Guide de description du poste de secrétaire à l'intention des recruteurs

Les secrétaires jouent un rôle central dans le maintien de l'efficacité et de l'organisation des lieux de travail modernes. Les entreprises s'appuyant de plus en plus sur des opérations rationalisées et une communication efficace, le besoin de secrétaires qualifiés reste important. Ce guide fournit aux professionnels du recrutement une vue d'ensemble de la fonction, y compris les responsabilités, les considérations de coût et les références du marché, afin de soutenir des décisions d'embauche éclairées et de conseiller efficacement les clients.

Qu'est-ce qu'un secrétaire ?

Un secrétaire est un professionnel qui fournit un soutien administratif et organisationnel au sein d'une entreprise ou d'un bureau. Ses responsabilités comprennent généralement le traitement de la correspondance, la gestion des emplois du temps, l'organisation de réunions, la tenue de dossiers et l'exécution de tâches de bureau générales. Les secrétaires veillent au bon déroulement des activités quotidiennes et assurent souvent la liaison entre les différents services ou entre l'organisation et les clients ou partenaires extérieurs. Leur rôle est crucial pour assurer une communication efficace et une bonne efficacité sur le lieu de travail.

Où trouver des talents pour le poste de secrétaire ?

Un aspect crucial du maintien de l'efficacité des activités de l'entreprise consiste à s'assurer que le poste de secrétaire est occupé par une personne compétente et fiable. Pour identifier le bon talent pour ce poste, il faut tirer parti de plusieurs ressources et stratégies. Vous trouverez ci-dessous quelques pistes clés à explorer lors de la recherche de candidats qualifiés :

• Portails d'emploi en ligne: Utilisez des plateformes bien établies comme LinkedIn, Indeed et Glassdoor, où vous pouvez publier des offres d'emploi et toucher un large public.
• Événements de mise en réseau: Participez à des événements spécifiques au secteur et à des salons de l'emploi pour rencontrer des candidats potentiels et développer votre réseau professionnel.
• Agences de recrutement: Établissez des partenariats avec des agences de recrutement spécialisées dans les fonctions administratives afin de rationaliser le processus d'embauche.
• Recommandations des employés: Encouragez les employés actuels à recommander des candidats appropriés dans leur entourage professionnel, en offrant si possible des incitations.
• Associations professionnelles: S'engager auprès d'organisations dédiées aux professionnels de l'administration, qui proposent souvent des sites d'emploi et des annuaires de membres.

Modèle de description de poste de secrétaire

En tant que secrétaire, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de notre bureau et fournirez un soutien administratif essentiel à notre équipe. Vous serez le premier point de contact pour les clients et les visiteurs et gérerez efficacement la communication et la programmation. Le candidat idéal possède d'excellentes compétences organisationnelles, le souci du détail et la capacité de gérer plusieurs tâches avec aisance. Vous contribuerez à créer une atmosphère accueillante et professionnelle, améliorant à la fois nos opérations internes et les interactions avec nos clients.

Responsabilités :

• Gérer les activités quotidiennes du bureau, y compris le classement, la photocopie et l'organisation des documents.
• Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les orienter, et gérer la correspondance électronique de manière professionnelle.
• Maintenir des systèmes de classement organisés pour les documents, tant électroniques que physiques.
• Servir de point de contact principal pour les clients, les visiteurs et les membres de l'équipe, en veillant à ce que les demandes soient traitées rapidement et de manière professionnelle.
• Préparer et distribuer des communications internes et externes, telles que des mémos, des courriels et des lettres.
• Gérer les calendriers et programmer des rendez-vous pour les cadres et les membres de l'équipe.
• Coordonner les réunions, y compris la préparation des ordres du jour, la réservation des salles de réunion et la mise en place des installations et équipements nécessaires.
• Organiser le voyage, y compris la réservation des vols, de l'hébergement et du transport.
• Maintenir et mettre à jour les listes de contacts, en veillant à l'exactitude et à la confidentialité.
• Aider à la saisie et à la gestion des bases de données relatives aux clients, aux fournisseurs et aux dossiers internes.
• Contrôler et gérer l'inventaire des fournitures de bureau et passer des commandes si nécessaire.
• Veiller à ce que l'environnement du bureau soit propre, organisé et propice à la productivité.
• Aider à la préparation de rapports, de présentations et d'autres documents à la demande de la direction.
• Recueillir et analyser des informations qui seront utilisées pour divers rapports.

Compétences requises :

• Solides capacités d'organisation et d'exécution de tâches multiples.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.
• Un grand souci du détail et des compétences en matière de résolution de problèmes.
• Capacité à travailler de manière indépendante et à collaborer au sein d'une équipe.
• Familiarité avec les équipements de bureau, tels que les imprimantes et les scanners.

Qualifications requises :

• Diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent ; diplôme d'associé ou de bachelier de préférence.
• Une expérience préalable dans une fonction administrative ou de secrétariat est un atout.
• Vitesse de frappe d'au moins 50 mots par minute.
• Connaissance des procédures et systèmes administratifs et de bureau.
• Expérience de la gestion des horaires et des rendez-vous.

Défis liés à l'embauche d'une secrétaire

L'embauche d'une secrétaire implique de relever plusieurs défis afin de s'assurer qu'elle conviendra parfaitement à votre organisation. Les secrétaires jouent un rôle crucial dans le fonctionnement du bureau et le soutien du personnel clé, ce qui rend le processus d'embauche essentiel à la réussite de l'entreprise. Voici quelques défis courants rencontrés lors de l'embauche d'une secrétaire :

• Évaluation des compétences: Il peut être difficile d'identifier les candidats qui possèdent les compétences techniques et organisationnelles nécessaires, car celles-ci sont essentielles pour accomplir efficacement les tâches quotidiennes.
• L'adéquation culturelle: Il est essentiel de trouver une personne qui s'aligne sur la culture et les valeurs de l'entreprise pour garantir une interaction harmonieuse avec les membres de l'équipe et l'adaptabilité à l'environnement de travail.
• L'expérience: L'équilibre entre le besoin de candidats expérimentés nécessitant moins de formation et les ressources financières disponibles peut représenter un défi, en particulier pour les petites entreprises.
• Maîtrise de la technologie: Avec l'évolution des technologies, les secrétaires doivent posséder de solides compétences en matière d'informatique et de logiciels. Il est de plus en plus important de s'assurer que les candidats maîtrisent les outils et les plates-formes actuels.
• Capacité de communication: D'excellentes aptitudes à la communication écrite et orale sont essentielles pour les postes de secrétaire, mais il peut s'avérer difficile d'évaluer ces aptitudes avec précision lors d'entretiens et de tests.

En relevant ces défis de manière proactive, les entreprises peuvent embaucher des secrétaires qui contribuent de manière positive à la dynamique et à la productivité du bureau.

Coût de l'embauche d'une secrétaire

Lorsqu'on évalue le coût de l'embauche d'une secrétaire aux États-Unis, il est important de prendre en compte à la fois la rémunération directe et les frais d'emploi associés. Les références du marché fournissent des indications utiles aux professionnels du recrutement lorsqu'ils conseillent leurs clients :

• Rémunération : Les secrétaires débutants (1 à 3 ans d'expérience) gagnent généralement environ 36 000 dollars américains par an, tandis que les professionnels plus expérimentés (8 ans et plus) peuvent gagner environ 58 000 dollars américains par an. Les moyennes nationales, tous niveaux confondus, sont plus élevées, se situant autour de 72 000 dollars américains par an, les fonctions spécialisées (par exemple, les secrétaires juridiques ou de direction) pouvant atteindre 90 000 à 100 000 dollars américains ou plus.
• Avantages sociaux : Outre le salaire de base, les employeurs doivent tenir compte des avantages sociaux, qui représentent généralement 30 à 40 % de la rémunération totale. Ces avantages comprennent l'assurance maladie, les plans de retraite et les congés payés.
• Recrutement et intégration : La publicité, les entretiens, les frais d'agence et la formation initiale contribuent aux coûts initiaux de l'embauche.
• Frais généraux opérationnels : L'espace de bureau, l'équipement et les outils numériques nécessaires aux tâches administratives quotidiennes font partie de l'investissement global.

Avantages de l'utilisation de ce modèle de description de poste de secrétaire

Un modèle de description de poste structuré est une ressource essentielle pour les professionnels du recrutement et les responsables de l'embauche. L'adoption d'un cadre prêt à l'emploi offre aux organisations des avantages clairs qui rationalisent le processus de recrutement et conduisent à de meilleurs résultats.

• Clarté et cohérence : Veille à ce que la fonction soit présentée dans un format clair et normalisé qui réduit l'ambiguïté pour les candidats et les employeurs.
• Efficacité en termes de temps : Permet aux recruteurs et aux équipes RH de gagner un temps considérable en fournissant un point de départ fiable plutôt que de rédiger des descriptions à partir de zéro.
• Amélioration de l'adéquation du candidat : Les responsabilités et les qualifications sont décrites en détail, ce qui permet d'attirer des candidats dont les compétences et l'expérience correspondent étroitement aux besoins de l'organisation.
• Présentation professionnelle : Fournit une description soignée et complète qui donne une bonne image de l'employeur et favorise une expérience positive pour le candidat.
• Des conseils plus solides pour les clients : Permet aux professionnels du recrutement de disposer d'une ressource crédible et structurée pour guider les discussions avec les clients et soutenir les décisions d'embauche fondées sur des données.

Conclusion

Une description de poste de secrétaire bien rédigée est essentielle pour attirer des candidats qualifiés et définir des attentes claires dès le départ. En comprenant l'étendue du rôle, les coûts associés et les références actuelles du marché, les professionnels du recrutement peuvent mieux guider leurs clients tout au long du processus d'embauche. En fin de compte, investir dans la bonne secrétaire renforce l'efficacité de l'organisation, améliore la communication et contribue au succès opérationnel à long terme.

Questions fréquemment posées

Q : Quelles sont les compétences essentielles qu'une bonne secrétaire doit posséder au-delà du CV ?

R : Une bonne secrétaire doit posséder d'excellentes compétences en matière d'organisation, de communication et de relations interpersonnelles, ce qui lui permet d'effectuer plusieurs tâches à la fois, d'établir des priorités et de communiquer efficacement dans un environnement où tout va très vite. Elle doit traiter les informations confidentielles avec discrétion, s'adapter à des circonstances changeantes et posséder de solides capacités de résolution de problèmes. La maîtrise des logiciels de bureautique et des outils de communication est également importante pour soutenir efficacement l'équipe et l'organisation.

Q : Que dois-je inclure dans la description du poste pour attirer les meilleurs candidats ?

R : Une description de poste convaincante doit être claire et complète et mettre en évidence le titre du poste, la mission, les valeurs et la culture de l'entreprise. Elle doit décrire les principales responsabilités et les tâches quotidiennes, les qualifications et les compétences requises, en distinguant les attributs essentiels des attributs souhaitables. La description doit également présenter les possibilités d'évolution, les avantages uniques tels que la flexibilité du travail, ainsi qu'un processus de candidature simple, avec des instructions claires et des dates clés.

Q : Quelles sont les meilleures questions d'entretien à poser à une candidate au poste de secrétaire ?

R : Les questions de l'entretien doivent être conçues de manière à évaluer à la fois les compétences techniques et les compétences non techniques des candidats. Voici quelques exemples :

• Questions de mise en situation : "Décrivez une fois où vous avez dû gérer un client ou un collègue difficile. Quelle était la situation et comment l'avez-vous résolue ?" Cette question permet d'évaluer les compétences en matière de relations interpersonnelles et de résolution de problèmes.
• Questions comportementales : "Parlez-moi d'une occasion où vous avez dû établir des priorités entre plusieurs tâches urgentes. Quel a été votre processus et comment vous êtes-vous assuré que tout était terminé à temps ?" Ces questions révèlent les capacités de gestion du temps et d'organisation des candidats.
• Questions sur les compétences techniques : "Quels sont les logiciels et applications de bureautique que vous maîtrisez le mieux ? Pouvez-vous donner un exemple de la manière dont vous avez utilisé [un programme spécifique comme Excel ou un outil de gestion de projet] pour rationaliser un processus dans une fonction précédente ?"
• Questions sur la confidentialité : "Comment gérez-vous les informations confidentielles ou sensibles sur le lieu de travail ? Il s'agit d'une question cruciale pour évaluer leur intégrité et leur compréhension des limites professionnelles.

Q : Quelle est la différence entre une secrétaire, un assistant personnel et un assistant administratif ?

R : Les secrétaires, les assistants personnels et les assistants administratifs ont des rôles distincts mais partagent certaines tâches. Les secrétaires s'occupent des tâches administratives générales pour des équipes ou des départements. Les assistants personnels apportent un soutien personnalisé à des personnes, généralement des cadres supérieurs, notamment en ce qui concerne les tâches personnelles et la coordination des déplacements. Les assistants administratifs effectuent à la fois des tâches de secrétariat et des tâches complexes, en soutenant les cadres et les équipes, ce qui nécessite une compréhension stratégique de l'entreprise.