Description du poste de commis d'unité et modèle de document

La rédaction d'une description de poste convaincante est la première étape pour attirer des candidats qualifiés. Que vous recrutiez pour un service hospitalier en pleine effervescence ou pour un cabinet médical tranquille, la compréhension des tâches essentielles et des qualités souhaitables peut faire la différence entre vos efforts de recrutement et leur échec. Dans cet article, nous examinerons les éléments essentiels d'une description de poste de commis d'unité qui vous aideront à identifier et à embaucher le meilleur candidat pour votre équipe de soins de santé.

Qu'est-ce qu'un commis d'unité ?

Le commis d'unité est un professionnel administratif essentiel au sein des établissements de santé, tels que les hôpitaux, les cliniques et les établissements de soins de longue durée. Il constitue l'épine dorsale d'une unité hospitalière et veille à ce que les opérations se déroulent de manière harmonieuse et efficace en effectuant diverses tâches administratives. Ces tâches comprennent généralement la gestion des dossiers des patients, la prise de rendez-vous, la gestion des communications et la facilitation de la communication entre le personnel médical et les patients. Les commis d'unité sont souvent le premier point de contact avec les patients et les visiteurs, ce qui exige d'eux d'excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et d'organisation. Leur rôle est essentiel pour maintenir le bon fonctionnement de l'établissement de santé, ce qui permet aux professionnels de la santé de se concentrer sur les soins aux patients.

Où les trouver ?

Les recruteurs qui cherchent à embaucher des commis d'unité doivent envisager plusieurs canaux :

• Sites d'offres d'emploi dans le domaine de la santé (par exemple, pages d'offres d'emploi dans les hôpitaux/cliniques, sites spécialisés dans l'emploi dans le domaine de la santé).
• Sites d'emploi généraux tels que Indeed, ZipRecruiter, Monster et LinkedIn.
• Agences de recrutement spécialisées dans le recrutement de personnel administratif médical/clinique.
• Les écoles de formation locales ou les collèges communautaires enseignent l'administration des cabinets médicaux ou les services de santé. Les diplômés recherchent souvent des postes de commis d'unité ou de commis d'étage.
• Recrutement interne: personnel actuel exerçant des fonctions connexes (réceptionniste médical, employé de l'unité de santé) et susceptible d'effectuer une transition.

Description du poste de commis d'unité

Nous recherchons un(e) employé(e) d'unité soucieux(se) du détail, professionnel(le) et amical(e) pour rejoindre notre équipe. Le candidat idéal doit posséder une grande expérience dans le secteur du soutien administratif et du travail de bureau et être expérimenté dans l'industrie de l'administration des soins de santé. L'objectif de ce poste est d'être le premier point de contact pour les visiteurs et les patients de l'unité et de fournir des services de réponse téléphonique en temps opportun, de classement et d'autres tâches administratives selon les besoins.

Responsabilités du commis d'unité

• Servir de point de contact pour les patients, les familles, les médecins, les infirmières et le personnel auxiliaire.
• Répondre et acheminer les appels téléphoniques, les pages et les messages.
• Gérer les admissions, les sorties et les transferts de patients (ADT) en coordination avec les soins infirmiers et la gestion des cas.
• Tenir et mettre à jour les dossiers des patients, les registres, les journaux et le recensement des unités.
• Transcrire les ordonnances des médecins, saisir les données dans le DSE/système d'information de l'hôpital.
• Coordonner les communications entre les services (laboratoire, radiologie, pharmacie, transport).
• Trier, distribuer et classer les documents (résultats de laboratoire, références, correspondance).
• Coordonner les commandes de fournitures, l'inventaire et le réapprovisionnement de l'unité
• Contribuer à la programmation, aux tâches de bureau et au soutien administratif de l'unité.
• Assurer la confidentialité et le traitement adéquat des dossiers médicaux

Qualifications requises

• Diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent (certains préfèrent un certificat d'études supérieures en administration médicale)
• Expérience préalable dans un environnement clinique, hospitalier ou médical (de préférence, mais pas obligatoirement)
• Familiarité avec la terminologie médicale et les flux de travail dans le domaine des soins de santé
• Capacité à garder son sang-froid dans des environnements où le rythme est rapide et le stress important.
• Certification (si applicable au niveau régional), par exemple, coordinateur d'unité de santé certifié (CHUC) ou équivalent.

Compétences requises

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite
• Solides compétences organisationnelles et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités.
• Souci du détail, précision de la documentation et de la saisie des données
• Maîtrise des systèmes informatiques, des DSE, des systèmes d'information hospitaliers, de MS Office
• Bonnes compétences interpersonnelles ; capacité à assurer la liaison entre les équipes cliniques et administratives.
• Discrétion et confidentialité (HIPAA ou réglementation équivalente)
• Esprit de résolution des problèmes ; capacité à réagir aux interruptions et aux changements de priorités.

Défis liés à l'embauche d'un commis d'unité

• Âge/rotation/expérience : De nombreux commis d'unité sont plus âgés ; l'âge moyen est d'environ 47,4 ans aux États-Unis. Une forte rotation est observée : environ 22% restent moins d'un an, et ~33% pendant 1 à 2 ans.
• Déséquilibre entre les sexes et diversité : Au début de l'année 2025, environ 90,6 % des employés d'unités hospitalières aux États-Unis étaient des femmes, et seulement 9,4 % des hommes.
• Certains candidats n'ont qu'une expérience limitée des flux de travail en milieu hospitalier, et même s'ils semblent excellents sur le papier, ils peuvent avoir du mal à gérer le rythme, les interruptions ou la hiérarchie.
• La sélection des compétences interpersonnelles, de l'adaptabilité et du jugement est plus difficile que la sélection des compétences administratives ; de nombreux problèmes d'adéquation n'apparaissent qu'après l'embauche.

Quel est le coût de l'embauche ?

• Le salaire horaire moyen d'un commis d'unité de soins aux États-Unis est de 20,90 $.
• En cas d'embauche à temps plein (40 hrs, cela représente environ 38 000 à 45 000 dollars par an, avant les avantages sociaux. (Le montant exact dépend du lieu de travail et de l'ancienneté).
• Les prestations de soins de santé, les congés payés, l'assurance chômage, etc., ajoutent généralement entre 20 et 40 %, en fonction de l'employeur.

Conclusion

Pour les recruteurs, une description de poste de commis d'unité bien rédigée peut faire une grande différence en attirant des candidats qualifiés qui resteront. Donnez la priorité à la clarté des responsabilités, des compétences et des qualifications. Gardez un œil sur les normes salariales locales et les risques de rotation. Utilisez plusieurs canaux de recherche. Comprendre le coût total, et pas seulement le salaire, pour s'assurer que l'embauche est viable.

Questions fréquemment posées

Q : Quelle est la différence entre un commis d'unité et un réceptionniste médical ?

‍A: Le commis d'unité travaille généralement au sein d'une unité de soins hospitalière (par exemple, médecine-chirurgie, soins intensifs), gérant le flux de travail administratif spécifique à l'unité, tandis que le réceptionniste médical s'occupe souvent des tâches d'accueil dans les centres de soins ambulatoires ou les cliniques.

Q : Comment puis-je rédiger une meilleure description de poste pour attirer les meilleurs candidats ?

R : Utilisez des titres clairs, énoncez distinctement les responsabilités principales et les compétences et qualifications requises, mentionnez les avantages et la culture du lieu de travail, précisez le lieu et les horaires, évitez le jargon et optimisez la recherche (si vous publiez un poste en ligne).

Q : Quelle est l'expérience suffisante pour occuper un poste de commis d'unité ?

R : De nombreux employeurs acceptent une expérience de 0 à 1 an dans le domaine du secrétariat ou de l'administration, de préférence dans un établissement de soins de santé. Une plus grande expérience est utile, notamment en ce qui concerne le DME, la programmation et les unités à haut volume.

Q : Quels sont les éléments à vérifier lors de la sélection ?

R : Inclure des évaluations de la précision de la saisie des données, de la rapidité d'exécution d'une tâche simulée de DSE, de la connaissance de la terminologie médicale, de la capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois en cas d'interruption, et de la communication ou de la résolution de problèmes sur la base d'un scénario.

Q : Quelle est la plus grande erreur de recrutement commise par les recruteurs pour ce poste ?

R : Accorder trop d'importance aux compétences administratives et sous-évaluer les caractéristiques "d'adaptation", telles que la tolérance au stress, les compétences en matière de communication et la capacité d'adaptation. Un candidat qui semble idéal sur le papier peut s'avérer défaillant sous la pression du monde réel.