So steigern Sie die Effizienz bei der Personalbeschaffung mit ATS und KI

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Trotz der Fortschritte in der Rekrutierungstechnologie verwenden Personalbeschaffungsteams nach wie vor einen erheblichen Teil ihrer Kapazitäten für routinemäßige operative Arbeitsabläufe wie Terminplanung und Statusaktualisierungen.[1] Darin liegt das zentrale Problem der Effizienz bei der Personalbeschaffung: Qualifizierte Mitarbeiter verbringen ihre Zeit mit administrativen Aufgaben, anstatt die Eignung von Bewerbern zu beurteilen.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Kennzahlen, mit denen sich dies messen lässt, sowie auf die beiden Systeme, die dafür sorgen: ein ATS und KI. Am Ende erhalten Sie einen kurzen Umsetzungsplan, mit dem Sie noch diese Woche beginnen können.

Kennzahlen zur Messung der Effizienz bei der Personalbeschaffung

Erfassen Sie diese Daten nach Funktionstyp und Dienstalter und nicht als einen unternehmensweiten Durchschnittswert. Ein einziger gemischter Wert verschleiert den Engpass. Eine schnelle Besetzung einer Einstiegsposition und eine langwierige Suche nach Führungskräften ergeben im Durchschnitt einen Wert, der keines von beiden widerspiegelt.

• Zeit bis zur Besetzung: Die Anzahl der Kalendertage von der Ausschreibung einer Stelle bis zur Annahme eines Angebots. Hieraus lässt sich ableiten, wie lange der gesamte Prozess dauert.
• Zeit bis zur Einstellung: Die Anzahl der Tage vom ersten Kontakt mit einem Bewerber bis zu dessen Zusage. Dieser Wert gibt an, wie schnell der Prozess voranschreitet, sobald jemand in ihn eintritt.
• Kosten pro Einstellung: Gesamtkosten für die Personalbeschaffung geteilt durch die Anzahl der eingestellten Mitarbeiter. Dieser Wert gibt Aufschluss darüber, wie viel jede Einstellung unter Berücksichtigung von Anzeigen, Tools und dem Zeitaufwand der Personalvermittler kostet.
• Angebotsannahmequote: Der Anteil der Angebote, die Bewerber annehmen. Sie gibt Aufschluss darüber, ob Targeting, Berufserfahrung und Vergütung den Marktbedingungen entsprechen.
• Abbruchquote der Bewerber: Der Anteil der Bewerber, die den Prozess vor einer Entscheidung abbrechen. Sie gibt Aufschluss darüber, an welcher Stelle im Prozess Bewerber ausscheiden.
• Qualität der Personalauswahl: Mitarbeiterbindung und Produktivitätsanstieg nach der Einstellung. Hieraus lässt sich erkennen, ob sich die Effizienzsteigerungen im tatsächlichen Arbeitsalltag bestätigt haben.
• Entscheidungszeit: Die Anzahl der Tage, die ein Bewerber zwischen den einzelnen Phasen auf eine Zusage oder Ablehnung wartet. Dies zeigt Ihnen, wo interne Verzögerungen – und nicht das Bewerberangebot – den Engpass darstellen.

Die „Time-to-Decision“ ist der moderne, aber zu selten genutzte Indikator. Die meisten Teams achten auf die „Time-to-Fill“ und übersehen dabei, dass die Verzögerung in ihren eigenen Kalendern liegt. Einen umfassenderen Überblick darüber, was es zu überwachen gilt, finden Sie in unserem Leitfaden zu KPIs im Bereich Personalbeschaffung.

So steigern Sie die Effizienz bei der Personalbeschaffung

Um die Zeit bis zur Entscheidungsfindung zu verkürzen und die Kosten pro Neueinstellung zu senken, müssen Sie interne Reibungspunkte entlang Ihrer gesamten Pipeline beseitigen. Setzen Sie diese fünf operativen Schritte um:

1. Prüf- und Begrenzungsphasen der Pipeline

Lange Bewerberpipelines führen zu Ausfällen und verlängern die Zeit bis zur Besetzung der Stelle. Beschränken Sie Ihren Einstellungsworkflow auf maximal 3 bis 4 Phasen (z. B. Vorauswahl → Fach- und Praxistest → Panel-Interview). Setzen Sie ein striktes 24-Stunden-Service-Level-Agreement (SLA) durch, innerhalb dessen die Interviewer ihr Feedback zu den Bewerbern einreichen müssen.

• Zu verwendende Tools: Stellen Sie die Engpässe in Ihrer Pipeline mit Lucidchart oder Miro grafisch dar. Richten Sie in Slack oder Microsoft Teams automatische Benachrichtigungen zur Einreichung von Scorecards ein, um Ihre Feedback-SLA durchzusetzen.

2. Automatisierung der Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche

Der E-Mail-Austausch zur Abstimmung der Terminkalender von Bewerbern und Interviewern verursacht pro Bewerber eine Verzögerung von 3 bis 5 Tagen. Wechseln Sie zu Self-Service-Terminplanungslinks, die auf einer gebündelten Kalenderverfügbarkeit basieren.

• Zu verwendende Tools: Setzen Sie Calendly oder SavvyCal ein, die mit Google Kalender oder Outlook synchronisiert sind, oder nutzen Sie native Terminvereinbarungslinks direkt in Manatal, um die Verfügbarkeit mehrerer Interviewer zu automatisieren.

3. Legen Sie vor der Beschaffung strukturierte Bewertungsbögen fest

Die Bewertung von Bewerbern ohne standardisierte Kriterien führt zu endlosen Diskussionen, zusätzlichen Vorstellungsgesprächen und voreingenommenen Einstellungsentscheidungen. Legen Sie 4–5 Kernkompetenzen und genaue Bestehens-/Durchfallkriterien fest, bevor Sie die Stellenausschreibung veröffentlichen.

• Zu verwendende Tools: Optimieren Sie die Formulierung der Stellenanforderungen mit Textio, erstellen Sie standardisierte Bewertungsvorlagen in Notion oder Google Docs und laden Sie die Bewertungsbögen direkt in Ihr ATS hoch, um die Bewertungskriterien festzulegen.

4. Einführung eines KI-gestützten automatisierten Screening-Verfahrens

Das manuelle Screening in der ersten Runde verlängert die Zeit bis zur Entscheidung und führt zu erheblichen Engpässen in der Bewerberpipeline. Dank des automatisierten Video-Screenings rund um die Uhr können Sie Bewerber asynchron anhand präziser Bewertungskriterien beurteilen, wobei die Antworten transkribiert und bewertet werden, ohne dass dadurch zusätzlicher Verwaltungsaufwand entsteht oder Terminplanungen koordiniert werden müssen.

• Zu verwendende Tools: Nutzen Sie den Manatal AI Interviewer, um On-Demand-Auswahlgespräche zu organisieren, Antworten automatisch zu transkribieren und objektive KI-Bewertungen der Bewerber zu erhalten, die auf Ihre Kriterien abgestimmt sind.

5. Optimierung der Kontaktaufnahme bei der Beschaffung durch KI-gestützte Entwurfserstellung

Das manuelle Verfassen personalisierter Erstkontaktanfragen und Screening-Fragen beansprucht die Kapazitäten der Personalvermittler. Nutzen Sie KI-Vorlagen, die direkt auf Ihre Stellenbeschreibung abgestimmt sind, um innerhalb von Sekunden hochwirksame Kandidatennachrichten zu erstellen.

• Zu verwendende Tools: Nutzen Sie ChatGPT oder Claude, um personalisierte Kontaktvarianten und Screening-Fragen zu generieren, oder nutzen Sie die KI-basierte Kandidatenempfehlungsfunktion von Manatal, um Top-Talente sofort anzusprechen und zu gewinnen.

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Wie ein ATS die Effizienz bei der Personalbeschaffung verbessert

Wenn Personalvermittler stundenlang Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen veröffentlichen, den Status von Bewerbungsprozessen in Tabellenkalkulationen nachverfolgen und Interviewtermine manuell koordinieren müssen, steigt die Abbruchquote bei Bewerbern und verlängert sich die Zeit bis zur Besetzung der Stelle. Ein Applicant Tracking System (ATS) beseitigt diese operativen Reibungsverluste, indem es wiederkehrende Verwaltungsaufgaben automatisiert und das Pipeline-Management zentralisiert.

Moderne ATS-Plattformen wie Manatal zielen auf diese spezifischen betrieblichen Schwachstellen ab, um sowohl die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle als auch die Zeit bis zur Entscheidungsfindung durch folgende Mechanismen zu verkürzen:

• Automatisierung der Mehrfachveröffentlichung: Stellenangebote werden mit einem einzigen Vorgang auf mehreren großen Jobbörsen (z. B. LinkedIn, Indeed) veröffentlicht, wodurch sich die Gesamtzeit bis zur Besetzung verkürzt.
• Zentralisierte visuelle Pipelines: Bieten eine Nachverfolgung per Drag-and-Drop sowie gemeinsam genutzte Kandidatenprofile, um die manuelle Statusverfolgung zu vermeiden und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen.
• Kommunikationsintegration: Synchronisiert native Postfächer und Kalender, um die Terminplanung und die Massenkommunikation zu automatisieren und so den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
• Strukturierte Bewertungsbögen: Standardisieren die Bewertungskriterien für Bewerber, um interne Diskussionen zu minimieren und schnellere, datengestützte Einstellungsentscheidungen zu ermöglichen.
• Datenanalyse und Berichterstellung: Stellt automatisierte Tracking-Kennzahlen bereit, um den Zustand der Pipeline zu überprüfen und die Geschwindigkeit des Rekrutierungsworkflows zu quantifizieren.

Die Wahl eines ATS im Hinblick auf Effizienz

Um ein ATS zu bewerten, muss geprüft werden, wie es reale Arbeitsabläufe unter Last ausführt. Befolgen Sie bei der Auswahl eines Systems diese vier konkreten Bewertungsschritte, um betriebliche Reibungsverluste zu vermeiden:

1. Überprüfung des Umfangs der durchgängigen Automatisierung

Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf Funktionen, die ganze Aufgaben autonom ausführen, und nicht auf einfache digitale Datenerfassung. Fordern Sie bei Anbietervorführungen den Vertriebsmitarbeiter auf, die Ausführung des gesamten Ablaufs zu demonstrieren.

• Maßnahme: Der Anbieter soll nachweisen, wie die Verschiebung eines Bewerbers in eine neue Phase (z. B. „Screening“) automatisch Aktualisierungen in verschiedenen Kanälen auslöst, Links zur selbstständigen Terminvereinbarung versendet und Bewertungsbögen zuweist, ohne dass der Personalverantwortliche dafür zusätzliche Klicks ausführen muss.

2. Führen Sie einen Live-Benchmark zum Sourcing und Matching durch

Nutzen Sie vorhandene Datenbank-Kompetenzen, um den ROI Ihrer Kandidatenakquise zu maximieren und die Werbeausgaben zu senken. Testen Sie, wie effizient die Plattform Kandidatenprofile anzeigt, die Ihnen bereits vorliegen.

• Maßnahme: Stellen Sie dem Anbieter während einer Live-Sitzung eine komplexe Stellenbeschreibung aus früheren Ausschreibungen zur Verfügung. Testen Sie, ob die semantische Suche und die KI-Matching-Engine des ATS proaktiv qualifizierte Bewerber aus Ihrer bestehenden Datenbank vorschlagen, bevor Sie Geld für Outbound-Sourcing oder Stellenanzeigen ausgeben.

3. Vorgefertigte Ökosystem-Integrationen abbilden

Sorgen Sie für einen reibungslosen Datenfluss zwischen Ihrer Rekrutierungsplattform, Ihren Kalendertools und den Systemen zur Mitarbeiter-Einarbeitung, um operative Verzögerungen zu vermeiden.

• Maßnahme: Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme Ihres aktuellen Tech-Stacks (z. B. Google Workspace/Outlook, HRIS-Plattformen, Tools zur Hintergrundüberprüfung). Verlangen Sie den Nachweis einer nativen, vorgefertigten API-Anbindung, anstatt sich auf manuelle CSV-Exporte oder benutzerdefinierte Webhook-Konfigurationen zu verlassen.

4. Analyse von Engpässen in der Audit-Pipeline

Identifizieren Sie genaue Verzögerungen in der Pipeline, um gezielte, datengestützte Verbesserungen am Arbeitsablauf vorzunehmen. Vergewissern Sie sich, dass das System von Haus aus eine detaillierte, automatisierte Berichterstellung bietet.

• Maßnahme: Überprüfen Sie das Analyse-Dashboard, um sicherzustellen, dass es die Durchlaufzeiten für jede einzelne Phase – insbesondere die Zeit bis zur Entscheidung zwischen den einzelnen Vorstellungsgesprächsrunden – separat ausweist und nicht nur allgemeine Durchschnittswerte anzeigt. Plattformen wie Manatal erfassen diese Kennzahlen zur Pipeline-Geschwindigkeit automatisch in Echtzeit, sodass Sie Verzögerungen sofort erkennen und beheben können.

Schlussfolgerung

Effizienz bei der Personalbeschaffung bedeutet, administrative Reibungsverluste zu reduzieren, damit Personalverantwortliche ihre Zeit damit verbringen können, die Eignung von Bewerbern zu bewerten, anstatt Verwaltungsaufgaben zu erledigen. Das KI-gestützte ATS von Manatal automatisiert Verwaltungsaufgaben, synchronisiert Zeitpläne und zentralisiert die Bewerberpipelines. Unternehmen können sofort damit beginnen, einen Engpass im Einstellungsprozess zu automatisieren, die Zeitersparnis nachzuweisen und von dort aus weiter zu skalieren.

Häufig gestellte Fragen

F: Gibt es eine Formel zur Berechnung der Effizienz bei der Personalbeschaffung, und was ist eine angemessene Quote?

A: Zwar gibt es keine einheitliche Kennzahl, doch wird die Effizienz der Personalbeschaffung formal anhand der „Recruiting Efficiency Ratio“ gemessen: die Gesamtkosten der Personalbeschaffung geteilt durch die Gesamtgehälter der neuen Mitarbeiter im ersten Jahr oder durch den Vergleich der Gesamtkosten pro Einstellung mit der Gesamtdauer bis zur Besetzung der Stelle. Ein guter Richtwert liegt bei einer Effizienzquote von unter 15 %, wobei die Kosten pro Einstellung und die Zeit bis zur Entscheidung im Vergleich zum Ausgangswert sinken, ohne dass die Qualität der Einstellungen darunter leidet. Die Analyse-Engine von Manatal erfasst diese zugrunde liegenden Kosten-, Zeit- und Pipeline-Kennzahlen automatisch, sodass Teams Effizienztrends in Echtzeit überwachen können.

F: Was ist die Einstellungseffizienzquote?

A: Die Einstellungseffizienzquote (oder Rekrutierungseffizienzquote) misst die Gesamtausgaben für die Personalbeschaffung im Verhältnis zum wirtschaftlichen Wert der gewonnenen Talente. Sie wird berechnet, indem die gesamten Einstellungskosten – einschließlich des Zeitaufwands interner Personalvermittler, der Softwarekosten und der Werbekosten – durch die Summe der annualisierten Gehälter aller neuen Mitarbeiter im ersten Jahr geteilt und als Prozentsatz ausgedrückt wird. Manatal bündelt Softwarekosten, Daten zur Kandidatenakquise und die Pipeline-Geschwindigkeit in automatisierten Berichts-Dashboards, um diese Berechnung zu vereinfachen.

F: Wie können Unternehmen die Effizienz ihres Einstellungsprozesses verbessern?

A: Um die Effizienz des Einstellungsprozesses zu verbessern, müssen administrative Reibungsverluste beseitigt, strenge SLAs für die Bewertung durchgesetzt und manuelle Arbeitsabläufe automatisiert werden. Unternehmen erreichen dies, indem sie die Bewertungsbögen bereits vor der Kandidatenansprache sperren, den Auswahlprozess auf drei Phasen begrenzen und Einstellungsentscheidungen innerhalb von 24 Stunden nach den Abschlussgesprächen verlangen. Das KI-gestützte ATS von Manatal unterstützt diesen Wandel durch die Automatisierung der Kommunikation mit den Bewerbern, der Kalendersynchronisierung und der Bewerberverfolgung innerhalb einer zentralisierten Pipeline.

F: Wie können Personalbeschaffungsteams die Geschwindigkeit steigern, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen?

A: Um die Geschwindigkeit der Personalbeschaffung bei gleichzeitiger Effizienz zu maximieren, müssen operative Verzögerungen zwischen den einzelnen Phasen des Rekrutierungsprozesses beseitigt werden, anstatt die Bewertung der Bewerber zu verkürzen. Teams beschleunigen den Prozess, indem sie Stellenanzeigen mit einem Klick auf mehreren Jobbörsen veröffentlichen, semantisches AI-Matching einsetzen, um Bewerber sofort in die engere Wahl zu nehmen, und eine automatisierte Terminplanung für Vorstellungsgespräche implementieren. Manatal vereint diese Faktoren für eine hohe Geschwindigkeit in einer einheitlichen Plattform und verkürzt so die Zeit bis zur Besetzung der Stelle sowie die Zeit bis zur Entscheidung, ohne dabei die Gründlichkeit der Bewertung zu beeinträchtigen.

Zitate

1. Internationale Arbeitsorganisation
2. Einsicht Global