Background Check für Arbeitgeber: Einstellen mit Zuversicht

Eine Zuverlässigkeitsüberprüfung für Arbeitgeber ist ein wichtiger Schutz bei der Einstellung von Bewerbern, der kostspielige Fehler verhindern und das Vertrauen am Arbeitsplatz stärken kann. Stellen Sie sich einen Personalchef vor, der die Überprüfung überspringt und dann auf einen Bewerber trifft, der seine Zeugnisse fälscht. Wochen später sind die Folgen mehr als nur peinlich. Es ist ein finanzieller und rufschädigender Verlust. Aus diesem Grund ist eine gründliche Überprüfung des Hintergrunds für Arbeitgeber ein wichtiger Schutz, um solche Fehltritte zu verhindern, bevor sie passieren. Laut SHRM führen 94 % der Arbeitgeber vor der Einstellung eine Überprüfung durch und sind der Meinung, dass dies ein wichtiger Teil des Einstellungsprozesses ist.[1] In diesem Leitfaden wird erläutert , worauf Arbeitgeber bei einer Zuverlässigkeitsüberprüfung achten, von der Überprüfung von Straftaten und der Identität bis hin zur Beschäftigungs- und Ausbildungshistorie, und es wird ein Überblick über die besten Zuverlässigkeitsüberprüfungen für Arbeitgeber gegeben, indem Faktoren wie Durchlaufzeit, Genauigkeit und Einhaltung der Vorschriften bewertet werden.

Background Check für Arbeitgeber: 5 wichtige Ziele

Im Kern ist eine Überprüfung des beruflichen Hintergrunds ein Prozess der Verifizierung und Risikobewertung. Arbeitgeber suchen nach spezifischen Informationen, um die Qualifikationen eines Bewerbers zu bestätigen und potenzielle Risiken zu erkennen, die die Sicherheit am Arbeitsplatz oder die Integrität gefährden könnten. Die Hauptziele sind:

• Überprüfung von Identität und Zeugnissen: Bestätigung, dass die Bewerber die sind, für die sie sich ausgeben, und dass sie über die von ihnen angegebene Ausbildung und die entsprechenden Zeugnisse verfügen.
• Beurteilen Sie Ehrlichkeit und Integrität: Die Aufdeckung von Diskrepanzen zwischen dem Lebenslauf eines Bewerbers und seinem tatsächlichen Werdegang kann ein Indikator für seinen Charakter sein.
• Gewährleistung der Sicherheit am Arbeitsplatz: Identifizierung früherer Verhaltensweisen, wie z. B. gewalttätige Vorstrafen, die eine Gefahr für andere Mitarbeiter, Kunden oder die Öffentlichkeit darstellen könnten.
• Bewerten Sie die berufsbezogenen Kompetenzen: Die Überprüfung früherer Beschäftigungsverhältnisse hilft zu bestätigen, dass ein Bewerber über die erforderliche Erfahrung verfügt, um die Stelle erfolgreich zu besetzen.
• Minderung finanzieller und rechtlicher Risiken: Bei Aufgaben mit finanzieller Verantwortung kann eine Bonitätsprüfung potenzielle Risiken aufdecken. Ebenso kann die Identifizierung einschlägiger krimineller Aktivitäten dazu beitragen, Klagen wegen fahrlässiger Einstellung zu verhindern.

Welche Informationen genau gesucht werden, hängt stark von der Art der Stelle, den Branchenvorschriften und der Unternehmenspolitik ab, aber das übergreifende Thema ist die Verpflichtung, eine fundierte, vertretbare Einstellungsentscheidung zu treffen.

Arten von Background Checks für Arbeitgeber

Eine umfassende Zuverlässigkeitsüberprüfung für Arbeitgeber umfasst oft eine Kombination von Untersuchungen, die auf die jeweilige Funktion zugeschnitten sind. Hier sind die gängigsten Arten:

1. Überprüfung der Vorstrafen: Bei diesen Überprüfungen werden Datenbanken auf Bezirks-, Landes- und Bundesebene nach Aufzeichnungen über Straftaten oder Vergehen durchsucht. Die Arbeitgeber konzentrieren sich auf Verurteilungen, die für die Stelle relevant sind. Zum Beispiel Betrug für Finanzfunktionen oder Gewaltdelikte für Positionen mit Publikumsverkehr.

2. Überprüfung der Beschäftigung: Damit werden frühere Berufsbezeichnungen, Beschäftigungsdaten und manchmal auch Verantwortlichkeiten bestätigt. Unstimmigkeiten in der Arbeitsgeschichte können auf Ehrlichkeitsprobleme oder potenzielle Risiken hinweisen.

3. Überprüfung von Ausbildung und Zeugnissen: Validiert Abschlüsse, Diplome und Lizenzen, um sicherzustellen, dass die Bewerber die Stellenanforderungen erfüllen. Dies ist besonders wichtig für reglementierte Berufe wie Gesundheitswesen, Ingenieurwesen und Recht.

4. Kredit- und Finanzchecks: Wird für Aufgaben verwendet, die den Umgang mit Bargeld, sensiblen Finanzdaten oder treuhänderische Pflichten beinhalten. Arbeitgeber achten auf Anzeichen finanzieller Instabilität, die auf potenzielle Betrugs- oder Diebstahlsrisiken hinweisen könnten. Wird nur durchgeführt, wenn es für die Stelle relevant ist und innerhalb der gesetzlichen Grenzen liegt.

5. Überprüfung von Referenzen: Ermöglicht qualitative Einblicke in die Arbeitsmoral, die Fähigkeit zur Zusammenarbeit, die Zuverlässigkeit und die kulturelle Eignung eines Bewerbers durch Gespräche mit früheren Vorgesetzten oder Kollegen.

6. Drogenscreening: Üblich in sicherheitssensiblen Branchen wie Transport, Fertigung und Gesundheitswesen. Gewährleistet die Sicherheit am Arbeitsplatz durch Identifizierung potenzieller substanzbezogener Risiken.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung von Background Checks

Ein strukturierter und konsistenter Prozess ist der Schlüssel zu einem rechtskonformen und effektiven Background Screening-Programm.

Schritt 1: Einholung der Zustimmung des Bewerbers

Gemäß dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) muss der Arbeitgeber den Bewerber schriftlich in einem eigenständigen Dokument darüber informieren, dass eine Hintergrundprüfung durchgeführt werden kann. Sie müssen dann die schriftliche Genehmigung des Bewerbers einholen, bevor Sie fortfahren. Dieser Schritt ist nicht verhandelbar und grundlegend für ein konformes Verfahren.

Schritt 2: Auswahl der richtigen Schecks

Bestimmen Sie, welche Arten von Überprüfungen für die jeweilige Stelle notwendig und relevant sind. Eine leitende Position in der Buchhaltung erfordert andere Überprüfungen (z. B. Vorstrafen, Bonitätsprüfung, Überprüfung der Ausbildung) als eine Einstiegsposition im Kundendienst (z. B. Vorstrafen, Überprüfung der Beschäftigung). Eine klare, arbeitsplatzbezogene Richtlinie sorgt für Fairness und Konsistenz.

Schritt 3: Wählen Sie einen Anbieter

Anstatt Hintergrundüberprüfungen selbst durchzuführen, was rechtlich riskant und ineffizient sein kann, ist es ratsam, sich auf einen professionellen, gesetzeskonformen Screening-Dienst zu verlassen.

Hier erfahren Sie, worauf Sie bei einem Anbieter achten sollten:

• ATS/HRMS-Integration: Stellen Sie sicher, dass der Dienst reibungslos mit Ihrem Applicant Tracking System oder Ihrer HR-Plattform verbunden werden kann. Durch die Integration können Sie Prüfungen einleiten, Ergebnisse erhalten und die Einhaltung der Vorschriften von einem Ort aus verwalten, wodurch manueller Aufwand, Fehler und Verzögerungen reduziert werden. In vielen Fällen bringt diese Integration Statusaktualisierungen in Echtzeit direkt in Ihr Einstellungs-Dashboard.
• Rechtskonformität und integrierte Arbeitsabläufe: Der Anbieter sollte FCRA-konforme Prozesse anbieten, wie z. B. die Einholung von Einwilligungen, Benachrichtigungen über nachteilige Maßnahmen und die transparente Bearbeitung von Unterlagen. Achten Sie auf eine Akkreditierung (z. B. PBSA/NAPBS) als Nachweis dafür, dass sie die Branchenstandards erfüllen.
• Anpassbare Screening-Optionen: Sie wollen Flexibilität - ob Sie nun Strafregisterauszüge, Beschäftigungs- und Ausbildungsnachweise, Fahrtenbücher, Berufszulassungen oder sogar Drogenscreenings prüfen. Bei den besten Diensten können Sie wählen, was Ihren Anforderungen entspricht.
• Schnelligkeit und Genauigkeit: Effiziente Ergebnisse sind wichtig. Suchen Sie nach Anbietern, die schnelle und zuverlässige Berichte versprechen, um Ihren Einstellungsprozess in Gang zu halten.
• Positive Erfahrung für Bewerber: Eine benutzerfreundliche, mobil zugängliche Schnittstelle mit klaren Aktualisierungen verbessert sowohl die Compliance als auch das Branding und sorgt dafür, dass die Bewerber informiert und engagiert bleiben.

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Schritt 4: Überprüfung der Ergebnisse

Sobald die Überprüfung des Hintergrunds abgeschlossen ist, sollten Sie den Bericht sorgfältig prüfen. Suchen Sie nach Informationen, die für die Anforderungen der Stelle direkt relevant sind, und bewerten Sie mögliche Probleme im Zusammenhang mit den von Ihnen festgelegten Einstellungskriterien. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Kriterien konsequent auf alle Bewerber anwenden, um Diskriminierung zu vermeiden.

Schritt 5: Informierte Entscheidungen treffen

Wenn der Bericht Informationen enthält, die Sie dazu veranlassen könnten, die Einstellung zu verweigern, müssen Sie das Verfahren der nachteiligen Maßnahmen des FCRA einhalten. Dazu gehört, dass Sie dem Bewerber eine Kopie des Berichts und eine Zusammenfassung seiner Rechte zukommen lassen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen (Pre-Adverse Action Notice). Nachdem Sie dem Bewerber eine angemessene Frist eingeräumt haben, um die Informationen anzufechten, können Sie eine endgültige Entscheidung treffen und einen endgültigen Bescheid über nachteilige Maßnahmen ausstellen.

Beste Background Check Services und Unternehmen für Arbeitgeber

Bei der Wahl des richtigen Anbieters für Hintergrundüberprüfungen müssen Sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Compliance, Geschwindigkeit, Technologie und Erfahrung der Bewerber finden. Nachfolgend finden Sie drei Anbieter mit den besten Bewertungen und einem Überblick über ihre Stärken in Bezug auf die fünf Schlüsselfaktoren: Einhaltung des FCRA, Umfang der Dienstleistungen, Genauigkeit, Technologie und Erfahrung der Bewerber.

GoodHire

GoodHire ist ein weithin vertrauenswürdiger, FCRA-konformer Anbieter mit Stärken bei Genauigkeit, Integration und Benutzerfreundlichkeit.

• Einhaltung der Vorschriften: Bietet FCRA-konforme Hintergrundprüfungen vor der Einstellung und bei der Beschäftigung an[2].
• Bewertungen: Ausgezeichneter Ruf mit einer Bewertung von 4,4/5 für die Qualität der Berichte und 4,5/5 für die Reputation; die Preisgestaltung wurde mit 2,5/5 schlechter bewertet.[3]
• Dienstleistungen: Bietet eine breite Palette von Screening-Produkten, einschließlich internationaler strafrechtlicher Überprüfungen und Compliance-Ressourcen[3].
• Benutzerfreundlichkeit und Effizienz: Anerkannt für eine benutzerfreundliche, schnelle und effiziente Plattform[4].
• Technologie und Integration: Einer der einfachsten End-to-End-Workflows in der Branche, anpassbar und effizient[5].

HireRight

HireRight ist ein globales Screening-Kraftpaket, das sich durch sein breites Dienstleistungsangebot und seine unternehmensgerechten Integrationen auszeichnet.

• Einhaltung der Vorschriften: FCRA-konformes Beschäftigungsscreening, das Strafrechtschecks, Beschäftigungs- und Ausbildungsüberprüfungen, Identitätsüberprüfung, I-9/E-Verify, Drogentests und Gesundheitstests umfasst.[6]
• Globale Reichweite: Bietet Dienstleistungen in mehr als 200 Ländern und Gebieten an[6].
• Technologie und Integration: Robuste ATS-, HRIS- und API-Integration, die nahtlose Workflows ermöglicht[6].
• Benutzer-Feedback: Zu den Stärken zählen der globale Service und die Integrationen; als Probleme werden der uneinheitliche Kundensupport, verzögerte Ergebnisse und die transparente Preisgestaltung genannt[6].
• Positionierung des Unternehmens: Beschrieben als ein weltweit führender Anbieter von technologiegestützten Lösungen für Personalrisiken und Compliance[7].

VICTIG

VICTIG zeichnet sich durch Schnelligkeit, hohe Kundenzufriedenheit und Integration aus und ist damit eine hervorragende Wahl für effizientes und gesetzeskonformes Screening.

• Einhaltung der Vorschriften: FCRA-zertifiziert und akkreditiert von der Professional Background Screening Association (PBSA)[8].
• Geschwindigkeit und Kundenbindung: Mit einer blitzschnellen durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 1,8 Tagen und einer Kundenbindungsrate von 99,6 %[8].
• Bewertungen & Lob: Hält eine stellare 4.8 Bewertung von 300+ Bewertungen auf G2.[8]
• Technologie und Integrationen: Lässt sich mit mehreren ATS-Plattformen integrieren und unterstützt benutzerfreundliche Tools wie QuickApp[9].
• Benutzerfreundlichkeit: Höchste Bewertung auf G2 für Benutzerfreundlichkeit, Kundenservice und schnelle Bearbeitung. Benutzer berichten von der "einfachsten Benutzeroberfläche", dem "besten Kundenservice aller Zeiten" und der nahtlosen Implementierung[9].
• Geringfügige Beeinträchtigungen: Einige Nutzer nennen die Preistransparenz und gelegentliche Verzögerungen im Zusammenhang mit der Rechtsprechung als kleinere Probleme[9].

Social Media Background Checks

Die Online-Präsenz eines Bewerbers kann Aufschluss über seine Professionalität, sein Urteilsvermögen und seine potenzielle kulturelle Eignung geben. Hintergrundüberprüfungen in den sozialen Medien sind heute ein gängiger Bestandteil des Einstellungsverfahrens.

Kostenlose vs. kostenpflichtige Tools

• Selbst durchgeführte Überprüfungen (manuelles Durchblättern von Profilen) sind riskant und können Unternehmen Diskriminierungsklagen aufgrund von geschützten Merkmalen wie Alter, Religion oder Familienstand einbringen.
• Professionelle Dienste nutzen fortschrittliche Tools und geschulte Analysten, um Inhalte objektiv zu prüfen und irrelevante oder rechtlich sensible Informationen herauszufiltern.

Lesen Sie unseren Leitfaden für die Hintergrundprüfung in den sozialen Medien für weitere Informationen.

Bewährte Praktiken für wirksame Background Checks

Um den Wert Ihres Screening-Programms zu maximieren, sollten Sie diese bewährten Verfahren anwenden:

• Entwickeln Sie eine schriftliche Richtlinie: Erstellen Sie eine klare, umfassende Richtlinie für Hintergrundüberprüfungen, aus der hervorgeht, wann Überprüfungen durchgeführt werden, was sie für die verschiedenen Rollen beinhalten und wie die Ergebnisse bewertet werden.
• Schulen Sie Ihr Team: Stellen Sie sicher, dass alle Personalverantwortlichen und Mitarbeiter der Personalabteilung in Ihren Richtlinien und den rechtlichen Anforderungen des Screening-Prozesses geschult sind, insbesondere in den Schritten für nachteilige Maßnahmen.
• Integrieren Sie mit Ihrem ATS: Nutzen Sie einen Dienst für Hintergrundüberprüfungen für Arbeitgeber, der sich nahtlos in Ihre Einstellungssoftware integrieren lässt. Dies automatisiert die Anfragen, zentralisiert die Berichterstattung und verbessert die Gesamteffizienz.
• Erwägen Sie eine kontinuierliche Überwachung: Bei bestimmten Funktionen kann eine kontinuierliche Überwachung Echtzeitwarnungen über neue Vorstrafen nach der Einstellung liefern und so eine zusätzliche Ebene des Risikomanagements bieten.

Rechtliche Erwägungen und Compliance bei Background Checks

Die Einhaltung von Vorschriften ist der wichtigste Aspekt eines jeden Programms für Hintergrundüberprüfungen. Die Rechtslandschaft ist komplex und entwickelt sich ständig weiter. Zu den wichtigsten Vorschriften gehören:

• Der Fair Credit Reporting Act (FCRA): Ein Bundesgesetz, das regelt, wie Verbraucherberichte (einschließlich Hintergrundüberprüfungen) für Beschäftigungszwecke eingeholt und verwendet werden. Es schreibt die Zustimmung, die Offenlegung und das Verfahren für nachteilige Maßnahmen vor.
• "Ban the Box"-Gesetze: Viele Staaten und Städte haben Gesetze erlassen, die einschränken, wann ein Arbeitgeber bei der Einstellung nach Vorstrafen fragen darf.
• Leitfaden der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC): Die EEOC setzt die Antidiskriminierungsgesetze des Bundes durch. Sie empfiehlt Arbeitgebern, die Art der Straftat, ihre Relevanz für die Stelle und die vergangene Zeit zu berücksichtigen, bevor sie einen Bewerber aufgrund eines Vorstrafenregisters disqualifizieren.

Der Umgang mit diesen Gesetzen erfordert Sorgfalt und Fachwissen. Die Zusammenarbeit mit einem der besten Unternehmen für Hintergrundüberprüfungen für Arbeitgeber ist der effektivste Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Programm gesetzeskonform bleibt.

Schlussfolgerung

Umfassende Hintergrundüberprüfungen für Arbeitgeber in Ihren Einstellungsprozess einzubeziehen, ist unerlässlich, um fundierte, gesetzeskonforme und risikofreie Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen, die richtigen Arten von Überprüfungen auswählen, professionelle Dienstleistungen in Anspruch nehmen und sowohl die Einhaltung von Vorschriften als auch die Erfahrung der Bewerber in den Vordergrund stellen, können Arbeitgeber ihr Unternehmen schützen, eine vertrauenswürdige Belegschaft aufbauen und den Ruf ihrer Marke stärken. Durch die Auswahl eines zuverlässigen Anbieters und die Befolgung bewährter Verfahren wird sichergestellt, dass Ihr Programm für Hintergrundüberprüfungen nicht nur die Einstellungsrisiken minimiert, sondern auch den langfristigen Geschäftserfolg unterstützt.

Häufig gestellte Fragen

F: Auf welche Schlüsselbereiche sollten sich Personalverantwortliche bei einer Hintergrundüberprüfung konzentrieren?

A: Personalverantwortliche sollten je nach den Anforderungen der Stelle Strafregisterauszüge, den beruflichen Werdegang, Ausbildungsnachweise, berufliche Referenzen und gegebenenfalls Kreditauskünfte und Führerscheindokumente überprüfen.

F: Wie können Personalverantwortliche die Einhaltung der Vorschriften bei Hintergrundprüfungen sicherstellen?

A: Sie müssen vor der Durchführung von Überprüfungen die schriftliche Zustimmung der Bewerber einholen, die Unternehmensrichtlinien konsequent befolgen und die Gesetze auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene einhalten, einschließlich der Verfahren für nachteilige Maßnahmen bei negativen Ergebnissen.

F: Was sollten Personalverantwortliche tun, wenn bei der Hintergrundüberprüfung eines Bewerbers Unstimmigkeiten festgestellt werden?

A: Personalverantwortliche sollten die Ergebnisse mit dem Bewerber besprechen, ihm die Möglichkeit geben, negative Informationen zu erklären oder zu bestreiten, und Einstellungsentscheidungen auf der Grundlage der Unternehmenspolitik und der gesetzlichen Richtlinien treffen.

F: Für welche Arten von Stellen sind spezielle Hintergrundüberprüfungen erforderlich, z. B. Kredit- oder Kraftfahrzeugregister?

A: Bei Stellen mit finanzieller Verantwortung ist in der Regel eine Bonitätsprüfung erforderlich, während bei Stellen, die mit Fahraufgaben verbunden sind, eine Überprüfung des Kraftfahrzeugregisters notwendig ist, um Sicherheit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten.

F: Wie lange dauert die Überprüfung des Hintergrunds bei der Einstellung normalerweise?

A: Die meisten Hintergrundüberprüfungen sind innerhalb weniger Tage abgeschlossen, aber einige Überprüfungen, wie z. B. die Überprüfung von Strafregistern, können je nach Umfang der Suche länger dauern.

Zitate:

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