Einstellungsmanagement-System: Worauf Sie achten sollten

Die Wahl des richtigen Recruitment Management Systems (RMS) kann für Ihr Unternehmen entscheidend sein. Aber wie können Sie bei der Vielzahl der verfügbaren Optionen sicher sein, die richtige Wahl zu treffen? Von benutzerfreundlichen Oberflächen bis hin zu robusten Analysen gibt es mehrere wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten, um Ihre Rekrutierungseffizienz zu maximieren. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein erstklassiges RMS ausmacht und wie Sie ein System auswählen, das perfekt zu den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens passt.

Was ist ein Recruitment Management System?

Ein Recruitment Management System (RMS) ist eine Software, die den gesamten Einstellungsprozess automatisiert und verwaltet. Es optimiert Aufgaben wie Stellenausschreibungen, Bewerberverfolgung, Terminplanung für Vorstellungsgespräche und Onboarding. Durch den Einsatz von Automatisierung, Analytik und KI reduziert ein RMS die Einstellungszeit, verbessert die Kandidatenerfahrung und ermöglicht eine strategische, datengestützte Personalbeschaffung.

Wie funktioniert ein Bewerbermanagementsystem?

Moderne RMS-Plattformen sind cloudbasiert und zentralisieren den Einstellungsprozess. Sie aggregieren Stellenanzeigen aus verschiedenen Kanälen und sammeln Bewerbungen in einer einheitlichen Datenbank. Nach der Bewerbung analysiert das System Lebensläufe, extrahiert wichtige Daten und erstellt durchsuchbare Profile. Personalvermittler verfolgen Kandidaten durch anpassbare Phasen, von der Vorauswahl bis zum Angebot. Integrierte Tools unterstützen die Zusammenarbeit im Team, die Terminplanung für Vorstellungsgespräche und die konsistente Kommunikation mit Bewerbern. Das integrierte CRM pflegt Talentpools und hält Beziehungen zu vielversprechenden Kandidaten für zukünftige Positionen aufrecht.

Wichtige Merkmale eines effektiven Bewerbermanagementsystems

Funktionen des Bewerberverwaltungssystems (ATS)

Das ATS-Rekrutierungssystem bildet das operative Rückgrat des Rekrutierungsmanagements. Zu den wesentlichen Funktionen des ATS gehören:

• Pipeline-Management mit anpassbaren Einstellungsphasen, die Ihren individuellen Prozess widerspiegeln
• Lebenslauf-Analyse und Kandidatenprofilierung zur automatischen Extraktion und Organisation von Bewerberinformationen
• Kollaborative Bewertungsinstrumente, mit denen Einstellungsteams gemeinsam Bewerber prüfen und bewerten können
• Automatisierte Arbeitsabläufe für Routineaufgaben wie Bestätigungs-E-Mails und Statusaktualisierungen
• Erweiterte Suche und Filterung, um qualifizierte Kandidaten aus großen Bewerberpools schnell zu identifizieren

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CRM für die Personalbeschaffung

Ein CRM-System für die Personalbeschaffung geht über die reine Transaktionsabwicklung hinaus und dient dem Aufbau langfristiger Beziehungen zu Talenten. Zu den wichtigsten CRM-Funktionen gehören:

• Talentpool-Management zur Organisation und Segmentierung von Kandidaten nach Fähigkeiten, Erfahrung und Interessen
• Engagement-Tracking, das alle Interaktionen mit potenziellen Kandidaten aufzeichnet
• Automatisierte Nurture-Kampagnen, um passive Kandidaten für zukünftige Stellenangebote warm zu halten
• Beziehungsanalysen, die Ihnen helfen, Ihre wertvollsten Talentquellen zu identifizieren

KI-gestützte Automatisierung

KI hat die Effizienz der Personalbeschaffung revolutioniert. Studien zeigen, dass 86,1 % der Personalvermittler mit KI-Tools schnellere Einstellungsprozesse melden [1], und einige Unternehmen reduzieren die Zeitpläne durch Automatisierung um bis zu 70 % [2]. Priorisieren Sie Systeme mit:

• Intelligente Zuordnung, die Kandidaten nach ihrer Eignung für die Stelle einstuft
• Chatbots und Screening für erste Anfragen und Qualifikationen
• Prädiktive Analysen zur Prognose des Bedarfs und der Erfolgswahrscheinlichkeit

Compliance und Datensicherheit

Angesichts der Weiterentwicklung globaler Datenschutzbestimmungen (z. B. DSGVO, CCPA, PDPA) ist die Einhaltung dieser Vorschriften unerlässlich. Suchen Sie RMS mit:

• Tools für die Einwilligungsverwaltung und Datenrechte

• SOC 2 Typ II-Zertifizierung für Sicherheitskontrollen

• Prüfpfade für Datenzugriff und -verarbeitung

• Verschlüsselte Speicherung von Bewerberdaten

Die Compliance-Funktionen von Manatal erfüllen diese Anforderungen, reduzieren rechtliche Risiken und bewahren gleichzeitig das Vertrauen der Bewerber.

Analytik und Berichterstattung

Datengestützte Personalbeschaffung erfordert robuste Kennzahlen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Nachverfolgung der Zeit bis zur Einstellung, um Engpässe zu erkennen

• Berechnung der Kosten pro Einstellung für die tatsächlichen Akquisitionskosten (globaler Durchschnitt 4.683 $ [3])

• Quellenmetriken zur Bewertung von Jobbörsen und Kanälen

• Pipeline-Analysen für Drop-off-Punkte

• Diversitätsberichte für gerechte Praktiken

Vorteile der Einführung eines Bewerbermanagementsystems

Drastische Zeitersparnis

Der unmittelbarste Vorteil ist die Geschwindigkeit. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie der Überprüfung von Lebensläufen, der Terminierung von Vorstellungsgesprächen und der Kommunikation mit Bewerbern können sich Personalvermittler auf hochwertige Aktivitäten wie die Einbindung von Bewerbern und die strategische Planung konzentrieren. Unternehmen, die KI-gestützte Rekrutierungstools einsetzen, haben ihre Einstellungszeiten um bis zu 70 % verkürzt. [2]

Reduzierte Kosten pro Einstellung

Während die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung weltweit bei etwa 4.683 US-Dollar liegen [3], tragen automatisierte Rekrutierungssysteme dazu bei, diese Kosten zu senken, indem sie den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren, die Kandidatenauswahl verbessern und die Abhängigkeit von teuren externen Personalvermittlern verringern.

Verbesserte Kandidatenerfahrung

Die Bewerber von heute erwarten reaktionsschnelle, transparente Einstellungsverfahren. Ein Rekrutierungssystem gewährleistet zeitnahe Kommunikation, liefert klare Status-Updates und vermittelt einen professionellen Eindruck, der Ihre Arbeitgebermarke stärkt.

Verbesserte Zusammenarbeit

Wenn Rekrutierungsteams über eine gemeinsame Plattform arbeiten, werden Entscheidungen schneller und einheitlicher getroffen. Die Beteiligten können Bewerber überprüfen, Feedback austauschen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen, unabhängig vom Standort.

Skalierbarkeit für Wachstum

Mit steigendem Einstellungsvolumen werden manuelle Prozesse schnell unüberschaubar. Cloud-basierte Rekrutierungssysteme lassen sich mühelos skalieren, egal ob Sie 10 oder 1.000 Mitarbeiter einstellen, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter in der Personalabteilung proportional zunimmt.

Bessere Einstellungsentscheidungen

Mit umfassenden Bewerberprofilen, strukturierten Bewertungsrahmenwerken und historischen Einstellungsdaten, die Ihnen jederzeit zur Verfügung stehen, können Sie fundiertere und objektivere Einstellungsentscheidungen treffen, die die Qualität der Einstellungen verbessern.

Auswahl eines Bewerbermanagementsystems: Wichtige Kriterien

Definieren Sie Ihre Einstellungsprioritäten

Beginnen Sie damit, die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation zu verstehen:

• Großvolumige Einstellungen? Priorisieren Sie Automatisierung und Massenverarbeitungsfunktionen.
• Strategische Talentakquise? Konzentrieren Sie sich auf Analyse- und Talent-Intelligence-Funktionen.
• Agentur oder RPO? Achten Sie auf robuste CRM-Funktionen zur Verwaltung von Kunden- und Kandidatenbeziehungen.

Benutzerfreundlichkeit bewerten

Das System mit den meisten Funktionen ist nutzlos, wenn Ihr Team es nicht verwendet. Priorisieren Sie:

• Intuitive Benutzeroberflächen, die nur minimale Einarbeitung erfordern
• Mobile Zugänglichkeit für Personalvermittler, die remote oder auf Veranstaltungen arbeiten
• Anpassbare Workflows, die zu Ihren bestehenden Prozessen passen
• Hochwertiger Kundensupport und Unterstützung bei der Implementierung

Integrationsfähigkeiten bewerten

Ihr Rekrutierungssystem sollte sich nahtlos in die bestehende HR-Technologie einfügen:

• HRIS/HCM-Systeme für die Übertragung von Mitarbeiterdaten
• Jobbörsen und Social-Media-Plattformen für die Verbreitung von Stellenangeboten
• Bewertungsinstrumente für die Prüfung und Bewertung von Fähigkeiten
• Hintergrundüberprüfungsdienste für die Vorabüberprüfung von Bewerbern
• Kalenderanwendungen für die Terminplanung von Vorstellungsgesprächen

Prüfung der Kandidatenerfahrung und des Compliance-Risikos

Erfassen Sie Ihre aktuellen Datenerfassungs- und Kommunikationsabläufe, um potenzielle regulatorische Risiken zu identifizieren. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte System Folgendes bietet:

• Kandidatenfreundliche Bewerbungsprozesse auf allen Geräten
• Transparente Datenverwendungs- und Datenschutzrichtlinien
• Automatisiertes Einwilligungsmanagement
• Funktionen zur Datenspeicherung und -löschung

Berücksichtigen Sie die Gesamtbetriebskosten

Schauen Sie über den Abonnementpreis hinaus, um zu verstehen:

• Implementierungs- und Onboarding-Kosten
• Schulungsanforderungen und damit verbundener Zeitaufwand
• Integrationskosten mit bestehenden Systemen
• Mögliche Kosten für zusätzliche Benutzer oder Funktionen bei einer Skalierung

Überprüfung der Marktposition und Stabilität

Der ATS-Markt wächst mit einer geschätzten CAGR von 8,3 % [4], was einen starken ROI für Anwender widerspiegelt. Wählen Sie einen Anbieter mit:

• Bewährte Erfolgsbilanz und Kundenstamm
• Regelmäßige Produktaktualisierungen und Innovationen
• Finanzielle Stabilität gewährleistet langfristige Unterstützung
• Anerkennung in der Branche und positive Nutzerbewertungen

Liste der besten Personalbeschaffungsmanagementsysteme

Basierend auf aggregierten Bewertungen sind die besten RMS wie folgt:

Umsetzbare Schritte zur Implementierung

1. Definieren Sie Ihre Einstellungsprioritäten

Bewerten Sie, ob Ihr Unternehmen Automatisierung für volumenintensive Aufgaben, Analysen für Talent Intelligence oder CRM-Funktionen benötigt, wenn Sie eine Agentur sind. Nutzen Sie Branchen-Benchmarks, um zu beurteilen, wo Sie im Vergleich zu anderen Unternehmen Ihrer Branche stehen.

2. Überprüfung der Kandidatenerfahrung und des Compliance-Risikos

Erfassen Sie Ihre Datenerfassungs- und Kommunikationsflüsse, um potenzielle Risiken hinsichtlich DSGVO, CCPA oder PDPA zu identifizieren. Diese Prüfung deckt Lücken auf, die Ihr neues System schließen muss.

3. Pilotprojekt mit einem skalierbaren, cloudbasierten System

Führen Sie eine Testphase mit einem RMS durch, das Massen-Uploads, Massen-E-Mails und die Anpassung der Pipeline unterstützt. Testen Sie das System in einer realen Einstellungskampagne, um konkrete Zeitersparnisse und Prozessverbesserungen zu messen.

4. Messen Sie den ROI mit Kennzahlen

Vergleichen Sie die Werte vor und nach der Implementierung: Zeit bis zur Einstellung, Kosten pro Einstellung, Abbruchquote der Bewerber und Interaktionsvolumen. Verwenden Sie Benchmark-Statistiken wie die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung von 4.683 US-Dollar und die Zeit bis zur Einstellung von 36 Tagen als Ausgangsbasis für Verbesserungen.

Schlussfolgerung

Ein Bewerbermanagementsystem ist unerlässlich, um den Einstellungsprozess zu optimieren und die Ergebnisse zu verbessern. Im Gegensatz zu einem ATS, das in erster Linie Bewerbungen verwaltet, deckt ein RMS den gesamten Rekrutierungszyklus ab, von der Stellenausschreibung bis zur Einarbeitung. Unternehmen können ihren Einstellungsprozess strategischer, effizienter und kandidatenfreundlicher gestalten, indem sie Wert auf Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Datensicherheit legen. Plattformen wie Manatal zeigen, wie ein gut konzipiertes RMS die Personalbeschaffung verbessern kann, ohne die Teams mit unnötiger Komplexität zu überfordern.

Häufig gestellte Fragen

F: Ist ein RMS für kleine Unternehmen geeignet?

A: Ja. Auch kleine Unternehmen können von einem RMS profitieren, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren, die Bewerberkommunikation verbessern und ihre Arbeitgebermarke stärken. Skalierbare Lösungen ermöglichen es Unternehmen, klein anzufangen und nach Bedarf zu erweitern.

F: Wie kann ich einen reibungslosen Übergang zu einem RMS sicherstellen?

A: Bedarfsanalyse, Einbindung der Stakeholder und strukturierte Einarbeitung mit Schulungen und offenem Dialog zur Akzeptanzförderung.

F: Was sind die wichtigsten Vorteile eines RMS?

A: Ein RMS steigert die Effizienz durch Automatisierung, verbessert die Entscheidungsfindung durch Analysen, verbessert die Erfahrung der Bewerber und zentralisiert die Daten, so dass sich die Recruiter auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

F: Wie hoch sind die Kosten für die Einführung eines RMS?

A: Die Kosten variieren je nach Größe und Funktionen. Abonnements bieten Flexibilität, während Unternehmensoptionen Vorabinvestitionen erfordern. Bewerten Sie zunächst das Budget und die Anforderungen.

F: Wie hilft ein RMS bei der Suche nach passiven Kandidaten?

A: RMS ist für die Suche nach Talenten mit LinkedIn/Jobbörsen integriert; KI-Analysen zielen auf Fähigkeiten ab, um passive zu aktiven Bewerbern zu machen.

Zitate:

1. Nachfrageseite
2. HR.com
3. HR-Aufstellung
4. Global Market Insights GmbH