Effektives Telefon-Screening: Tipps und Strategien für 2025

In der heutigen wettbewerbsintensiven Talentlandschaft sind telefonische Vorstellungsgespräche zu strategischen Instrumenten geworden und nicht mehr nur einfache Vorgespräche. Künstliche Intelligenz wird im Jahr 2025 95 % des ersten Screenings von Bewerbern übernehmen [1], wodurch menschliche Telefonscreenings für die Bewertung von Soft Skills und kultureller Eignung wertvoller werden. Für Personalvermittler, die hybride und Remote-Einstellungen durchführen, ist die Beherrschung von Telefonscreenings der Schlüssel zur frühzeitigen Identifizierung von Spitzentalenten.

Was ist ein Telefon-Screening?

Ein Telefonscreening ist ein kurzes, strukturiertes Gespräch zwischen einem Personalverantwortlichen und einem Bewerber, das als erster Schritt im Bewerbungsprozess dient. Es dauert in der Regel 15-20 Minuten und dient dazu, schnell festzustellen, ob ein Bewerber die grundlegenden Qualifikationen erfüllt und es wert ist, zu einer umfassenderen Gesprächsrunde überzugehen.

Hauptzwecke des Telefon-Screenings

Erste Qualifikationsprüfung

• Überprüfung der Richtigkeit des Lebenslaufs und der grundlegenden Anforderungen
• Bestätigen Sie Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen und Logistik
• Bewertung von Kommunikationsfähigkeiten und Professionalität

Bewertung der gegenseitigen Eignung

• Prüfen Sie das echte Interesse des Bewerbers an der Stelle
• Bewertung der kulturellen Ausrichtung und der Arbeitsstilpräferenzen
• Bewerbern die Möglichkeit geben, erste Fragen zum Unternehmen zu stellen

Effiziente Filterung

• Verkürzung der Zeit bis zur Einstellung durch frühzeitige Identifizierung starker Kandidaten [2]
• Sparen Sie Ressourcen, indem Sie unpassende Bewerber vor persönlichen Gesprächen aussortieren.
• In der Regel werden 60-70 % der Bewerber von der weiteren Prüfung ausgeschlossen [3].

Durchführen eines Telefoninterviews

Die Durchführung eines telefonischen Vorstellungsgesprächs ist ein wichtiger Schritt in der Rekrutierungspipeline. Dieses erste Screening hilft Ihnen festzustellen, ob ein Bewerber die grundlegenden Stellenanforderungen erfüllt, bevor Sie zu ausführlicheren Gesprächen übergehen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps und Strategien zur effektiven Vorbereitung auf ein telefonisches Vorstellungsgespräch:

Schritt 1: Auswahl der Bewerber

Prüfen Sie vor dem telefonischen Vorstellungsgespräch sorgfältig den Lebenslauf des Bewerbers, um festzustellen, ob er über einschlägige Berufserfahrung, Fähigkeiten und Qualifikationen verfügt, die den Stellenanforderungen entsprechen. So können Sie die Fragen im Vorstellungsgespräch entsprechend anpassen.

Die KI-gestützten Screening-Funktionen von Manatal können Lebensläufe und Bewerbungen analysieren, um die Kandidaten zu identifizieren, die am besten zu den Anforderungen Ihrer Rolle passen, und sie anhand der von Ihnen ausgewählten Kriterien in eine Rangfolge bringen.

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Schritt 2: Screening-Fragen vorbereiten

Stellen Sie eine Reihe sachdienlicher Fragen zusammen, die Sie dem Bewerber während des Telefongesprächs stellen. Diese Fragen sollten sich auf den Hintergrund des Bewerbers, seine Fähigkeiten und die Gründe für seine Bewerbung auf die Stelle beziehen. Eine Anleitung für die Formulierung von Interviewfragen finden Sie in unseren Tipps für qualitativ hochwertige Telefoninterviewfragen. Erwägen Sie, verhaltens- und situationsbezogene Fragen einzubauen, um zu beurteilen, wie der Bewerber mit bestimmten Szenarien umgeht.

Überprüfung von Hintergrund und Erfahrung

• "Erläutern Sie mir Ihre derzeitige Rolle und Ihre wichtigsten Aufgaben.
• "Was hat Sie ursprünglich an dieser Stelle in unserem Unternehmen gereizt?"
• "Wie passt diese Gelegenheit zu Ihren beruflichen Zielen?"

Verfügbarkeit und Logistik

• "Wie lange ist Ihre derzeitige Kündigungsfrist und wann könnten Sie anfangen?"
• "Sind Sie mit [Fern-/Hybrid-/Büro-]Arbeitsvereinbarungen einverstanden?"
• "Haben Sie irgendwelche terminlichen Einschränkungen für mögliche Folgegespräche?"

Angleichung der Vergütungen und Leistungen

• "Was sind Ihre Gehaltsvorstellungen für diese Stelle?"
• "Gibt es bestimmte Leistungen oder Maßnahmen am Arbeitsplatz, die für Sie wichtig sind?"
• "Wie ist diese Gelegenheit im Vergleich zu anderen Stellen, die Sie in Betracht ziehen?"

Kulturelle Passung und Kommunikationsfähigkeiten

• "Beschreiben Sie Ihr ideales Arbeitsumfeld und Ihren Führungsstil."
• "Wie gehen Sie mit konkurrierenden Prioritäten und engen Fristen um?"
• "Welche Fragen haben Sie zu unserer Unternehmenskultur oder zu dieser Stelle?"

Schritt 3: Terminvereinbarung für das Vorstellungsgespräch

Versenden Sie Kalendereinladungen mit klaren Angaben zum Gespräch, einschließlich Telefonnummern, voraussichtlicher Dauer und Materialien, die die Bewerber vorher durchsehen sollten. Bieten Sie mehrere Zeitfenster für verschiedene Tage an, um unterschiedlichen Zeitplänen Rechnung zu tragen, und geben Sie immer Ersatzkontaktinformationen für den Fall technischer Schwierigkeiten an.

Manatal erlaubt die Integration mit E-Mail-Anbietern wie Gmail und Outlook und ermöglicht die Automatisierung von Arbeitsabläufen, wie z.B. den Versand personalisierter E-Mails.

Schritt 4: Notieren Sie Ihre Datenpunkte

Machen Sie sich während des Telefongesprächs Notizen für spätere Rückfragen. Notieren Sie alle wichtigen Highlights, Stärken oder Problembereiche, die Ihre Entscheidung über das Weiterkommen des Bewerbers im Einstellungsverfahren beeinflussen könnten.

Sie können in Manatal ATS kollaborative Notizen zu Kandidatenprofilen, Jobs, Kunden, Leads, Kontakten oder jedem anderen Objekt erstellen und Ihr Team mit Tags versehen. Heben Sie wichtige Aufgaben, Anweisungen zur Vertragsunterzeichnung oder andere Informationen hervor, mit voller Unterstützung für die Zusammenarbeit mehrerer Benutzer und Bearbeitbarkeit.

Schritt 5: Weiterverfolgung und Pflege Ihrer Talent Pipeline

79 % der Bewerber bewerben sich erneut, wenn sie eine Rückmeldung erhalten, selbst wenn sie abgelehnt wurden.[4] Nach dem Telefongespräch sollten Sie den Bewerbern ein Feedback geben und die nächsten Schritte erläutern. Pflegen Sie eine professionelle und höfliche Kommunikation, auch wenn die Kandidaten nicht für den weiteren Verlauf des Einstellungsverfahrens ausgewählt wurden. Legen Sie Segmente für Bewerber an, die großes Potenzial gezeigt haben, aber noch nicht ganz so weit sind, für Bewerber, die für verschiedene Abteilungen geeignet wären, oder für Personen, deren Zeitplan nicht mit dem aktuellen Bedarf übereinstimmt, die aber später wertvoll sein könnten.

Aufrechterhaltung der Professionalität

• Bewahren Sie ein professionelles Auftreten: Achten Sie beim telefonischen Vorstellungsgespräch auf eine professionelle Atmosphäre während des gesamten Gesprächs. Achten Sie darauf, dass Sie sich in einer ruhigen, unaufdringlichen Umgebung befinden und kommunizieren Sie klar und professionell, um dem Bewerber ein Gefühl der Professionalität zu vermitteln.
• Aktives Zuhören demonstrieren: Aktives Zuhören spielt bei einem telefonischen Vorstellungsgespräch eine entscheidende Rolle. Schenken Sie den Antworten des Bewerbers volle Aufmerksamkeit und stellen Sie Folgefragen, um bestimmte Punkte zu klären oder die Antworten zu vertiefen. Auf diese Weise erhalten Sie weitere Einblicke in die Qualifikationen des Bewerbers und seine Eignung für die Stelle.
• Bieten Sie informative Beratung: Als Personalvermittler ist es wichtig, den Bewerbern umfassende Informationen über das Unternehmen, die Stelle und die weiteren Schritte des Einstellungsverfahrens zu geben. Dies hilft den Bewerbern, sich ein klareres Bild von der Stelle zu machen und festzustellen, ob sie mit ihren Karrierezielen übereinstimmt.
• Bewerten Sie die kulturelle Eignung: Nutzen Sie das telefonische Vorstellungsgespräch, um die kulturelle Kompatibilität der Bewerber mit dem Unternehmen zu beurteilen. Stellen Sie Fragen zu ihrer Arbeitsweise, ihrem Kommunikationsstil und ihren Taktiken der Teamarbeit, um ihre Eignung für die Unternehmenskultur zu beurteilen.

Zu vermeidende Fehler bei einem Telefongespräch

• Mangelnde Vorbereitung: Ein häufiger Fehler, den Personalverantwortliche bei telefonischen Vorstellungsgesprächen machen, ist die unzureichende Vorbereitung auf das Gespräch. Dies kann zu einem unorganisierten und unproduktiven Gespräch führen, wodurch der Kandidat möglicherweise das Interesse an der Stelle verliert. Daher ist es eine gute Idee, den Lebenslauf des Bewerbers durchzusehen, relevante Fragen vorzubereiten und sich vor dem Gespräch mit der Stellenbeschreibung vertraut zu machen.
• Keine klaren Erwartungen formulieren: Ein weiterer Fehler besteht darin, dem Bewerber den Zweck und die Erwartungen an das Telefoninterview nicht mitzuteilen. Es ist wichtig, den Ablauf des Gesprächs, den Zeitplan und die nächsten Schritte zu erklären, damit die Bewerber wissen, was sie erwartet, und sich angemessen auf das Gespräch vorbereiten können.
• Schlechte Kommunikationsfähigkeiten: Sie sollten bei einem Telefoninterview auf Ihre Kommunikationsfähigkeiten achten. Zu schnelles Sprechen, die Verwendung von Fachjargon oder das Unterbrechen von Bewerbern kann zu Missverständnissen und einer negativen Erfahrung für den Bewerber führen. Sprechen Sie stattdessen, hören Sie aktiv zu und behalten Sie während des gesamten Gesprächs ein professionelles Auftreten bei.
• Das Stellen unangemessener Fragen: Fragen, die sich auf Ethnie, Religion, Familienstand, Alter oder Behinderung beziehen, sind tabu und können zu Diskriminierungsklagen führen. Halten Sie sich an arbeitsplatzbezogene Fragen, die die Qualifikationen der Bewerber und ihre Eignung für die Stelle bewerten.
• Mangelndes Engagement: Denken Sie daran, dass Sie bei einem Telefoninterview die Gelegenheit haben, mit den Bewerbern ins Gespräch zu kommen und ihr Interesse an der Stelle einzuschätzen. Wenn Sie keinen Enthusiasmus zeigen, keine Folgefragen stellen oder den Antworten des Bewerbers nicht aktiv zuhören, kann der Eindruck entstehen, dass Sie kein Interesse an einem Gespräch mit dem Bewerber haben. Zeigen Sie daher während des gesamten Gesprächs echtes Interesse und Engagement.
• Durch das Vorstellungsgespräch hetzen: Das Telefoninterview zu überstürzen, um Zeit zu sparen, ist nicht der richtige Weg, um Ihre Aufgabe abzuschließen. Sie müssen sich Zeit nehmen, um die Qualifikationen, die Erfahrung und die Eignung der Bewerber für die Stelle zu beurteilen. All diese Aspekte werden Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Schlussfolgerung

Ein effektives Telefonscreening im Jahr 2025 verbindet menschliche Erkenntnisse mit Technologie, um die Einstellungsergebnisse zu verbessern und Talentpipelines zu entwickeln. Der Einsatz von KI-gestützten Tools, wie der ATS-Plattform von Manatal, verwandelt das Telefonscreening in einen strategischen Vorteil, indem Aufgaben automatisiert werden und Recruiter sich auf den Aufbau von Verbindungen und das Treffen fundierter Entscheidungen konzentrieren können. Positive Erfahrungen beim Screening von Bewerbern verbessern den Ruf eines Unternehmens, während schlechte Interaktionen den Rekrutierungsbemühungen schaden können. Da sich die Personalbeschaffung weiterentwickelt, ist die Beherrschung des Telefonscreenings mit strategischen Fragen, effizienten Prozessen und durchdachten Folgemaßnahmen entscheidend für eine erfolgreiche Einstellung.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie lange sollte ein Telefonscreening dauern?

A: Ein Telefonscreening sollte normalerweise zwischen 15 und 30 Minuten dauern. Diese Zeitspanne reicht aus, um die grundlegenden Qualifikationen zu erfragen, das erste Interesse festzustellen und zu entscheiden, ob der Kandidat ein Weiterkommen im Einstellungsprozess rechtfertigt. Eine kurze Zeitspanne respektiert sowohl die Zeit des Bewerbers als auch die des Personalverantwortlichen und ermöglicht dennoch eine aussagekräftige Bewertung der Schlüsselkriterien.

F: Welche Fragen sollten bei einem Telefonscreening gestellt werden?

A: Die Fragen beim telefonischen Screening sollten sich auf grundlegende Qualifikationen, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen und Motivation konzentrieren. Zu den üblichen Fragen gehören die Überprüfung der Berufserfahrung, die Frage nach spezifischen Fähigkeiten, die für die Stelle relevant sind, die Erörterung der Verfügbarkeit für Vorstellungsgespräche und des Anfangsdatums, die Bestätigung des Standorts und der Bereitschaft, vor Ort oder aus der Ferne zu arbeiten, sowie die Frage nach dem Interesse des Bewerbers an der Stelle und dem Unternehmen. Halten Sie die Fragen einfach und sachlich und nicht verhaltensorientiert.

F: Ist ein Telefonscreening dasselbe wie ein Vorstellungsgespräch?

A: Nein, ein Telefonscreening ist nicht dasselbe wie ein vollständiges Vorstellungsgespräch. Das Telefonscreening ist ein vorläufiger Filterschritt, der dazu dient, die grundlegenden Qualifikationen und das gegenseitige Interesse schnell zu beurteilen, bevor Sie Zeit in ein umfassendes Vorstellungsgespräch investieren. Es ist in der Regel kürzer, weniger detailliert und konzentriert sich eher auf die grundlegenden Anforderungen als auf tiefgreifende Verhaltensfragen, technische Beurteilungen oder Bewertungen der kulturellen Übereinstimmung, die in formellen Vorstellungsgesprächen vorkommen.

F: Was geschieht nach dem Telefonscreening?

A: Nach einem Telefonscreening gelangen qualifizierte Bewerber in der Regel in die nächste Phase des Einstellungsverfahrens, die persönliche oder Videointerviews, technische Beurteilungen, Panelinterviews oder Treffen mit den Personalverantwortlichen umfassen kann. Bewerber, die die grundlegenden Anforderungen nicht erfüllen, werden in der Regel benachrichtigt, dass sie nicht weiterverfolgt werden können. Die konkreten nächsten Schritte hängen vom Einstellungsprozess des Unternehmens und der Komplexität der Stelle ab.

F: Können KI-Tools für das Telefonscreening verwendet werden?

A: Ja, KI-Tools können für das telefonische Screening durch automatisierte Telefonsysteme, Chatbots oder Video-Screening-Plattformen eingesetzt werden, die vorgegebene Fragen stellen und die Antworten auswerten können. Diese Tools können dabei helfen, den Screening-Prozess zu skalieren und eine erste Filterung auf der Grundlage bestimmter Kriterien vorzunehmen. Sie funktionieren jedoch am besten, wenn sie mit menschlicher Aufsicht kombiniert werden, da sie nuancierte Antworten oder Indikatoren für die kulturelle Eignung übersehen können, die erfahrene Recruiter erkennen können.

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Zitate

[1] MSH

[2] Sternchen

[3] XYPN

[4] SelectSoftware Bewertungen