Wie kommen Personalagenturen an Aufträge?

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Der Aufbau eines nachhaltigen Auftragsbestands erfordert den Übergang von sporadischer Kundenansprache zu einer datengestützten Vertriebsstrategie, mit der hochwertige Arbeitgeberkunden gewonnen werden können. Die Frage, wie Personalagenturen Aufträge erhalten, hängt davon ab, inwieweit Sie in der Lage sind, aktuelle Einstellungssignale zu entschlüsseln und Ihre Dienstleistungen als unmittelbare Lösung für die konkreten Probleme eines Personalverantwortlichen zu positionieren. Dieser Leitfaden beschreibt detailliert das genaue Vorgehen, das Sie benötigen, um Entscheidungsträger zu identifizieren, neue Aufträge zu gewinnen und Verträge zu entwerfen, die die Einnahmen Ihrer Agentur sichern.

Wie kommen Personalagenturen an Aufträge?

Um solche Aufträge in großem Umfang zu gewinnen, muss man von wahllosen Kaltakquise-Anrufen zu einem strukturierten Vertriebsprozess übergehen, der auf Echtzeitdaten basiert. Nutzen Sie diese zehn Schritte, um Ihre Kundenansprache in einen wiederholbaren Motor für hochwertige Geschäfte zu verwandeln.

1. Erstellen Sie Ihre Zielgruppe anhand aktueller Einstellungssignale

Beginnen Sie mit Unternehmen, die bereits Interesse an einer Zusammenarbeit zeigen. Suchen Sie nach Ihren Zielkunden auf LinkedIn Jobs, den Unternehmensseiten Indeed LinkedIn und Indeed sowie auf den jeweiligen Karriereseiten der Unternehmen und erfassen Sie anschließend jeden potenziellen Kunden in Ihrem Recruiting-CRM Manatal.

• Suchen Sie auf LinkedIn Jobs nach Branche und Stadt und speichern Sie dann Unternehmen, die dieselbe Stelle in den letzten 30 Tagen mehr als einmal ausgeschrieben haben. Diese Wiederholung deutet in der Regel darauf hin, dass das Unternehmen einen dringenden Personalbedarf hat oder die Stelle nicht schnell genug besetzen kann.
• Schau dir die Indeed und aktuellen Stellenanzeigen Indeed an, um zu überprüfen, ob der Bedarf tatsächlich besteht, und notiere dir dann den Firmennamen, die Abteilung und wie lange die Stelle bereits ausgeschrieben ist.
• Priorisieren Sie Konten, die wiederholte Stellenanzeigen, dringenden Personalmangel in Führungspositionen oder mehrere offene Stellen in einer Abteilung aufweisen. Dies sind die deutlichsten Anzeichen dafür, dass das Unternehmen möglicherweise bereit ist, Personalvermittlungsdienste in Anspruch zu nehmen.

2. Finden Sie heraus, wer der eigentliche Entscheidungsträger ist, bevor Sie Kontakt aufnehmen

Sobald Sie einen Zielkunden gefunden haben, suchen Sie den Ansprechpartner und treiben Sie das Geschäft voran. In der Regel handelt es sich dabei um den Personalverantwortlichen, den VP of Talent, den Abteilungsleiter oder den für die Stelle zuständigen Geschäftsleiter.

• Öffnen Sie die LinkedIn-Seite des Unternehmens, sehen Sie sich die Teamstruktur an und nutzen Sie die Datenerfassungstools Ihres CRM-Systems, um den Kundenstammdatensatz anzulegen – beispielsweise die Chrome-Erweiterung „People-Match AI“ von Manatal.
• Verknüpfen Sie den Kontakt mit dem Unternehmensdatensatz, damit alle Notizen, E-Mails und Folgeaktionen an einem Ort gespeichert bleiben.

Im Folgenden finden Sie einige weitere Tools, mit denen Nutzer Kontaktdaten abrufen können.

• Apollo.io: Ab 49 $ pro Arbeitsplatz und Monat (jährliche Abrechnung) für 30.000 Credits pro Arbeitsplatz und Jahr.
• Lusha: Die Preise beginnen bei 37,45 $ (jährliche Abrechnung) für 1 Lizenz und 4.800 Credits pro Jahr.
• RocketReach: Der „Essentials“-Tarif kostet 49 $ pro Monat (bei jährlicher Abrechnung) und umfasst ausschließlich E-Mails.
• Hunter.io: Der kostenpflichtige Zugang beginnt bei 34 $/Monat (jährliche Abrechnung) für 24.000 Credits pro Jahr.

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3. Verwandeln Sie das erste Gespräch in eine vielversprechende Verkaufschance

Sobald Sie den richtigen Ansprechpartner gefunden haben, lenken Sie das Gespräch so schnell wie möglich auf die Qualifizierung und die geschäftlichen Auswirkungen.

• Schreiben Sie eine kurze E-Mail, in der Sie auf die konkrete Stelle, die besetzt werden soll, die geschäftlichen Auswirkungen der offenen Stelle sowie Ihre Beobachtungen zu den aktuellen Einstellungsaktivitäten des Unternehmens eingehen.
• Vereinbaren Sie ein 10-minütiges Kennenlerngespräch

Prüfen Sie während des Erstgesprächs die Eignung des Potenzials, indem Sie folgende Fragen stellen:

• Dringlichkeit der Einstellung
• Leerstandskosten
• Aktuelle Herausforderungen bei der Personalbeschaffung
• Budget und Gebührentoleranz
• Anforderungen für die Aufnahme von Lieferanten oder die PSL
• Wer unterzeichnet die Rahmenvereinbarung und genehmigt die Beschaffung?

Gestalte dein Verkaufsgespräch dann so, dass es auf ihre Probleme eingeht.

• Verwenden Sie eine einschlägige Fallstudie, eine Kennzahl zur Platzierung oder ein Beispiel für den ROI
• Stellen Sie geschäftliche Ergebnisse wie schnellere Besetzungen, geringere Ausfallzeiten oder eine niedrigere Fluktuation in den Vordergrund
• Speichern Sie jedes Detail in Ihrem CRM, damit Folgeaktionen sich an den tatsächlichen geschäftlichen Anforderungen orientieren und nicht an Vermutungen

4. Nutzen Sie vielversprechende Kontakte und rollenspezifische Kundenansprache

Heiße Leads, reaktivierte Kundenkonten und Empfehlungen führen oft schneller zu Abschlüssen, da diese Personen Ihren Namen bereits kennen oder schon einmal mit Ihnen zusammengearbeitet haben. Nutzen Sie diese Vertrautheit, aber halten Sie Ihre Botschaft konkret.

• Gehen Sie auf die genaue Funktion und die wirtschaftlichen Auswirkungen ein, die sich ergeben, wenn man dies offen lässt.
• Falls der potenzielle Kunde Ihre Agentur bereits kennt, erinnern Sie ihn an das letzte Geschäftsergebnis, das Sie erzielt haben, und stellen Sie einen Bezug zu der neuen Geschäftsmöglichkeit her.
• Sollte das Unternehmen aufgrund einer PSL oder eines Beschaffungsstopps blockiert sein, vermerken Sie dies deutlich in Ihrem CRM und hören Sie auf, blindlings weiter darauf zu bestehen. Wenden Sie sich dem nächsten aktiven Kunden zu.

5. Nutzen Sie Weiterempfehlungen als gezielten Vertriebskanal

Eine überzeugende Empfehlung kann den Verkaufsprozess verkürzen und das Vertrauen sofort stärken. Bitten Sie darum, solange die Erinnerung an den letzten Auftrag oder das letzte Projekt noch frisch ist.

• Bitten Sie direkt nach einem erfolgreichen Auftrag, einer Rechnungsstellung oder dem Erreichen eines Meilensteins in der Probezeit um eine Weiterempfehlung.
• Geben Sie dem Empfehlenden eine einzeilige Zusammenfassung, die er unverändert weiterleiten kann. Halten Sie es einfach: Ihr Fachgebiet, die Art der geschäftlichen Probleme, die Sie lösen, und die Art der Verträge, die Sie betreuen.
• Erfassen Sie den vermittelnden Ansprechpartner, das Datum der Kontaktaufnahme, den Zielkunden und das Ergebnis in Ihrem CRM, damit Sie erkennen können, welche Beziehungen tatsächlich Umsatz generieren.

6. Nachweis der Konformität vor der Beschaffung

Käufer aus dem Unternehmensbereich verzögern den Prozess oft, wenn sie Unterlagen von Anbietern benötigen. Bereiten Sie daher das Compliance-Paket vor, bevor die rechtliche Prüfung beginnt. Eine detailliertere Übersicht über behördliche Unterlagen, Einstellungsvorschriften und Anforderungen an das Risikomanagement finden Sie im Leitfaden zur Compliance bei der Personalbeschaffung.

Was sollte ein Vertrag mit einer Personalvermittlungsagentur enthalten?

Ein Personalvermittlungsvertrag sollte die Dienstleistung, die Zahlungsbedingungen, die Bedingungen für den Ersatz von Kandidaten sowie die Regeln zur Eigentumsübertragung an Kandidaten klar definieren. Verwenden Sie einen geeigneten Rahmenvertrag (Master Service Agreement, MSA) als Grundlage und passen Sie die Bedingungen dann an Ihr Personalvermittlungsmodell an, anstatt sich auf ein allgemeines Lieferantenformular zu verlassen.

1. Gebührenstruktur und Zahlungsbedingungen

Geben Sie an, ob der Kunde einen Stundensatz, eine Vermittlungsgebühr oder ein Honorar im Voraus zahlt, und legen Sie dann genau fest, was in den Kosten enthalten ist, z. B. Aufschlag, Lohnkosten, Steuern, gesetzliche Sozialleistungen und weiterberechnete Kosten. Um Ihre Margen vor Vertragsabschluss zu vergleichen, nutzen Sie diesen Rechner zur Rentabilität von Personalvermittlungsdienstleistungen.

• Fügen Sie das Abrechnungsmodell in einen Abschnitt und die Preisliste in einen Anhang ein.
• Geben Sie den Rechnungszyklus, das Fälligkeitsdatum und den Zeitpunkt an, ab dem die Zahlung als verspätet gilt.
• Fügen Sie Bestimmungen zu Verzugszinsen sowie das Recht hinzu, bei überfälligen Rechnungen die Dienstleistungen auszusetzen.
• Legen Sie fest, wie steuerliche oder gesetzliche Kostensteigerungen während der Vertragslaufzeit behandelt werden sollen.
• Falls der Kunde Zahlungsbedingungen von 60 oder 90 Tagen netto wünscht, passen Sie den Aufschlag an, um den Cashflow für die Lohn- und Gehaltszahlungen zu sichern.[6]

2. Gewährleistungs- und Umtauschklausel

In Ihrer Ersatzklausel sollten Sie festlegen, was unter einem Ersatzkandidaten zu verstehen ist, was als fehlgeschlagene Vermittlung gilt und ob die Abhilfe in einer neuen Suche oder einer anteiligen Gutschrift der Vermittlungsgebühr besteht. Formulieren Sie die Auslösebedingungen konkret, damit es später nicht zu Streitigkeiten über Kündigungen, Leistungsprobleme oder vom Kunden veranlasste Vertragsauflösungen kommt.

• Die Garantie gilt nur innerhalb der festgelegten Ersatzfrist.
• Ausgenommen sind Entlassungen, Umstrukturierungen, Budgetkürzungen oder die Streichung von Stellen, die vom Kunden veranlasst wurden.
• Erklären Sie, dass Sie verpflichtet sind, wirtschaftlich angemessene Anstrengungen zum Ersatz zu unternehmen.
• Legen Sie fest, ob die Abhilfe in einem Ersatz, einer Ersatzsuche oder einer Gutschrift der Gebühr besteht.
• Legen Sie ein klares Benachrichtigungsverfahren und einen Zeitplan für die Berichterstattung fest.[7]

3. Eigentumsverhältnisse des Bewerbers und Vertretungsbefugnis

In dieser Klausel sollte festgelegt werden, dass Kandidatenempfehlungen, die per E-Mail, über LinkedIn, durch Weiterempfehlungen oder über Jobbörsen erfolgen, für einen festgelegten Schutzzeitraum Eigentum Ihrer Agentur sind. Außerdem sollte der Kunde verpflichtet werden, einen schriftlichen Nachweis vorzulegen, falls er geltend macht, bereits vor Ihrer Empfehlung Kontakt zu dem Kandidaten gehabt zu haben.

• Berücksichtigen Sie Bewerbungen per E-Mail, über LinkedIn, durch Empfehlungen sowie über Jobbörsen.
• Legen Sie die Besitzdauer direkt im Vertrag fest.
• Kandidaten, die dem Kunden bereits bekannt sind, sind auszuschließen; hierfür ist jedoch ein schriftlicher Nachweis erforderlich.
• Erfassen Sie jede Einreichung in Ihrem CRM, um den Verlauf der Einreichungen nachzuverfolgen.[2][3][8]

4. Vertraulichkeit und Abwerbeverbot

Verwenden Sie Vertraulichkeits- und Abwerbeverbotsklauseln, um Bewerberdaten, Preisinformationen, interne Prozesse und Beziehungen zu Personalvermittlern während und nach dem Auftrag zu schützen. Halten Sie die Beschränkungen konkret, gegebenenfalls gegenseitig und so begrenzt, dass sie durchsetzbar bleiben.

• Die Vertraulichkeitsklausel sollte für beide Seiten gelten, wenn sensible Informationen ausgetauscht werden.
• Definieren Sie geschützte Informationen wie Lebensläufe, Preisangaben und Prozessdokumente.
• Geben Sie an, wie lange die Beschränkungen nach Vertragsende bestehen bleiben.
• Erlauben Sie gesetzlich vorgeschriebene Offenlegungen, verlangen Sie jedoch eine Benachrichtigung, sofern dies gesetzlich zulässig ist.
• Formulieren Sie den Wortlaut so konkret, dass er durchsetzbar ist, ohne dabei zu allgemein zu werden.

Nutzen Sie eine Vertragsvorlage als Ausgangspunkt und passen Sie dann jede Klausel an Ihr Personalmodell an. Ein gut strukturierter Personalvertrag bietet weitaus mehr Schutz als ein allgemeiner Dienstleistungsvertrag.

Schlussfolgerung

Wie sichern sich Personalvermittlungsagenturen regelmäßig Aufträge? Es kommt darauf an, einen disziplinierten Vertriebsprozess zu führen, den tatsächlichen Personalbedarf anzusprechen und jedes Gespräch mit rollenspezifischen Belegen zu untermauern. Sie müssen auf aktuelle Einstellungssignale reagieren, den richtigen Entscheidungsträger erreichen, jedes Angebot auf ein definiertes Einstellungsproblem ausrichten und jeden Kundenkontakt, jede Nachverfolgung und jedes Angebot in einem CRM verwalten, damit nichts übersehen wird. Aufträge folgen, wenn Ihre Daten zu Kontaktaufnahme, Auftragserfassung und Leistungserbringung konsistent sind und mit den tatsächlichen Bedürfnissen des Kunden übereinstimmen, und wenn Ihre Konditionen klar genug sind, damit die Einkaufsabteilung und die Rechtsabteilung sie reibungslos genehmigen können.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie finden Personalvermittlungsagenturen potenzielle Kunden für Aufträge?

A: Personalvermittlungsagenturen identifizieren potenzielle Kunden, indem sie aktuelle Einstellungssignale wie wiederholte Stellenanzeigen, dringende Nachbesetzungen und mehrere offene Stellen für dieselbe Funktion verfolgen. In der Regel erstellen sie Zielgruppenlisten auf der Grundlage von LinkedIn Jobs, Karriereseiten von Unternehmen, Indeed , Empfehlungen und ihrem eigenen Recruiting-CRM und sortieren die Kunden dann nach Branche, Standort, Einstellungsvolumen und Dringlichkeit. In Manatal können Sie diese Konten im Recruiting-CRM speichern, sie nach Nische und Berufsgruppe kennzeichnen und den Sourcing Hub nutzen, um vor der Kontaktaufnahme die richtigen Ansprechpartner zu ermitteln.

F: Mit welchen Strategien versuchen Personalvermittlungsagenturen, Aufträge von Unternehmen zu erhalten?

A: Sie gewinnen Aufträge, indem sie zeigen, dass sie das Rekrutierungsproblem des Kunden besser verstehen als die Konkurrenz und es durch Schnelligkeit, Nischenpräsenz oder Compliance-Kontrolle lösen können. Die überzeugendsten Pitches basieren auf einer offenen Stelle, einem Problem und einem Beleg, wie beispielsweise einer schnellen Erstellung der Shortlist, einer Nischenvermittlung oder einem konformen Screening-Prozess. Manatal unterstützt Sie dabei, indem es Kundennotizen, Kandidatenhistorie und Kontaktdaten an einem Ort zusammenfasst, sodass Ihr Pitch auf die konkrete Stelle zugeschnitten bleibt und nicht nur eine allgemeine Botschaft der Agentur ist.

F: Wie schließen Personalvermittlungsagenturen langfristige Verträge mit Unternehmen ab?

A: Sie sichern sich langfristige Verträge, indem sie bei zahlreichen Suchaufträgen eine konstante Besetzungsquote, klare Kommunikation und vorhersehbare Serviceleistungen gewährleisten. Das bedeutet in der Regel, mit einer soliden Erfassung zu beginnen, die Leistung in einem CRM-System zu verfolgen und den Kundenstamm nach der ersten erfolgreichen Vermittlung auszubauen. Das Recruiting-CRM von Manatal unterstützt diesen Prozess, indem es die Kundenhistorie, Nachfasstermine und Kommunikationsverläufe mit dem Kundenprofil verknüpft.

F: Welche Rolle spielt Networking dabei, Personalvermittlungsagenturen bei der Akquise von Aufträgen zu unterstützen?

A: Durch Networking entstehen vertrauensvolle Kontakte, die es einfacher machen, die Person zu erreichen, die tatsächlich über die Einstellung entscheidet. Empfehlungen von Bewerbern, Kunden und Branchenkontakten führen in der Regel schneller zu Abschlüssen als Kaltakquise, da sie bereits auf einem bestehenden Vertrauensverhältnis beruhen. In Manatal können Sie die Quellen von Empfehlungen erfassen, nachverfolgen, wer den Kontakt vermittelt hat, und diese Daten nutzen, um sich auf die Beziehungen zu konzentrieren, die echte Chancen eröffnen.

F: Wie verhandeln Personalvermittlungsagenturen die Vertragsbedingungen?

A: Sie handeln die Konditionen aus, indem sie Preisgestaltung, Regeln für den Kandidatenersatz, Vertraulichkeit und die Rechte an den Kandidaten genau an die von ihnen zu erbringenden Dienstleistungen knüpfen. Entscheidend ist, die Gebührenstruktur, den Zahlungszeitpunkt, die Garantiefristen und die Abwerbeverbote vor Vertragsunterzeichnung festzulegen, damit später keine Unklarheiten entstehen. Viele Agenturen nutzen Vorlagen aus Tools wie PandaDoc oder Juro, um das Dokument zu strukturieren, fügen dann kundenspezifische Bedingungen ein und verwalten den Prozess übersichtlich in ihrem CRM.

Zitate:

1. G2
2. Kapernra
3. G2
4. Kapernra
5. G2
6. Juro
7. Law Insider
8. Law Insider