Laut SHRM kann ein effektives Vorauswahlverfahren die Gesamtdauer des Einstellungsprozesses um 20–30 % verkürzen [1]. Warum erfüllen dann so viele telefonische Vorauswahlgespräche immer noch nicht ihren Zweck? [2] Wir haben aufgezeigt, wie ein effektives telefonisches Vorstellungsgespräch tatsächlich aussieht: die Fragen, den Ablauf und die entscheidenden Ermessensentscheidungen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, telefonische Vorstellungsgespräche effektiver durchzuführen, wodurch Personalverantwortliche Zeit sparen, die Kandidatenerfahrung verbessert wird und beide Seiten schnell einschätzen können, ob sie zueinander passen.
Was ist ein Telefon-Screening?
Ein Telefon-Screening ist ein kurzes, strukturiertes Gespräch zwischen einem Personalverantwortlichen und einem Bewerber und stellt den ersten Schritt im Bewerbungsprozess dar. Es dauert in der Regel 15 bis 20 Minuten und dient dazu, schnell einzuschätzen, ob ein Bewerber die grundlegenden Qualifikationen erfüllt und für weitere, umfassendere Bewerbungsrunden in Frage kommt. Während dieses Gesprächs stellen die Personalverantwortlichen das Unternehmen und die Stelle vor, besprechen die Qualifikationen und Gehaltsvorstellungen und beantworten Fragen zur Stelle.
Durchführen eines Telefoninterviews
Die Durchführung eines telefonischen Vorauswahlgesprächs ist ein wichtiger Schritt im Einstellungsprozess. Diese erste Vorauswahl hilft Ihnen dabei, festzustellen, ob ein Bewerber die grundlegenden Anforderungen der Stelle erfüllt, bevor Sie zu ausführlicheren Vorstellungsgesprächen übergehen. Hier sind die Schritte zur effektiven Vorbereitung auf ein telefonisches Vorauswahlgespräch:
Schritt 1: Vorbereitende Fragen erstellen
Stellen Sie eine Reihe relevanter Fragen zusammen, die Sie dem Bewerber während des telefonischen Vorauswahlgesprächs stellen möchten. Diese Fragen sollten sich auf den Werdegang, die Fähigkeiten und die Beweggründe des Bewerbers für seine Bewerbung auf die Stelle konzentrieren. Hinweise zur Formulierung von Interviewfragen finden Sie in unseren Tipps zu Fragen für das Vorauswahlgespräch. Ziehen Sie in Betracht, verhaltensbezogene und situationsbezogene Fragen einzubauen, um zu beurteilen, wie der Bewerber mit bestimmten Szenarien umgeht.
Mit der KI-Interviewfunktion von Manatal können Sie Fragenkataloge erstellen, die auf bestimmte Stellenanforderungen zugeschnitten sind. Das Tool ermöglicht es Ihnen, bereits vor Beginn des Gesprächs einheitliche Bewertungskriterien und klare Benotungsregeln festzulegen, sodass jeder Bewerber nach denselben objektiven Maßstäben beurteilt wird. Die Funktion unterstützt mehrere Sprachen und bietet anpassbare Sprachoptionen, darunter Englisch, Französisch, Spanisch und Deutsch.
{{cta}}
Schritt 2: Termin für das Vorstellungsgespräch vereinbaren
Versenden Sie Kalendereinladungen mit klaren Angaben zum Gespräch, einschließlich Telefonnummern, voraussichtlicher Dauer und Materialien, die die Bewerber vorher durchsehen sollten. Bieten Sie mehrere Zeitfenster für verschiedene Tage an, um unterschiedlichen Zeitplänen Rechnung zu tragen, und geben Sie immer Ersatzkontaktinformationen für den Fall technischer Schwierigkeiten an.
Schritt 3: Automatisierte Dokumentation nutzen
Die manuelle Dateneingabe unterbricht den Fluss eines Live-Gesprächs. Der Versuch, jede Antwort eines Bewerbers abzutippen, geht direkt zu Lasten des aktiven Zuhörens und der echten Interaktion. Der Manatal AI Notetaker automatisiert die Aufzeichnung und Transkription von Anrufen, die über Google oder Microsoft Kalender geplant wurden, und speichert die Daten direkt in den Bewerberprofilen. Dadurch entfällt das manuelle Notieren, Datenverluste werden vermieden, und die Nutzer können sich ganz auf die Gespräche konzentrieren, was die Einstellungsentscheidungen erleichtert.
Schritt 4: Nachverfolgung und Pflege Ihrer Talentpipeline
Laut SelectSoftwareReviews bewerben sich 79 % der Bewerber erneut, wenn sie Feedback erhalten, selbst nachdem sie abgelehnt wurden. [3] Stellen Sie sicher, dass Sie sich nach dem telefonischen Vorstellungsgespräch bei den Bewerbern melden, um ihnen Feedback zu geben und die nächsten Schritte zu erläutern. Achten Sie auf eine professionelle und höfliche Kommunikation, auch wenn die Bewerber nicht für die nächsten Schritte im Einstellungsprozess ausgewählt wurden. Legen Sie Segmente für Bewerber an, die großes Potenzial gezeigt haben, aber noch nicht ganz bereit waren, für solche, die möglicherweise perfekt für andere Abteilungen geeignet sind, oder für Personen, deren zeitliche Verfügbarkeit zwar nicht den aktuellen Anforderungen entspricht, die aber später von Nutzen sein könnten.
Tipps und No-Gos für telefonische Vorstellungsgespräche
Vermeiden Sie häufige Fallstricke, die Ihre Kennzahlen zur Einstellungsdauer verschlechtern. Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihr Team auf Kurs zu halten.
- Verwenden Sie unbedingt eine strukturierte Bewertungsvorlage. Bewerten Sie jeden Bewerber unmittelbar nach dem Gespräch anhand derselben Bewertungskriterien. Nach drei aufeinanderfolgenden Vorstellungsgesprächen lässt die Erinnerung nach.
- Vermitteln Sie die Unternehmensvision. Spitzenkräfte haben die Wahl zwischen mehreren Angeboten. Nutzen Sie das Vorstellungsgespräch, um Begeisterung für die Stelle zu wecken.
- Erläutern Sie die Dinge nicht zu ausführlich. Heben Sie sich die tiefgehenden technischen Diskussionen für das Vorstellungsgespräch mit dem Personalverantwortlichen auf. Konzentrieren Sie sich auf die grundlegenden Anforderungen.
- Lassen Sie das Gespräch nicht zu lange dauern. Beenden Sie es nach 20 Minuten. Ein langes Telefoninterview bringt Ihren täglichen Rekrutierungsplan durcheinander.
- Ignorieren Sie abgelehnte Bewerber nicht einfach. Versenden Sie über Ihr ATS eine automatische Ablehnungs-E-Mail, wenn sie die Vorauswahl nicht bestehen. Das schützt Ihre Arbeitgebermarke.
Über 20 Fragen für das telefonische Vorstellungsgespräch, die Sie Bewerbern stellen sollten
Fragen zum Hintergrund eines Bewerbers können unbeabsichtigt zu unzulässigen Fragen im Vorstellungsgespräch führen, die geschützte Merkmale betreffen. Nutzen Sie diese spezifischen Fragen für das telefonische Vorauswahlgespräch, um die benötigten Informationen zu erhalten. Jede Kategorie zielt auf ein bestimmtes Einstellungsrisiko ab.
Fachkenntnisse und Rollenübereinstimmung
Anhand dieser Fragen lässt sich überprüfen, ob der Bewerber die alltäglichen Anforderungen der Stelle versteht.
- Was hat Sie an dieser konkreten Stelle und unserer Unternehmenskultur besonders angesprochen?
Worauf Sie achten sollten: Achten Sieauf konkrete Details zu Ihrem Produkt oder aktuelle Unternehmensnachrichten. Allgemeine Antworten deuten darauf hin, dass sich der Bewerber massenhaft auf alle offenen Stellen auf dem Markt bewirbt.
- Inwiefern bereiten Sie Ihre bisherigen Erfahrungen direkt auf die Herausforderungen dieser Position vor?
Worauf Sie achten sollten: Achten Sieauf konkrete Beispiele, die mit den in Ihrer Stellenbeschreibung genannten Kernaufgaben übereinstimmen.
- Was betrachten Sie als Ihre bedeutendste berufliche Leistung in Ihrer derzeitigen Position?
Worauf Sie achten sollten: Die Bewerber sollten quantifizierbare Kennzahlen nennen. Achten Sie auf Zahlen, Prozentsätze oder eingesparte Dollarbeträge.
- Welche konkreten Tools oder welche Software nutzen Sie täglich für Ihre Arbeit?
Worauf Sie achten sollten: Vergewissern Sie sich, dass der Bewerber branchenübliche Tools verwendet. Wenn Sie spezielle Technologien einsetzen, achten Sie darauf, ob der Bewerber mit ähnlichen Plattformen vertraut ist.
Kommunikation und soziale Kompetenzen
Beurteilen Sie, wie der Bewerber seine Gedanken strukturiert und Informationen unter Druck vermittelt.
- Können Sie ein komplexes Projekt beschreiben, das Sie geleitet haben, und erläutern, wie Sie es nicht-technisch versierten Beteiligten erklärt haben?
Worauf Sie achten sollten: Achten Sieauf Klarheit und die Fähigkeit, schwierige Konzepte zu vereinfachen, ohne dabei herablassend zu wirken.
- Wie gehen Sie mit widersprüchlichen Prioritäten um, wenn zwei verschiedene Vorgesetzte Ihnen dringende Aufgaben übertragen?
Worauf Sie achten sollten: Achten Sieauf einen strukturierten Ansatz beim Zeitmanagement undauf proaktive Kommunikationsfähigkeiten.
- Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie mit einer Teamentscheidung nicht einverstanden waren. Wie sind Sie damit umgegangen?
Worauf Sie achten sollten: Achten Sieauf berufliche Reife. Der Bewerber muss Respekt vor der endgültigen Entscheidung zeigen, auch wenn er zunächst anderer Meinung war.
- In welcher Art von Arbeitsumfeld können Sie Ihre beste Leistung erbringen?
Worauf Sie achten sollten: Vergewissern Sie sich,dass der bevorzugte Arbeitsstil des Bewerbers zu Ihrer Realität passt. Ein Bewerber, der ständige Anleitung benötigt, wird in einem autonomen Remote-Umfeld scheitern.
Kulturelle Passung und Motivation
Beurteilen Sie, ob sich der Bewerber in die bestehende Teamdynamik und die Unternehmenswerte einfügen wird.
- Warum möchten Sie gerade jetzt Ihren derzeitigen Arbeitgeber verlassen?
Worauf Sie achten sollten: Achten Sieauf den Wunsch nach beruflicher Weiterentwicklung. Meiden Sie Bewerber, die die Zeit damit verbringen, sich über ihren derzeitigen Vorgesetzten zu beschweren.
- Welche Werte sind Ihnen am Arbeitsplatz am wichtigsten?
Worauf Sie achten sollten: Prüfen Sie, ob diese mit den Grundpfeilern Ihres Unternehmens übereinstimmen.
- Wie gehen Sie vor, wenn Sie eine neue Fähigkeit oder Technologie erlernen möchten, mit der Sie noch nie zuvor gearbeitet haben?
Worauf Sie achten sollten: Achten Sieauf eine proaktive Einstellung. Die Bewerber sollten konkrete Ressourcen wie Online-Kurse, Dokumentationen oder Mentoring erwähnen.
- Was motiviert Sie dazu, auch abseits des Gehalts Ihre beste Leistung zu erbringen?
Worauf Sie achten sollten: Achten Sieauf innere Antriebskräfte wie Problemlösung, kreative Umsetzung oder Kundenzufriedenheit.
Erwartungen und Logistik
Stellen Sie sicher, dass die praktischen Aspekte der Stelle mit dem Leben und den Anforderungen des Bewerbers übereinstimmen.
- Wie hoch sind Ihre Gehaltsvorstellungen für Ihre nächste Stelle?
Worauf Sie achten sollten: Stellen Sie sicher, dass die genannte Zahl innerhalb Ihres genehmigten Budgetrahmens liegt. Fahren Sie nicht fort, wenn die Mindestforderung des Bewerbers Ihre Höchstgrenze überschreitet.
- Wie lang ist die Kündigungsfrist bei Ihrem derzeitigen Arbeitgeber?
Worauf Sie achten sollten: Vergewissern Sie sich,dass die Verfügbarkeit des Kandidaten mit Ihrem Projektzeitplan übereinstimmt. Eine Kündigungsfrist von zwei Wochen ist üblich. Eine Kündigungsfrist von drei Monaten erfordert strategische Planung.
- Können Sie sich mit unseren spezifischen Richtlinien für Hybrid- oder Remote-Arbeit anfreunden?
Worauf Sie achten sollten: Achten Sieauf eine klare, eindeutige Zusage bezüglich Ihrer Arbeitszeiten im Büro.
- Benötigen Sie jetzt oder in Zukunft eine Arbeitserlaubnis, um an diesem Standort zu arbeiten?
Worauf Sie achten sollten: Rechtliche Klarheit. Ihr Rekrutierungsteam benötigt diese Informationen, um die Visumabwicklung oder Compliance-Maßnahmen frühzeitig zu planen.
Schlussfolgerung
Das Telefon-Screening wird gerade deshalb unterschätzt, weil es als reine „Abhak-Aufgabe“ betrachtet wird. Der Einsatz KI-gestützter Tools wie der ATS-Plattform von Manatal verwandelt das Telefon-Screening in einen strategischen Vorteil, indem Aufgaben automatisiert werden und Personalverantwortliche sich darauf konzentrieren können, Beziehungen aufzubauen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Positive Erfahrungen der Bewerber beim Screening stärken den Ruf eines Unternehmens, während schlechte Interaktionen den Rekrutierungsbemühungen schaden können. Angesichts der Weiterentwicklung der Personalbeschaffung ist die Beherrschung des Telefon-Screenings durch strategische Fragen, effiziente Prozesse und durchdachte Nachfassaktionen entscheidend für eine erfolgreiche Personalbeschaffung.
Testen Sie Manatals ATS 14 Tage lang kostenlos und erfahren Sie, wie unsere KI-gestützte Rekrutierungsplattform Ihren Auswahlprozess optimiert und die Zeit bis zur Einstellung verkürzt.
Häufig gestellte Fragen
F: Wie lange sollte ein Telefonscreening dauern?
A: Ein telefonisches Vorstellungsgespräch sollte in der Regel zwischen 15 und 30 Minuten dauern. Dieser Zeitrahmen reicht aus, um die grundlegenden Qualifikationen zu erfragen, das erste Interesse einzuschätzen und festzustellen, ob der Bewerber für die nächste Stufe des Einstellungsprozesses in Frage kommt. Rekrutierungsplattformen wie Manatal helfen Personalverantwortlichen dabei, diese ersten Kontaktpunkte im Blick zu behalten und sie mithilfe integrierter Aufgaben- und Terminmanagementsysteme effizient zu planen. Eine kurze Dauer schont sowohl die Zeit des Bewerbers als auch die des Personalverantwortlichen und ermöglicht dennoch eine aussagekräftige Bewertung der wichtigsten Kriterien.
F: Welche Fragen sollten bei einem Telefonscreening gestellt werden?
A: Bei Fragen im telefonischen Vorstellungsgespräch sollte der Schwerpunkt auf den grundlegenden Qualifikationen, der Verfügbarkeit, den Gehaltsvorstellungen und der Motivation liegen. Zu den üblichen Fragen gehören die Überprüfung der Berufserfahrung, die Erfragung spezifischer, für die Stelle relevanter Fähigkeiten, die Klärung der Verfügbarkeit für Vorstellungsgespräche und des möglichen Eintrittsdatums, die Bestätigung des Standorts und der Bereitschaft, vor Ort oder im Homeoffice zu arbeiten, sowie die Erkundung des Interesses des Bewerbers an der Stelle und am Unternehmen. Halten Sie die Fragen eher direkt und sachlich als verhaltensorientiert.
F: Ist ein Telefonscreening dasselbe wie ein Vorstellungsgespräch?
A: Nein, ein telefonisches Vorstellungsgespräch ist nicht dasselbe wie ein vollständiges Vorstellungsgespräch. Das telefonische Vorstellungsgespräch ist ein vorläufiger Auswahlschritt, der dazu dient, grundlegende Qualifikationen und das gegenseitige Interesse schnell einzuschätzen, bevor Zeit in ein umfassendes Vorstellungsgespräch investiert wird. Es ist in der Regel kürzer, weniger detailliert und konzentriert sich auf grundlegende Anforderungen, anstatt auf tiefgehende Verhaltensfragen, fachliche Bewertungen oder die Beurteilung der kulturellen Eignung, wie sie bei formellen Vorstellungsgesprächen vorkommen.
F: Was geschieht nach dem Telefonscreening?
A: Nach einem telefonischen Vorstellungsgespräch gelangen qualifizierte Bewerber in der Regel in die nächste Phase des Einstellungsprozesses, die persönliche oder Video-Vorstellungsgespräche, fachliche Eignungstests, Panel-Interviews oder Treffen mit den Personalverantwortlichen umfassen kann. In modernen Bewerbermanagementsystemen (ATS) wie Manatal kann eine Automatisierungsregel eingerichtet werden, die die Bewerber nach Abschluss des Vorstellungsgesprächs nahtlos in die nächste Phase der Pipeline weiterleitet und so den Verwaltungsaufwand reduziert. Bewerber, die die Grundvoraussetzungen nicht erfüllen, werden in der Regel darüber informiert, dass sie nicht weiter im Verfahren berücksichtigt werden.
F: Können KI-Tools für das Telefonscreening verwendet werden?
A: Ja, KI-Tools können für das telefonische Screening über automatisierte Telefonsysteme, Chatbots oder Video-Screening-Plattformen eingesetzt werden, die vorab festgelegte Fragen stellen und die Antworten auswerten können. Diese Tools können dazu beitragen, den Screening-Prozess zu skalieren und eine erste Vorauswahl anhand spezifischer Kriterien zu treffen. Sie funktionieren jedoch am besten in Kombination mit menschlicher Aufsicht, da ihnen nuancierte Antworten oder Indikatoren für die kulturelle Eignung entgehen können, die erfahrene Personalvermittler erkennen können.
Zitat
.webp)
.webp)
.webp){kind=logo}
.webp)
