So berechnen Sie das Kapazitätsmodell für Personalvermittler in TA-Teams

Ihr Personalvermittler hat diese Woche gerade drei Stellen besetzt. Möglicherweise wissen Sie nicht, ob diese Leistung gut ist oder ob der Personalvermittler mit 47 offenen Stellen überlastet ist. Das Personalvermittler-Kapazitätsmodell zeigt Ihnen genau, wie viele Stellen ein Personalvermittler betreuen kann, bevor sich seine Leistung sichtbar verschlechtert. Es gibt an, wann zusätzliche Personalvermittler eingestellt werden müssen, um die Einstellungsziele nicht zu verfehlen, und identifiziert Engpässe in Ihrem TA-Team. Um diese Klarheit zu erlangen und nicht mehr auf Vermutungen angewiesen zu sein, benötigen Sie einen strukturierten Ansatz, der mit einem klaren Verständnis des Rahmens beginnt.

Was ist ein Personalvermittler-Kapazitätsmodell?

Ein Personalvermittler-Kapazitätsmodell ist ein mathematisches Rahmenwerk, das die realistische Anzahl offener Stellen ermittelt, die ein Personalvermittler in einem bestimmten Zeitraum besetzen kann. Im Gegensatz zu herkömmlichen Methoden basiert es auf messbaren Faktoren wie der Zeit bis zur Besetzung, den Anforderungen an Vorstellungsgespräche und der verfügbaren Arbeitszeit nach Erledigung administrativer Aufgaben. Es dient als wichtiges Planungsinstrument für Personalbeschaffungsteams mit Einstellungszielen und liefert eine zentrale Kennzahl als Grundlage für Entscheidungen über Personalbestand, Ausgaben für Dienstleister und Einstellungszeitpläne.

So berechnen Sie die Kapazität von Personalvermittlern

Bevor Sie das Modell erstellen können, benötigen Sie vier Zahlen aus Ihren eigenen Daten. Keine Branchen-Benchmarks.

• Durchschnitt Durchschnittliche (nach Art der Stelle): Unterteilen Sie die ATS-Daten mindestens in die Kategorien „technisch“ und „nicht-technisch“. Die Besetzung einer Stelle als Softwareentwickler kann in den USA 40 bis 55 Tage dauern. [2] Die durchschnittliche Zeit bis zur Besetzung einer Einstiegsposition im Verwaltungsbereich beträgt 24 Tage. [3] Die Zusammenfassung von 40-Tage- und 24-Tage-Zyklen zu einem Durchschnittswert führt zu einer irreführenden Kennzahl, die die tatsächliche Leistung verschleiert.
• Anzahl der Vorstellungsgespräche pro Einstellung: Erfassen Sie die Kontaktpunkte mit den Bewerbern (Vorauswahl, Panelgespräche und Assessments). Wenn für eine Stelle 6,5 Vorstellungsgespräche und für eine andere 3,2 erforderlich sind, unterscheidet sich die Arbeitsbelastung des Personalvermittlers pro Stellenausschreibung erheblich, obwohl die Personalstärke gleich ist.
• **Angebotsannahmequote:** Eine niedrige Angebotsannahmequote (OAR) führt zu unnötigem Mehraufwand bei der Personalbeschaffung, da bei jeder abgelehnten Stelle der Einstellungsprozess von vorne beginnen muss. Branchenweit liegt die OAR in der Regel zwischen 70 und 90 %, wobei leistungsstarke Unternehmen Werte von über 90 % erreichen. [4]
• Netto-Arbeitszeit: Gehen Sie von einer monatlichen Basis von 160 Stunden aus. Die Zahl von 160 Stunden ergibt sich aus dem internationalen Standard für Vollzeitäquivalente (FTE), abzüglich Besprechungen und Verwaltungsaufgaben, um die „tatsächliche“ Zeit für die Personalbeschaffung zu ermitteln (in der Regel 90–120 Stunden). Verwenden Sie dabei tatsächliche Daten statt optimistischer Schätzungen.

Um die Personalbeschaffung zu optimieren, bietet Manatal Funktionen wie Berichte und Analysen. Mit Manatal können Personalverantwortliche Kennzahlen zur Personalbeschaffung, darunter die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle, überwachen. Außerdem ermöglicht die Plattform die Visualisierung von Leistungstrends im Zeitverlauf.

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Formel zur Berechnung der Personalvermittlerkapazität

Sobald Sie diese Eingaben haben, sieht die Grundformel wie folgt aus:

Verfügbare Netto-Stunden ÷ Stunden bis zur Erledigung einer Standardanforderung* = Monatliche Anforderungskapazität

*Die Zeit, die für den Abschluss einer Standard-Stellenausschreibung benötigt wird, berechnet sich aus der durchschnittlichen Besetzungszeit in Tagen, multipliziert mit dem prozentualen Anteil, den eine Stelle am Arbeitstag eines Personalvermittlers einnimmt. Eine Stellenausschreibung erfordert konzentrierte Arbeitsphasen für Aufgaben wie die Kandidatenakquise, die Vorauswahl und die Koordination.

Ein Beispiel:

Angenommen, Sie stellen im dritten Quartal 50 Softwareentwickler ein. Sie haben vier Personalvermittler.

• Durchschnittliche Zeit bis zur Besetzung einer Stelle im Ingenieurwesen: 42 Tage
• Netto-Arbeitszeit der Personalvermittler pro Monat: 100 Stunden
• Stunden pro Woche pro aktiver Stellenausschreibung: 8 Stunden
• Monatlicher Zeitaufwand pro Anforderung: 8 Stunden × 4,3 Wochen = ca. 34 Stunden

100 verfügbare Stunden ÷ 34 Stunden pro Stellenausschreibung = ca. 2,9 Stellenausschreibungen pro Personalvermittler pro Monat

Über ein ganzes Quartal (3 Monate) hinweg kann ein Personalvermittler realistisch gesehen 8 bis 9 Stellen im technischen Bereich besetzen. Vier Personalvermittler × 9 besetzte Stellen = 36 Neueinstellungen im 3. Quartal. Das Unternehmen muss 50 Stellen besetzen, es fehlen jedoch noch 14 Neueinstellungen. Sie müssen entscheiden, ob Sie einen Personalvermittler einstellen, einen externen Sourcer beauftragen, den Zeitplan für die Einstellung anpassen oder die Angebotsannahmequote (OAR) verbessern, um den Nachaufwand zu reduzieren.

Möglichkeiten zur Steigerung der Kapazität ohne Personalaufstockung

Sobald Sie Ihre tatsächliche Kapazitätszahl kennen, stehen Ihnen zwei Hebel zur Verfügung: Sie können entweder Personal einstellen oder die pro Mitarbeiter benötigte Arbeitszeit reduzieren. Hier erfahren Sie, wie Sie den zweiten lever betätigen können.

• Überlassen Sie die Vorauswahl der Anrufe der KI: Herkömmliche telefonische Vorauswahlen und Vorstellungsgespräche in der ersten Phase nehmen einen erheblichen Teil der Arbeitszeit von Personalvermittlern in Anspruch. Der KI-Interviewer von Manatal führt rund um die Uhr Video-Vorstellungsgespräche durch, sodass Sie Hunderte von Bewerbern gleichzeitig prüfen können, ohne zusätzliches Personal einstellen oder komplexe Terminpläne verwalten zu müssen.

Optimieren Sie den Arbeitsablauf durch Automatisierung im Recruiting: Manuelle Verwaltungsaufgaben führen häufig zu Engpässen bei der Personalbeschaffung. Die Automatisierungsfunktionen von Manatal beseitigen repetitive Aufgaben, indem sie anhand von Auslösern und Bedingungen sofortige Maßnahmen ausführen, wie beispielsweise das Weiterleiten von Bewerbern oder das Versenden von Folge-E-Mails.

Kapazitätsmodelle: Personalagenturen vs. interne Teams

Interne Personalbeschaffungsteams und Personalvermittlungsagenturen verfolgen unterschiedliche Betriebsmodelle und legen unterschiedliche Kennzahlen für eine erfolgreiche Personalbeschaffung zugrunde.

• Interne Teams konzentrieren sich darauf, die Kapazitäten auf die internen Einstellungspläne abzustimmen und dabei die Zeit bis zur Besetzung der Stelle, die Zufriedenheit der Personalverantwortlichen sowie die Qualität der Einstellungen zu optimieren, wobei sie auch den Zeitaufwand für das Stakeholder-Management berücksichtigen.
• Personalvermittlungsagenturen legen den Schwerpunkt auf Schnelligkeit und Umsatz und müssen dabei die Anforderungen der Kunden an die Bewerberauswahl, die Ausfallquoten sowie den optimalen Umsatz pro Personalvermittler berücksichtigen. Die Kapazitätsmodelle der Agenturen müssen auf ihre jeweilige wirtschaftliche Struktur, ihre Abrechnungssätze und ihre bisherigen Ausfallquoten zugeschnitten sein.

Die Umsatz- und ROI-Nachverfolgung von Manatal ermöglicht es Ihnen mithilfe von Berichten und Analysefunktionen, Einnahmen direkt mit Aufträgen, Kunden und Teammitgliedern zu verknüpfen, um einen genauen Überblick über die Leistung der Personalvermittler zu erhalten. Diese Tools bieten Ihnen Echtzeit-Einblick in den Cashflow und helfen Ihnen dabei, den ROI nach Pipeline-Phase zu prognostizieren, sodass Sie Kapazitätsmodelle genau auf die individuelle Wirtschaftsstruktur und die Abrechnungssätze Ihrer Agentur abstimmen können.

Schlussfolgerung

Die Einführung eines Kapazitätsmodells für die Personalbesetzung und die interne Personalabteilung verwandelt die Personalbeschaffung von einem Ratespiel in eine vorhersehbare Wissenschaft. Wenn Unternehmen verstehen, wie sie die Kapazität ihrer Personalvermittler anhand von Kennzahlen wie Nettoarbeitszeit und Zeit bis zur Besetzung berechnen können, können sie Burnout bei den Personalvermittlern verhindern und sicherstellen, dass die Einstellungsziele erreicht werden. Letztendlich ist das Kapazitätsmodell für Personalvermittler ein unverzichtbares Instrument, um die Arbeitsbelastung auszugleichen und die Maßnahmen zur Talentakquise effektiv zu skalieren

Häufig gestellte Fragen

F: Wie berücksichtigt das Personalvermittler-Kapazitätsmodell den Unterschied zwischen Massenrekrutierung und der Suche nach Führungskräften?

A: Das Modell unterteilt die Stellen nach Komplexität. Bei Stellen mit hohem Stellenvolumen ist der Bedarf an „Stunden pro Einstellung“ aufgrund standardisierter Prozesse in der Regel geringer, während die Suche nach Führungskräften mehr verfügbare Netto-Arbeitsstunden für eine intensive Kandidatenansprache und eine intensive Betreuung erfordert, was die Gesamtkapazität pro Personalvermittler verringert. Mithilfe der Berichtstools von Manatal können Sie Daten ganz einfach nach technischen und nicht-technischen Stellen unterteilen, um sicherzustellen, dass Ihr Personalvermittler-Kapazitätsmodell für unterschiedliche Komplexitätsgrade bei der Personalbeschaffung stets genau bleibt.

F: Kann ein Kapazitätsmodell für Personalvermittlungsagenturen dabei helfen, den monatlichen Umsatz zu prognostizieren?

A: Ja. Indem sie die durchschnittliche Vermittlungsgebühr kennen und mithilfe des Kapazitätsmodells prognostizieren, wie viele Stellen ein Personalvermittler realistisch abschließen kann, können Agenturen ihre Einnahmen hochrechnen und feststellen, ob sie mehr Personalvermittler benötigen, um bestimmte finanzielle Ziele zu erreichen.

F: Wie wirkt sich eine hohe Fluktuationsrate auf die Berechnung der Personalbeschaffungskapazität aus?

A: Eine hohe Absagequote wirkt sich ähnlich aus wie eine niedrige Angebotsannahmequote; sie führt zu „Phantomarbeit“. Bei der Berechnung der Kapazität muss man einen Puffer für Stellen einkalkulieren, die möglicherweise wieder ausgeschrieben werden, was die „Bearbeitungszeit bis zum Abschluss“ effektiv verlängert und die Gesamtzahl der neuen Stellenangebote verringert, die ein Personalvermittler bearbeiten kann.

F: Wie oft sollte ein TA-Leiter sein Modell zur Personalbeschaffungskapazität aktualisieren?

A: Das Modell sollte vierteljährlich überprüft werden oder immer dann, wenn sich die Teameffizienz deutlich verändert. Der Einsatz eines ATS wie Manatal macht diesen Prozess nahtlos, da die Echtzeitberichte und Analysen es Führungskräften ermöglichen, Schwankungen bei der Besetzungszeit und den Kontaktpunkten mit Bewerbern zu überwachen. Wenn die Daten zeigen, dass die KI-gestützte Vorauswahl durchweg Zeit spart, können Sie Ihr Modell entsprechend anpassen.

F: Berücksichtigt das Kapazitätsmodell für Personalvermittler die Einarbeitungszeit für neue Personalvermittler?

A: Ein ausgefeiltes Modell berücksichtigt einen „Anlauf“-Prozentsatz. Ein neuer Personalvermittler arbeitet im ersten Monat vielleicht nur mit 25 % seiner Kapazität und im zweiten Monat mit 50 %, sodass die Führungskräfte die vorübergehende Lücke in der Rekrutierungskapazität erkennen können, bevor der neue Mitarbeiter seine volle Leistungsfähigkeit erreicht.

Zitate:

1. Personalmanagement
2. Talmatic
3. Unternehmensnavigator
4. Umbrex
5. Amroar