La planification des entretiens facilitée en 2025 : Conseils et outils

Le temps est une denrée précieuse pour les recruteurs, les responsables du recrutement et les candidats. Il n'est donc pas surprenant que la planification des entretiens reste l'un des aspects les plus chronophages du processus de recrutement. Des données récentes indiquent que les recruteurs consacrent entre 30 minutes et 2 heures à la coordination d'un seul entretien, 60 % d'entre eux estimant qu'il est difficile d'aligner les calendriers des différentes parties prenantes. En outre, 57 % des entreprises ont un membre de l'équipe chargé de planifier les entretiens, ce qui souligne l'importance de cette tâche dans les opérations de recrutement[1].

Ces inefficacités peuvent avoir des conséquences tangibles : près de la moitié (49%) des candidats ont abandonné le processus d'embauche en raison de retards dans la programmation des entretiens, et 40% s'attendent à obtenir un entretien dans les 2 à 6 jours suivant leur candidature[1]. Pour relever ces défis, de nombreuses organisations se tournent vers des logiciels de programmation capables de détecter automatiquement les conflits et de suggérer d'autres horaires. 

Dans les sections suivantes, nous approfondirons ces défis et explorerons des solutions pratiques pour optimiser votre processus de planification des entretiens.

Différents modes de planification des entretiens

Planification gérée par le recruteur

Dans le cas d'une planification dirigée par le recruteur, ce dernier coordonne activement les entretiens en assurant la liaison entre les candidats et les responsables du recrutement. Cette approche traditionnelle permet aux recruteurs de gérer le processus de près, en veillant à l'aligner sur les priorités et les délais de l'organisation.

Avantages :

• Coordination centralisée : Les recruteurs peuvent superviser l'ensemble du processus de planification, en veillant à la cohérence et au respect des protocoles de l'entreprise.
• Communication personnalisée : L'interaction directe avec les candidats permet aux recruteurs de répondre à des préoccupations spécifiques et de fournir des informations sur mesure.

Défis :

• Le temps est compté : La coordination manuelle des calendriers peut nécessiter beaucoup de travail, en particulier lorsqu'il s'agit de traiter avec plusieurs parties prenantes.
• Risque de retard : Les allers-retours dans la communication peuvent entraîner des retards dans la programmation, ce qui peut avoir un impact sur l'expérience des candidats.

Meilleures pratiques :

• Utiliser des outils de planification : Utilisez des outils tels que Calendly ou GoodTime pour rationaliser le processus de planification et réduire les efforts manuels.
• Définir à l'avance les créneaux d'entretien : Travaillez avec les responsables du recrutement pour définir à l'avance les créneaux horaires disponibles, afin de minimiser les conflits d'horaires.
• Communication rapide : Répondre rapidement aux demandes des candidats pour maintenir l'engagement et faire preuve de professionnalisme.

Programmation par le candidat

La planification par le candidat permet aux candidats de choisir les heures d'entretien qui correspondent le mieux à leurs disponibilités, souvent par le biais de plateformes de planification automatisées. Cette approche améliore l'expérience du candidat en offrant une certaine flexibilité et en réduisant les frictions liées à la programmation.

Avantages :

• Amélioration de l'expérience du candidat : Permettre aux candidats de choisir l'heure de leur entretien peut accroître leur satisfaction et leur donner une impression positive de l'entreprise.
• Efficacité : La planification automatisée réduit la charge administrative des recruteurs et accélère le processus d'embauche.

Défis :

• Contrôle limité : Les recruteurs peuvent avoir moins de contrôle sur le processus de planification, ce qui peut entraîner des conflits avec les calendriers internes.
• Dépendance à l'égard de la technologie : La dépendance à l'égard des outils de planification nécessite de s'assurer que toutes les parties prenantes sont à l'aise et maîtrisent la technologie.

Meilleures pratiques :

• Définir des paramètres clairs : Définir des plages horaires disponibles qui correspondent à la disponibilité de l'enquêteur afin d'éviter les conflits d'horaires.
• Fournir des instructions détaillées : Offrez aux candidats des conseils clairs sur la manière d'utiliser l'outil de planification et sur ce à quoi ils doivent s'attendre au cours du processus d'entretien.
• Contrôler et ajuster : Examinez régulièrement les schémas de programmation et le retour d'information afin d'optimiser le processus et de résoudre rapidement tout problème.

Les deux approches de planification, celle du recruteur et celle du candidat, ont leurs mérites et peuvent être choisies en fonction des besoins et des ressources spécifiques de l'organisation. Dans certains cas, un modèle hybride combinant des éléments des deux approches peut constituer la solution optimale.

Outils pour planifier les entretiens

Vous avez donc besoin du bon outil pour planifier les entretiens en douceur. Découvrons quelques outils de planification des entretiens et améliorons votre parcours de recrutement.

Calendly

Cette plateforme vous permet d'afficher vos disponibilités et laisse les candidats choisir le moment qui leur convient le mieux, en automatisant les confirmations et les rappels. Calendly s'intègre à d'autres logiciels de calendrier tels que Google et Outlook. Il prend également en charge les outils de vidéoconférence tels que Zoom et Microsoft Teams.

Manatal

Manatal permet l'intégration avec des fournisseurs d'emails comme Gmail et Outlook, permettant l'automatisation du flux de travail comme l'envoi d'emails personnalisés. Bien que Manatal n'ait pas d'intégration native avec Calendly, vous pouvez connecter Manatal avec Calendly en utilisant Zapier pour automatiser l'envoi de liens Calendly lorsqu'un candidat passe à l'étape de l'entretien.

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Google Agenda

Un outil de planification des entretiens couramment utilisé par les recruteurs. Vous pouvez créer des événements spécifiques pour les entretiens, fixer des rappels et inviter facilement les candidats et les responsables du recrutement à l'événement. Il permet également aux utilisateurs de mettre en place des entretiens récurrents et de personnaliser les rappels en fonction de leurs besoins. L'utilisation de Google Agenda est gratuite avec un compte Google et ses fonctionnalités conviennent à la plupart des utilisateurs individuels. Pour les entreprises qui recherchent des fonctionnalités plus avancées, vous pouvez consulter le tableau ci-dessous :

Le bon temps

GoodTime est un outil de planification conçu pour aider les équipes de recrutement à coordonner les entretiens de manière plus efficace. Il se connecte aux systèmes de calendrier pour trouver les créneaux horaires disponibles et permet aux candidats de choisir parmi ces options. La plateforme comprend également des fonctionnalités qui permettent de répartir les entretiens entre les membres qualifiés de l'équipe et de suivre l'engagement des intervieweurs. GoodTime est souvent utilisé par les équipes qui gèrent un grand nombre d'entretiens et qui ont besoin de maintenir une cohérence dans la programmation.

• Prix : Personnalisé, basé sur la taille de l'équipe et l'utilisation
• Pour :
  • Automatisation de la programmation des entretiens
  • Synchronisation avec les calendriers
  • Aide à répartir les entretiens entre les membres de l'équipe
• Cons :
  • Pas de fonction d'entretien vidéo intégrée
  • Peut nécessiter un temps de mise en place et d'apprentissage

VidCruiter

VidCruiter offre des fonctionnalités de planification dans le cadre d'une suite logicielle de recrutement plus large. Il prend en charge les entretiens vidéo en direct et en différé, ce qui permet aux candidats et aux recruteurs de s'engager de manière asynchrone si nécessaire. Les recruteurs peuvent utiliser VidCruiter pour envoyer automatiquement des invitations et des rappels pour les entretiens. VidCruiter peut être plus adapté aux organisations qui souhaitent également structurer leur processus d'entretien à l'aide de questions prédéfinies ou de systèmes de notation, en plus de la planification.

• Prix : Personnalisé, basé sur les fonctionnalités et le volume d'embauche
• Pour :
  • Prise en charge des entretiens vidéo en direct et en différé
  • Automatisation des invitations et des rappels
  • Comprend des outils pour des évaluations structurées
• Cons :
  • L'installation peut prendre du temps
  • Peut offrir plus de fonctionnalités que nécessaire pour des cas d'utilisation simples

Comment rédiger un courriel de convocation à un entretien

La rédaction d'un courriel de convocation à un entretien donne le ton de votre professionnalisme et de l'intérêt que vous portez au candidat. Voici un guide étape par étape sur la manière de rédiger un courriel de convocation à un entretien efficace :

1. L'objet du message: L'objet du message doit être concis et exprimer clairement l'objectif de l'e-mail. Par exemple, "Demande d'entretien : [Votre nom] - [Titre du poste]".
2. Salutation: Commencez le courriel par une salutation professionnelle, en vous adressant de préférence au destinataire par son nom.
3. Introduction: Présentez-vous brièvement et mentionnez le poste pour lequel vous avez postulé ou la raison de votre demande d'entretien.
4. Disponibilité: Fournissez une liste des dates et heures auxquelles vous êtes disponible pour l'entretien. Indiquez clairement le fuseau horaire pour éviter toute confusion.
5. Confirmation: Demandez poliment au destinataire de confirmer l'heure de l'entretien et de vous fournir ses coordonnées au cas où il aurait besoin de vous contacter pour plus de détails.
6. Remerciement: Exprimez votre gratitude pour l'opportunité qui vous a été donnée de participer à l'entretien et remerciez le destinataire pour le temps qu'il vous a consacré et l'attention qu'il vous a accordée.

Automatiser le processus de planification des entretiens

Pour automatiser la planification des entretiens, leur reprogrammation et les rappels, les recruteurs peuvent utiliser divers outils et plateformes qui rationalisent le processus. Voici quelques recommandations d'applications de calendrier et d'appel ou d'appel vidéo pour les recruteurs :

1. Utilisez des outils de planification tels que Calendly ou Doodle pour permettre aux candidats de choisir des créneaux d'entretien en fonction de leur disponibilité, ce qui élimine les allers-retours pour la planification.
2. Créez des rappels automatiques par courrier électronique à envoyer aux candidats avant l'entretien, en précisant l'heure et le lieu de l'entretien (le cas échéant), ainsi que les documents de préparation.
3. Intégrer les outils de calendrier aux plateformes logicielles de recrutement afin d'assurer une communication transparente et des mises à jour sur les calendriers d'entretien, les reports et la disponibilité des candidats.
4. Utilisez des courriels ou des messages de suivi automatisés pour remercier les candidats du temps qu'ils ont consacré à l'entretien et leur communiquer les prochaines étapes ou un retour d'information.

En intégrant ces applications de calendrier et d'appel/vidéo, ainsi qu'en mettant en œuvre des outils d'automatisation, les recruteurs peuvent rationaliser le processus de planification des entretiens, réduire les tâches manuelles et garantir un processus de recrutement plus efficace et plus efficient.

Conclusion

En conclusion, une planification efficace des entretiens est cruciale pour un processus d'embauche sans heurts et une expérience positive pour les candidats. Des outils tels que Manatal et Calendly, ainsi que des pratiques de communication efficaces, peuvent grandement contribuer à atteindre cet objectif. En automatisant et en rationalisant le processus de planification des entretiens, les recruteurs peuvent se concentrer davantage sur la sélection du bon candidat pour le poste.

Questions fréquemment posées

Q : Quelles caractéristiques dois-je rechercher dans les meilleurs outils de planification d'entretiens en 2025 ?

R : Lors de l'évaluation des outils de planification des entretiens en 2025, les principales caractéristiques à prendre en compte sont une intégration transparente avec les systèmes de RH et de calendrier, une planification pilotée par l'IA pour optimiser les temps d'entretien, une communication personnalisable pour les candidats, une solide sécurité des données et des analyses perspicaces. En outre, une interface conviviale est essentielle pour les recruteurs et les candidats afin de garantir un processus d'embauche sans heurts.

Q : Quels éléments doivent figurer dans un courriel d'invitation à un entretien ?

R : Un courriel de convocation à un entretien efficace comprend une formule de politesse, précise le poste et les détails de l'entretien tels que la date, l'heure, le fuseau horaire et le format, indique le nom et le rôle de l'intervieweur, énumère les documents de préparation éventuels et encourage les demandes de confirmation ou de report de l'entretien. Il doit se terminer par des salutations polies et les coordonnées d'une personne à contacter en cas de questions supplémentaires.

Q : Quels sont les modèles de tarification habituels pour les logiciels de planification d'entretiens ?

R : Les logiciels de planification des entretiens utilisent différents modèles de tarification pour répondre aux divers besoins des entreprises. Ces modèles comprennent la tarification par abonnement, qui implique des frais réguliers pour des fonctionnalités évolutives ; la tarification par paliers, qui offre différents forfaits pour répondre à différents budgets et exigences ; le paiement à l'utilisation, où les coûts dépendent de l'utilisation ; et les modèles freemium qui fournissent des services de base gratuitement avec des options pour des mises à niveau payantes. Ces stratégies aident les entreprises de toutes tailles à gérer efficacement les processus d'entretien et à contrôler les dépenses.

Q : Quelles sont les erreurs qui frustrent le plus souvent les candidats lors de la programmation ?

R : Les candidats sont souvent frustrés par le processus de planification en raison de plusieurs problèmes : une communication peu claire de la part des employeurs, des conflits de planification dus à des fuseaux horaires ou des engagements non pris, un manque de suivi en temps voulu qui entraîne des incertitudes et des problèmes techniques avec les plates-formes de planification. Ces problèmes peuvent avoir un impact négatif sur la perception qu'a le candidat de l'entreprise.

Q : Quelles sont les données et les mesures que les recruteurs devraient suivre pour évaluer l'efficacité de la planification ?

R : Pour évaluer l'efficacité de la planification dans le domaine du recrutement, il convient de suivre des indicateurs clés : le délai de planification, le ratio entretien/offre, le temps de réponse des candidats, les taux de non-présentation liés à la planification et l'utilisation des outils de planification. Ces mesures permettent de mieux comprendre les délais d'exécution, la qualité des candidats, l'engagement, l'efficacité de la communication et l'utilisation de la technologie, ce qui permet d'identifier les domaines d'amélioration des processus.

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Citation

1. Withe