So wählen Sie ein günstiges ATS ohne Qualitätseinbußen aus

Die Personalbeschaffung kann kostspielig sein, und für kleine Agenturen, wachsende Unternehmen und Start-ups ist es oft notwendig, mit einem begrenzten Budget zu arbeiten. Dieser Leitfaden erklärt, wie erschwingliche Bewerbermanagementsysteme (ATS) einen effizienten Einstellungsprozess unterstützen können, ohne dass dafür große finanzielle Investitionen erforderlich sind. Das Ziel besteht nicht nur darin, kostengünstige Tools zu finden, sondern auch zu verstehen, wie diese dennoch die wesentlichen Funktionen bieten können, die für eine organisierte und effektive Personalbeschaffung erforderlich sind. Durch die sorgfältige Auswahl eines kostengünstigen ATS, unterstützt durch eine praktische Bewertung mittels kostenloser Testversionen, können Sie vor der Entscheidung überprüfen, ob das System Ihren betrieblichen Anforderungen entspricht.

Bewertung eines günstigen ATS vor der Entscheidung

Eine kostenlose Testversion ist die beste Möglichkeit, ein budgetfreundliches ATS zu prüfen. So können Sie einen Blick hinter die Kulissen werfen und sehen, ob die Leistung der Plattform ihren Versprechungen entspricht. Nutzen Sie diese praktische Checkliste, um Ihre Testphase optimal zu nutzen.

• Identifizieren Sie die wesentlichen Funktionen: Beherrscht das System die absoluten Grundlagen einwandfrei? Achten Sie mindestens auf eine automatisierte Lebenslaufanalyse, die wichtige Informationen präzise extrahiert, und ein zentrales Dashboard für die Veröffentlichung auf mehreren Jobbörsen. Wenn diese Kernfunktionen ungeschickt oder ungenau sind, verursacht das Tool mehr Arbeit, als es einspart.
• Anpassungsmöglichkeiten prüfen: Können Sie das System an Ihren Arbeitsablauf anpassen? Prüfen Sie, ob Sie Vorlagen für Stellenanzeigen bearbeiten, die E-Mail-Kommunikation mit Bewerbern anpassen und vor allem die Phasen Ihrer Einstellungs-Pipeline ändern können. Ein starres System zwingt Sie dazu, Ihren Prozess an dessen Einschränkungen anzupassen.
• Benutzererfahrung (UX): Ist die Benutzeroberfläche intuitiv? Lassen Sie während der Testphase ein Teammitglied einen Testkandidaten durch den gesamten Prozess führen, von der Bewerbung bis zum Angebot. Wenn dafür manuelle oder umfangreiche Schulungen erforderlich sind, behindert dies die Akzeptanz und verlangsamt die Arbeit Ihres Teams.
• Versteckte Grenzen: Prüfen Sie den Plan hinsichtlich der Obergrenzen für die Anzahl der aktiven Stellenanzeigen, Benutzerkonten oder Kandidaten, die Sie speichern können. Eine niedrige monatliche Gebühr wird schnell teuer, wenn Sie für Überschreitungen bezahlen oder vorzeitig upgraden müssen.
• Support: Warten Sie nicht, bis Sie ein Problem haben, um den Kundenservice zu testen. Stellen Sie während Ihrer Testphase eine Frage über den Support-Kanal (Live-Chat, E-Mail oder Telefon). Die Reaktionszeit und die Qualität der Antwort geben Ihnen Aufschluss über den Support, den Sie als zahlender Kunde erhalten werden.

Das Bewerbermanagementsystem von Manatal ist dafür bekannt, dass es funktionale Features zu einem niedrigeren Preis bietet. Der Professional-Tarif kostet 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat (jährliche Abrechnung). Im Gegensatz dazu kosten viele Systeme für Unternehmen zwischen 30 und 120 US-Dollar oder mehr pro Benutzer und Monat und beinhalten oft individuelle Angebote und zusätzliche Gebühren. Das Preismodell von Manatal ist transparent und unkompliziert. Es umfasst Funktionen wie bis zu 10.000 Kandidaten, die Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit einer unbegrenzten Anzahl von Personalverantwortlichen und bis zu 15 aktive Stellenanzeigen pro Konto. Diese Konfiguration eignet sich besonders für kleine Unternehmen und Personalvermittlungsagenturen, da sie wichtige Funktionen ohne einschränkende Beschränkungen bietet und damit zeigt, dass ein budgetfreundliches ATS sowohl praktisch als auch wirtschaftlich sein kann. Darüber hinaus bietet Manatal eine 14-tägige kostenlose Testversion ohne Kreditkarte an, die genau diese Art der risikofreien Bewertung ermöglicht.

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Aufbau eines kosteneffizienten Rekrutierungs-Stacks

Ein wirklich versierter Käufer weiß, dass sein günstiges ATS das Herzstück eines größeren, kosteneffizienten Technologie-Stacks für die Personalbeschaffung ist. Durch die Integration leistungsstarker kostenloser und kostengünstiger Tools können Sie mit einem Start-up-Budget ein Ökosystem auf Unternehmensniveau aufbauen.

• Sourcing: Gehen Sie über einfache Bewerbungen auf Jobbörsen hinaus. Tools wie Recruit'em helfen Ihnen dabei, komplexe boolesche Suchbegriffe für Plattformen wie LinkedIn zu erstellen, während OctoHR eine Chrome-Erweiterung ist, mit der Sie Entwickler direkt über GitHub suchen können.
• Stellenanzeigen: Erweitern Sie Ihre Reichweite, ohne Ihre Werbeausgaben zu erhöhen. Nischen- und kostenlose Jobbörsen wie Jora und Wellfound (ehemals AngelList) bieten eine hervorragende Sichtbarkeit, insbesondere für Stellen im Technologiebereich und bei Start-ups.
• Screening: Nutzen Sie Kompetenzbewertungen, um die Fähigkeiten von Bewerbern frühzeitig zu überprüfen. Sowohl HackerRank als auch TestGorilla bieten leistungsstarke kostenlose Tarife, mit denen Sie technische oder funktionale Tests erstellen und an Bewerber versenden können.
• Zusammenarbeit: Optimieren Sie die interne und externe Kommunikation. Die kostenlosen Versionen von Slack und Calendly sind unverzichtbar für den schnellen Austausch innerhalb des Teams bzw. damit Kandidaten selbst Termine für Vorstellungsgespräche vereinbaren können.

Das richtige ATS fungiert als Kommandozentrale für diese Tools. Manatal beispielsweise lässt sich nahtlos in Plattformen wie Gmail und Outlook integrieren und erleichtert die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf über 2.500 Jobbörsen, wodurch Ihr erweitertes Ökosystem für maximale Effizienz zentralisiert wird.

Budgetalternativen und intelligente Einkaufsstrategien

Wenn ein spezielles ATS nicht realisierbar ist, können Sie Ihren Rekrutierungsprozess dennoch mit etwas Kreativität und Mühe mithilfe vorhandener Tools verwalten. So können Sie ein DIY-System entwickeln und günstige Kaufangebote finden:

DIY-System mit vorhandenen Werkzeugen:

• Verwenden Sie Gmail-Labels und Filter, um die Kontaktaufnahme mit Bewerbern zu organisieren.
• Erstellen Sie mit Trello- oder Pipedrive-Boards eine visuelle Kandidaten-Pipeline.
• Erstellen Sie eine einfache Karriereseite mit Wix oder Carrd.

Intelligente Kaufstrategien für Software:

• Entdecken Sie Software-Marktplätze wie Vendr, um bessere Angebote auszuhandeln.
• Schauen Sie auf Bewertungsseiten wie G2 nach exklusiven Rabatten.
• Beobachten Sie Deal-Websites wie AppSumo und StackCommerce, um lebenslange Angebote für neue Rekrutierungssoftware zu finden.

Bewertung günstiger ATS: Ein Rahmenkonzept für den klugen Käufer

Über die Testphase hinaus gewährleistet ein umfassender Bewertungsrahmen, dass Sie ein System auswählen, das langfristigen Wert bietet. Konzentrieren Sie sich auf diese kritischen Bereiche.

• Benutzererfahrung (UX) und einfache Einführung für Recruiting-Teams: Ein ATS sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, um die Einarbeitungszeit zu minimieren und Teams dabei zu helfen, vom ersten Tag an produktiv zu bleiben.
• Support, Schulung und Einarbeitung: Was ist enthalten?: Bewerten Sie, welche Support-Ressourcen im Preis enthalten sind, z. B. Wissensdatenbanken, Tutorials oder Einarbeitungs-Sessions, um sicherzustellen, dass der Anbieter Ihren Erfolg aktiv unterstützt.
• Datensicherheit, Compliance und Schutz der Bewerberdaten: Vergewissern Sie sich, dass das ATS Standards wie DSGVO und CCPA erfüllt und strenge Sicherheitsmaßnahmen sowie ein ordnungsgemäßes Einwilligungsmanagement bietet, um kostspielige Compliance-Risiken zu vermeiden.

Sicherstellung der Kosteneffizienz

Die angegebene monatliche Gebühr entspricht selten den Gesamtbetriebskosten. Ein versierter Käufer lernt, zwischen den Zeilen zu lesen und nutzt clevere Taktiken, um seine Kapitalrendite zu maximieren.

• Die Anatomie einer „günstigen“ ATS-Rechnung: Aufdeckung potenzieller Zusatzkosten: Achten Sie auf versteckte Kosten wie Einrichtungsgebühren, Kosten für Premium-Jobbörsen, zusätzliche Benutzerlizenzen oder kostenpflichtigen API-Zugang; fordern Sie immer im Voraus eine vollständige Kostenaufstellung an.
• Clevere Verhandlungstaktiken für preisbewusste Käufer: Verhandeln Sie Rabatte, indem Sie sich für Jahresverträge entscheiden oder Anbieter bitten, Gebühren zu erlassen oder zusätzliche Lizenzen einzuschließen, insbesondere gegen Ende des Quartals.
• Integrationen und clevere Workarounds effektiv nutzen: Verwenden Sie Integrationen und externe Tools, um Upgrade-Kosten zu vermeiden. Beispielsweise können Sie Daten für Berichte exportieren oder über Zapier eine Verbindung zu kostenlosen E-Mail-Lösungen herstellen.
• Optimierung Ihres Rekrutierungsprozesses mit einem schlanken System: Maximieren Sie Ihren ROI, indem Sie sicherstellen, dass das gesamte Team Kernfunktionen wie Tagging, Vorlagen und Pipeline-Management nutzt, um Arbeitsabläufe zu optimieren und Engpässe zu reduzieren.

Optimierung der ATS-Nutzung

Die Anmeldung ist nur der Anfang. Der wahre Wert zeigt sich erst durch die konsequente und strategische Nutzung der Plattform im Laufe der Zeit.

• Effektive Benutzerakzeptanz und kontinuierliche Teamschulung: Stellen Sie eine konsistente Nutzung sicher, indem Sie Ihr Team in den wichtigsten Arbeitsabläufen schulen und einfache Best-Practice-Richtlinien für die Kennzeichnung, Benennung und Pipeline-Verwaltung festlegen.
• Optimierung Ihres Rekrutierungsworkflows und Nutzung grundlegender Analysen: Überprüfen Sie grundlegende Kennzahlen wie die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle und die Effektivität der Quellen, um Engpässe zu identifizieren und den Einstellungsprozess durch datengestützte Entscheidungen zu verbessern.
• Verbesserung der Kandidatenerfahrung auch bei eingeschränkten Funktionen: Nutzen Sie integrierte Automatisierungsfunktionen und ausgefeilte E-Mail-Vorlagen, um zeitnahe Updates und eine konsistente Kommunikation zu gewährleisten und so eine professionelle und positive Kandidatenerfahrung zu schaffen.
• Talentpools aufbauen und Kandidatenbeziehungen mit begrenztem Budget pflegen: Markieren und organisieren Sie starke, aber nicht erfolgreiche Kandidaten in durchsuchbaren Gruppen, sodass Sie qualifizierte Talente für zukünftige Positionen ohne zusätzliche Suchkosten erneut ansprechen können.

Schlussfolgerung

Die Wahl eines budgetfreundlichen Bewerbermanagementsystems (ATS) ist entscheidend für Effizienz ohne übermäßige Ausgaben. Der Markt bietet erschwingliche Tools, die den Rekrutierungsprozess optimieren und die Erfahrungen der Bewerber verbessern. Konzentrieren Sie sich auf drei wichtige Strategien: Nutzen Sie kostenlose Testversionen, um Optionen zu evaluieren, priorisieren Sie Funktionen, die Ihre Hauptprobleme lösen, und achten Sie auf eine klare Preisgestaltung, um versteckte Gebühren zu vermeiden. Ein geeignetes ATS macht Ihr Rekrutierungsteam strategischer und effizienter, was für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) unerlässlich ist, deren Akzeptanzrate laut aktuellen Berichten bei etwa 20 bis 35 % liegt. Beginnen Sie damit, die wesentlichen Funktionen zu identifizieren, budgetgerechte Optionen in die engere Wahl zu nehmen und kostenlose Testversionen zu nutzen, um die für Ihre Anforderungen am besten geeignete Lösung zu finden.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie lassen sich die Preismodelle günstiger ATS-Plattformen vergleichen?

A: Um erschwingliche Applicant Tracking System (ATS)-Plattformen zu vergleichen, sollten Sie das Preismodell bewerten, unabhängig davon, ob es sich um ein Abonnementmodell, ein Modell pro Benutzer oder pro Auftrag handelt, und mögliche versteckte Gebühren für Funktionen berücksichtigen. Bewerten Sie die Skalierbarkeit und Flexibilität der Preise, um sicherzustellen, dass sie Wachstum ohne unerwartete Kosten ermöglichen. Wägen Sie die Kosten gegen den Wert der Funktionen und die Verbesserungen in der Rekrutierungseffizienz ab, da die eingesparte Zeit einen höheren Preis rechtfertigen kann. Eine gründliche Analyse hilft Unternehmen dabei, das für ihre Bedürfnisse am besten geeignete ATS zu finden.

F: Welche Kernfunktionen sind für kleine Rekrutierungsteams am wichtigsten?

A: Für kleine Rekrutierungsteams sind Automatisierung, Bewerberbeziehungsmanagement und Tools für die Zusammenarbeit die wichtigsten Funktionen. Die Automatisierung rationalisiert Aufgaben wie die Terminplanung für Vorstellungsgespräche und die Sichtung von Lebensläufen, sodass sich das Team auf strategische Rekrutierungsaktivitäten konzentrieren kann. Das Bewerberbeziehungsmanagement hilft bei der Pflege von Bewerberdaten und Kommunikationshistorien, während Tools für die Zusammenarbeit den Austausch von Notizen und Feedback in Echtzeit ermöglichen. Zusammen steigern diese Funktionen die Produktivität, beschleunigen die Einstellung und verbessern die Bewerbererfahrung, was zu erfolgreicheren Einstellungen führt.

F: Wie lässt sich die Datensicherheit bei kostengünstigen ATS-Lösungen bewerten?

A: Die Bewertung der Datensicherheit in erschwinglichen ATS-Lösungen umfasst die Prüfung von Verschlüsselungsstandards, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Benutzerzugriffskontrollen und der Datenaufbewahrungspraktiken. Es ist unerlässlich, sicherzustellen, dass SSL/TLS verwendet wird, Daten im Ruhezustand verschlüsselt sind und Maßnahmen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung vorhanden sind. Die Überprüfung regelmäßiger Sicherheitsaudits, eine starke Sicherheitsbilanz und die Konsultation von Nutzerbewertungen können ebenfalls Aufschluss über die Sicherheitszuverlässigkeit des ATS geben.

F: Was sind die Vor- und Nachteile von Premium- und günstigen ATS-Tarifen?

A: Bei der Wahl zwischen Premium- und günstigen Applicant Tracking System (ATS)-Tarifen müssen Unternehmen Kompromisse eingehen. Premium-Pläne bieten erweiterte Funktionen wie ausgefeilte Analysen, Integration mit anderen HR-Tools und erstklassigen Support, was für größere Unternehmen mit hohem Personalbedarf von Vorteil ist. Allerdings sind sie auch kostspieliger. Im Gegensatz dazu bieten günstigere Pläne grundlegende Rekrutierungstools zu niedrigeren Kosten, die ideal für kleinere Unternehmen oder Start-ups sind, allerdings möglicherweise nicht skalierbar sind, wenn das Unternehmen wächst. Die Entscheidung hängt von der Größe des Unternehmens, dem Budget und den spezifischen Rekrutierungsanforderungen ab.

F: Wie berechnet man die Gesamtbetriebskosten für ein ATS?

A: Um die Gesamtbetriebskosten (TCO) für ein Bewerberverwaltungssystem (ATS) zu ermitteln, müssen sowohl die direkten als auch die indirekten Kosten während des gesamten Lebenszyklus bewertet werden. Zu den direkten Kosten zählen Softwaregebühren, Implementierung und Hardwareanforderungen, während zu den indirekten Kosten IT-Support, Wartung, Schulungen und mögliche Ausfallzeiten während der Umstellung gehören. Berücksichtigen Sie außerdem die Skalierbarkeit und die Integration mit anderen Systemen für die langfristigen Kosten. Durch Hinzufügen dieser Faktoren erhalten Sie ein vollständiges Bild der TCO des ATS, was Ihnen bei der Budget- und Finanzplanung hilft.

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