De nombreux responsables du recrutement enfreignent accidentellement la loi lorsqu'ils tentent d'établir une relation de confiance. Des questions informelles sur la famille ou les antécédents peuvent rapidement donner lieu à des plaintes et à des règlements coûteux auprès de l'EEOC. Ces dérapages impliquent souvent des questions d'entretien illégales qui mettent votre entreprise en danger. Il est essentiel pour tout recruteur de comprendre la différence entre évaluer l'adéquation culturelle et enfreindre la loi fédérale. Ce guide présente la liste définitive des sujets interdits et explique pourquoi ils sont soumis à des restrictions. Apprenez à reformuler vos questions pour obtenir les informations dont vous avez réellement besoin tout en restant en totale conformité et en protégeant votre organisation contre toute responsabilité juridique.
Pourquoi les questions illégales lors d'un entretien d'embauche sont importantes
La Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC) veille au respect du titre VII de la loi sur les droits civils, de la loi sur les Américains handicapés (ADA) et de la loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi (ADEA). Ces lois ont pour but d'empêcher que les décisions d'embauche soient fondées sur des caractéristiques protégées : race, couleur, religion, sexe, origine nationale, âge, handicap et informations génétiques.
Lorsque vous interrogez un candidat sur sa vie privée, vous vous exposez à des risques juridiques. Même si vous n'utilisez pas ces informations pour prendre une décision d'embauche, la question elle-même peut être utilisée comme preuve d'une intention discriminatoire si le candidat n'est pas embauché. Les données de l'EEOC pour l'exercice 2023 montrent que le montant total des indemnités versées s'élève à environ 665 millions de dollars pour plus de 22 000 victimes, dont 440,5 millions de dollars dans le cadre de procédures administratives (médiation, conciliation, règlements) pour les secteurs privé/étatique/local, 22,6 millions de dollars dans le cadre de litiges et 202 millions de dollars pour les employés fédéraux. [1] Cela n'inclut pas les frais juridiques, les dommages à la réputation ou le coût du roulement du personnel lorsque la nouvelle se répand que votre processus de recrutement est compromis.
Questions d'entretien illégales : la zone rouge
Pour que votre processus de recrutement soit conforme et que votre équipe juridique soit satisfaite, vous devez aborder ces sujets « sensibles » avec prudence. Voici un guide simplifié pour reformuler les questions à haut risque en questions professionnelles liées à l'emploi.
- Âge : (par exemple, « Quand prévoyez-vous prendre votre retraite ? » ou « En quelle année avez-vous obtenu votre diplôme ? ») Ces questions enfreignent souvent l'ADEA, qui protège les travailleurs de plus de 40 ans. Même demander la date d'obtention du diplôme peut être considéré comme une manière de « déduire » l'âge d'un candidat [2].
- Situation familiale et matrimoniale : (par exemple, « Êtes-vous marié(e) ? », « Avez-vous des enfants ? », « Êtes-vous enceinte ? »). Poser des questions sur la vie familiale peut constituer une violation du Titre VII concernant la discrimination sexuelle. Supposer qu'un parent (en particulier une mère) ne sera pas disponible en raison de la garde des enfants constitue une responsabilité importante.
- Origine nationale et citoyenneté : (par exemple, « L'anglais est-il votre langue maternelle ? » « D'où venez-vous exactement ? » Le titre VII et l'IRCA interdisent toute discrimination fondée sur le lieu d'origine d'une personne. Vous pouvez vérifier le droit au travail, mais vous ne pouvez pas enquêter sur le lieu de naissance, l'ascendance ou l'accent.
- Religion : (par exemple, « Quelles fêtes religieuses observez-vous ? ») Poser des questions sur la foi ou les fêtes religieuses avant de faire une offre suggère que vous sélectionnez les candidats en fonction de leurs croyances, ce qui enfreint le Titre VII [3].
- Handicap et santé : (par exemple, « Avez-vous des problèmes de santé ? » et « Combien de jours de congé maladie avez-vous pris l'année dernière ? ») L'ADA interdit strictement toute question d'ordre médical avant une offre d'emploi. Vous ne pouvez pas poser de questions sur les antécédents médicaux, les jours de congé maladie ou les aménagements nécessaires pendant l'entretien. [4]
- Situation financière : (par exemple, « Possédez-vous une voiture ? » « Avez-vous des dettes ? » Les questions relatives à la propriété immobilière ou à la solvabilité ont souvent un impact disproportionné sur les groupes protégés et sont rarement corrélées aux performances professionnelles. [5]
Questions d'entretien illégales et questions à poser à la place
Les recruteurs posent des questions illégales lors d'un entretien parce qu'ils essaient d'évaluer les exigences légitimes du poste. Le problème réside dans la formulation.
Le piège des banalités
Les recruteurs posent souvent des questions illégales lors des entretiens d'embauche parce qu'ils n'ont pas de script. Ils essaient de combler le silence pendant les « petites conversations » et finissent par enfreindre la loi fédérale. Vous devez traiter chaque entretien comme une déposition légale. Si une question n'est pas directement liée à la capacité du candidat à exercer des fonctions spécifiques, supprimez-la de votre processus.
La fonctionnalité « formulaire d'évaluation » de Manatal vous permet de créer des séries de questions correspondant à des exigences professionnelles spécifiques. Lorsqu'un responsable du recrutement ouvre le profil d'un candidat, il voit exactement quelles questions poser et comment noter les réponses.
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Cette approche a deux effets. Premièrement, elle empêche les questions illégales en éliminant la possibilité de les poser. Deuxièmement, elle garantit que tous les candidats sont évalués selon les mêmes critères, éliminant ainsi les préjugés inconscients du processus.
Lorsque vous recevez une plainte de l'EEOC, vous pouvez produire des documents montrant que tous les candidats au poste ont reçu les mêmes questions et ont été notés selon les mêmes critères. Sans cette structure, vous vous fiez à votre mémoire, à des notes éparses et à la capacité de l'intervieweur à se souvenir exactement de ce qu'il a demandé il y a six mois. Cela ne résiste pas à un examen minutieux.
Conséquences posées des questions illégales lors d'un entretien d'embauche
Imaginons qu'un recruteur pose une question illégale. Le candidat n'est pas embauché. Il dépose une plainte. L'EEOC mène une enquête. Vous devez fournir les notes prises lors de l'entretien, les e-mails, les fiches d'évaluation et tout autre document lié à la décision d'embauche. Si vos notes font référence à l'âge, à la situation familiale ou au handicap du candidat, vous avez fourni à l'EEOC des preuves de discrimination.
Même si vous n'avez pas pris votre décision d'embauche sur la base de ces informations, vous devez tout de même régler le litige. Car le contester coûte plus cher que de payer. Au-delà du coût financier, vous avez nui à l'image de marque de votre employeur. Les rumeurs se propagent rapidement dans les secteurs très fermés. Les candidats en parlent entre eux. Les avis publiés sur Glassdoor font état d'entretiens discriminatoires. Votre vivier de talents s'assèche, car personne ne veut travailler pour une entreprise qui pose des questions illégales lors des entretiens.
Tendances en matière de conformité pour 2026 et au-delà
Les régulateurs s'intéressent de plus en plus aux questions « indirectes ». Il s'agit de questions juridiques utilisées pour obtenir des informations protégées. Par exemple, poser des questions sur le quartier où vit une personne afin de deviner son origine ethnique ou son statut socio-économique. Les tribunaux sont de moins en moins tolérants envers ces tactiques.
Vérifiez dès aujourd'hui votre script de questions d'entretien. Supprimez toutes les questions qui ne sont pas directement liées à un indicateur clé de performance (KPI). Si vos responsables du recrutement ne peuvent pas expliquer précisément pourquoi ils posent une question, ils ne devraient pas la poser. Corrigez cela avant que l'EEOC ne le fasse à votre place.
Questions fréquemment posées
Q : Puis-je demander si un candidat est disponible pour travailler le week-end ?
R : Oui. Vous pouvez poser des questions sur les exigences spécifiques en matière d'horaires pour le poste. Vous ne pouvez pas demander pourquoi ils ne sont pas disponibles ni vous enquêter sur leurs pratiques religieuses, leurs modalités de garde d'enfants ou leurs obligations familiales. Tenez-vous-en à « Ce poste nécessite de travailler le week-end. Pouvez-vous répondre à cette exigence ? »
Q : Est-il illégal de demander à quelqu'un s'il est autorisé à travailler aux États-Unis ?
R : Non. Vous pouvez poser des questions sur l'autorisation de travail. Vous ne pouvez pas poser de questions sur le statut de citoyenneté, le lieu de naissance ou la nationalité. La question légale est : « Êtes-vous autorisé à travailler aux États-Unis ? » Ne demandez pas : « Êtes-vous citoyen américain ? »
Q : Que dois-je faire si un candidat divulgue volontairement des informations protégées lors d'un entretien ?
R : Ne vous engagez pas dans cette discussion. Si une candidate mentionne spontanément sa grossesse, sa religion ou son handicap, ramenez la conversation aux exigences du poste. Ne posez pas de questions complémentaires. Indiquez dans vos notes d'entretien que cette information a été fournie spontanément, sans que vous ne l'ayez sollicitée.
Q : Puis-je poser des questions sur les interruptions dans mon parcours professionnel ?
R : Oui, mais soyez attentif aux lois en vigueur dans votre État (par exemple, les restrictions relatives à la case à cocher) et veillez à ce qu'il n'y ait pas d'impact discriminatoire. Vous ne pouvez pas demander si l'interruption était due à un congé médical, un congé maternité ou un handicap. Posez une question neutre : « J'ai remarqué une interruption entre 2022 et 2023. Pouvez-vous m'expliquer ce que vous faisiez pendant cette période ? »
Q : Toutes les questions relatives à l'âge sont-elles illégales ?
R : Non. Vous pouvez vérifier qu'un candidat a plus de 18 ans pour pouvoir travailler légalement. Vous ne pouvez pas demander à quelqu'un son âge, quand il prévoit de prendre sa retraite, ni utiliser la date d'obtention de son diplôme pour calculer son âge. La seule question légale concernant l'âge est « Avez-vous plus de 18 ans ? ».
Citations :
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