découvrir les candidats idéaux pour vos postes à partir de la plateforme de recherche de candidats de Manatal.
{{cta}}
Outils de gestion des employés
- Les systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH): Systèmes centralisés de gestion des données relatives aux employés, y compris la paie, les avantages sociaux et les données personnelles.
- Logiciel de suivi du temps et des présences: Outils de gestion des heures de travail, des horaires et des demandes de congé des employés.
- Systèmes de gestion des performances: Plateformes permettant de fixer des objectifs aux employés, de procéder à des évaluations et de fournir un retour d'information.
BambooHR
BambooHR est un système d'information sur les ressources humaines (SIRH) basé sur le cloud qui consolide diverses fonctions RH, y compris la paie, les applications de suivi du temps des employés, les outils d'engagement et un système de suivi des candidats, le tout au sein d'une seule et même plateforme. Il est conçu principalement pour les petites et moyennes organisations et permet un accès centralisé aux données des employés pour les équipes RH, les gestionnaires, les recruteurs et les employés[2].
Caractéristiques principales : Portail en libre-service, flux de travail automatisés pour l'intégration, formulaires et signatures électroniques.
Tarifs : La société propose trois niveaux de prix : Core, Pro et Elite. Cependant, vous devez les contacter pour obtenir un devis personnalisé.
TimeClock Plus par TCP Software
TimeClock Plus de TCP Software est un système de gestion des temps et des présences flexible et évolutif, conçu pour soutenir les organisations dont les besoins en main-d'œuvre sont en constante évolution. Il aide les équipes RH à gérer le suivi des temps, la planification et les processus liés à la paie, tout en fournissant des outils de conformité et de supervision des effectifs[3].
Caractéristiques principales : Suivi du temps, gestion du respect des politiques, tableau de bord et rapports.
Tarifs : L'entreprise propose des tarifs personnalisés en fonction de la taille et des besoins de l'entreprise.
Outils d'apprentissage et de développement
- Systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) : logiciels permettant de fournir, de suivre et de gérer les programmes de formation et de développement des employés.
- Plateformes d'apprentissage en ligne: Ressources et cours en ligne pour le perfectionnement et le développement professionnel.
- Systèmes de gestion des connaissances: Outils de création, de partage et de gestion des connaissances et des informations organisationnelles.
Absorber LMS
Absorb LMS est une plateforme évolutive, améliorée par l'IA, qui soutient les équipes RH dans l'automatisation de l'intégration, de la conformité et de la montée en compétences des employés, avec des rapports personnalisables, une intégration transparente des systèmes RH et un accès mobile pour rationaliser le développement de la main-d'œuvre[4].
Caractéristiques principales : Diffusion et suivi du contenu, création de contenu et certifications.
Prix : Le fournisseur propose un essai et une démonstration gratuits. Vous devez le contacter pour obtenir une tarification personnalisée.
iSpring Learn
iSpring Learn est un LMS basé sur le cloud conçu pour aider les équipes RH à rationaliser l'intégration, la conformité et le développement des employés grâce à des parcours d'apprentissage structurés, des flux de travail automatisés et un suivi des performances. Il prend en charge les rapports en temps réel, les évaluations à 360 degrés et s'intègre à des outils tels que MS Teams et Salesforce, permettant une gestion efficace de la formation au sein d'une structure organisationnelle familière[5].
Caractéristiques principales : Diffusion et suivi du contenu, gestion du stockage du contenu, évaluations et pratiques.
Prix : Le plan Start est proposé à partir de 6,70 $/utilisateur/mois.
Outils d'engagement des salariés et de communication
- Plateformes d'engagement des employés: Systèmes permettant de mesurer et d'améliorer le moral et la satisfaction des employés.
- Outils de communication interne: Des plateformes comme Slack, Microsoft Teams ou Yammer facilitent la communication et la collaboration internes.
- Outils de retour d'information et d'enquête: Outils permettant de mener des enquêtes auprès des employés et de recueillir des informations sur la culture et les processus du lieu de travail.
Leapsome
Leapsome est une plateforme de gestion de la performance conçue pour aider les équipes RH à favoriser la croissance grâce à des processus de feedback et d'évaluation rationalisés. Elle facilite les entretiens réguliers sur les performances et le feedback continu, ce qui la rend particulièrement utile pour les environnements technologiques ou rapides qui donnent la priorité au développement continu. Les outils intuitifs de la plateforme contribuent à renforcer une culture de l'amélioration et à aider les équipes à atteindre leur potentiel[6].
Caractéristiques principales : Examens à 360°, formulaires personnalisables et définition d'objectifs.
Prix : L'essai est gratuit pendant 14 jours. Ils utilisent une structure de prix modulaire où vous payez en fonction des fonctionnalités ou des modules choisis.
Microsoft Teams
Microsoft Teams est un espace de travail unifié qui regroupe le chat, les réunions vidéo, la collaboration sur les fichiers et la planification des tâches au sein de l'écosystème Microsoft 365, permettant aux utilisateurs d'initier des réunions, de coécrire des documents et d'organiser des interactions de groupe de manière transparente à partir d'une seule plateforme, débloquant ainsi la productivité grâce à une intégration profonde et cohérente avec les outils Office familiers[7].
Caractéristiques principales : Chat et canaux intégrés, intégration poussée de Microsoft 365, réunions virtuelles et outils de collaboration.
Prix : Le plan Microsoft Teams Essential est proposé au prix de 4 $/utilisateur/mois.
Outils d'administration des salaires et des avantages sociaux
- Logiciel de paie: Outils d'automatisation du traitement de la paie, de l'imposition et de la conformité.
- Systèmes de gestion des avantages sociaux: Plateformes de gestion des avantages sociaux, tels que l'assurance maladie, les plans de retraite et autres avantages.
- Outils de gestion des rémunérations: Systèmes de gestion de la rémunération des employés, y compris les salaires, les primes et la distribution des actions.
ADP Payroll
ADP est recommandé pour ses capacités complètes en matière d'avantages sociaux et de rémunération. L'administration des avantages sociaux comprend la santé, les soins dentaires, la vision, les plans de retraite (401(k), SIMPLE IRA, SEP IRA), les congés payés, le remboursement des frais de scolarité et les programmes de bien-être, tous accessibles via une plateforme en ligne conviviale avec une inscription mobile. En ce qui concerne la rémunération, ADP intègre les données de planification et de paie pour soutenir les augmentations au mérite, les primes, les évaluations de l'équité salariale et les paiements hors cycle, offrant des outils de budgétisation interactifs et des conseils en matière de flux de travail pour aider à garantir l'équité et la conformité réglementaire[8].
Caractéristiques principales : Traitement automatisé de la paie avec conformité fiscale intégrée, intégration évolutive et administration complète des avantages sociaux.
Prix : Vous devez contacter ADP pour obtenir un devis personnalisé basé sur les besoins de votre entreprise.
A distance
Remote est une plateforme d'emploi mondiale tout-en-un conçue pour aider les professionnels des ressources humaines à gérer des équipes distribuées grâce à un système centralisé qui gère l'embauche, la paie, la conformité et la gestion des sous-traitants. Elle permet aux entreprises de recruter des talents à l'échelle internationale, d'intégrer les employés à l'aide de processus conformes aux normes locales, d'administrer des avantages sociaux sur mesure et de gérer les paiements dans plusieurs devises. Avec des services intégrés tels que le SIRH, la gestion de la performance et les capacités de l'employeur, Remote aide à réduire la dépendance à l'égard d'outils RH fragmentés et garantit la conformité juridique et des données dans toutes les juridictions, ce qui en fait une solution pratique pour les organisations qui s'étendent à l'échelle mondiale[9].
Caractéristiques principales : Plate-forme mondiale complète pour l'emploi, options de services modulaires avec une conformité claire, et administration centralisée des RH et automatisation.
Prix : Le prix de départ (Gestion des entrepreneurs) est de 29 $/entrepreneur/mois.
Outils de conformité et de gestion des risques
- Logiciel de gestion de la conformité: Outils qui contrôlent et gèrent le respect du droit du travail, des réglementations en matière de santé et de sécurité, des règles de confidentialité des données (par exemple, GDPR) et des politiques sur le lieu de travail.
- Systèmes de gestion des documents: Systèmes sécurisés pour le stockage, l'extraction et l'audit des documents liés aux ressources humaines, tels que les contrats, les reconnaissances de politique et les certifications.
- Outils d'audit et d'évaluation des risques: Plateformes permettant de réaliser des audits des ressources humaines, de suivre l'exposition aux risques et de documenter les actions préventives ou correctives.
- Systèmes de gestion de la sécurité au travail: Particulièrement utiles dans les environnements industriels, ces systèmes permettent de suivre les incidents, de gérer les protocoles de sécurité et d'organiser des formations.
Conseil d'audit
AuditBoard est une plateforme de gestion des risques et de conformité basée sur le cloud que les équipes RH peuvent utiliser pour rationaliser les audits RH, le suivi des politiques et la surveillance de la conformité. Grâce à des fonctionnalités telles que des modèles d'audit spécifiques aux RH (recrutement, performance, avantages sociaux, flux de travail de fin de contrat), la collecte continue de preuves liées aux systèmes sous-jacents et la gestion centralisée des documents, AuditBoard aide les départements RH à évaluer et à contrôler la conformité dans les fonctions critiques. Des tableaux de bord personnalisés, des outils de reporting et des mappages de cadres alimentés par l'IA permettent aux équipes d'être informées et prêtes pour l'audit[10].
Caractéristiques principales : Des flux de travail et une collecte de preuves automatisés, des perspectives d'audit et de risque alimentées par l'IA et un tableau de bord en temps réel.
Prix : Vous devez contacter l'équipe de vente pour obtenir un devis personnalisé.
Outils d'analyse et de reporting RH
- Plateformes d'analyse RH: Outils permettant d'analyser les données RH et de générer des informations pour une prise de décision éclairée.
- Outils de reporting: Systèmes qui fournissent des rapports personnalisables sur diverses mesures, tendances et indicateurs clés de performance (ICP) en matière de ressources humaines.
Deel
Deel est une plateforme mondiale de gestion des ressources humaines et des salaires qui propose des outils d'analyse spécialement conçus pour la connaissance du personnel. Les professionnels des RH peuvent accéder à des tableaux de bord fournissant des données en temps réel sur les tendances en matière d'effectifs, la répartition des rémunérations, l'utilisation des congés et les indicateurs de diversité tels que les écarts de rémunération entre les hommes et les femmes et l'attrition par groupe démographique. Ces analyses permettent de prendre des décisions stratégiques en matière de recrutement, de fidélisation et de développement équitable de la main-d'œuvre[11][12].
Caractéristiques principales : Retour d'information en temps réel sur les employés, aperçu des performances grâce à l'IA, et outil robuste pour gérer les équipes et faciliter le travail à distance.
Prix : Le plan Deel Engage commence à 20 $/travailleur/mois.
Paylocity
Paylocity est une solution de gestion du capital humain qui inclut des analyses RH conçues pour donner aux équipes RH un aperçu de l'utilisation et de l'engagement du personnel. Son Modern Workforce Index met en évidence les tendances en matière d'utilisation des systèmes, d'engagement des employés, de démographie, de taux de rétention et de coûts de main-d'œuvre. Les professionnels des ressources humaines peuvent également utiliser des tableaux de bord et des outils de reporting personnalisables pour surveiller ces paramètres, ce qui permet de soutenir des stratégies de main-d'œuvre basées sur des données[11][13].
Caractéristiques principales : Analyse de la main-d'œuvre, rapports interactifs, assistant IA pour les idées et les recommandations.
Tarifs : Paylocity utilise un modèle de tarification modulaire, par employé et par mois, où les fonctions d'analyse RH, telles que les tableaux de bord et les informations sur les effectifs, sont regroupées dans des modules plus larges de la plateforme plutôt que d'être proposées de manière autonome.
Principaux outils gratuits à inclure dans votre boîte à outils RH
Si de nombreux outils RH ont un prix, il existe plusieurs options gratuites de grande qualité qui peuvent améliorer considérablement l'efficacité de votre boîte à outils RH sans grever votre budget. Ces outils répondent à diverses fonctions RH, du recrutement à l'engagement des employés, et offrent gratuitement des fonctionnalités essentielles.
1. Slack (Communication)
Fonctionnalité: Slack révolutionne la communication sur le lieu de travail, en permettant aux équipes d'échanger des messages de manière transparente. Des canaux dédiés peuvent être mis en place pour les différents services, les projets en cours ou les discussions générales, ce qui facilite une communication organisée et fluide.
Plan gratuit: Offre un nombre illimité de messages, l'accès à 10 000 messages parmi les plus récents et permet des intégrations avec jusqu'à 10 autres applications, ce qui vous permet de commencer à améliorer la communication au sein de votre équipe sans aucun coût initial.
2. Google Drive (gestion de documents)
Fonctionnalité: Une plateforme robuste basée sur le cloud pour le stockage, le partage et la collaboration sur les documents. Elle élimine le besoin de pièces jointes encombrantes et permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur des documents.
Plan gratuit: Offre 15 Go d'espace de stockage sur Google Drive, Gmail et Google Photos, ainsi qu'un accès à Google Docs, Sheets et Forms, couvrant un large éventail de besoins en matière de documentation RH.
3. Trello (Gestion de projet)
Fonctionnalité: Idéal pour organiser visuellement les tâches et les projets. Trello utilise des tableaux, des listes et des cartes pour aider les équipes à gérer leur travail de manière efficace et transparente.
Plan gratuit: Permet un nombre illimité de cartes, 10 tableaux par espace de travail et un Power-Up par tableau, ce qui en fait un outil parfait pour gérer efficacement et gratuitement les tâches et les projets RH.
4. Zoho People (logiciel RH)
Fonctionnalité: Une plateforme complète de gestion des ressources humaines conçue pour simplifier les processus RH, couvrant tous les aspects, des dossiers des employés à l'automatisation des activités quotidiennes.
Plan gratuit: Convient aux petites équipes comptant jusqu'à 5 utilisateurs et offre des fonctionnalités telles que le suivi du temps, la gestion des congés et un portail libre-service de base pour les employés.
5. SurveyMonkey (enquêtes auprès des employés)
Fonctionnalité: La collecte des commentaires des employés et l'évaluation des niveaux de satisfaction sont essentielles pour tout service des ressources humaines. SurveyMonkey vous permet de créer facilement des sondages pour comprendre les sentiments des employés.
Plan gratuit: Il permet de créer des enquêtes comportant jusqu'à 10 questions et de collecter 100 réponses par enquête, fournissant ainsi des informations fondamentales sur l'engagement et la satisfaction des employés, sans aucune dépense.
6. Bitrix24 (Collaboration et gestion des ressources humaines)
Fonctionnalité: Bitrix24 propose une suite d'outils de collaboration et de gestion des ressources humaines, ce qui facilite le suivi des tâches et de la productivité des employés.
Plan gratuit: Offre un nombre illimité d'utilisateurs, la gestion des tâches, le suivi du temps de travail et un CRM de base, idéal pour les petites et moyennes entreprises qui cherchent à coordonner les efforts de leurs équipes de manière rentable.
Les avantages d'avoir les bons outils dans une boîte à outils RH
Équipés des bons outils, les professionnels des ressources humaines peuvent gérer efficacement les fonctions essentielles, du recrutement et de l'intégration à l'engagement des employés et à la gestion des performances. Voici les avantages d'une boîte à outils RH bien conçue et la manière dont elle peut améliorer l'efficacité de l'organisation et la satisfaction des employés.
Amélioration du recrutement et de l'intégration : Les outils RH tels que les ATS et les logiciels de recrutement pilotés par l'IA permettent d'identifier efficacement les candidats idéaux, tandis que les plateformes d'onboarding garantissent un démarrage fluide et engageant pour les nouveaux embauchés.
Amélioration de l'engagement des employés : Les outils d'engagement recueillent en temps réel les sentiments des employés et favorisent une culture où les gens se sentent écoutés et valorisés.
Gestion rationalisée des performances : Les systèmes d'évaluation automatisés fournissent un retour d'information en temps utile, alignent les objectifs et garantissent la cohérence au sein de l'organisation.
Conformité juridique et gestion des risques : Les logiciels de conformité permettent à l'organisation de se tenir au courant des réglementations et d'automatiser la documentation afin d'éviter des erreurs coûteuses.
Une prise de décision fondée sur les données : Les outils d'analyse aident les équipes RH à prévoir les besoins, à combler les lacunes en matière de compétences et à mesurer l'impact des initiatives RH.
Conclusion
En conclusion, une boîte à outils RH bien conçue est essentielle pour les départements RH modernes qui s'efforcent d'assurer l'efficacité, la conformité et la satisfaction des employés dans les lieux de travail numériques d'aujourd'hui. En intégrant la bonne combinaison de plateformes de recrutement, d'outils de gestion de la performance, de systèmes de rémunération et de solutions d'engagement des employés, ainsi qu'une sélection d'outils gratuits puissants, les professionnels des RH peuvent rationaliser les flux de travail administratifs, réduire les tâches manuelles et se concentrer sur les initiatives stratégiques. Que vous gériez une petite équipe ou une main-d'œuvre internationale, équiper vos opérations RH d'outils polyvalents et évolutifs garantit une approche proactive de la gestion des effectifs et favorise une culture organisationnelle plus productive, plus inclusive et plus résiliente.
Questions fréquemment posées
Q : Qui devrait utiliser une boîte à outils RH ?
R : Une boîte à outils RH est une ressource précieuse pour la gestion des ressources humaines, particulièrement utile pour les propriétaires de petites et moyennes entreprises, les fondateurs de start-ups et les professionnels des ressources humaines dans les grandes organisations. Elle comprend des modèles, des lignes directrices et des bonnes pratiques pour gérer efficacement les fonctions RH, en veillant au respect de la législation du travail et en améliorant les processus tels que le recrutement, l'intégration et l'engagement des employés. Les chefs d'équipe et les chefs de service peuvent également utiliser les kits d'outils RH pour mieux comprendre les politiques RH et gérer efficacement leurs équipes.
Q : Puis-je personnaliser une boîte à outils RH ?
R : Une boîte à outils RH peut être personnalisée pour s'aligner sur les besoins et la culture spécifiques d'une organisation en adaptant des ressources telles que les descriptions de poste, les procédures d'intégration et les formulaires de performance. Ainsi, la boîte à outils reflète les politiques, la marque et les valeurs de l'entreprise, ce qui améliore l'efficacité, la conformité et la cohésion de la culture.
Q : Existe-t-il des boîtes à outils RH spécifiques à un secteur d'activité ?
R : Les boîtes à outils RH spécifiques à un secteur sont conçues pour répondre aux besoins uniques des différents secteurs, en offrant des ressources et des meilleures pratiques sur mesure. Ces outils répondent à des défis sectoriels spécifiques, tels que la protection de la vie privée des patients dans le secteur de la santé ou la gestion des équipes à distance dans l'industrie technologique, en aidant les organisations à s'aligner sur les normes sectorielles et à améliorer la productivité et la satisfaction des employés.
Q : À quelle fréquence dois-je mettre à jour ma boîte à outils RH ?
R : La mise à jour régulière de votre boîte à outils RH, au moins une fois par an, est essentielle pour rester en conformité avec la législation du travail et les normes du secteur, gérer efficacement la dynamique du personnel et intégrer les nouvelles technologies. Cela permet de s'aligner sur les objectifs de l'organisation, de favoriser un environnement de travail positif et d'améliorer la productivité. Les changements importants dans la structure de l'entreprise ou dans les réglementations doivent donner lieu à des mises à jour immédiates afin de maintenir la pertinence et l'efficacité de la boîte à outils.
Q : Quelle est la différence entre une boîte à outils RH et un logiciel RH ?
R : Une boîte à outils RH et un logiciel RH jouent tous deux un rôle important dans la gestion des ressources humaines. La boîte à outils comprend des ressources et des modèles pour des tâches telles que le recrutement et la conformité, qui nécessitent une personnalisation manuelle par le personnel des ressources humaines. En revanche, le logiciel RH automatise les processus tels que la gestion des salaires et des données des employés. Alors que la boîte à outils se concentre sur la fourniture de conseils, le logiciel facilite une mise en œuvre efficace. Ensemble, ils aident les départements des ressources humaines à fonctionner efficacement, tant sur le plan stratégique qu'opérationnel.
Citations
.png)
.webp)
.webp){kind=logo}
.webp)
.png){kind=small}
