Wie die richtige Recruiting-App Ihren Prozess verändern kann

Der Arbeitsmarkt ist hart umkämpft und stellt Personalabteilungen vor verschiedene Herausforderungen, darunter Qualifikationslücken und komplexe Einstellungsprozesse. Herkömmliche Rekrutierungsmethoden wie die Verwendung von Tabellenkalkulationen und E-Mails reichen für moderne Anforderungen nicht mehr aus. Rekrutierungs-Apps sind unverzichtbar, um die Personalbeschaffung zu transformieren, indem sie die Zeit bis zur Einstellung verkürzen, die Qualität der Bewerber verbessern und eine strategische Personalplanung ermöglichen. Dieser Leitfaden untersucht, wie Rekrutierungs-Apps Einstellungsprozesse verbessern können, beschreibt wichtige zu berücksichtigende Funktionen und identifiziert potenzielle Fallstricke, die es zu vermeiden gilt. Tools wie Manatal bieten umfassende Funktionen für moderne Rekrutierungsanforderungen.

Was ist eine Recruiting-App?

Eine Recruiting-App ist eine cloudbasierte Softwarelösung, die Ihren gesamten Einstellungsprozess verwaltet, von der Veröffentlichung von Stellenangeboten und der Suche nach Kandidaten bis hin zur Verfolgung von Bewerbungen, der Erleichterung der Kommunikation und der Erstellung von Einstellungsanalysen. Aber nicht alle Recruiting-Apps sind gleich. Was ein wirklich wertvolles Tool von einer glorifizierten Tabellenkalkulation unterscheidet, ist die Tiefe der Funktionen und wie intuitiv diese Funktionen zusammenarbeiten.

Eine leistungsfähige Recruiting-Anwendung sollte Folgendes leisten:

• Zentrale Bewerberdatenbank, in der alle Bewerberinformationen, Lebensläufe, Korrespondenz und Bewertungsnotizen an einem einzigen Ort gespeichert und durchsucht werden können.
• Multi-Channel-Stellenausschreibung, die Ihre Stellenangebote gleichzeitig auf Jobbörsen, in sozialen Medien und auf Ihrer Karriereseite veröffentlicht.
• Pipeline- und Stufenmanagement, das den Stand jedes Bewerbers in Ihrem Prozess visualisiert und einen reibungslosen Ablauf der einzelnen Einstellungsphasen ermöglicht.
• Tools zur Nachverfolgung und Vorauswahl von Bewerbern, mit denen Sie Bewerber anhand ihrer Qualifikationen und Eignung filtern, bewerten und organisieren können.
• Kommunikationswerkzeuge, die die E-Mail-Korrespondenz, die Terminplanung für Vorstellungsgespräche und die interne Zusammenarbeit im Team optimieren
• Berichte und Analysen, die Kennzahlen wie Zeit bis zur Einstellung, Effektivität der Quellen und Engpässe in der Pipeline aufzeigen
• Compliance-Funktionen, die sicherstellen, dass Ihr Einstellungsprozess den gesetzlichen Anforderungen und Datenschutzstandards entspricht
• Integrationen, die sich mit Ihren bestehenden HR-Systemen, Kalendersystemen, Bewertungstools und Kommunikationsplattformen verbinden lassen

Das Bewerberverwaltungssystem von Manatal ist ein Beispiel dafür, wie eine umfassende Recruiting-App aussehen kann: Es bietet Drag-and-Drop-Pipeline-Management, umfangreiche Bewerberprofile, KI-gestützte Suche und Matching, integrierte E-Mail- und Kalenderfunktionen, cloudbasierten Zugriff von überall und Datensicherheit auf Unternehmensniveau.

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Wie Recruiting-Apps die Personalbeschaffung verändern

Die Einführung einer speziellen Plattform bedeutet nicht nur inkrementelle Änderungen, sondern eine vollständige Umgestaltung Ihres Workflows. Hier erfahren Sie, wie erstklassige Recruiting-Apps die Spielregeln verändern.

1. Enorme Zeitersparnis durch Automatisierung

Studien zeigen übereinstimmend, dass Personalvermittler durchschnittlich 17,7 Stunden pro Stellenangebot für Verwaltungsaufgaben aufwenden, die automatisiert werden könnten [1]. Mit Funktionen wie KI-gestütztem Parsing von Lebensläufen und automatisierten Workflows können Sie Bewerber in Sekundenschnelle statt in Stunden überprüfen.

2. Zentralisierte Daten und leistungsstarke Suche

Vorbei sind die Zeiten, in denen man einen großartigen Kandidaten verlor, weil sein Lebenslauf in einem Ordner begraben war. Die besten Recruiting-Apps ermöglichen eine gründliche Datenbankrecherche.

3. Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation

Die Personalbeschaffung ist eine Teamleistung. Mit Recruiting-Apps wird die Kommunikation zentralisiert, sodass Teams Notizen austauschen, Bewerber bewerten und Personalverantwortliche direkt im Profil eines Bewerbers markieren können.

4. Verbesserte Kandidatenerfahrung

Ein umständlicher Bewerbungsprozess schreckt Top-Talente ab. Eine moderne App sorgt für eine übersichtliche, markengerechte Karriereseite und konsistente Kommunikation, sodass Bewerber nicht im Unklaren gelassen werden.

5. Datengestützte Entscheidungen

Was man nicht misst, kann man auch nicht verbessern. Apps bieten Analysen zu Einstellungsdauer, Effizienz der Quellen und Pipeline-Leistung.

Auswahl einer Recruiting-App: Wesentliche Funktionen

Nicht alle Recruiting-Apps bieten denselben Mehrwert. Einige bieten oberflächliche Funktionen mit schlechter Benutzerfreundlichkeit. Andere zeichnen sich in bestimmten Bereichen aus, vernachlässigen jedoch wesentliche Funktionen. Eine kluge Entscheidung erfordert die Bewertung der Optionen anhand klarer Kriterien, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Hier ist Ihre Checkliste für den Kauf einer Recruiting-App:

• Benutzerfreundlichkeit und Benutzererfahrung: Die App mit den meisten Funktionen ist wertlos, wenn Ihr Team sie nicht nutzt. Legen Sie Wert auf intuitive Benutzeroberflächen, minimale Einarbeitungszeiten und ein übersichtliches Design. Achten Sie auf Drag-and-Drop-Funktionen, eine klare Navigation und einen reaktionsschnellen mobilen Zugriff.
• Flexibilität der Pipeline: Ihr Einstellungsprozess ist einzigartig. Die von Ihnen gewählte Recruiting-Anwendung sollte sich an Ihre Arbeitsabläufe anpassen, anstatt Sie in starre Vorlagen zu zwingen. Anpassbare Pipeline-Phasen, flexible Kandidatenbewegungen und konfigurierbare Automatisierungsregeln sind wichtig.
• Sourcing und Integration von Jobbörsen: Ein effizientes Sourcing von Kandidaten erfordert die gleichzeitige Veröffentlichung auf mehreren Kanälen. Suchen Sie nach Apps, die sich in große Jobbörsen, Social-Media-Plattformen und berufliche Netzwerke integrieren lassen und die außerdem Marken-Karriereseiten unterstützen.
• KI-gestütztes Screening und Matching: Die manuelle Überprüfung von Lebensläufen ist nicht skalierbar. KI-Funktionen für die Analyse von Lebensläufen, das Matching von Kandidaten und die semantische Suche beschleunigen das Screening erheblich und verbessern gleichzeitig die Qualität.
• Kommunikations- und Kollaborationstools: Integrierte E-Mail-Funktionen, Kalenderintegration, Terminplanung für Vorstellungsgespräche, gemeinsames Feedback und Team-Berechtigungen sollten nahtlos innerhalb der Plattform funktionieren, ohne dass ein ständiger Kontextwechsel erforderlich ist.
• Datensicherheit und Compliance: Bei der Personalbeschaffung werden personenbezogene Daten erfasst. Stellen Sie sicher, dass die Anwendungen den Datenschutzbestimmungen (DSGVO, CCPA usw.) entsprechen, rollenbasierte Zugriffskontrollen bieten und strenge Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten.
• Berichterstattung und Analyse: Eine einfache Berichterstattung reicht nicht aus. Achten Sie auf anpassbare Dashboards, exportierbare Daten und Kennzahlen, die sich an Ihren Maßstäben für den Erfolg der Personalbeschaffung orientieren.
• Skalierbarkeit: Wählen Sie Lösungen, die sich Ihren Anforderungen anpassen lassen. Was für ein dreiköpfiges Team funktioniert, sollte auch dann noch funktionieren, wenn Sie Mitarbeiter für verschiedene Abteilungen oder mehrere Standorte einstellen.
• Integrationsmöglichkeiten: Die Personalbeschaffung findet nicht isoliert statt. Ihre Recruiting-App sollte mit Ihrem gesamten HR-Stack, HRIS-Systemen, Onboarding-Plattformen, Bewertungs-Tools, E-Mail-Clients und Kalenderanwendungen verbunden sein.

Ein Blick auf führende Recruiting-Apps

Um die Landschaft besser zu verstehen, ist es hilfreich zu betrachten, wie verschiedene Tools bestimmte Teile des Rekrutierungsprozesses angehen. Während einige Lösungen spezialisiert sind, verfolgen andere einen umfassenden Ansatz.

LinkedIn Recruiter

Personalvermittler können die LinkedIn Recruiter nutzen, um effizient Kandidaten aus dem weltweit größten beruflichen Netzwerk zu rekrutieren. Sie bietet erweiterte Suchfilter und intelligenten Abgleich, um Top-Talente zu identifizieren. Sie können mit Kandidaten über personalisierte InMail-Nachrichten in Kontakt treten, mit ihren Teams über gemeinsame Projekte und Profile zusammenarbeiten und die Leistung über detaillierte Berichte und Einblicke verfolgen. Als umfassende Recruiting-Lösung ist LinkedIn Recruiter jedoch aufgrund der umfangreichen Funktionen und der damit verbundenen Kosten nicht für alle Nutzer geeignet.

HireVue

HireVue ist eine Recruiting-App, mit der Personalverantwortliche aus der Ferne Videointerviews mit ihren Kandidaten führen können. Sie können HireVue verwenden, um benutzerdefinierte Fragen oder Szenarien zu erstellen, die Ihre Kandidaten beantworten oder ihre Fähigkeiten oder Persönlichkeit demonstrieren sollen. HireVue zeichnet auch die Videointerviews auf und speichert sie zur späteren Überprüfung oder Weitergabe. Zu den wichtigsten Funktionen der App gehören Videointerviews, Einstellungstests, strukturierte Interviews, KI-gestützte Bewertungen, Tools für Vielfalt und Integration sowie Analysen.

iMocha

iMocha ist eine Plattform zur Bewertung von Fähigkeiten, die Unternehmen bei der Beurteilung von Bewerbern in Bezug auf technische, kognitive und soziale Fähigkeiten unterstützt. Sie bietet über 2.000 vorgefertigte Tests, darunter Coding Challenges, Sprachbewertungen und domänenspezifische Tests, und ermöglicht auch die Erstellung benutzerdefinierter Tests. Die Plattform nutzt eine KI-gestützte Prüfung, um Fairness zu gewährleisten, und bietet detaillierte Leistungsanalysen, um Einstellungsentscheidungen zu erleichtern. iMocha lässt sich in gängige Bewerberverfolgungssysteme integrieren und ist damit ideal für die Einstellung und Weiterbildung von Mitarbeitern in verschiedenen Branchen.

Calendly

Calendly ermöglicht eine einfache Neuplanung oder Stornierung von Terminen und verhindert gleichzeitig Doppelbuchungen oder Konflikte. Sie können Google Calendar, Outlook, Office 365 und iCloud integrieren, um Vorstellungsgespräche effizient zu planen, indem Sie sie mit der Verfügbarkeit der Kandidaten synchronisieren und automatische Erinnerungen und Bestätigungen senden. Darüber hinaus können Sie die Dauer von Besprechungen festlegen, Pufferzeiten zwischen den Besprechungen einfügen, Round-Robin-Planung für die Teamkoordination nutzen und die Gruppenplanung verwalten, während Sie gleichzeitig von Analysen zur Verfolgung der Planungseffizienz profitieren.

Docs To Go Office Suite

Docs To Go ist die ursprüngliche und meistverkaufte mobile Office-Suite, mit der Benutzer Microsoft Office-Dateien und Adobe PDF-Dateien auf Android-Smartphones und -Tablets anzeigen, bearbeiten und erstellen können. Es enthält ein Textverarbeitungsprogramm, eine Tabellenkalkulation, ein Präsentationstool, ein Zeichentool und einen Gleichungseditor. Zu den Funktionen der Docs To Go Office Suite gehören Textformatierungsoptionen wie Schriftart, -größe, -farbe, Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichung und Hervorhebung sowie fortgeschrittene Tabellenkalkulationsfunktionen wie Einfrierbereiche, Sortierung, automatische Anpassung und Zugriff auf 111 Funktionen. Das Präsentationstool bietet Funktionen wie Sprechernotizen, Timing-Probe und Foliensortierung, während der PDF-Viewer eine originalgetreue Anzeige mit Optionen für Zeilenumbruch, Lesezeichen, automatisches Drehen und die Möglichkeit zum Auswählen, Suchen und Kopieren von Text bietet.

Häufige Fehler bei der Einführung von Recruiting-Apps

Selbst mit den besten verfügbaren Recruiting-Apps untergraben Unternehmen häufig ihren eigenen Erfolg durch vermeidbare Fehler. Wenn Sie diese Fallstricke kennen, können Sie sie umgehen.

• Auswahl allein nach dem Preis: Die günstigste Option erweist sich langfristig oft als die teuerste. Unzureichende Funktionen, schlechter Support oder schwierige Implementierung verursachen versteckte Kosten, die die anfänglichen Einsparungen zunichte machen. Bewerten Sie die Gesamtbetriebskosten und nicht nur den Kaufpreis.
• Ignorieren der Benutzererfahrung: Wenn Ihre Recruiting-App die Benutzer frustriert, werden diese nach Alternativen suchen – was den Zweck einer zentralisierten Software zunichte macht. Beziehen Sie die tatsächlichen Endbenutzer in die Bewertung mit ein. Führen Sie Testläufe durch. Priorisieren Sie Tools, die die Benutzer tatsächlich nutzen und annehmen werden.
• Vernachlässigung von Integrationsanforderungen: Eine Recruiting-App, die nicht mit Ihrem E-Mail-Programm, Kalender, HRIS oder anderen wichtigen Tools verbunden ist, verursacht mehr Arbeit statt weniger. Erstellen Sie eine Übersicht über Ihr technisches Ökosystem, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden.
• Nicht vollständige Nutzung der verfügbaren Funktionen: Unternehmen implementieren häufig Recruiting-Apps, nutzen jedoch nur einen Bruchteil ihrer Funktionen. Diese Verschwendung entsteht, wenn es bei der Einführung an angemessenen Schulungen, Planung oder Änderungsmanagement mangelt. Investieren Sie in eine gründliche Einarbeitung in Ihre Plattform.
• Überspringen der Prozessabbildung: Die Implementierung von Software, bevor Sie Ihren aktuellen Arbeitsablauf verstehen, ist wie das Bauen auf Treibsand. Dokumentieren Sie zunächst Ihren bestehenden Rekrutierungsprozess. Identifizieren Sie Schwachstellen. Wählen und konfigurieren Sie dann Tools, die Ihren spezifischen Herausforderungen gerecht werden.
• Unzureichende Schulung und Change Management: Neue Software erfordert neue Gewohnheiten. Ohne strukturierte Schulungen, klare Kommunikation über Änderungen und kontinuierliche Unterstützung kehren Teams zu alten Methoden zurück. Planen Sie Zeit und Ressourcen für eine ordnungsgemäße Einarbeitung ein.
• Vernachlässigung der Datenverwaltung: Die Migration aus alten Systemen erfordert eine sorgfältige Planung. Entscheiden Sie, welche Daten übertragen werden, wie die Datenqualität gewährleistet wird und wer Zugriff auf welche Daten hat. Eine unzureichende Datenverwaltung birgt Compliance-Risiken und untergräbt das Vertrauen in Ihr System.

Es ist leicht, sich die Finger zu verbrennen, wenn man die falsche App auswählt, aber mit ein wenig Sorgfalt kann man Probleme bei der Einführung vermeiden.

Die KI-gestützte Recruiting-App von Manatal

Wir haben theoretisch erörtert, was Recruiting-Apps so wertvoll macht. Sehen wir uns nun an, wie das in der Praxis aussieht. Manatal bietet ein komplettes Bewerberverwaltungssystem, das speziell für die Herausforderungen des modernen Recruitings entwickelt wurde. Seine Funktionen decken den gesamten Einstellungsprozess ab:

• KI-Empfehlungsmaschine: Sie bewertet Kandidaten automatisch anhand von Stellenbeschreibungen und hebt Top-Talente sofort hervor.
• Anreicherung durch soziale Medien: Es bereichert Kandidatenprofile mit öffentlichen sozialen Daten (wie LinkedIn) für eine ganzheitliche Sichtweise.
• Globale Reichweite: Dank der Unterstützung für mehrsprachige Stellenausschreibungen können Sie weltweit Personal einstellen.
• Vollständige Integration: Es lässt sich nahtlos mit Gmail, Outlook und anderen HR-Tools verbinden.

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Schlussfolgerung

In einem wettbewerbsintensiven Markt ist die Art und Weise, wie Sie einstellen, genauso wichtig wie die Frage, wen Sie einstellen. Sich weiterhin auf manuelle Prozesse oder veraltete Software zu verlassen, ist ein Risiko für das Wachstum Ihres Unternehmens. Die richtigen Recruiting-Apps bieten mehr als nur Organisation, sie bieten Geschwindigkeit, Klarheit und Qualität. Sie verwandeln das Chaos der Personalbeschaffung in ein Handwerk. Indem Sie in die besten Recruiting-Apps investieren, investieren Sie in die Zukunft Ihres Teams.

Häufig gestellte Fragen

F: Können kleine Unternehmen von Recruiting-Apps profitieren?

A: Auf jeden Fall. Kleine Unternehmen leiden oft besonders stark unter manuellen Prozessen, da ihnen spezielle HR-Ressourcen fehlen. Recruiting-Apps schaffen gleiche Wettbewerbsbedingungen, indem sie Funktionen auf Unternehmensebene zu erschwinglichen Preisen bieten und kleinen Teams dabei helfen, effektiver um Talente zu konkurrieren und gleichzeitig eine professionelle Kandidatenerfahrung zu gewährleisten.

F: Wie sparen Recruiting-Apps Zeit?

A: Recruiting-Apps automatisieren sich wiederholende Aufgaben wie das Parsen von Lebensläufen, die Vorauswahl von Bewerbern, E-Mail-Bestätigungen und die Terminierung von Vorstellungsgesprächen. KI-gestützte Matching-Funktionen zeigen sofort qualifizierte Kandidaten an, während automatisierte Workflows je nach Status des Bewerbers bestimmte Aktionen auslösen. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand um bis zu 40 % reduziert, sodass sich Personalvermittler auf den Aufbau von Beziehungen zu Top-Talenten konzentrieren können.

F: Was ist der Unterschied zwischen einfachen und fortgeschrittenen Recruiting-Apps?

A: Einfache Apps bieten grundlegende Funktionen zur Bewerberverfolgung und Stellenausschreibung. Fortgeschrittene Recruiting-Apps wie Manatal umfassen KI-gestütztes Kandidaten-Matching, semantische Suche, anpassbare Pipelines, umfassende Analysen, Multi-Channel-Integrationen, Tools für die Zusammenarbeit und Workflow-Automatisierung. Damit verwandeln sie das Recruiting von einer administrativen Aufgabenverwaltung in eine strategische Talentakquise.

F: Wie vermeiden wir häufige Fehler bei der Einführung von Recruiting-Apps?

A: Entscheiden Sie sich nicht allein aufgrund des Preises, sondern legen Sie Wert auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang. Planen Sie Ihren Einstellungsprozess vor der Implementierung. Stellen Sie sicher, dass die App mit Ihren bestehenden Tools kompatibel ist. Investieren Sie in angemessene Schulungen und Change Management. Starten Sie mit einem Pilotteam, bevor Sie die App vollständig einführen. Überwachen Sie die Akzeptanzkennzahlen und passen Sie die App anhand des Feedbacks an, um den ROI zu maximieren.

Zitat:

1. Personalmanagement