So finden Sie passive Kandidaten: Ein Leitfaden für Personalvermittler

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Verschiedene Studien zum Thema Personalbeschaffung und Arbeitskräfte gehen davon aus, dass etwa 70 % der Fachkräfte passive Kandidaten sind [1], was bedeutet, dass sie zwar nicht aktiv nach einer neuen Stelle suchen, aber möglicherweise offen für die richtige Gelegenheit sind [2]. Wie findet man also passive Kandidaten? Die Antwort liegt darin, über eingehende Bewerbungen hinauszugehen und einen proaktiven, beziehungsorientierten Ansatz bei der Talentakquise zu verfolgen. Dieser Artikel enthält praktische Schritte zur Ansprache, Einbindung und Gewinnung passiver Kandidaten, damit Sie stärkere Talentpipelines aufbauen und Ihre Abhängigkeit von reaktiven Einstellungsstrategien verringern können.

Wie findet man passive Bewerber?

Die Ansprache passiver Kandidaten funktioniert am besten, wenn Sie einen wiederholbaren Ablauf befolgen: Definieren Sie die Stelle, finden Sie heraus, wo sich diese Personen bereits aufhalten, suchen Sie gezielt, erfassen Sie die vielversprechendsten Profile in Ihrem Bewerbermanagementsystem (ATS) und sprechen Sie sie anschließend erneut mit einem relevanten Grund zur Antwort an.

Boolesche Suche

Nutzen Sie die boolesche Suche, um Profile zu finden, die mit den Standardfiltern der Jobbörsen nicht angezeigt werden.

• Geben Sie zunächst die genaue Stellenbezeichnung an und fügen Sie anschließend die erforderlichen Kernkompetenzen, Arbeitsmittel und den Einsatzort hinzu.
• Fügen Sie Synonyme und Titelvarianten mit „ODER“ hinzu, z. B. Entwickler, Ingenieur und Softwareentwickler.
• Schließen Sie irrelevante Ergebnisse mit „NOT“ oder dem Minuszeichen aus, z. B. „Praktikant“, „Junior“ oder „Job“.
• Durchsuchen Sie Google, LinkedIn, GitHub und Portfolio-Websites mithilfe von standortspezifischen Suchanfragen.
• Sehen Sie sich die ersten 20 bis 30 Ergebnisse an und passen Sie den Suchbegriff dann entsprechend Ihren Erkenntnissen an.

Beispielsuche: site:github.com „Senior Python Developer“ AND AWS AND („Flask“ OR „Django“) -job -hiring

Sollten die Ergebnisse zu umfangreich sein, grenzen Sie sie ein, indem Sie eine Stadt, einen Firmennamen oder die Anzahl der Berufserfahrungsjahre hinzufügen. Sind sie zu eng gefasst, entfernen Sie jeweils ein Stichwort, bis Sie brauchbare Profile erhalten.

Nutzen Sie Ihr ATS

Mit dem „AI Advanced Search and Sourcing Hub“ von Manatal können Sie Kandidaten in Ihrer Datenbank und in externen Talentpools identifizieren.

• Gehen Sie zu „Kandidaten“ > „Erweiterte KI-Suche“ und klicken Sie auf „Kriterien“.
• Fügen Sie Filter für unverzichtbare Anforderungen wie Standort, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse, aktueller Arbeitgeber oder Gehaltsvorstellungen hinzu.
• Fügen Sie semantische Kriterien für Fähigkeiten, Berufsbezeichnungen, Branchen und Berufserfahrung hinzu, um Kandidaten mit entsprechendem Hintergrund zu finden – auch wenn in deren Profilen andere Begriffe verwendet werden.
• Kennzeichnen Sie jedes Kriterium als „Erforderlich“, „Wünschenswert“ oder „Nicht zulässig“, um Bewerber zu priorisieren oder auszuschließen.
• Klicken Sie auf „Übernehmen“ und prüfen Sie die Bewerber anhand ihrer Empfehlungsbewertungen.
• Verfeinern Sie die Suche, bis die Ergebnisse weitgehend Ihrem Zielprofil entsprechen.

So finden Sie passive Kandidaten außerhalb Ihrer bestehenden Datenbank:

• „Open Sourcing Hub“ aus dem seitlichen Navigationsmenü.
• Beginnen Sie mit den Filtern „Stellenbezeichnung“, „Standort“ und „Fähigkeiten“, um den Kandidatenpool einzugrenzen.
• Fügen Sie Filter wie „Berufserfahrung“, „Aktuelles Unternehmen“, „Ausbildung“ oder „Umkreis“ hinzu, wenn Sie gezieltere Ergebnisse wünschen.
• Klicken Sie auf „Suchen“, um auf passende Profile aus der externen Datenbank von Manatal zuzugreifen.
• Öffnen Sie die Schnellansicht, um den beruflichen Werdegang, die Ausbildung, die Fähigkeiten, die Profile in sozialen Netzwerken und den Standort eines Bewerbers einzusehen.
• Verwenden Sie die Funktion „Als Kandidaten anlegen“, um geeignete Profile in Ihre Manatal-Datenbank aufzunehmen.
• Verwenden Sie die Funktion „Zu einer Stellenausschreibung hinzufügen“, um Bewerber direkt einer aktiven Stellenausschreibung zuzuordnen.
• Nutzen Sie die Funktion „Zu einem Ordner hinzufügen“, um Talentpools für zukünftige Stellenausschreibungen aufzubauen.
• Kennzeichnen Sie Kandidaten nach Rolle, Qualifikationsprofil, Berufserfahrung und Herkunft, damit sie später über die erweiterte KI-Suche wiedergefunden werden können.
• Speichern Sie Notizen, den Verlauf der Kontaktaufnahmen und Termine für Folgeaktionen in den einzelnen Profilen, um die zukünftige Kundenbindung zu fördern.

Ein bewährtes Vorgehen besteht darin, mithilfe des Sourcing Hubs neue passive Kandidaten zu identifizieren und diese dann über die KI-gestützte erweiterte Suche wieder aufzugreifen und erneut anzusprechen, sobald passende Stellen verfügbar sind.

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Strategische Mitarbeiterempfehlungsprogramme

Nutzen Sie Empfehlungen, indem Sie Ihren Mitarbeitern ein konkretes Profil vorgeben, nach dem sie suchen sollen, anstatt sie nur vage um Namen zu bitten.

• Verfassen Sie ein ein Absatz langes Zielprofil mit der Überschrift, den unverzichtbaren Fähigkeiten, der Berufserfahrung und den Branchen, die Sie ansprechen möchten.
• Fügen Sie Beispielunternehmen oder Teamtypen hinzu, damit die Mitarbeiter wissen, wie eine gute Übereinstimmung aussieht.
• Leiten Sie die Anfrage über Slack, per E-Mail oder über ein Weiterleitungsformular mit einer klaren Frist weiter.
• Bitten Sie die Mitarbeiter, ihre LinkedIn-Kontakte, ehemalige Kollegen und Branchenkontakte anhand dieses Profils zu überprüfen.
• Gib ihnen eine kurze Einführungsnachricht, die sie weiterleiten können, ohne sie umschreiben zu müssen.
• Erfassen Sie in Ihrem ATS den Vermittler, den Namen des Bewerbers, die Quelle der Empfehlung und das Ergebnis.

Die besten Empfehlungen kommen in der Regel von Personen, die die Stelle gut genug kennen, um die Eignung eines Bewerbers beurteilen zu können. Richten Sie die Kampagne daher auf die Teams aus, die der zu besetzenden Stelle am nächsten stehen.

So gewinnen Sie passive Kandidaten für sich

Da passive Kandidaten nicht aktiv auf Stellensuche sind, sind allgemeine Kontaktaufnahmen selten erfolgreich. Bevor Sie Kontakt aufnehmen, sollten Sie deren LinkedIn-Profil, Portfolio, Beiträge oder aktuelle Arbeiten durchsehen und einen Punkt identifizieren, der in direktem Zusammenhang mit der Stelle steht. Nutzen Sie diese Erkenntnis, um zu erklären, warum Sie Kontakt aufgenommen haben, welche Herausforderung Ihr Team gerade bewältigt und inwiefern die Erfahrungen des Kandidaten dazu passen.

• Beginnen Sie mit einem konkreten Bezug zu ihrer Arbeit, beispielsweise einem Projekt, einem Beitrag, einer Produkteinführung oder einer Teamleistung.
• Erläutern Sie das geschäftliche Problem in einem Satz, damit die Botschaft konkret wirkt.
• Stellen Sie einen Bezug zwischen diesem Problem und ein oder zwei Erfahrungen her, die es für die Zuhörer relevant machen.
• Die erste Nachricht sollte kurz sein, in der Regel drei bis fünf Sätze.
• Schließen Sie mit einem unkomplizierten nächsten Schritt ab, zum Beispiel einem kurzen Gespräch, und nicht mit einer vollständigen Bewerbung.
• Senden Sie die Nachricht über den Kanal, den die Empfänger am ehesten nutzen – in der Regel LinkedIn oder E-Mail.
• Haken Sie nach, wenn sie nicht antworten, aber nennen Sie jedes Mal einen neuen Grund für eine Antwort, anstatt immer wieder dasselbe Verkaufsargument zu wiederholen.
• Nutzen Sie eine Abfolge von Kontaktpunkten über einen längeren Zeitraum hinweg, beispielsweise eine Nachricht, eine Nachfass-Nachricht, einen relevanten Artikel und schließlich eine Rückfrage zu einem späteren Zeitpunkt.
• Wenn sie antworten, lenken Sie das Gespräch zügig auf rollenspezifische Themen wie Herausforderungen, Auswirkungen, Weiterentwicklung und Eignung.
• Protokollieren Sie jede Interaktion in Ihrem ATS, damit zukünftige Kontaktaufnahmen darauf aufbauen, was die Kandidaten bereits gesehen und gesagt haben.

Das Ziel ist es, dass sich die Kontaktaufnahme wie ein relevantes Fachgespräch anfühlt und nicht wie eine Massenrekrutierungsnachricht. Wenn Sie einen guten Einstieg für Ihre Kontaktaufnahme, Empfehlungsanfragen, LinkedIn-Nachrichten, Nachfassaktionen oder Einladungen zu Vorstellungsgesprächen benötigen, stöbern Sie in der Bibliothek mit E-Mail-Vorlagen von Manatal und passen Sie die Beispiele an den Kandidaten, die Stelle und die geschäftliche Herausforderung an, für die Sie Personal suchen.

Messung des ROI Ihrer passiven Personalbeschaffung

Der ROI der passiven Kandidatenansprache sollte in Ihrem ATS gemessen werden, nicht in einer Tabellenkalkulation. Mit den „Hiring Performance Reports“ und den „Advanced Reports“ von Manatal können Sie verfolgen, wie passive Kandidaten Ihre Pipeline durchlaufen, die Sourcing-Kanäle identifizieren, die die besten Einstellungen liefern, und messen, ob proaktive Sourcing-Maßnahmen die Einstellungsdauer verkürzen.

1. Rücklaufquote

Messen Sie, wie effektiv Ihre Maßnahmen zur Kandidatenansprache das Engagement der Kandidaten fördern.

• Öffnen Sie „Berichte“ > „Erweiterte Berichte“ und erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bericht unter Verwendung des Datensatzes „Kandidaten“.
• Filtern Sie den Bericht nach Bewerbern, die über passive Kanäle wie LinkedIn, Empfehlungen, den Sourcing Hub oder Talent-Communities gewonnen wurden.
• Gruppieren Sie die Ergebnisse nach „candidate_source_type“ oder „candidate_source_edited“, um die Rekrutierungskanäle zu vergleichen.
• Exportieren Sie den Bericht monatlich und vergleichen Sie die Anzahl der akquirierten Kandidaten mit der Anzahl derjenigen, die in die erste aktive Phase Ihrer Pipeline vorgedrungen sind.
• Nutzen Sie die Ergebnisse, um herauszufinden, welche Rekrutierungskanäle durchweg das Interesse der Bewerber wecken.

2. Umwandlung in ein Vorstellungsgespräch

Ermitteln Sie, wie viele der akquirierten Kandidaten es bis zum Vorstellungsgespräch schaffen.

• Öffnen Sie „Berichte“ > „Einstellungsleistung“ und sehen Sie sich den Bericht „Interviewquote nach Rekrutierungskanal“ an.
• Vergleichen Sie den prozentualen Anteil der Kandidaten, die über LinkedIn, Empfehlungen, den Sourcing Hub und andere Kanäle gewonnen wurden und die die Vorstellungsrunde erreicht haben.
• Überprüfen Sie die Quote der zur Vorstellungsrunde weitergeleiteten Bewerber, um festzustellen, an welcher Stelle Bewerber zwischen der Kontaktaufnahme durch den Personalvermittler und dem weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses ausscheiden.
• Anhand dieser Berichte können Sie feststellen, ob die Qualität der Kandidatenauswahl oder die Reichweitenbotschaften die Konversionsraten bei Vorstellungsgesprächen beeinflussen.

3. Zustand der Pipeline

Messen Sie, ob Sie konsequent einen zukunftsfähigen passiven Talentpool aufbauen.

• Öffnen Sie „Berichte“ > „Einstellungsleistung“ und überprüfen Sie die Leistung der Rekrutierungskanäle.
• Ermitteln Sie, wie viele akquirierte Kandidaten sich derzeit in den einzelnen wichtigen Phasen der Pipeline befinden.
• Überprüfen Sie, ob bei kritischen Stellen ein stetiger Fluss von Bewerbern vom Status „Hinzugefügt“ zu „Eingereicht“, „Im Vorstellungsgespräch“, „Angebot unterbreitet“ und „Eingestellt“ stattfindet.
• Sollten bestimmte Talentpools nur wenige Kandidaten umfassen oder nur geringe Bewegung zwischen den einzelnen Phasen aufweisen, sollten Sie Ihre Sourcing-Aktivitäten verstärken, bevor der Einstellungsbedarf steigt.
• Erstellen Sie in „Erweiterte Berichte“ ein benutzerdefiniertes Dashboard, um das Bewerberaufkommen nach Akquisitionskanal, Position, Standort oder Personalvermittler zu überwachen.

4. Zeit bis zur Einstellung

Ermitteln Sie, ob das passive Recruiting die Einstellungsdauer verkürzt.

• Öffnen Sie „Berichte“ > „Einstellungsleistung“ und überprüfen Sie die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung.
• Vergleichen Sie passiv angeworbene Bewerber mit Kandidaten, die über eingehende Bewerbungen und Jobbörsen gewonnen wurden.
• Überprüfen Sie das Verhältnis von Vermittlungen zu Einstellungen nach Rekrutierungskanal, um festzustellen, welche Kanäle die qualitativ hochwertigsten Neueinstellungen liefern.
• Wenn passive Kandidaten durchweg schneller vermittelt werden als Bewerber, die sich von sich aus bewerben, trägt Ihre Sourcing-Strategie dazu bei, den Gesamtaufwand für die Personalbeschaffung zu senken.
• Verwenden Sie diese Berichte vierteljährlich statt monatlich, um langfristige Trends über mehrere Einstellungszyklen hinweg zu erkennen.

Ein einfacher Berichts-Workflow besteht darin, jeden Monat die Berichte zur Einstellungsleistung zu überprüfen und in den erweiterten Berichten ein spezielles Dashboard für die passive Personalbeschaffung einzurichten, um eine tiefergehende Analyse zu ermöglichen. Zusammen zeigen diese Berichte, ob Ihre Rekrutierungskanäle Rückmeldungen, Vorstellungsgespräche, Neueinstellungen und kürzere Einstellungszyklen generieren.

Schlussfolgerung

Die Ansprache passiver Kandidaten ist eine proaktive Strategie zur Talentakquise, die den Zugang zu qualifizierten Fachkräften über den aktiven Arbeitsmarkt hinaus erweitert. Zwar sind aktive Bewerber nach wie vor eine wichtige Talentquelle, doch viele leistungsstarke Fachkräfte suchen nicht aktiv nach neuen beruflichen Möglichkeiten. Effektives Passiv-Sourcing kombiniert gezielte Suchmethoden, KI-gestützte Tools wie Manatal, strukturierte Talentpipelines und personalisierte Kontaktaufnahme. Die besten Ergebnisse lassen sich durch konsequenten Beziehungsaufbau und kontinuierliche Pflege der Kontakte erzielen, noch bevor der Einstellungsbedarf dringend wird. Langfristig kann eine gut entwickelte Passiv-Sourcing-Strategie die Qualität der Pipeline verbessern, Einstellungszyklen verkürzen und die Abhängigkeit von reaktiver Personalbeschaffung verringern.

Häufig gestellte Fragen

F: Welche Methoden eignen sich besonders gut, um passive Kandidaten zu gewinnen?‍

A: Personalvermittler identifizieren hochqualifizierte passive Talente, indem sie nachprüfbare Arbeitsergebnisse auf Plattformen wie GitHub und Behance prüfen. Außerdem können sie ihre eigenen Datenbanken nach früheren Finalisten durchsuchen. Der „Sourcing Hub“ von Manatal bietet Zugriff auf über 700 Millionen externe Kandidaten, und KI-Empfehlungen helfen dabei, Kandidaten und Stellen miteinander abzugleichen.

F: Welche Rolle spielen soziale Medien bei der Gewinnung passiver Kandidaten?‍

A: Personalvermittler nutzen soziale Medien, um eine digitale Beziehung aufzubauen, indem sie direkt auf die fachlichen Beiträge potenzieller Kandidaten eingehen. Das Teilen von Inhalten, die von Mitarbeitern erstellt wurden, weckt passives Interesse. Wenn Sie einen herausragenden Fachmann finden, nutzen Sie die „People-Match AI“-Chrome-Erweiterung von Manatal, um Kandidatenprofile von Websites wie LinkedIn, Indeed und GitHub in Ihr ATS zu übertragen.

F: Worin bestehen die Herausforderungen bei der Anwerbung passiver Kandidaten im Vergleich zu aktiven Kandidaten?‍

A: Passives Recruiting verlängert die Einstellungszyklen erheblich. Da diese potenziellen Kandidaten bereits einen festen Arbeitsplatz haben, müssen Personalvermittler wochenlang daran arbeiten, Vertrauen aufzubauen, während sie spärliche und veraltete öffentliche Profile auswerten. Manatal löst diese Herausforderungen bei der Nachverfolgung der Kandidatenpipeline mithilfe seines Dashboards „Reports & Analytics“. Teams nutzen diese Echtzeit-Kennzahlen, um ihre Vorlagen für die Kontaktaufnahme zu optimieren.

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