Comment obtenir une licence pour une agence de recrutement aux États-Unis ?

La création d'une agence de recrutement peut être une activité rentable sur le marché de l'emploi actuel, en constante évolution. Il existe plus de 26 000 entreprises de recrutement aux États-Unis [1] et, selon la SIA, le secteur du recrutement aux États-Unis devrait croître de 5 % pour atteindre 198,3 milliards de dollars en 2025. Cela démontre la résilience et le potentiel de croissance du secteur. Que vous envisagiez de lancer une agence d'intérimune société de recherche de cadres ou une agence de recrutement spécialisée agence de recrutementil est essentiel d'obtenir la licence appropriée pour les activités de l'agence de recrutement. Avant d'investir, voici exactement ce qu'il faut savoir pour obtenir une licence pour une agence de recrutement aux États-Unis.

Quelles sont les conditions requises pour ouvrir une agence de recrutement ?

L'ouverture d'une agence de recrutement implique plusieurs éléments clés qui vont au-delà de l'obtention d'une licence pour les activités d'agence de recrutement. Les exigences de base sont généralement les suivantes

• Obtenez un numéro d'identification de l'employeur (EIN) auprès de l'IRS : Il s'agit d'un numéro unique qui identifie votre entreprise à des fins fiscales. Vous pouvez demander un EIN gratuitement en ligne sur le site de l'IRS.
• Choisissez une structure d'entreprise pour votre agence de recrutement : Cette structure détermine le mode de propriété, d'exploitation, d'imposition et de responsabilité de votre entreprise. Il existe différents types de structures commerciales, telles que l'entreprise individuelle, la société de personnes, la société à responsabilité limitée (SARL) et la société par actions. Chacune ayant ses avantages et ses inconvénients, il est préférable de consulter un juriste ou un fiscaliste pour déterminer celle qui répond le mieux à vos besoins.
• Enregistrez votre nom commercial auprès des autorités locales et de l'État : Vous vous assurez ainsi que votre nom commercial est unique et qu'il n'est pas déjà utilisé par une autre entité. Vous devrez peut-être aussi obtenir une marque de commerce ou de service pour votre nom commercial si vous voulez éviter qu'il ne soit utilisé par d'autres sans votre autorisation.
• Ouvrez un compte bancaire professionnel pour votre agence de recrutement : Cela vous permet de séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise et facilite la gestion de votre trésorerie, de votre masse salariale, de vos impôts et de vos dépenses. Vous aurez besoin de votre EIN et de vos documents d'enregistrement pour ouvrir un compte bancaire professionnel.
• Obtenir les licences et permis nécessaires pour votre agence de recrutement : C'est ici que les choses se compliquent, car les États ont des exigences différentes en matière d'autorisation et de réglementation des services d'emploi et de recrutement. Nous y reviendrons plus en détail dans la section suivante.

En plus de tous les points mentionnés ci-dessus, vous devez jongler avec les responsabilités liées à la gestion de vos clients et de vos candidats, ainsi que de leurs données. Pour les petites agences, cela peut devenir un fardeau écrasant. C'est là que vous aurez besoin d'un progiciel tout-en-un tel que Manatal's ATS et Recruitmemt CRM de Manatal. Il vous offre le meilleur des deux mondes sur une seule plateforme avec une flexibilité totale. Gérez vos clients, partagez des candidats, invitez des utilisateurs invités, et plus encore, sans avoir à passer du temps à gérer manuellement les utilisateurs, les rôles et les données.

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Avez-vous besoin d'une licence pour créer une agence de recrutement aux États-Unis ?

Exigences gouvernementales pour l'ouverture d'une agence de recrutement

Le paysage réglementaire des agences de recrutement implique plusieurs niveaux de contrôle gouvernemental, chacun ayant des exigences distinctes pour l'obtention et le maintien d'une licence pour les activités des agences de recrutement.

Documents fédéraux requis pour une agence de recrutement

Au niveau fédéral, plusieurs documents et enregistrements sont obligatoires pour toutes les agences de placement :

• Numéro d'identification de l'employeur (EIN) : il s'agit de votre numéro d'identification fiscale fédéral, nécessaire pour le traitement des salaires et les déclarations fiscales. Vous pouvez l'obtenir directement et gratuitement auprès de l'IRS.
• Enregistrements fiscaux fédéraux: Vous devez vous inscrire à l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) et vous assurer de la conformité avec les exigences de retenue à la source de l'impôt fédéral sur le revenu pour tous les employés placés.
• Formulaire 941 de l'IRS : The Employer's Quarterly Federal Tax Return (déclaration trimestrielle d'impôt fédéral de l'employeur), qui sert à déclarer les impôts sur le revenu, la sécurité sociale et l'assurance-maladie retenus sur les salaires des employés. Les dates d'échéance sont généralement le 30 avril, le 31 juillet, le 31 octobre et le 31 janvier (le dernier jour du mois suivant la fin de chaque trimestre). [2]
• Conformité avec la Commission sur l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC): Si vous avez 15 employés ou plus, vous devez vous conformer aux lois fédérales de lutte contre la discrimination et vous devrez peut-être déposer des rapports annuels EEO-1.
• Conformité avec le ministère du travail: Bien qu'il ne s'agisse pas d'une licence à proprement parler, vous devez vous conformer aux exigences du Fair Labor Standards Act (FLSA), y compris la tenue d'un registre des salaires et des heures de travail pour tous les employés temporaires que vous placez.
• Conformité en matière d'immigration: Vous devez vérifier les autorisations de travail de tous les employés par le biais de la procédure I-9 et vous pouvez être amené à vous enregistrer auprès de E-Verify en fonction des exigences de vos clients.

Documents d'État requis pour une agence de recrutement

Les exigences des États en matière de licence pour les activités des agences de recrutement varient considérablement d'un État à l'autre. Certains États ont des exigences très strictes en matière d'autorisation, tandis que d'autres n'ont qu'une réglementation minimale.

• États disposant de licences spécifiques pour les agences de recrutement: Des États comme la Californie, le Massachusetts, l'Illinois et la Floride ont des exigences détaillées en matière d'autorisation, notamment en ce qui concerne les frais de dossier, les exigences en matière de cautionnement et les obligations de conformité permanente. En Californie, par exemple, les agences de recrutement doivent déposer une caution de 25 000 à 50 000 dollars auprès du secrétaire d'État ; aucune licence officielle n'est requise par le ministère des relations industrielles, mais la caution est obligatoire[3]. Le Massachusetts exige des agences de recrutement qu'elles s'inscrivent en tant qu'agences d'emploi ou de placement auprès du ministère des normes du travail ; elles doivent se conformer à la loi sur le droit à l'information des travailleurs temporaires[4]. [4] 
• États disposant d'une licence générale d'entreprise: De nombreux États ne disposent pas de licences spécifiques pour les agences de recrutement, mais exigent des licences commerciales générales et peuvent avoir des réglementations liées à l'emploi qui affectent les activités de recrutement.
• Licences professionnelles: Certaines agences de recrutement spécialisées, en particulier celles qui placent des professionnels de la santé ou d'autres professionnels agréés, peuvent avoir besoin de certifications supplémentaires ou doivent se conformer à des réglementations spécifiques à leur secteur d'activité.
• Inscription à la commission des accidents du travail: La plupart des États exigent des agences de recrutement qu'elles souscrivent une assurance contre les accidents du travail et qu'elles s'inscrivent auprès de la commission des accidents du travail de l'État.
• Inscription à l'assurance chômage: Vous devez vous inscrire au programme d'assurance chômage de votre État et tenir à jour vos comptes pour le paiement des cotisations.

Documents commerciaux personnels et éléments nécessaires à l'ouverture d'une agence de recrutement

Outre la licence officielle pour les activités d'une agence de recrutement, plusieurs documents personnels et professionnels sont généralement requis :

• Vérification des antécédents personnels: De nombreux États exigent la vérification des antécédents des propriétaires d'entreprise et du personnel clé, y compris la prise des empreintes digitales et l'examen des antécédents criminels.
• États financiers: Vous pouvez être amené à fournir des états financiers personnels et professionnels démontrant votre capacité à remplir vos obligations financières à l'égard des employés temporaires.
• Plan d'entreprise et procédures opérationnelles: Certains États exigent des plans d'entreprise détaillés décrivant les activités, les marchés cibles et les procédures de conformité, y compris une projection sur trois ans. La SBA fournit des conseils sur la rédaction d'un plan d'entreprise, qui est essentiel pour obtenir un financement et fixer des objectifs stratégiques.
• Accord de non-divulgation (NDA) : Document juridique visant à empêcher les employés et les partenaires commerciaux de divulguer des informations sensibles, telles que les données relatives aux clients, les taux de rémunération et les stratégies commerciales, afin de protéger l'avantage concurrentiel.
• Preuve d'assurance: Documentation de toutes les couvertures d'assurance requises, y compris les certificats d'assurance répondant aux exigences minimales de l'État.
• Documentation sur les installations: Preuve de l'emplacement de l'entreprise, contrats de location et conformité avec les exigences locales en matière de zonage pour les activités commerciales.

Licences pour différents types d'agences de recrutement

Outre les exigences de l'État, vous devrez peut-être aussi tenir compte du type d'entreprise que vous dirigez lorsqu'il s'agira d'octroyer des licences et de réglementer votre agence de recrutement. Il existe différents types de services d'emploi et de recrutement :

• Les agences pour l'emploi : Il s'agit d'entreprises qui cherchent à placer des personnes dans des postes à long terme en échange d'une rémunération de la part du candidat ou de l'employeur potentiel. Les agences pour l'emploi n'embauchent pas elles-mêmes de salariés et ne rémunèrent pas les personnes qu'elles placent.
• Les agences de recrutement : Il s'agit d'entreprises qui placent principalement des employés temporaires. Les agences de recrutement embauchent leurs employés et ce sont elles, et non l'entreprise cliente, qui sont l'employeur officiel.
• Les organisations professionnelles d'employeurs (PEO) : Il s'agit d'entreprises qui offrent un service complet d'externalisation des ressources humaines, connu sous le nom de co-emploi. Dans ce cadre, le PEO effectue pour le compte d'une entreprise diverses tâches d'administration du personnel, telles que la gestion des salaires et des avantages sociaux.

Selon le type d'entreprise que vous dirigez, vous devrez peut-être obtenir différents types de licences ou de permis. Par exemple, certains États exigent que les agences de placement obtiennent une licence d'agence de placement, tandis que les agences de recrutement et les PEO doivent obtenir une licence d'agence de recrutement ou un enregistrement de PEO. Certains États peuvent également exiger différents types de garanties ou de couvertures d'assurance pour différents types de services d'emploi et de recrutement.

Pour déterminer le type de licence ou d'autorisation dont vous avez besoin pour votre type d'activité, vérifiez les définitions et les réglementations de chaque type de service d'emploi et de recrutement dans votre État.

Créer une agence de recrutement depuis n'importe où dans le monde

Pour les services fournis en dehors des États-Unis, il n'est pas nécessaire d'obtenir une licence de l'État américain. Toutefois, vous devez respecter la législation locale du lieu de résidence de vos clients ou de vos employés. Par exemple, si vous fournissez des services d'emploi et de agences de recrutement au Canadavous devez obtenir une licence de la province concernée. Il en va de même pour les activités aux Philippines, où une licence de la Philippine Overseas Employment Administration peut s'avérer nécessaire.

Avant de créer une agence de recrutement, il est essentiel d'effectuer des recherches approfondies sur les lois et réglementations en vigueur dans les pays que vous visez. Veillez à obtenir les licences ou permis nécessaires pour exercer votre activité en toute légalité.

Conclusion

Pour obtenir une licence d'agence de recrutement aux États-Unis, il faut naviguer dans des réglementations fédérales, étatiques et locales complexes. Le succès dépend de la recherche des exigences spécifiques à l'État, de la planification financière en matière de cautionnement et d'assurance, et de la mise en place de procédures de conformité. Outre l'obtention d'une licence, l'établissement de relations avec les clients, la gestion de bases de données de candidats, etc. bases de données de candidatset se tenir au courant de la législation du travail sont des éléments cruciaux pour une agence de recrutement prospère. Une licence appropriée et une planification stratégique peuvent faire d'une agence de recrutement un partenaire commercial précieux et une source d'emploi dans tous les secteurs d'activité.

Questions fréquemment posées

Q : Comment puis-je m'enregistrer en tant qu'entreprise de recrutement aux États-Unis ?

R : Pour enregistrer une société de recrutement aux États-Unis, vous devez choisir une structure commerciale, enregistrer votre nom commercial et obtenir un EIN. En outre, vous devez vous inscrire auprès du département du travail ou de la commission des licences de votre État, obtenir des licences d'agence pour l'emploi et satisfaire aux exigences en matière d'impôts, d'indemnisation des travailleurs et d'assurance chômage dans les États où vous exercez votre activité.

Q : Ai-je besoin d'une licence spéciale si mon agence de recrutement travaille avec des travailleurs étrangers temporaires ?

R : Oui, le recrutement ou le placement de travailleurs étrangers nécessite le respect des réglementations fédérales et parfois étatiques, y compris l'enregistrement en tant qu'entrepreneur de main-d'œuvre pour les travailleurs H-2A et H-2B. Les employeurs doivent respecter des règles spécifiques en matière de recrutement, de logement et de salaire, ainsi que les lois sur l'immigration et la lutte contre la traite des êtres humains.

Q : Quelles sont les sanctions encourues pour l'exploitation d'une agence de recrutement sans les licences appropriées ?

R : L'exercice d'une activité sans licence appropriée peut entraîner des sanctions importantes, notamment des amendes allant de plusieurs centaines à plusieurs milliers de dollars par infraction, des injonctions de cesser et de s'abstenir, des poursuites pénales dans les cas les plus graves et une responsabilité civile pour les dommages causés aux travailleurs ou aux clients. Les États peuvent également réclamer des arriérés d'impôts, des pénalités et des intérêts sur les impôts sur l'emploi et les primes d'indemnisation des travailleurs impayés. En outre, vous pouvez faire l'objet de poursuites de la part de travailleurs pour des salaires ou des prestations non versés, et les clients peuvent refuser de travailler avec des agences non agréées, ce qui nuit gravement à la réputation et aux perspectives de votre entreprise.

Q : Quels sont les types d'assurance requis ou recommandés pour les agences de recrutement ?

R : Les agences de recrutement sont généralement tenues de souscrire une assurance contre les accidents du travail, le chômage et l'invalidité. En outre, il leur est vivement recommandé de souscrire une assurance responsabilité civile générale, une assurance responsabilité civile professionnelle, une assurance responsabilité civile liée aux pratiques d'emploi, une assurance cyber-responsabilité et des cautions. Elles peuvent également souscrire une assurance automobile commerciale pour le transport des travailleurs et des garanties contre le vol des employés.

Q : Comment puis-je rester en conformité avec la législation du travail et éviter les audits ou les amendes ?

R : Tenir des registres détaillés des heures de travail, des salaires, des impôts et des avantages sociaux des employés, veiller à la bonne classification des travailleurs et se tenir au courant de la législation du travail. Effectuez des audits, mettez en œuvre des politiques de conformité et envisagez d'adhérer à des associations sectorielles. Utilisez des logiciels de conformité et consultez des avocats spécialisés dans le droit du travail pour obtenir des conseils et une représentation.

Citations :

1. Logiciel DOIT

2. IRS

3. Wolters Kluwer

4. Massgov